Imputer des décaissements
L’imputation consiste à indiquer à REDA Financials quelles factures un paiement règle. C’est elle qui transforme « nous avons versé 10 000 $ à Apex Construction » en « la facture de rénovation est désormais à moitié payée ». Cet article présente les trois façons dont les imputations se font — automatique, manuelle et à la création — ainsi que les paiements partiels, un paiement pour plusieurs factures, et la manière de revenir sur une imputation erronée.
Accès requis. Les imputations créent et modifient des enregistrements du grand livre auxiliaire ; elles nécessitent donc l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les imputations, mais pas d’en créer ni d’en supprimer.
Méthode 1 — Automatique (par défaut)
Chaque formulaire de paiement comporte une case Imputation auto du décaissement, cochée par défaut. Laissez-la cochée et, dès que le paiement est comptabilisé, REDA Financials l’impute pour vous :
- Vous payez depuis le bouton Nouveau décaissement d’une facture ? Cette facture est réglée en premier.
- Le reste éventuel est réparti sur les autres factures ouvertes du fournisseur, de la plus ancienne à la plus récente — sauf si une facture porte une Priorité d’imputation, qui la fait passer devant.
- Le moteur respecte les garde-fous de vos livres : les périodes clôturées pour les comptes fournisseurs sont ignorées et, si Exiger la concordance des dimensions est coché, seules les factures dont les dimensions de coûts concordent sont prises en compte.
Voici le paiement intermédiaire de 10 000 $ versé par Meridian à Apex Construction, juste après sa comptabilisation — imputé sans un seul clic supplémentaire :
Méthode 2 — Manuelle (vous choisissez les correspondances)
Décochez l’imputation automatique lorsque vous voulez garder la main — ou lorsque le paiement a été versé à titre d’avance et que les factures sont arrivées plus tard. Ensuite, sur le paiement comptabilisé, cliquez sur Imputer le décaissement :
Examinez les factures ouvertes du fournisseur
L’écran d’imputation liste toutes les factures comptabilisées de ce fournisseur qui présentent un solde dû et dont la date de facture est déjà atteinte — avec leurs dates, références et montants, pour que vous puissiez les faire correspondre à l’avis de paiement du fournisseur.
Saisissez les montants à imputer
Indiquez quelle part du paiement va à chaque facture. Imputez la totalité du solde, ou moins pour un règlement partiel — le total cumulé vous maintient dans la limite du montant non imputé du paiement.
Confirmez
Chaque imputation prend effet immédiatement : les soldes des factures diminuent, la balance âgée se met à jour et le Montant non imputé du paiement se réduit. Dans vos livres, l’argent imputé passe du compte Acomptes versés aux fournisseurs au compte Comptes fournisseurs, qu’il vient solder.
Méthode 3 — À la création, depuis la facture
Le cas courant, que vous avez sans doute déjà utilisé : cliquez sur Nouveau décaissement sur la facture impayée, et le formulaire de paiement s’ouvre déjà lié à celle-ci, avec l’imputation automatique activée. Comptabilisez une seule fois : c’est payé et imputé. La procédure détaillée figure dans Créer un décaissement.
Ce qu’enregistre une imputation
Quelle que soit la façon dont elle est créée, chaque imputation est un petit enregistrement qui porte quatre informations :
| Champ | Obligatoire ? | Rôle |
|---|---|---|
| Montant imputé | Oui | La part du paiement qui règle cette facture — plafonnée d’un côté par le montant non imputé du paiement et de l’autre par le solde dû de la facture |
| Montant de remise | Non | Un escompte pour paiement anticipé pris en même temps — la facture est soldée à hauteur du montant imputé + l’escompte, alors que seule la trésorerie imputée a été dépensée ; l’escompte est comptabilisé sur votre compte Escomptes sur achats (détails) |
| Date d’imputation | Oui | La date comptable du règlement — normalement la date du paiement |
| Période comptable | Oui (déduite) | La période dans laquelle le règlement est enregistré, déduite de la Date d’imputation |
Et dans les livres, chaque imputation fait passer l’argent du compte d’attente vers la dette du fournisseur — pour l’imputation de 10 000 $ à Apex :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Comptes fournisseurs — dettes commerciales | 10 000,00 $ | |
| Acomptes versés aux fournisseurs | 10 000,00 $ |
(Les organisations qui équilibrent leur grand livre par centre de coûts voient une paire supplémentaire de lignes de compensation des dimensions, qui maintiennent en équilibre la dette fournisseur de chaque dimension — c’est automatique.)
Les scénarios qui étaient autrefois compliqués
| Scénario | Fonctionnement |
|---|---|
| Paiement partiel | Imputez moins que le solde de la facture. La facture reste ouverte pour le reliquat et continue de figurer dans la balance âgée pour ce montant. La facture de rénovation de 48 000 $ de Meridian a été réglée en deux virements — 24 000 $, puis 10 000 $ — et affiche 14 000 $ dus. |
| Un paiement, plusieurs factures | Ajoutez une imputation par facture jusqu’à épuisement du paiement. C’est le cas typique des paiements mensuels groupés aux fournisseurs. |
| Avance / acompte | Comptabilisez le paiement avec l’imputation automatique désactivée et sans aucune imputation. Il reste non imputé à 100 % — un actif d’acompte — jusqu’à ce que les factures arrivent et que vous l’imputiez. |
| Escompte pour paiement anticipé | Enregistrez l’escompte sur l’imputation — vous décaissez moins et la facture est tout de même entièrement soldée. Détails dans Escomptes de règlement et conditions. |
Les règles de correspondance
L’écran d’imputation ne propose que ce que les règles autorisent, vous vous y heurterez donc rarement — mais elles expliquent pourquoi une facture manque dans la liste :
| La règle | Ce qu’elle signifie |
|---|---|
| Les deux documents doivent être comptabilisés | Un paiement en brouillon ne contient aucun argent ; une facture en brouillon n’a aucun solde à régler. |
| Même fournisseur | L’argent de CityClean ne peut jamais payer la facture de Summit — un paiement ne s’impute qu’aux factures de son propre fournisseur. |
| Même entité (normalement) | Chaque société règle ses propres dettes fournisseurs. L’exception volontaire est décrite ci-dessous. |
| Jamais plus que le montant disponible | Une imputation ne peut dépasser ni le montant non imputé du paiement, ni le solde dû de la facture — ce sont des blocages stricts, pas des avertissements. |
| La Période comptable doit être ouverte pour les comptes fournisseurs | Les règlements sont des événements comptables ; les imputations datées dans une période clôturée pour les comptes fournisseurs sont refusées, et le moteur d’imputation automatique les ignore. |
| Jamais avant la date de la facture ou du paiement | La date d’imputation ne peut pas être antérieure à la facture qu’elle règle ni au décaissement dont elle provient — la dette fournisseur apparaîtrait négative à chaque date intermédiaire. Une facture datée dans le futur n’apparaît jamais dans la liste et n’est jamais réglée automatiquement ; conservez le paiement non imputé et imputez-le à la date de la facture ou après. |
| Concordance des dimensions — si le paiement l’exige | Lorsque Exiger la concordance des dimensions est coché, seules les factures portant les dimensions de coûts du paiement sont éligibles. |
L’exception : payer la facture d’une autre société
Lorsqu’une entité de Meridian paie une facture inscrite dans les livres d’une entité sœur, l’imputation peut franchir la limite entre entités — mais uniquement lorsque les deux entités ont activé l’option Règlement inter-entités (fournisseurs). L’imputation passe alors pour vous les écritures intersociétés : l’entité qui paie enregistre une créance intersociétés (l’entité sœur lui doit de l’argent) et l’entité de la facture enregistre une dette intersociétés — en utilisant les comptes intersociétés configurés pour chaque entité. Supprimez l’imputation et ces écritures disparaissent avec elle. Les avoirs fournisseur ne franchissent jamais la limite entre entités. La procédure complète figure dans Règlement fournisseurs entre entités.
Revenir sur une imputation
Imputé à la mauvaise facture ? Ouvrez l’onglet Imputations du paiement et supprimez l’imputation erronée — le solde de la facture est rétabli et le montant non imputé du paiement revient, pour que vous puissiez l’imputer correctement. (Rouvrir ou annuler l’un ou l’autre des documents défait aussi automatiquement ses imputations.)
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Décaisser alors que le crédit de l’avoir fournisseur reste inutilisé | Vous envoyez de l’argent que vous ne deviez pas ; le crédit reste dormant | Imputez d’abord les avoirs fournisseur — puis ne payez que le net |
| Laisser une avance sans correspondance après l’arrivée de ses factures | La facture figure comme impayée dans la balance âgée pendant que l’acompte reste inutilisé — le relevé du fournisseur et votre balance âgée sont tous deux trompeurs | Lorsque la facture est comptabilisée, ouvrez le paiement et imputez-le (ou laissez l’imputation automatique s’en charger) |
| Forcer une correspondance approximative (« il n’y a que quelques dollars d’écart ») | Une imputation affirme qu’il s’agit du même argent ; l’écart correspond généralement à des frais ou à un litige qui se cache désormais dans une correspondance erronée | N’imputez que le montant réel ; traitez l’écart séparément, pour ce qu’il est |
| Antidater la Date d’imputation à la légère | Le règlement est enregistré dans les livres d’une période antérieure et fausse l’historique des comptes fournisseurs — et il ne peut jamais être antérieur à la facture ou au paiement lui-même, sinon la dette fournisseur devient négative entre-temps | Utilisez par défaut la date du paiement ; n’antidatez que vers une période réellement ouverte, et jamais avant la date de facture ou la date du décaissement |
| « Corriger » des correspondances erronées en annulant tout le paiement | L’annulation défait tout — y compris les imputations correctes — et consomme un numéro de chèque pour rien | Supprimez uniquement l’imputation erronée et imputez à nouveau ; le paiement lui-même est correct |
Pour aller plus loin
- Escomptes de règlement et conditions — le fonctionnement des escomptes.
- Exécution d’un lot de paiements — les imputations à grande échelle.
- Imputer des avoirs fournisseur — le même principe, avec des avoirs au lieu de trésorerie.
- Lots d’imputation automatique — planifier l’imputation automatique pour toute l’organisation.
Questions fréquentes
Supprimez l’imputation depuis l’onglet Imputations du paiement, puis imputez manuellement à la bonne facture. Si cela se reproduit, définissez une Priorité d’imputation sur les factures à régler en premier — le moteur d’imputation automatique en tient compte avant de revenir à l’ordre « la plus ancienne d’abord ».
Seules les factures comptabilisées présentant un solde dû sont éligibles. Les brouillons, les factures entièrement réglées et les avoirs fournisseur n’apparaissent pas. Une facture datée dans le futur est également écartée jusqu’à ce que sa date de facture soit atteinte — d’ici là, il n’existe aucune dette fournisseur à régler. Si la concordance des dimensions est exigée sur le paiement, les factures dont les valeurs de centre de coûts diffèrent sont elles aussi exclues.
Non — un paiement appartient à un seul fournisseur et ne s’impute qu’aux factures de ce fournisseur. Payer deux fournisseurs implique deux paiements (c’est exactement ce qu’automatise une exécution d’un lot de paiements).
Sa Date d’imputation — normalement la date du paiement — qui place le règlement dans une période comptable. C’est ainsi que votre balance âgée fournisseurs et vos relevés fournisseurs restent historiquement exacts, même lorsque vous imputez tardivement.
Saisissez-le dans le Montant de remise de l’imputation : la facture est soldée à hauteur de la trésorerie imputée plus l’escompte, et l’escompte est comptabilisé en produit sur votre compte Escomptes sur achats. Les lots de paiements proposent automatiquement les escomptes éligibles — voir Escomptes de règlement et conditions.
À trois endroits cohérents : l’onglet Imputations du paiement, l’onglet Imputations de chaque facture et les écritures au grand livre dans les listes Transactions comptables. Chaque imputation indique son montant, sa date et sa période comptable.
Utilisez une Date d’imputation actuelle et ouverte — le règlement est un événement du jour, même si le paiement est antérieur. Les périodes clôturées pour les comptes fournisseurs refusent les nouvelles imputations (et les suppressions) dans les deux sens ; si vous estimez réellement que la période doit être rouverte, voyez-le avec votre contrôleur de gestion.
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