Importer des relevés bancaires
Le rapprochement commence par la version des faits de la banque — le relevé. REDA Financials accepte les relevés de trois façons : le chargement d’un fichier CSV (la voie de tous les jours — toutes les banques en exportent un), la saisie manuelle (pour quelques lignes) et les flux bancaires connectés, où une intégration les livre automatiquement. Pour les flux, REDA Financials fournit le point de connexion plutôt qu’un connecteur bancaire proprement dit — un flux nécessite un package d’intégration ou un fournisseur personnalisé ; le chargement CSV est donc la voie qui fonctionne dès le premier jour, avec toutes les banques. L’outil d’import se trouve directement sur la page du compte bancaire.
Accès requis. L’import de relevés nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les relevés, mais pas de les importer ni de les modifier.
La voie CSV
Saisir l’en-tête du relevé
Dans le panneau Importer un relevé bancaire du compte bancaire : la Date du relevé, le Début et la Fin de période, ainsi que le Solde d’ouverture et le Solde de clôture exactement tels que la banque les a imprimés — ces deux montants serviront plus tard d’ancrage à tout le rapprochement.
Adapter l’export de la banque au modèle
Télécharger le modèle CSV d’exemple fournit le format — colonnes Transaction_Date, Description, Amount, Type, Check_Number, Reference ; seules les trois premières sont obligatoires pour chaque ligne. Convention de signe : entrées d’argent en positif, sorties en négatif. La colonne Type peut rester vide (elle est alors déduite du signe) ou être renseignée (Deposit, Withdrawal, Check, Fee, Interest, Transfer, Other). L’indication de l’outil lui-même : « Ouvrez dans Excel, saisissez vos transactions, enregistrez en CSV, puis chargez ci-dessus. »
Déposer le fichier, vérifier l’aperçu, importer
Glissez le CSV dans la zone prévue (seuls les fichiers .csv sont acceptés) ; un aperçu affiche les premières lignes et le total détecté (« Aperçu (4 lignes de transaction détectées) »). Importer le relevé crée le relevé avec ses lignes et le confirme — « Relevé importé avec succès : 4 lignes. » — avec un lien direct vers l’enregistrement.
L’import de juillet de Meridian, en chiffres
Un mois réel rend les champs d’en-tête concrets. Le relevé de juillet de Meridian pour First National Bank - Operating : Solde d’ouverture 875 700,00 $, Solde de clôture 872 455,00 $, et quatre lignes de transaction dans le CSV — le loyer de Corvus Consulting qui arrive (+9 000,00 $, référence ACH-20260702-CORV), le paiement à CityClean qui sort (−2 200,00 $), le virement à Apex Construction qui sort (−10 000,00 $) et les frais propres à la banque, MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE (−45,00 $). Notez la discipline de signe : une seule colonne Amount, entrées d’argent en positif, sorties en négatif.
Le contrôle arithmétique intégré à l’import : les lignes totalisent +9 000 − 2 200 − 10 000 − 45 = −3 245,00 $, et les soldes le confirment — 872 455 − 875 700 = −3 245. Quand ces deux chiffres concordent, le fichier est complet ; sinon, une ligne manque, est en double ou porte un signe inversé. Le champ Mouvement net du relevé lui-même (Clôture − Ouverture) réduit ce contrôle à un coup d’œil de dix secondes après chaque import — voir Validation des relevés.
Saisie manuelle et ajout de lignes
L’onglet Saisie manuelle est une mini-grille — date, description, montant, type et référence pour chaque ligne — idéale pour un relevé court ou une ligne manquante. Les lignes s’ajoutent avec Ajouter une ligne de transaction (chacune propose Date, Description, Montant, une liste de sélection Type — Dépôt, Retrait, Chèque, Frais, Intérêts, Virement, Autre — et une zone « Réf. / N° de chèque ») et se retirent avec Supprimer la ligne. Le même outil, sur la page d’un relevé, permet de lui ajouter des lignes (« Importer les lignes »), sauf si le relevé est déjà rapproché (« Impossible d'ajouter des lignes à un relevé rapproché. »).
Le relevé que vous venez de créer
L’une ou l’autre voie produit un enregistrement Relevé bancaire avec ses lignes. Voici ce que contient le relevé lui-même :
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Compte bancaire | Le compte auquel appartient ce relevé — défini par l’endroit d’où vous l’avez importé, définitif ensuite. |
| Date du relevé / Début de période / Fin de période | Les dates d’en-tête que vous avez saisies. Valeurs proposées par défaut : la date du jour pour la Date du relevé et la Fin de période, le premier du mois pour le Début de période. |
| Solde d’ouverture / Solde de clôture | Les deux montants d’ancrage, exactement tels que la banque les a imprimés. Le montant de clôture est celui que vous saisirez plus tard comme Solde bancaire de clôture du rapprochement. |
| Statut | Les nouveaux relevés arrivent au statut Importé. |
| Source d’import | Renseignée selon le mode d’arrivée du relevé : Manuel ou CSV depuis cet outil ; OFX, Flux bancaire et API existent pour les livraisons par flux et par intégration. |
| Nombre de lignes · Total des crédits · Total des débits | Totaux en temps réel des lignes rattachées — votre contrôle de cohérence, sans passer par le rapprochement. |
| Mouvement net | Calculé : Clôture − Ouverture. Comparez-le au Total des crédits moins le Total des débits. |
| Montant rapproché / Montant non rapproché | L’avancement du rapprochement, mis à jour à mesure que les lignes sont rapprochées — « Zero means fully reconciled. » |
Protections intégrées
- Pas de double import : les périodes de relevé d’un même compte ne peuvent pas se chevaucher — « Une période de relevé qui se chevauche existe déjà pour ce compte bancaire. » Importez chaque mois une seule fois ; le calendrier lui-même devient votre dédoublonnage.
- Des dates cohérentes : la Fin de période est égale ou postérieure au Début de période ; la Date du relevé est comprise dans la période.
- Compte actif obligatoire — les comptes retirés n’acceptent aucun nouveau relevé.
- L’import est une simple saisie : aucune association n’a lieu au moment de l’import. L’association des lignes est une étape délibérée, menée au sein du rapprochement, où vous pouvez la voir et la contrôler.
Les règles qui garantissent des imports propres
Chaque message que l’import peut afficher, mot pour mot, avec la correction en regard :
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Seuls les fichiers .csv sont pris en charge. Veuillez charger un fichier CSV. » | Le fichier n’est pas un CSV — un classeur Excel (.xlsx) est le coupable habituel. Utilisez Enregistrer sous → CSV, puis réessayez. |
| « La ligne d'en-tête requise est absente du CSV. » | La ligne 1 doit être l’en-tête du modèle : Transaction_Date,Description,Amount,Type,Check_Number,Reference. Collez-le au-dessus de vos données. |
| « Échec de l'analyse du contenu CSV. » | La structure du fichier est cassée quelque part — réenregistrez-le à partir du modèle (« Télécharger le modèle CSV d'exemple ») et remplissez-le à nouveau. |
| « Impossible de lire le fichier. Veuillez réessayer. » | C’est le chargement lui-même qui a échoué — réessayez ; si le problème persiste, exportez à nouveau le fichier. |
| « La fin de période doit être égale ou postérieure au début de période. » | Les dates d’en-tête sont inversées — corrigez la plage. |
| « La date du relevé doit être comprise dans la période du relevé. » | La date du relevé tombe en dehors de sa période — mettez les trois dates en cohérence. |
| « Une période de relevé qui se chevauche existe déjà pour ce compte bancaire. » | La protection contre le double import : un relevé existant couvre déjà une partie de ces dates. Retrouvez-le dans la liste Relevés bancaires du compte — vous êtes peut-être en train de réimporter un mois que vous avez déjà. |
| « Le compte bancaire est inactif. » | Les comptes retirés n’acceptent aucun nouveau relevé. Si le compte est réellement en service, un administrateur doit d’abord le réactiver. |
| « Impossible d'ajouter des lignes à un relevé rapproché. » | Les pièces de ce mois sont scellées par un rapprochement. Une ligne réellement manquante implique de rouvrir délibérément le rapprochement — voir Validation des relevés. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire plutôt |
|---|---|---|
| Laisser les retraits en positif (ou répartir débit et crédit sur deux colonnes) | Chaque ligne concernée est rapprochée dans le mauvais sens — ou pas du tout — et la Différence vous induit en erreur du double du montant | Une seule colonne Amount signée : entrées en positif, sorties en négatif. L’aperçu est votre contrôle avant de valider. |
| Supprimer la colonne de référence de la banque pour « garder un fichier simple » | La passe exacte du rapprochement automatique associe les lignes sur les références — sans elles, chaque mois devient un jeu de devinettes sur les dates et les montants | Gardez la colonne Reference (et Check_Number) renseignée ; c’est la colonne la plus précieuse du fichier |
| Saisir les soldes de mémoire ou les arrondir | Les soldes d’ouverture et de clôture ancrent le contrôle de l’écart nul du rapprochement — une faute de frappe de 0,30 $ devient une chasse aux 0,30 $ des semaines plus tard | Recopiez les deux soldes du relevé au centime près, puis comparez le Mouvement net aux lignes |
| Importer deux fois le même mois après avoir « corrigé » le fichier | La protection contre le chevauchement le bloque — mais seulement si les dates se chevauchent réellement ; une période décalée passe au travers et double un mois | Supprimez d’abord le relevé erroné (possible tant qu’il n’est pas rapproché), puis importez le fichier corrigé avec les vraies dates |
| Modifier les montants de la banque pour qu’ils correspondent à vos livres | Le relevé est une pièce probante — si vous le travestissez, le rapprochement ne prouve plus rien | Importez exactement ce que dit la banque. Les écarts s’expliquent du côté des livres : documents manquants, ajustements, corrections |
Pour aller plus loin
- Lignes de relevé bancaire — les lignes importées vues de près.
- Validation des relevés — les contrôles qui garantissent la fiabilité des relevés.
- Démarrer un rapprochement — l’étape suivante après l’import.
Questions fréquentes
Renommez les en-têtes pour reprendre ceux du modèle (une minute dans un tableur). Le modèle existe précisément pour que l’export de n’importe quelle banque puisse être mis en forme en quelques secondes.
Regroupez-les dans une seule colonne Amount signée (sorties = négatif) avant le chargement. C’est le signe qui indique à REDA Financials qu’une ligne est une sortie d’argent — il détermine aussi le sens du rapprochement.
Modifiez les soldes du relevé s’il n’est pas encore rapproché (« Impossible de modifier un relevé rapproché. » protège les relevés terminés). Lignes erronées : corrigez-les ou supprimez-les une par une — ou supprimez le relevé entier (uniquement tant qu’il n’est pas rapproché) et réimportez un fichier propre.
Ce que produit votre banque — la règle de non-chevauchement est la seule contrainte. La plupart des organisations rapprochent leurs comptes chaque mois, si bien que les relevés mensuels correspondent un pour un aux rapprochements ; les comptes à fort volume passent parfois à un rythme hebdomadaire et rapprochent plusieurs relevés par période.
Non — seules les trois premières colonnes (date, description, montant) sont obligatoires pour chaque ligne ; un Type vide est déduit du signe (positif → Dépôt, négatif → Retrait). Mais renseigner Fee et Interest lorsque vous les connaissez est payant par la suite : ces types signalent à quiconque lit le rapprochement « comptabilisez-moi, ne me rapprochez pas ».
Délibérément non — l’import est une pure saisie de données. L’association des lignes intervient plus tard, au sein du rapprochement, où vous pouvez la voir, la contrôler et l’annuler. Rien n’est associé dans votre dos entre le chargement et votre premier clic sur Rapprochement automatique.
Les lignes dont moins de trois colonnes sont remplies (date, description, montant) sont ignorées plutôt qu’importées incomplètes. Avant d’importer, comparez le nombre détecté par l’aperçu — « Aperçu ({0} lignes de transaction détectées) » — au nombre de lignes de la banque, et vérifiez la fin du fichier à la recherche de lignes de sous-total parasites.
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