Lots d’imputation automatique (encaissements, avoirs, décaissements, avoirs fournisseur)
Affecter les fonds aux factures est indispensable et répétitif — la définition même d’une tâche à automatiser. Quatre lots jumeaux de la console Opérations imputent les quatre types de documents de règlement à leurs factures ouvertes : les encaissements et les avoirs côté clients, les décaissements et les avoirs fournisseur côté fournisseurs. Même philosophie, quatre déclinaisons.
Accès requis. La planification et l’exécution des tâches par lots exigent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2. Les ensembles Accounting Controller v2 et Read Only v2 permettent d’ouvrir la console pour consulter les résultats ; les ensembles Accounts Payable v2 et Accounts Receivable v2 ne la voient pas, mais voient les imputations créées par les lots.
Les règles d’imputation communes
La carte de chaque lot les énonce clairement (voici celle des encaissements) : « Impute automatiquement les encaissements marqués Imputation automatique aux factures en cours du même client et de la même entité. Utilise le FIFO par date de facture (ou le FIFO par dimensions lorsque Exiger la correspondance des dimensions est coché). Respecte les dates de clôture des livres. » En clair :
- Activation document par document — seuls les documents marqués pour l’imputation automatique (ou, côté décaissements, les paiements présentant un montant non imputé) sont traités. L’imputation manuelle reste entre vos mains là où vous la souhaitez.
- Même tiers, même entité — les fonds ne passent jamais d’un client, d’un fournisseur ou d’une société à l’autre.
- La plus ancienne d’abord (FIFO) — les factures ouvertes sont soldées dans l’ordre de leur date de facture, la norme comptable ; les factures dotées d’une Priorité d’imputation passent devant.
- Attentif aux dimensions — lorsque Exiger la concordance des dimensions est coché, seules les factures dont les dimensions de coûts concordent sont éligibles.
- Livres clôturés respectés — aucune imputation n’atterrit dans une période clôturée.
Les quatre cartes, dans leurs propres mots
| Carte | Sa description dans l’onglet Opérations |
|---|---|
| Lot d’imputation automatique des encaissements | « Impute automatiquement les encaissements marqués Imputation automatique aux factures en cours du même client et de la même entité. Utilise le FIFO par date de facture (ou le FIFO par dimensions lorsque Exiger la correspondance des dimensions est coché). Respecte les dates de clôture des livres. » |
| Lot d’imputation automatique des avoirs | Le jumeau côté avoirs clients : les avoirs marqués sont imputés aux factures en cours du même client, de la plus ancienne à la plus récente. |
| Lot d’imputation automatique des décaissements | « Impute automatiquement les décaissements avec montants non imputés aux factures d’achat en cours du même fournisseur et de la même entité. Utilise le FIFO par date de facture. Respecte les dates de clôture des livres et la correspondance des dimensions. » |
| Lot d’imputation automatique des avoirs fournisseur | « Impute automatiquement les avoirs fournisseur marqués Imputation automatique aux factures d’achat en cours du même fournisseur et de la même entité. Utilise le FIFO par date de facture. Respecte les dates de clôture des livres et la correspondance des dimensions. » |
Quelles factures sont réglées, et dans quel ordre
Documenté en détail pour les encaissements — et c’est le schéma à attendre pour toute la famille :
| Priorité | Règle |
|---|---|
| D’abord | La Facture d’origine de l’encaissement, si elle est liée — cette facture est soldée en premier, quelle que soit sa date. |
| Ensuite | Les factures dotées d’un numéro de Priorité d’imputation, du plus petit numéro au plus grand — une dérogation par facture pour les factures stratégiques. |
| Ensuite | Tout le reste, de la facture la plus ancienne à la plus récente par date de facture, jusqu’à épuisement des fonds. La dernière facture atteinte peut recevoir une imputation partielle — c’est normal. |
Un exemple d’exécution — les trois mois de GreenLeaf
GreenLeaf, locataire de Meridian Properties Group, a pris du retard : les factures d’avril, de mai et de juin, de 4 350 $ chacune, sont toutes impayées. Un paiement de 8 700 $ arrive marqué pour l’imputation automatique. L’exécution nocturne procède de la plus ancienne à la plus récente :
| Facture | Solde dû avant | Imputé automatiquement | Solde dû après |
|---|---|---|---|
| Loyer d’avril | 4 350,00 $ | 4 350,00 $ | 0,00 $ — soldée |
| Loyer de mai | 4 350,00 $ | 4 350,00 $ | 0,00 $ — soldée |
| Loyer de juin | 4 350,00 $ | 0,00 $ — fonds épuisés | 4 350,00 $ — continue de vieillir |
L’encaissement finit entièrement imputé, deux enregistrements d’imputation ordinaires figurent dans son onglet Imputations, et le rapport de balance âgée reflète la réalité : GreenLeaf doit un mois, pas trois. C’est précisément là que l’ordre « la plus ancienne d’abord » compte — les soldes en retard diminuent avant les soldes courants.
Les refus, mot pour mot
| Le message | Signification / que faire |
|---|---|
| « WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices. » | Les certificats de retenue à la source ont une portée fiscale propre à chaque facture — le lot les laisse délibérément à une personne. |
| « Application Date {0} falls on or before the AR book closure date ({1}) for this entity. » | Les livres sont clôturés jusqu’à cette date incluse — rien n’est imputé tant que la date ne tombe pas dans une plage ouverte. |
| « No open Accounting Period found for Application Date {0}. » | La période de l’imputation découle de sa date — un administrateur doit d’abord ouvrir ou générer la période. |
Piloter les quatre lots
Chaque carte se planifie indépendamment (un créneau nocturne quotidien chacune), affiche son nombre d’éléments en attente et propose Exécuter maintenant — pratique après un import en masse d’encaissements ou avant l’exécution d’un lot de paiements, quand vous voulez que tout soit imputé tout de suite. Les résultats sont consignés dans le journal d’audit à chaque exécution, les échecs avec leur motif.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire plutôt |
|---|---|---|
| Marquer des fonds que le client destinait à une facture précise | L’ordre « la plus ancienne d’abord » les envoie sur une autre facture (plus ancienne) — vos comptes et ceux du client ne concordent plus | Liez la Facture d’origine sur l’encaissement ; cette facture est soldée en premier |
| Imputer automatiquement alors qu’une ancienne facture est en litige | La facture en litige est la plus ancienne, elle est donc réglée en premier — ce qui affaiblit votre propre position dans le litige | Imputez manuellement, ou définissez une Priorité d’imputation sur les factures qui doivent absorber les fonds |
| Laisser au lot nocturne des soldes délibérément versés à valoir | Le lot les affectera aux factures les plus anciennes — alors que le client vous a demandé de les conserver | Laissez les fonds conservés non marqués ; notez la consigne sur le document |
| Croire que l’absence de message signifie que tout est imputé | Un passage sans effet mais sans erreur (livres clôturés, aucune facture éligible) laisse discrètement les fonds non imputés | Jetez un œil aux montants non imputés après l’exécution — zéro signifie que tout est imputé ; l’entrée d’audit explique le reste |
| Planifier les deux lots côté clients et oublier le côté fournisseurs | Les paiements et les avoirs fournisseur s’accumulent sans être imputés pendant que tout le monde suppose que « l’imputation automatique est active » | Les quatre cartes se planifient indépendamment — vérifiez que chaque pastille indique Planifié |
Pour aller plus loin
- Présentation du planificateur d’opérations — la console.
- Les quatre articles de module cités ci-dessus — le comportement d’imputation en détail.
Questions fréquentes
Il l’a imputé à la plus ancienne — ce qui est correct par défaut, et erroné lorsqu’une facture précise doit passer en premier. Supprimez l’imputation, imputez manuellement et définissez la Priorité d’imputation sur les factures qui méritent d’être en tête de file.
Aucune cible éligible : rien d’ouvert pour ce tiers dans cette entité, des dimensions qui ne concordent pas, une seule facture ouverte datée dans le futur (son solde n’existe pas encore), ou une période clôturée. L’entrée d’audit de l’exécution indique laquelle de ces causes s’applique ; en attendant, les fonds restent en sécurité dans leur solde non imputé.
Non — les factures candidates appartiennent toujours au tiers et à l’entité du document ; les fonds ne passent jamais d’un client, d’un fournisseur ou d’une société à l’autre. Le règlement entre entités est une fonctionnalité délibérée, à activer, avec ses propres écritures intersociétés, et les lots ne le font jamais à votre place.
Entièrement — chaque imputation qu’il crée est un enregistrement d’imputation ordinaire, visible dans l’onglet Imputations du document et supprimable exactement comme une imputation manuelle. Annulez l’imputation, puis réaffectez les fonds manuellement. (Les suppressions dans des périodes clôturées sont refusées, comme pour toute imputation.)
Non — l’automatisation planifiée s’exécute dans le contexte du processus automatisé de la plateforme et n’occupe aucune des licences que vous avez achetées.
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