Créer des budgets et des lignes budgétaires
Meridian établit le budget de l’année en cinq chiffres : réparations 120 000 $, énergie et fluides 45 000 $, autres charges d’exploitation 60 000 $, honoraires 30 000 $, amortissements 85 000 $. Voici comment ces chiffres deviennent un budget en vigueur, que le système peut faire respecter.
Accès nécessaire. Créer et modifier des budgets et leurs lignes, ainsi que les comptabiliser, nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les budgets, mais pas de les modifier.
Configurer l’en-tête
Créer un nouveau budget
Nommez-le de sorte qu’un collègue sache immédiatement ce qu’il encadre — Budget de fonctionnement 2026. Choisissez l’Entité et le Type de budget (Fonctionnement / Investissement / Projet).
Dates et exercice
La Date de début et la Date de fin délimitent le budget (du 1er janvier au 31 décembre 2026 pour Meridian ; la date de fin doit être postérieure à la date de début). Ce sont ces dates qui comptent pour le contrôle budgétaire — un document d’achat trouve le budget qui le régit lorsque sa date tombe dans cette plage (même entité, budget comptabilisé). Renseignez l’Exercice avec la simple année civile — 2026 — comme libellé clair pour le reporting et la recherche ; il ne pilote pas l’association, si bien qu’une valeur vide ou décorative (« FY26 ») ne soustraira pas le budget aux contrôles de dépenses.
L’en-tête complet, pour référence :
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Nom du budget | Texte libre, saisi par vous — rendez-le explicite (Budget de fonctionnement 2026) |
| Entité (obligatoire) | Doit être active : « L'entité sélectionnée est inactive. Les budgets ne peuvent être créés que pour des entités actives. » |
| Type de budget (obligatoire) | Fonctionnement / Investissement / Projet — une entité peut tenir plusieurs budgets de types différents pour la même période |
| Date de début / Date de fin (obligatoires) | « La date de fin doit être postérieure à la date de début. » La période dans laquelle la date d’un achat doit tomber pour que ce budget le régisse — c’est la clé d’association qu’utilisent les contrôles de dépenses |
| Exercice | La simple année civile, p. ex. 2026 — un libellé de reporting et de recherche ; il ne détermine pas le budget auquel une transaction est associée |
| Description | Le contexte du plan — ses hypothèses, qui l’a validé |
| Statut / Statut d’approbation | Brouillon/Comptabilisé/Annulé et l’état d’approbation — tous deux gérés par des actions, jamais saisis |
| Devise | Toujours la devise locale de l’entité : « La devise du budget doit correspondre à la devise fonctionnelle de l'entité (…). Les budgets sont toujours dans la devise locale de l'entité. » |
Ajouter les lignes
- Chaque ligne est un compte général, éventuellement scindé par dimension. Choisissez le Compte général puis — si vous souhaitez budgéter ce compte séparément par site, par service ou selon un critère similaire — renseignez le Centre de coûts (et toute autre dimension que votre administrateur a activée pour les budgets). Laissez-les vides pour budgéter le compte comme une enveloppe unique. Ainsi, les réparations peuvent former une seule ligne globale, ou deux lignes — réparations du bureau Nord et réparations du bureau Sud — chacune avec son propre plafond.
- Chaque combinaison compte-dimension une seule fois par budget. Vous pouvez inscrire le même compte deux fois si les lignes diffèrent par le Centre de coûts ou par une autre dimension ; vous ne pouvez pas inscrire deux fois la même combinaison. Un doublon est refusé : « Une ligne budgétaire existe déjà pour ce Compte général et cette dimension de grand livre (p. ex. Centre de coûts) dans ce budget. Le budget est tenu une seule fois par Compte général et dimension de grand livre ; les dimensions d’analyse ne le divisent pas. Mettez à jour la ligne existante.
- Le Montant budgété est l’allocation annuelle, jamais négative (les diminutions ultérieures sont des ajustements, pas des budgets négatifs).
- Le compte doit correspondre à l’entité — un compte global ou un compte limité à cette entité ou à ce territoire ; les comptes de charges sont ici les candidats naturels.
- Beaucoup de lignes ? Importez-les. L’import CSV du formulaire de budget accepte une feuille de calcul — Télécharger le modèle, renseignez les noms de comptes et les montants, puis Choisir un fichier CSV. Les comptes sont associés par leur nom ; en cas de succès, le message « … lignes budgétaires chargées depuis le CSV. » le confirme. Tenez compte de l’avertissement « Cette action remplacera toutes les lignes existantes. » : un import remplace tout le contenu de la grille.
| Champ de ligne | Remarques |
|---|---|
| Compte général (obligatoire) | Le compte de dépenses que cette ligne encadre — global ou limité à l’entité ou au territoire de ce budget |
| Centre de coûts (facultatif) | Scinde le compte pour que vous puissiez le budgéter séparément par site, par service ou selon un critère similaire. Laissez vide pour budgéter le compte comme une enveloppe unique. Votre administrateur peut proposer ici d’autres dimensions pour les budgets |
| Montant budgété (obligatoire) | L’allocation annuelle — positive, jamais négative |
| Notes | Vos commentaires — hypothèses, justification des reports, éléments ponctuels |
L’association est exacte, valeurs vides comprises : une facture sans centre de coûts consomme la ligne qui n’a pas de centre de coûts ; une facture affectée au bureau Nord consomme la ligne du bureau Nord. Un achat portant sur une combinaison que vous n’avez pas budgétée ne trouve simplement aucune ligne et se poursuit hors budget.
Les cinq lignes de Meridian, telles qu’elles apparaîtront sur le budget comptabilisé :
| Compte général | Montant budgété |
|---|---|
| Réparations et entretien — Bâtiments | 120 000,00 $ |
| Énergie et fluides — Bâtiments | 45 000,00 $ |
| Autres charges d’exploitation | 60 000,00 $ |
| Honoraires juridiques et de conseil | 30 000,00 $ |
| Dotations aux amortissements | 85 000,00 $ |
| Total budgété | 340 000,00 $ |
Chaque ligne démarre avec Budget effectif = Montant budgété, et Engagé, Réel et % d’utilisation à zéro — les colonnes système se remplissent d’elles-mêmes à mesure que les achats de l’année arrivent.
Comptabiliser — le budget entre en vigueur
Utilisez Enregistrer le brouillon tant que les chiffres évoluent encore ; Comptabiliser une fois le budget arrêté. La comptabilisation exige au moins une ligne avec un compte général et un montant positif et, si votre organisation soumet les budgets à approbation, un statut Approuvé au préalable (« Le budget doit être approuvé avant de pouvoir être comptabilisé. Soumettez d'abord le budget pour approbation. »). Une fois le budget comptabilisé :
- Les bons de commande de son entité et de son année peuvent l’engager, et le contrôle budgétaire (s’il est activé) s’applique.
- Les chiffres sont verrouillés. « Impossible de modifier un budget comptabilisé. Utilisez des écritures budgétaires pour les modifications. » — désormais, chaque modification est une écriture budgétaire auditable.
- La réouverture en brouillon n’est possible que tant que rien ne s’est encore produit — un budget qui porte des engagements ou des montants réels reste comptabilisé, et seuls des ajustements sont alors possibles.
Si le formulaire vous bloque
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Chaque ligne budgétaire exige un compte général et un montant budgété positif. » | Une ligne est incomplète — chaque ligne exige à la fois son compte et son allocation. |
| « Le montant budgété ne peut pas être négatif. Utilisez une écriture budgétaire de type Réduction pour diminuer un budget approuvé. » | Un budget ne descend jamais sous zéro ; les diminutions d’un budget en vigueur sont des ajustements. |
| « Une ligne budgétaire existe déjà pour ce Compte général et cette dimension de grand livre (p. ex. Centre de coûts) dans ce budget. Le budget est tenu une seule fois par Compte général et dimension de grand livre ; les dimensions d’analyse ne le divisent pas. Mettez à jour la ligne existante. | Vous avez inscrit deux fois la même paire compte et centre de coûts — fusionnez les deux lignes, ou attribuez à l’une un autre Centre de coûts pour scinder légitimement le compte. |
| « Le compte général sélectionné appartient à une autre entité. Choisissez un compte général global (sans entité) ou un compte correspondant à l'entité de ce budget. » | Le compte appartient au plan comptable d’une autre société. |
| « Ce compte général est restreint à un autre territoire. Sélectionnez un compte général global ou limité au territoire de cette entité. » | La variante régionale de la même règle. |
| « Le budget doit être approuvé avant de pouvoir être comptabilisé. Soumettez d'abord le budget pour approbation. » | Votre organisation soumet les budgets à approbation — obtenez la validation, puis comptabilisez. |
| « Le chargement du CSV a échoué. Vérifiez le format du fichier et réessayez. » | Partez de Télécharger le modèle pour que les colonnes et les noms de comptes correspondent. |
| « Impossible de modifier un budget comptabilisé. Utilisez des écritures budgétaires pour les modifications. » | Le budget est déjà entré en vigueur — les modifications passent désormais par des écritures budgétaires. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Des dates de début et de fin qui ne couvrent pas toute la période de dépenses | Le budget est comptabilisé et semble sain — mais les achats datés hors de la plage ne le trouvent jamais, si bien que rien n’est contrôlé à leur égard | Réglez la Date de début et la Date de fin pour couvrir toute la période ; ce sont ces dates (et non le libellé Exercice) qui servent de clé d’association |
| Deux lignes identiques — même compte et même Centre de coûts (ou aucune dimension sur les deux) | Refusé comme doublon : chaque combinaison compte-dimension ne peut être budgétée qu’une seule fois, afin que le « disponible » reste sans ambiguïté | Budgétez la combinaison une seule fois. Pour scinder un compte, attribuez aux lignes des Centres de coûts différents (Nord et Sud) — c’est autorisé et encouragé |
| Saisir les diminutions de l’année suivante sous forme de montants négatifs | Refusé — le Montant budgété n’est jamais négatif | Budgétez l’allocation réelle ; les diminutions ultérieures sont des écritures de type Réduction |
| Comptabiliser avant que les chiffres soient arrêtés | Chaque remise en question exige désormais un ajustement formel et motivé | Restez en Brouillon tant que le plan évolue — un brouillon se retravaille librement |
| Un import CSV par-dessus des lignes saisies à la main | L’import remplace toutes les lignes existantes, comme l’indique l’avertissement | Finalisez d’abord la feuille, puis importez une seule fois |
Pour aller plus loin
- Écritures budgétaires (ajustements) — suppléments, réductions, virements.
- Contrôle budgétaire sur les bons de commande — donner du mordant au budget.
- Comprendre les budgets — les concepts derrière le formulaire.
Questions fréquentes
Les comptes de dépenses que vous pilotez réellement — catégories de charges d’exploitation, comptes de coûts de projet. Inutile de budgéter chaque compte du plan comptable ; un achat portant sur un compte non budgété signale simplement « Aucune ligne budgétaire trouvée » et se poursuit.
De types différents, oui — un budget Fonctionnement et un budget Investissement côte à côte, c’est normal. Évitez deux budgets comptabilisés dont les comptes se recoupent pour la même entité et la même année : un achat ne peut respecter qu’un seul plafond par compte, et l’ambiguïté ne sert personne.
Les budgets sont toujours dans la devise locale de l’entité (« La devise du budget doit correspondre à la devise fonctionnelle de l'entité »). Si la devise semble incorrecte, c’est le choix de l’entité qui l’est — recréez le budget sous la bonne entité.
Si rien n’a encore été engagé sur le budget, rouvrez-le : Modifier affiche « En continuant, ce budget sera rouvert en brouillon… » — corrigez, puis recomptabilisez. Dès qu’un bon de commande engage le budget, cette porte se ferme (« Ce budget a des bons de commande ou des factures d'achat associés. Utilisez plutôt des écritures budgétaires pour les modifications. ») et les écritures budgétaires prennent le relais.
Annulez-le — l’action demande un motif et une date d’annulation, et avertit de ce que cela implique : « L'annulation de ce budget empêchera de le référencer sur de nouveaux bons de commande et factures d'achat. Vous pourrez le rouvrir plus tard si nécessaire. » L’enregistrement et son historique restent conservés ; seules les nouvelles références cessent.
Accounting Controller et Accounting Admin — les budgets relèvent du contrôle de gestion. Les rôles AP, AR et Read Only voient tous les chiffres (y compris les avertissements budgétaires sur leurs propres bons de commande), mais ne peuvent pas modifier le plan.
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