Exécuter la ventilation automatique
Les coûts partagés récurrents — assurance mensuelle, abonnements informatiques, loyer du siège — ne devraient pas exiger qu’une personne les ventile à nouveau chaque mois. Le lot de ventilation automatique surveille les lignes de factures comptabilisées qui portent une liste de ventilation et les ventile automatiquement, selon votre planification.
Accès requis. La planification du lot est une tâche d’administrateur (la console Opérations). Les listes de ventilation qu’il applique sont gérées par l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables et responsables fournisseurs) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système) ; les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de les consulter, mais pas de les modifier.
Comment le lot décide
À chaque exécution, il sélectionne les lignes de facture qui remplissent les trois conditions suivantes :
- la facture est marquée Auto Allocate Expenses et une Liste de répartition des charges lui est affectée (voir Configurer les règles de ventilation),
- la facture est au statut Comptabilisé, et
- la ligne n’a encore jamais été ventilée automatiquement : chaque ligne traitée reçoit, de façon permanente, l’horodatage de son traitement, si bien que rien n’est jamais ventilé deux fois.
Pour chaque ligne retenue, il crée un lot de ventilation à partir des entités et des pourcentages de la liste, le comptabilise (en créant l’écriture comptable intersociétés exactement comme le ferait une ventilation manuelle), puis passe à la suivante. Les échecs sont journalisés et ignorés : une ligne en erreur ne bloque jamais l’exécution.
La liste de contrôle d’éligibilité, sous forme de tableau
Lorsqu’une ligne que vous pensiez voir ventilée ne l’a pas été, vérifiez ces points dans l’ordre — le lot a besoin qu’ils soient tous remplis :
| Condition | Où vérifier | En cas d’échec |
|---|---|---|
| La ligne de facture porte une Liste de répartition des charges | Le détail de la ligne sur la facture | Associez la liste — idéalement sur le modèle récurrent, pour que chaque future facture en hérite |
| La facture est au statut Comptabilisé | Le statut de la facture | Comptabilisez-la ; le lot reprendra la ligne lors de sa prochaine exécution |
| La ligne ne porte pas encore d’horodatage de traitement | Si une exécution précédente l’a déjà traitée | Déjà ventilée — délibérément, une seule fois et définitivement ; toute modification ultérieure est manuelle |
Mise en place
Associez les listes au bon endroit
La configuration initiale, à faire une seule fois : placez la bonne liste de ventilation sur le coût récurrent. L’emplacement le plus judicieux est la ligne du modèle récurrent : chaque facture générée hérite de la liste, est comptabilisée, puis ventilée automatiquement. Aucune intervention manuelle, de la facture fournisseur à l’écriture intersociétés.
Planifiez le lot
Dans la console Opérations de l’application Admin, repérez la carte de ventilation des charges : choisissez une heure d’exécution quotidienne et enregistrez — ou cliquez sur Exécuter maintenant pour un passage immédiat. La carte affiche la prochaine exécution planifiée, ainsi que l’heure et le résultat de la dernière exécution.
Contrôlez par exception
Les lots et les écritures comptables générés sont des enregistrements ordinaires — l’onglet Répartitions de la facture les répertorie, et le résultat de l’exécution (avec les éventuels échecs et leurs motifs) est journalisé pour la carte Opérations. Examinez ce qui a échoué, pas ce qui a fonctionné.
Ce que laisse chaque exécution
Rien de ce que crée le lot n’est un objet spécial ou caché — chaque exécution produit les mêmes enregistrements que si une personne cliquait sur Ventiler les charges :
- Un lot de ventilation par facture traitée, comptabilisé, construit à partir des entités et des pourcentages de la liste — dans l’onglet Répartitions de la facture, comme tout lot manuel.
- Une écriture comptable système par lot (de type Répartition des charges) : chaque entité bénéficiaire est débitée de sa quote-part, les comptes d’origine sont crédités, et la paire créance/dette intersociétés est enregistrée (voir Comprendre la ventilation des charges pour le détail de sa structure).
- L’horodatage de traitement sur chaque ligne traitée — la marque « terminé » du lot.
- Un résultat journalisé pour l’exécution — nombre d’éléments traités et éventuels échecs avec leurs motifs, consultable depuis la carte Opérations.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Associer les listes aux factures manuellement, tous les mois | Quelqu’un oublie une ligne au troisième mois, et ce coût reste discrètement non partagé | Associez la liste sur la ligne du modèle récurrent — chaque facture générée en hérite |
| Supposer que le lot retraite les corrections | L’horodatage de traitement est permanent — les factures corrigées ne sont pas ventilées à nouveau automatiquement | Après avoir rouvert et recomptabilisé une facture, ventilez-la à nouveau manuellement via Ventiler les charges |
| Ne jamais lire le résultat de l’exécution | Les échecs sont ignorés par conception — en silence, jusqu’à ce que quelqu’un regarde | Intégrez le résultat de la dernière exécution affiché sur la carte Opérations à la liste de contrôle de clôture mensuelle ; examinez ce qui a échoué, pas ce qui a fonctionné |
| Modifier les pourcentages d’une liste en cours de mois en attendant un retraitement | Les exécutions lisent la liste telle qu’elle se présente ce jour-là — l’historique n’est jamais retraité | Modifiez les proportions délibérément, avec effet pour l’avenir ; documentez quand et pourquoi |
- Configurer les règles de ventilation — les listes qui pilotent le lot.
- Comprendre la ventilation des charges — ce que fait chaque lot généré.
- Lot de ventilation des charges — la référence de la carte Opérations.
Pour aller plus loin
- Comprendre la ventilation des charges — le fonctionnement et le traitement comptable.
- Configurer les règles de ventilation — les listes sur lesquelles s’appuie le lot.
- Modèles récurrents de factures d’achat et de bons de commande — associer factures récurrentes et ventilation.
- Règlement fournisseurs entre entités — régler les quotes-parts entre les entités.
Questions fréquentes
La réouverture de la facture revient sur ses ventilations, comme sur tout le reste. Une fois la facture recomptabilisée, notez que ses lignes portent toujours leur horodatage de traitement : ventilez-les à nouveau manuellement (Ventiler les charges), une action qui respecte la capacité restante.
En pratique, oui : toute ligne de facture comptabilisée à laquelle une liste est associée et qui ne porte pas d’horodatage de traitement entre dans le périmètre. Une vue de liste des lignes de facture filtrée selon ces critères vous sert d’aperçu.
Chaque exécution lit la liste telle qu’elle se présente ce jour-là : les nouvelles proportions s’appliquent à partir de la ventilation suivante. L’historique n’est jamais retraité automatiquement (et ne devrait pas l’être).
Non. Les échecs sont journalisés et ignorés ; l’exécution se poursuit sur toutes les autres lignes éligibles. Corrigez la cause (un compte inactif, par exemple) et la ligne sera reprise au passage suivant, puisqu’elle n’a jamais reçu son horodatage de traitement.
Oui, il s’agit d’un lot de ventilation ordinaire. Rouvrez-le en brouillon (son écriture comptable est supprimée automatiquement), ajustez-le et recomptabilisez-le ; ou annulez-le en indiquant un motif. Dans les deux cas, la facture d’origine reste intacte.
La planification se trouve dans la console Opérations de l’application Admin ; c’est donc une tâche d’administrateur. Les listes de ventilation elles-mêmes sont gérées par les ensembles d’autorisations Accounts Payable ou Accounting Admin (voir Configurer les règles de ventilation).
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