Imputation automatique des encaissements
La plupart des paiements clients ne demandent aucun arbitrage — le locataire paie, l’argent doit solder ses factures ouvertes les plus anciennes, point. L’imputation automatique fait exactement cela : cochez une case et REDA Financials impute l’encaissement aux factures ouvertes du client à votre place, de la plus ancienne à la plus récente, dès sa comptabilisation. Le comptable clients de Meridian l’utilise pour chaque paiement de loyer courant et réserve l’écran d’imputation aux exceptions.
Accès requis. L’imputation automatique des encaissements exige l’ensemble d’autorisations Accounts Receivable v2 (comptables et responsables clients) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les encaissements et leurs imputations, mais pas de les imputer. L’exécution planifiée sur l’ensemble des encaissements est configurée par un administrateur.
Comment la déclencher
À la création de l’encaissement
Cochez Imputation auto de l’encaissement dans le formulaire avant la comptabilisation. L’encaissement est comptabilisé et imputé en une seule opération.
Sur un encaissement déjà comptabilisé
Modifiez l’encaissement et cochez Imputation auto de l’encaissement — c’est l’un des rares champs modifiables une fois l’encaissement comptabilisé, précisément pour cela. L’imputation s’exécute immédiatement et la case se décoche ensuite d’elle-même (c’est un bouton « faites-le maintenant », pas un paramètre).
Selon une planification, pour tout
Les administrateurs peuvent planifier une exécution nocturne qui passe en revue chaque encaissement comptabilisé présentant de la Trésorerie non imputée et impute automatiquement chacun d’eux — la même logique, appliquée à l’ensemble des encaissements. Voir Lots d’imputation automatique.
Quelles factures sont réglées, et dans quel ordre
| Priorité | Règle |
|---|---|
| 1 | La Facture d’origine de l’encaissement, si elle est liée — cette facture est soldée en premier, quelle que soit sa date. |
| 2 | Les factures dotées d’un numéro de Priorité d’imputation, du plus petit numéro au plus grand — une dérogation par facture que votre équipe peut définir sur les factures stratégiques. |
| 3 | Tout le reste, de la facture la plus ancienne à la plus récente (par date de facture), jusqu’à épuisement des fonds. |
Les factures candidates sont celles qu’affiche l’écran d’imputation manuelle : les factures comptabilisées de ce client dans cette entité (même grand livre, même devise) présentant un solde dû — uniquement les documents de type Facture et Encaissement, jamais les avoirs — et seulement celles dont la date de facture est déjà atteinte. Une facture à date future n’est jamais soldée automatiquement : sa créance n’existe pas encore à la date d’exécution, donc l’exécution la laisse ouverte et l’encaissement reste non imputé jusqu’à ce qu’un passage ultérieur la traite une fois sa date atteinte. Une imputation partielle en fin de parcours ne pose aucun problème — la dernière facture atteinte reçoit simplement ce qui reste.
Un exemple d’exécution — les trois mois de GreenLeaf
GreenLeaf, locataire de Meridian, a pris du retard : les factures d’avril, de mai et de juin, de 4 350 $ chacune, sont toutes impayées. Un paiement de 8 700 $ arrive avec la case Imputation auto de l’encaissement cochée. L’exécution procède de la plus ancienne à la plus récente :
| Facture | Solde dû avant | Imputé automatiquement | Solde dû après |
|---|---|---|---|
| Loyer d’avril | 4 350,00 $ | 4 350,00 $ | 0,00 $ — soldée |
| Loyer de mai | 4 350,00 $ | 4 350,00 $ | 0,00 $ — soldée |
| Loyer de juin | 4 350,00 $ | 0,00 $ — fonds épuisés | 4 350,00 $ — continue de vieillir |
L’encaissement finit entièrement imputé (Trésorerie non imputée 0,00 $), deux enregistrements d’imputation figurent dans son onglet Imputations, et le rapport de balance âgée reflète désormais la réalité : GreenLeaf doit un mois, pas trois. C’est précisément là que l’ordre « la plus ancienne d’abord » compte — il solde d’abord les tranches les plus anciennes, si bien que les soldes en retard diminuent avant les soldes courants.
Ce qui se passe réellement en coulisses
L’imputation automatique crée des enregistrements d’imputation ordinaires — exactement ce que vous obtiendriez avec l’écran d’imputation manuelle, avec la même comptabilité (chaque imputation transfère les fonds du compte d’attente des dépôts vers la créance du client). L’exécution est synchrone, lors de la même sauvegarde : lorsque l’enregistrement s’actualise, les imputations existent déjà. Et elle se déclenche de la même façon quelle que soit la porte d’entrée — le formulaire, un flux, l’API ou un import Data Loader — si bien que les encaissements migrés peuvent eux aussi s’imputer d’eux-mêmes.
La case se décoche toujours d’elle-même ensuite, qu’il y ait eu imputation ou non. C’est voulu : il s’agit d’une commande (« imputez ceci maintenant »), et non d’une préférence permanente ; vous pouvez donc la recocher sans risque plus tard, après avoir corrigé ce qui a bloqué la première exécution.
Un cas où vous verrez l’imputation automatique sans jamais rien cocher : les ventes au comptant. La comptabilisation d’une facture de vente de type Encaissement crée son propre encaissement, comptabilisé dès sa création, avec l’indicateur d’imputation automatique déjà activé — c’est ainsi que ces factures arrivent déjà soldées. Voir Comptabiliser une facture de vente.
Le lot planifié en détail
Le passage nocturne se trouve dans Paramètres de l’application REDA, sur la carte d’opérations des encaissements, où un administrateur définit une planification quotidienne et une taille de lot — ou clique sur Exécuter maintenant pour un passage immédiat. Le lot sélectionne chaque encaissement comptabilisé et non annulé dont il reste de la Trésorerie non imputée (extournes exclues), en commençant par l’encaissement le plus ancien, et applique la même logique d’imputation à chacun. Un garde-fou empêche deux passages simultanés, et les encaissements qui n’ont pas pu être imputés sont regroupés dans un rapport d’erreurs du journal d’audit — ainsi, un arriéré de fonds à valoir se résorbe automatiquement, et les exceptions sont listées pour qu’une personne s’en occupe.
Ce que l’imputation automatique refuse de traiter
- Encaissements de type Retenue reçue — les certificats de retenue à la source doivent être imputés à des factures précises par une personne : « WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices. »
- Livres clôturés — rien n’est imputé à une date antérieure ou égale à la date de clôture des livres clients de l’entité.
- Factures à date future — une facture datée après la date d’imputation de l’exécution est ignorée ; sa créance n’est pas encore inscrite dans les livres. Ce n’est pas une erreur — l’argent attend simplement en trésorerie non imputée, et une exécution ultérieure (ou le lot nocturne) solde la facture une fois sa date atteinte.
- Encaissements limités à une dimension — lorsque Exiger la concordance des dimensions est coché, seules les factures présentant un solde ouvert dans la dimension propre à l’encaissement sont éligibles, dans la limite du solde de cette dimension.
Les messages exacts que vous pouvez rencontrer
| Le message | Signification / que faire |
|---|---|
| « WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices. » | Les certificats de retenue à la source ont une portée fiscale propre à chaque facture — imputez-les manuellement dans l’écran d’imputation. Voir Retenue à la source sur les encaissements. |
| « Application Date {0} falls on or before the AR book closure date ({1}) for this entity. » | Les livres sont clôturés jusqu’à cette date incluse — rien n’est imputé tant que la date ne tombe pas dans une plage ouverte. |
| « No open Accounting Period found for Application Date {0}. » | La période de l’imputation découle de sa date — un administrateur doit d’abord ouvrir la période. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire plutôt |
|---|---|---|
| Imputer automatiquement des fonds que le client destinait à une facture précise | L’ordre « la plus ancienne d’abord » les envoie sur une autre facture (plus ancienne) — les comptes du client et les vôtres ne concordent plus | Liez la Facture d’origine avant de cocher la case ; cette facture est soldée en premier |
| Imputer automatiquement alors qu’une ancienne facture est en litige | La facture en litige est la plus ancienne, elle est donc réglée en premier — ce qui affaiblit votre propre position dans le litige | Utilisez l’écran d’imputation manuelle, ou définissez une Priorité d’imputation sur les factures qui doivent absorber les fonds |
| Considérer la case comme un paramètre enregistré | Vous vous attendez à ce que les futurs encaissements s’imputent d’eux-mêmes ; ce ne sera pas le cas — l’indicateur ne vaut que pour une exécution et se décoche de lui-même | Cochez-la encaissement par encaissement, ou laissez le lot planifié traiter tout ce qui n’est pas imputé |
| Croire que l’absence de message signifie la réussite | Une exécution sans effet mais sans erreur (livres clôturés, aucune facture éligible) décoche aussi la case — les fonds restent discrètement non imputés | Jetez un œil à la Trésorerie non imputée après la comptabilisation ; zéro signifie que tout est imputé |
| Laisser au lot nocturne des fonds réellement versés à valoir | Le lot les affectera aux factures les plus anciennes — alors que le client vous a demandé de les conserver | Les fonds à valoir doivent rester délibérément non imputés ; notez la consigne dans la Description de l’encaissement |
Quel outil utiliser, et quand
| Situation | Meilleur outil |
|---|---|
| Paiement courant, le client paie simplement ce qu’il doit | Imputation automatique à la création |
| Le paiement fait référence à une facture précise | Liez la Facture d’origine + imputation automatique (cette facture est soldée en premier) |
| Paiement partiel, facture en litige, consignes du client | Écran d’imputation manuelle |
| Fonds à valoir que le client souhaite conserver | Aucun des deux — laissez-les non imputés |
| Un arriéré d’encaissements non imputés | Le lot planifié (administrateur) |
Pour aller plus loin
- Imputer des encaissements aux factures — l’écran manuel et les règles d’imputation.
- Lots d’imputation automatique — planifier le passage nocturne.
- Comprendre les encaissements — le modèle de trésorerie en deux étapes.
Questions fréquentes
En général, rien n’était éligible : aucune facture comptabilisée avec un solde pour ce client dans cette entité, ou les livres sont clôturés à la date d’imputation. La case se décoche d’elle-même dans tous les cas — vérifiez les factures ouvertes du client, corrigez la cause et cochez-la à nouveau.
Par défaut, l’ordre va volontairement de la plus ancienne à la plus récente (c’est ce qui garde la balance âgée propre). Pour l’orienter, renseignez un numéro de Priorité d’imputation sur les factures à solder en premier — le plus petit numéro l’emporte — ou liez la Facture d’origine de l’encaissement.
Oui — elle parcourt la liste dans l’ordre et solde chaque facture en totalité jusqu’à épuisement des fonds ; la dernière facture atteinte peut recevoir une imputation partielle. Un encaissement, plusieurs imputations : c’est le résultat normal.
Non — les factures candidates appartiennent toujours à l’entité de l’encaissement (ainsi qu’à son grand livre et à sa devise). Le règlement entre entités existe en tant que fonctionnalité délibérée, à activer, avec ses propres écritures intersociétés — voir Règlement clients entre entités — mais l’imputation automatique ne le fait jamais à votre place.
Oui — l’indicateur déclenche la même imputation depuis l’interface, les flux, l’API et les imports Data Loader. Les migrations importent souvent les encaissements avec l’indicateur activé, pour que les paiements historiques arrivent automatiquement sur les bonnes factures.
Entièrement — chaque imputation qu’elle a créée est un enregistrement ordinaire, supprimable avec la même icône de corbeille qu’une imputation manuelle. Annulez l’imputation, puis réaffectez les fonds manuellement dans l’écran d’imputation. (Les suppressions dans des périodes clôturées sont refusées, comme pour toute imputation.)
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