Retenue à la source côté ventes (via l’encaissement)
Parfois, les rôles s’inversent : c’est votre client qui pratique une retenue à la source sur ce qu’il vous paie — le 194Q indien, une perception argentine, l’IRRF brésilien retenu par le client. Vous recevez moins d’argent que le montant de la facture, et la différence est versée à l’administration fiscale pour votre compte. REDA traite ce cas différemment de la retenue à la source côté achats, et pour une bonne raison.
Accès nécessaire. Créer et comptabiliser des encaissements (y compris de type Retenue reçue) nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Receivable v2 (agents et responsables des comptes clients) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 et Read Only v2 peuvent consulter les encaissements, mais pas les créer ni les comptabiliser. Le paramètre Retenue activée (ventes), à activer une seule fois, et le compte Retenue à recevoir par défaut sont définis sur l’entité par un administrateur.
Le principe : facturer le montant total, puis deux encaissements
La facture est comptabilisée pour sa valeur totale ; la retenue apparaît sous la forme d’un second encaissement lorsque le certificat arrive :
Exemple chiffré
Vous facturez un client 100 000 ₹. Il retient 2 % et vous paie 98 000 ₹, en vous envoyant un certificat pour les 2 000 ₹ retenus.
| Étape | Écriture |
|---|---|
| 1 · Comptabiliser la facture (montant total) | Débit Comptes clients 100 000 ₹ / Crédit Produits 100 000 ₹ |
| 2 · Encaissement (montant net) | Débit Trésorerie 98 000 ₹ / Crédit Comptes clients 98 000 ₹ |
| 3 · Encaissement du certificat de retenue | Débit Retenue à la source à recevoir 2 000 ₹ / Crédit Comptes clients 2 000 ₹ |
Après l’étape 3, la créance est entièrement soldée (98 000 ₹ + 2 000 ₹ = 100 000 ₹), et vous détenez une retenue à la source à recevoir de 2 000 ₹ — un impôt payé pour votre compte, que vous ferez valoir en déduction de votre propre dette fiscale.
En toute rigueur, chaque ligne d’encaissement ci-dessus représente l’effet combiné de deux mouvements — comme pour tout encaissement, la comptabilisation place d’abord le crédit sur le compte d’attente de trésorerie non imputée de l’entité, puis l’imputation de l’encaissement le transfère sur la facture. L’encaissement du certificat fonctionne de la même façon : Débit Retenue à la source à recevoir / Crédit compte d’attente lors de la comptabilisation, puis l’imputation solde les Comptes clients. Une différence délibérée : un encaissement de type Retenue reçue n’est jamais pris en charge par l’imputation automatique — vous l’imputez manuellement aux factures précises que couvre le certificat. Si vous tentez de procéder autrement, le système vous le signale : « WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices. »
Ce dont l’entité a besoin au préalable
Le type d’encaissement Retenue reçue est soumis à deux paramètres de l’entité, à définir une seule fois, et à une règle concernant le formulaire — chacun étant contrôlé par un message précis lors de la comptabilisation :
| Le message | Signification / que faire |
|---|---|
| « La retenue côté ventes n'est pas activée pour cette entité. Activez Retenue activée (ventes) sur l'entité avant de comptabiliser un reçu de retenue reçue. » | Le commutateur principal — votre administrateur active Retenue activée (ventes) pour les entités dont les clients pratiquent une retenue. |
| « L'entité exige un compte général de retenue à recevoir par défaut pour comptabiliser un reçu de retenue reçue. Configurez-le dans la configuration de l'entité. » | L’actif que représente le certificat doit être affecté à un compte — définissez une fois pour toutes le compte Retenue à recevoir par défaut de l’entité. Le Compte de trésorerie de l’encaissement est renseigné automatiquement avec ce compte. |
| « Le compte bancaire doit être vide pour le type Retenue reçue. Les reçus de retenue représentent des certificats fiscaux, pas des dépôts bancaires. » | Aucun argent n’est arrivé en banque — videz le champ Compte bancaire. Pour la même raison, ces encaissements n’apparaissent jamais dans les dépôts bancaires ni dans le rapprochement bancaire. |
Solder la créance
Le solde de retenue à la source à recevoir représente des crédits d’impôt détenus par l’administration fiscale. Vous le soldez lorsque vous le compensez avec votre propre dette fiscale (ou que vous obtenez un remboursement) — généralement par une écriture comptable au moment de la déclaration. D’ici là, il constitue un véritable actif à votre bilan, justifié par les certificats que vous avez enregistrés.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | Faites plutôt ceci |
|---|---|---|
| Facturer au client le montant net | Vos produits sont sous-évalués et le certificat n’a plus rien à solder | Facturez le montant total ; la retenue arrive plus tard sous la forme de son propre encaissement |
| Enregistrer le certificat dans l’encaissement de l’argent reçu | L’encaissement ne correspond plus au relevé bancaire, et la retenue à la source à recevoir n’est jamais constituée | Deux encaissements : un encaissement ordinaire pour l’argent reçu, un encaissement de type Retenue reçue pour le certificat |
| Indiquer un compte bancaire sur l’encaissement du certificat | Un certificat n’est pas un dépôt — la comptabilisation est bloquée par le message exact ci-dessus | Laissez le champ Compte bancaire vide ; le Compte de trésorerie prend par défaut le compte de retenue à la source à recevoir |
| Passer l’écart en perte comme créance irrécouvrable ou comme remise | Vous perdez un actif fiscal réel et récupérable, et vous donnez une image faussée de la relation avec le client | Réclamez le certificat — le solde résiduel de la facture vous rappelle qu’un certificat est en attente |
| Laisser le compte de retenue à la source à recevoir grossir sans le contrôler | Les certificats finissent par dépasser les échéances de déclaration ; les crédits non réclamés sont de l’argent laissé à l’administration fiscale | Rapprochez le compte des certificats à chaque période de déclaration et faites valoir le crédit |
Pour aller plus loin
- Comprendre la retenue à la source — les concepts qui sous-tendent la retenue à la source côté ventes.
- Règles et taux de retenue à la source — les règles et les taux concernés.
- Retenue à la source côté achats (TDS sur les factures) — le cas plus courant, côté achats.
- Transactions de retenue à la source et reporting — comment les montants retenus sont enregistrés.
Questions fréquentes
Parce que vous ne connaissez pas la retenue pratiquée par le client tant que son certificat n’est pas arrivé, et l’estimer sur la facture risquerait d’inscrire un montant erroné dans vos comptes. L’enregistrer au moment de l’encaissement, à partir du certificat, garantit son exactitude — et préserve la propreté de votre rapprochement bancaire, puisque l’encaissement correspond à l’argent effectivement reçu.
La facture affiche alors un solde résiduel égal au montant retenu — un signal utile indiquant qu’un certificat est en attente. Vous relancez le client ; dès que le certificat arrive, l’encaissement « Retenue reçue » solde ce reliquat.
Sur un compte de retenue à la source à recevoir (défini comme compte par défaut de l’entité pour la retenue côté ventes). C’est un actif — un impôt payé pour votre compte, que vous récupérerez en déduction de votre propre dette fiscale.
Même principe (un impôt retenu à la source), mais sens et mécanisme opposés. Côté achats : c’est vous qui pratiquez la retenue, et un moteur de règles la calcule automatiquement sur la facture d’achat. Côté ventes : c’est le client qui pratique la retenue, et il n’y a aucun moteur de règles — vous saisissez manuellement le montant du certificat au moment de l’encaissement. Consultez Retenue à la source côté achats (TDS sur les factures).
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