Générer des PDF
Chaque document destiné aux clients dans REDA Financials — factures, reçus, bons de paiement, bons de commande — peut devenir un PDF soigné, à vos couleurs, en un clic, voire sans aucun clic. Cet article présente les trois façons dont un PDF voit le jour et ce qu’il en advient ensuite.
Accès requis. Aucune autorisation particulière n’est nécessaire pour générer un PDF — toute personne qui peut ouvrir un enregistrement comptabilisé peut lancer Générer le PDF, et ce qu’affiche le PDF respecte les accès aux champs de cet utilisateur. La création et la comptabilisation du document sous-jacent obéissent à leur propre niveau d’accès : Accounts Receivable v2 ou Accounting Admin v2 pour les factures de vente et les encaissements ; Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2 pour les décaissements et les bons de commande. Les commutateurs de génération automatique de l’entité et le commutateur de lien public du territoire sont définis par votre administrateur disposant de l’ensemble Accounting Admin v2.
1 — À la demande : le bouton Générer le PDF
Sur un document comptabilisé, cliquez sur Générer le PDF. L’écran indique ce qu’il a résolu — l’enregistrement, l’entité dont l’image de marque s’applique et le modèle (ou Par défaut lorsqu’aucun n’est configuré) —, génère le document, l’enregistre et en affiche l’aperçu sur place, avec Ouvrir dans un nouvel onglet et Retour à l’enregistrement. Seuls les documents comptabilisés sont admis ; un brouillon est refusé avec le message « PDF can only be generated for Posted records. » — les clients ne doivent jamais recevoir de document reposant sur des chiffres non définitifs.
Le bouton figure sur les quatre documents qu’émet votre organisation : les factures de vente (avoirs compris — un avoir est une facture dont le type est Avoir), les encaissements, les décaissements et les bons de commande. Voici l’interaction complète sur un vrai document de Meridian Properties Group — MSI001021, la facture de 9 800 $ de NovaTech :
Cliquez sur Générer le PDF sur la facture comptabilisée
Un panneau s’ouvre, intitulé Générer le PDF, avec le type de document et trois lignes qui répondent à la question « qu’est-ce que je m’apprête à produire ? » : Enregistrement (MSI001021), Entité (Meridian Properties US LLC — dont l’en-tête s’applique) et Modèle — le nom du modèle résolu par le système (Meridian US — Facture de vente), ou un Par défaut en italique lorsqu’aucun modèle n’est configuré. Si la ligne du modèle vous surprend, arrêtez-vous ici et lisez Hiérarchie des modèles.
Patientez un instant
L’écran affiche « Génération en cours... » et « Cela peut prendre quelques secondes » pendant que le moteur résout le modèle, génère les pages et enregistre le fichier. La génération est immédiate — le bouton ne passe par aucune file d’attente.
Vérifiez le résultat
En cas de succès, vous voyez « PDF généré avec succès » et « Enregistré dans les fichiers de l’enregistrement », un Aperçu du document final directement à l’écran, et deux boutons : Retour à l’enregistrement et Ouvrir dans un nouvel onglet. Dans les deux cas, le fichier — MSI001021.pdf — est déjà joint à la facture.
En cas d’échec, corrigez et réessayez
Un échec affiche « Échec de la génération du PDF », avec le motif en dessous et un bouton Réessayer. Le même motif est inscrit dans le champ Erreur de génération du PDF de l’enregistrement : il n’est donc pas perdu lorsque vous fermez l’écran.
La version compacte de la même action — l’action rapide de la page d’enregistrement — s’exécute dès son ouverture : un indicateur de chargement affiche « Génération du PDF... » au-dessus de « Résolution du modèle, génération et enregistrement dans les fichiers. », puis une bannière indique « PDF généré. » / « Ouverture dans un nouvel onglet. » (ou « Échec de la génération du PDF. » avec le motif), avec les boutons Fermer et Réessayer — Réessayer relance la génération sur place. Le nouvel onglet affiche le lien public partageable lorsque votre région en crée un, ou le fichier interne dans le cas contraire — voir URL publiques et gestion des versions.
2 — Automatiquement à la comptabilisation
Chaque entité comporte cinq commutateurs à activer au choix — PDF auto : facture de vente, PDF auto : avoir, PDF auto : encaissement, PDF auto : décaissement, PDF auto : bon de commande. Activez-en un, et chaque comptabilisation de ce type génère son PDF en arrière-plan.
| Commutateur (sur l’entité) | Génère à la comptabilisation |
|---|---|
| PDF auto : facture de vente | Une FACTURE pour chaque facture de vente comptabilisée |
| PDF auto : avoir | Un AVOIR pour chaque avoir comptabilisé — un commutateur à part, distinct de celui des factures |
| PDF auto : encaissement | Un REÇU pour chaque encaissement comptabilisé |
| PDF auto : décaissement | Un BON DE PAIEMENT pour chaque décaissement comptabilisé |
| PDF auto : bon de commande | Un BON DE COMMANDE pour chaque bon de commande comptabilisé |
Les cinq sont décochés au départ — produire automatiquement les documents est un choix, jamais une surprise. Le texte d’aide de chaque commutateur dit la même chose : générer automatiquement un PDF lorsque ce document est comptabilisé ; désactivez-le pour ignorer la génération automatique — les utilisateurs peuvent toujours la déclencher avec le bouton Générer le PDF. Deux garanties intégrées dès la conception :
- La génération automatique ne bloque jamais une comptabilisation. Elle s’exécute après coup, dans une tâche en file d’attente disposant de ses propres limites du gouverneur, et génère ensemble le lot de documents qui viennent d’être comptabilisés ; un problème de génération est consigné sur l’enregistrement (voir ci-dessous), la comptabilisation est maintenue.
- Les documents comptabilisés par des traitements en masse peuvent échapper discrètement à la génération automatique (limites des traitements en arrière-plan) ; le bouton Générer le PDF fonctionne toujours ensuite.
3 — Depuis une automatisation
Les administrateurs peuvent intégrer la génération à leurs propres flux grâce à l’action Generate PDF Document — disponible dans la catégorie REDA Financials lors de la création d’un flux. Vous lui transmettez l’enregistrement à générer ; elle exécute le même moteur avec les mêmes règles (enregistrements comptabilisés uniquement, même résolution du modèle, même stockage). Usages typiques : un flux nocturne « générer toutes les comptabilisations du jour », ou un flux de rattrapage après une comptabilisation en masse qui a échappé à la génération automatique.
Où se trouve le PDF
| Élément | Comportement |
|---|---|
| Le fichier | Enregistré dans les Fichiers de l’enregistrement, sous le nom du document (MSI001007.pdf). Une régénération crée une nouvelle version du même fichier — l’historique de ce qui a été produit est conservé, jamais dupliqué. |
| URL du PDF généré | Le lien public partageable, lorsque le territoire active les liens publics — voir URL publiques et gestion des versions. |
| PDF généré le | Horodatage de la dernière génération réussie. |
| Erreur de génération du PDF | Le message du dernier échec, conservé jusqu’à la prochaine génération réussie — le conseil du champ lui-même : utilisez le bouton Générer le PDF pour réessayer après avoir corrigé la cause. |
Le cycle de vie suit celui du document : la décomptabilisation révoque le lien public et efface les informations de génération, mais conserve le fichier pour l’audit ; l’annulation supprime purement et simplement les fichiers — un document annulé ne doit pas circuler.
Les messages que vous pouvez rencontrer
Chaque message ci-dessous reprend le libellé exact affiché à l’écran, accompagné de sa signification :
| Le message | Signification / que faire |
|---|---|
| « PDF can only be generated for Posted records. Current status: Draft. » | Le document n’est pas encore définitif (le message nomme le statut réel). Comptabilisez-le, puis générez le PDF. |
| « Un lien public a été créé. Ouverture dans un nouvel onglet. » | Succès, avec le mode lien public de votre territoire activé — le lien partageable figure désormais sur l’enregistrement, dans URL du PDF généré. |
| « PDF enregistré dans les fichiers. Ouverture dans un nouvel onglet. » | Succès en mode privé — le fichier se trouve dans les Fichiers de l’enregistrement ; il n’existe aucun lien accessible hors de l’organisation. |
| « Échec de la génération du PDF. » (avec un motif en dessous) | Lisez le motif, corrigez la cause, cliquez sur Réessayer. Le même motif vous attend dans le champ Erreur de génération du PDF de l’enregistrement. |
| « Enregistrement source introuvable : … » | Le document à générer n’existe plus ou ne vous est pas visible — vérifiez que l’enregistrement existe toujours et que vous pouvez l’ouvrir. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Attendre la génération automatique après une comptabilisation en masse | Les limites des traitements en arrière-plan peuvent faire sauter discrètement la génération automatique des documents comptabilisés en masse — les PDF n’arrivent jamais | Générez manuellement ensuite, ou demandez à votre administrateur d’exécuter un flux de rattrapage avec l’action Generate PDF Document |
| Corriger un document, le recomptabiliser et envoyer le fichier que vous aviez déjà | Le fichier enregistré affiche toujours les anciens montants tant que vous ne régénérez pas | Générez à nouveau après la recomptabilisation — le fichier passe à une nouvelle version, et un lien public continue de fonctionner en servant la version la plus récente |
| Supposer qu’un échec de la génération automatique a bloqué la comptabilisation | Cela n’arrive jamais — vous partez à la recherche d’un problème de comptabilisation qui n’existe pas | La comptabilisation est maintenue ; lisez le champ Erreur de génération du PDF, corrigez la cause et utilisez Générer le PDF pour réessayer |
| Générer un brouillon « juste pour voir l’aperçu » | Refusé à chaque fois — et, de toute façon, les montants d’un brouillon n’engagent à rien | Vérifiez les brouillons à l’écran ; générez le PDF une fois le document comptabilisé |
| Activer les cinq commutateurs de génération automatique « par précaution » | Des documents que personne n’envoie s’accumulent en fichiers à chaque comptabilisation | Décidez par type de document : activé là où un document part systématiquement (chez Meridian : factures, avoirs), à la demande ailleurs |
Qui peut générer un PDF
Aucune autorisation particulière n’est requise : toute personne qui peut ouvrir l’enregistrement peut lancer Générer le PDF (enregistrements comptabilisés uniquement). Une subtilité à connaître : le fichier est toujours enregistré et les informations de génération sont toujours inscrites sur l’enregistrement, mais ce que le PDF affiche respecte les accès aux champs de l’utilisateur qui le génère — un champ que l’utilisateur ne peut pas voir n’est tout simplement pas imprimé. La configuration des modèles est un sujet distinct, réservé aux administrateurs (Configuration des modèles de PDF) ; les commutateurs de génération automatique de l’entité et le commutateur de lien public du territoire se trouvent sur les enregistrements d’entité et de territoire, ce qui, en pratique, relève de votre administrateur disposant de l’ensemble Accounting Admin.
Pour aller plus loin
- Types de documents pris en charge — ce qui peut être généré, et à quoi ressemble chaque document.
- Configuration des modèles de PDF — maîtriser l’apparence.
- URL publiques et gestion des versions — partager en dehors de votre organisation.
Questions fréquentes
Consultez le champ Erreur de génération du PDF de l’enregistrement (l’écran affiche le même message avec un bouton Réessayer). Les causes habituelles sont des problèmes de configuration du modèle ; corrigez-les et réessayez — le champ se vide à la génération réussie suivante.
Générez à nouveau après la recomptabilisation : le fichier passe à une nouvelle version, si bien que la dernière version reflète le document dans son état actuel et que les versions antérieures restent disponibles pour la piste d’audit.
Toute personne qui peut ouvrir l’enregistrement — la génération modifie la présentation, pas les livres. Ce qu’affiche le PDF respecte les accès aux champs de l’utilisateur qui le génère, et l’enregistrement doit être comptabilisé.
C’est voulu : une facture d’achat est le document du fournisseur — c’est lui qui vous l’a envoyée. REDA Financials génère les documents que vous émettez (factures, reçus, bons de paiement, bons de commande), pas des reproductions de documents que vous avez reçus.
Probablement pas : les documents comptabilisés par des traitements en masse ou en arrière-plan peuvent, par conception, échapper discrètement à la génération automatique. Le bouton Générer le PDF fonctionne ensuite sur chacun d’eux, et un flux utilisant l’action Generate PDF Document peut rattraper l’ensemble du lot.
Non — en mode lien public, le lien reste identique d’une régénération à l’autre et sert toujours la version la plus récente. Voir URL publiques et gestion des versions.
Le champ PDF généré le de l’enregistrement contient l’horodatage de la dernière génération réussie. Il est vidé lorsque le document est décomptabilisé ou annulé — un champ vide sur un document comptabilisé signifie qu’aucun PDF à jour n’existe.
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