Base comptable — engagement ou trésorerie
Chaque entité possède un paramètre appelé Base comptable, qui répond à une question étonnamment profonde : à quel moment une vente compte-t-elle comme revenu ? Au moment où vous envoyez la facture, ou au moment où le client paie réellement ? Votre réponse — Engagement ou Espèces — détermine le mois dans lequel apparaît votre bénéfice ; il vaut donc la peine de bien la comprendre avant de choisir. Cet article explique les deux en termes simples, montre les écritures exactes que REDA passe pour chacune et vous aide à choisir.
Accès nécessaire. Définir la base comptable d’une entité nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de la consulter, mais pas de la modifier.
Tout d’abord, que signifie « reconnaître le revenu » ?
Reconnaître un revenu, c’est simplement le compter comme produit dans votre compte de résultat — dire « cette vente fait désormais partie des gains de ce mois-ci ». Le point intéressant est le moment, car vendre et être payé se produisent souvent à des mois différents. Imaginez que vous facturiez à un client 1 200 £ en janvier et qu’il paie en mars. Quel mois a gagné ces 1 200 £ ?
- La comptabilité d’engagement répond janvier — vous l’avez gagné lorsque vous avez réalisé le travail et facturé. (Le paiement de mars ne fait que régler une dette.)
- La comptabilité de trésorerie répond mars — vous l’avez gagné lorsque l’argent est réellement arrivé.
Comptabilité d’engagement — reconnaissance à la facturation
Le choix par défaut de la plupart des sociétés. Le revenu est enregistré le jour où vous émettez la facture ; le paiement ultérieur ne fait que solder la créance.
| Moment | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Facture émise (janvier) | Comptes clients | 1 200 | |
| Produits | 1 200 | ||
| Paiement reçu (mars) | Banque | 1 200 | |
| Comptes clients | 1 200 |
Le revenu apparaît dans le compte de résultat de janvier. En mars, il ne reste plus rien à reconnaître — l’encaissement transforme simplement une créance en argent à la banque.
Comptabilité de trésorerie — reconnaissance au paiement
Utilisée lorsque le revenu ne doit compter qu’à l’arrivée de l’argent. La facture crée toujours une créance, mais le revenu est mis en attente sur un compte Produits constatés d’avance (un passif — « un revenu facturé mais pas encore acquis sur le plan comptable ») jusqu’à ce que le paiement soit reçu et imputé. Ce n’est qu’alors qu’il est transféré au compte de résultat.
| Moment | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Facture émise (janvier) | Comptes clients | 1 200 | |
| Produits constatés d’avance | 1 200 | ||
| Paiement reçu et imputé (mars) | Banque | 1 200 | |
| Comptes clients | 1 200 | ||
| Produits constatés d’avance | 1 200 | ||
| Produits | 1 200 |
Remarquez que le revenu n’atteint le compte de résultat qu’en mars, lorsque l’encaissement est imputé — le comportement qui définit la comptabilité de trésorerie.
Comparaison côte à côte
| Comptabilité d’engagement | Comptabilité de trésorerie | |
|---|---|---|
| Le revenu compte lorsque… | vous facturez | vous êtes payé |
| Compte supplémentaire nécessaire | aucun | Produits constatés d’avance |
| Image de la performance | plus fidèle (rattache le travail à sa période) | plus simple (suit la trésorerie) |
| Utilisateurs types | la plupart des sociétés ; reporting IFRS / US GAAP | certaines petites entreprises ; certains régimes fiscaux |
Faire son choix — et pourquoi il est verrouillé
En cas de doute, choisissez Engagement — c’est ce dont la plupart des entreprises ont besoin et ce qu’exigent généralement les comptes réglementaires. Ne choisissez Espèces que si vous savez que vos règles de reporting ou fiscales l’exigent.
Dans notre groupe d’exemple, Meridian Properties US LLC utilise la base Engagement — une facture de loyer émise le 1er juin compte comme revenu de juin, même si le locataire paie en juillet. C’est le schéma que vous retrouverez dans les exemples détaillés de l’ensemble des guides des comptes clients.
Les règles qui garantissent la cohérence de la base comptable
| Ce que vous avez tenté | Message affiché | Que faire |
|---|---|---|
| Enregistrer une entité en comptabilité de trésorerie sans compte de produits constatés d’avance | « Les entités en comptabilité de trésorerie exigent un compte de produits constatés d’avance par défaut. Configurez-le dans la section Comptes généraux par défaut avant d’enregistrer. » | Choisissez (ou créez) un compte de passif pour les produits constatés d’avance et définissez-le dans la section Comptes généraux par défaut de l’entité — voir Comptes généraux par défaut de l’entité. |
| Modifier la base comptable d’une entité qui a des transactions comptabilisées | « La base comptable ne peut pas être modifiée car cette entité a des transactions comptables comptabilisées. Changer de base après comptabilisation créerait des états financiers incohérents. » | Laissez la base comptable telle quelle. Si la société doit réellement passer à une autre base, créez une nouvelle entité avec la bonne base et reprenez-y les soldes. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est problématique | Faites plutôt ceci |
|---|---|---|
| Choisir Espèces « parce que nous sommes petits » sans vérifier vos règles | De nombreuses juridictions et tout reporting IFRS / US GAAP exigent la comptabilité d’engagement — vous pourriez devoir reconstruire l’entité plus tard. | Confirmez avec votre expert-comptable la base qu’exigent votre reporting réglementaire et votre reporting fiscal, avant la première comptabilisation. |
| Associer les produits constatés d’avance à un compte de produits | Le revenu non reconnu se retrouverait dans le compte de résultat au lieu du bilan, ce qui ruinerait tout l’intérêt de la comptabilité de trésorerie. | Faites pointer le champ Compte de produits constatés d’avance vers un compte de passif. |
| Comparer ligne à ligne le compte de résultat d’une entité en comptabilité de trésorerie et celui d’une entité en comptabilité d’engagement | Une même activité mensuelle affiche un revenu différent uniquement en raison du décalage temporel — la comparaison est trompeuse. | Comparez des entités comparables, ou examinez les deux sur une durée suffisamment longue pour que les écarts de calendrier s’estompent. |
Pour aller plus loin
- Mois de début d’exercice — l’autre paramètre de calendrier de l’entité.
- Référence des champs de l’entité — l’emplacement de ce champ parmi les autres.
- Créer une entité — définissez la base comptable lorsque vous créez une société.
- Fonctionnement de la comptabilisation — comment la base comptable façonne les écritures du grand livre.
Questions fréquentes
Non. Les clients voient la même facture dans les deux cas. La différence est purement interne — le mois au cours duquel vos livres comptent le revenu.
Oui. La Base comptable se définit par entité : une petite filiale peut être en comptabilité de trésorerie tandis que la principale société d’exploitation est en comptabilité d’engagement — chacune suivant ses propres règles.
C’est un compte de passif qui contient le revenu que vous avez facturé mais pas encore reconnu. Sur une entité en comptabilité de trésorerie, c’est là que le revenu attend entre la facture et le paiement. Une fois que vous êtes payé, il est transféré au compte Produits.
Comme le paramètre est verrouillé après la comptabilisation, vous ne pouvez pas simplement le changer. La solution propre consiste à mettre l’entité hors service et à en créer une nouvelle avec la bonne base (en y reprenant les soldes). C’est précisément pour cela qu’il vaut la peine de décider dès le départ.
Sur l’enregistrement de l’entité — la Base comptable apparaît dans le panneau des points forts, en haut de la page, à côté de la devise et du Mois de début d’exercice. Ouvrez n’importe quelle entité depuis l’onglet Entités : c’est l’une des premières informations que vous voyez.
Cet article vous a-t-il été utile ?