Réceptionner des lignes de bon de commande (immobilisations)
La réception est l’étape intermédiaire du rapprochement à trois voies : elle confirme que ce que vous avez commandé est bien arrivé. Elle prend une minute par livraison, et c’est elle qui permet ensuite de confronter les factures à la réalité. Et lorsque les articles commandés sont des équipements ou des biens, la réception va plus loin — elle crée automatiquement vos enregistrements d’immobilisation. Cet article présente les deux cas.
Accès nécessaire. L’enregistrement des réceptions nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter une commande, mais pas d’y enregistrer une réception.
Enregistrer une réception
Ouvrez la commande comptabilisée et cliquez sur Réceptionner les marchandises
La fenêtre Réceptionner les marchandises présente chaque ligne avec trois chiffres : Commandé, Reçu jusqu’ici et Restant.
Saisissez ce qui est réellement arrivé
Cliquez sur le crayon de chaque ligne livrée et saisissez la quantité. Sterling a effectué la première des deux visites de nettoyage de façade de Meridian, donc : 1 reçue sur 2. Si tout est arrivé en une seule fois, Tout réceptionner remplit toutes les lignes.
Confirmez avec Réceptionner les marchandises
La commande se met à jour instantanément :
| Statut de réception | Signification |
|---|---|
| Non réceptionné | Rien n’a encore été enregistré. |
| Partiellement réceptionné | Certaines lignes (ou une partie d’une ligne) sont arrivées. |
| Entièrement réceptionné | Tout ce qui a été commandé est arrivé. |
Les actions de la fenêtre, en un seul tableau
| Action | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Icône crayon (par ligne) | Modifie la quantité reçue de cette ligne — l’outil précis pour les livraisons partielles. |
| Tout réceptionner | Remplit en un clic la quantité restante de chaque ligne — pour le cas où tout est arrivé. |
| Réinitialiser | Efface les quantités saisies pendant cette session et revient à l’état enregistré. |
| Annuler la réception | Revient sur une réception déjà enregistrée — la solution pour une réception saisie par erreur. |
| Réceptionner les marchandises / Annuler | Confirme ce que vous avez saisi, ou ferme la fenêtre sans rien enregistrer. |
Ce que la réception modifie — et ce qu’elle ne modifie pas
La réception tient le décompte ; elle ne comptabilise rien. Concrètement, la confirmation d’une réception :
- Met à jour la Quantité réceptionnée de la ligne ainsi que les cumuls Montant réceptionné total et Solde total à réceptionner de la commande, et fait avancer le Statut de réception sur son parcours.
- Débloque la facturation — chaque unité réceptionnée devient facturable ; le rapprochement autorise au maximum la quantité réceptionnée moins la quantité déjà facturée par ligne.
- Crée des immobilisations sur les lignes marquées Créer une immobilisation (section suivante).
- N’écrit rien dans le grand livre — le coût arrive dans vos comptes lorsque la facture fournisseur rapprochée est comptabilisée, pas lorsque les cartons arrivent. C’est aussi pour cela que la réception ne touche jamais au Solde total à facturer : dans la capture d’écran ci-dessus, il est resté à 9 600 $ alors que le Solde total à réceptionner tombait à 4 800 $.
Quand la réception crée des immobilisations
Les lignes de commande marquées Créer une immobilisation (avec un Type d’actif) font de la réception une inscription au registre des immobilisations : chaque unité réceptionnée devient un enregistrement d’Immobilisation au statut En construction, lié à la ligne de commande. Lorsque Meridian a réceptionné les quatre unités d’équipement d’accueil de son bon de commande de rénovation du hall, quatre enregistrements d’immobilisation sont apparus dans la liste associée Immobilisations de la commande — sans aucune saisie séparée.
- En construction signifie que l’immobilisation est enregistrée, mais pas encore amortie. Son coût est définitivement fixé lorsque la facture du fournisseur est comptabilisée ; le bien est alors immobilisé et activé — voir Immobilisation d’un actif.
- L’immobilisation hérite des valeurs par défaut de son type (durée d’utilité, méthode d’amortissement) et reprend son coût de la ligne de commande. Consultez Créer des immobilisations à partir de bons de commande pour le cycle de vie complet.
Corriger une erreur de réception
Vous avez enregistré une quantité trop élevée, ou sur la mauvaise ligne ? Rouvrez Réceptionner les marchandises et utilisez Annuler la réception (ou corrigez la quantité avec le crayon). Si une facture a déjà été rapprochée avec la réception erronée, défaites d’abord ce rapprochement — le rapprochement vérifie toujours les quantités réceptionnées actuelles.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Accumuler les réceptions jusqu’à la fin du mois | Chaque facture qui arrive entre-temps bute sur le plafond de quantité — les comptes fournisseurs courent après des problèmes fantômes tout le mois | Enregistrez chaque livraison au moment où elle a lieu ; cela prend une minute par livraison |
| Cliquer sur Tout réceptionner par habitude | Une livraison partielle est enregistrée comme complète — les unités manquantes semblent réceptionnées, et le fournisseur peut facturer des marchandises qui ne sont jamais arrivées | Utilisez le crayon et saisissez ce qui est réellement arrivé ; Tout réceptionner est réservé aux livraisons réellement complètes |
| Réceptionner sur la mauvaise ligne | La quantité facturable de la mauvaise ligne se libère tandis que la bonne reste bloquée | Lisez les descriptions des lignes dans la fenêtre — puis confirmez |
| Réceptionner des équipements sur une ligne jamais marquée Créer une immobilisation | Aucun enregistrement d’Immobilisation n’est créé ; les unités existent physiquement, mais pas dans votre registre | Vérifiez la colonne Actif dans la fenêtre avant de confirmer — les indicateurs se définissent sur les lignes de bon de commande |
| « Corriger » une erreur de réception en bricolant la réception suivante | Deux réceptions erronées au lieu d’une — et une piste d’audit qui n’explique ni l’une ni l’autre | Utilisez Annuler la réception sur la saisie erronée, puis enregistrez la réalité |
Pour aller plus loin
- Créer une facture d’achat à partir d’un bon de commande — facturez la visite réceptionnée.
- Créer des immobilisations à partir de bons de commande — le parcours complet des immobilisations.
- Comprendre les bons de commande — la place de la réception dans l’ensemble.
Questions fréquentes
Oui — la réception enregistre que le fournisseur a livré, qu’il s’agisse de cartons sur un quai ou d’une visite de maintenance effectuée. L’exemple de Meridian ci-dessus est un service : une visite de nettoyage de façade effectuée, une autre encore à venir.
Non — la fenêtre Réceptionner les marchandises vous arrête avec le message « La quantité reçue (…) ne peut pas dépasser la quantité commandée (…) », qui indique la ligne en cause. Si le fournisseur a réellement livré plus que la quantité commandée, réglez d’abord la situation en dehors de la réception : retournez l’excédent, ou modifiez la commande pour que la quantité commandée corresponde à la réalité, puis enregistrez la réception.
Toute personne en mesure de vérifier la livraison — le personnel du site ou des services généraux pour les biens physiques, le demandeur pour les services. Séparer la personne qui réceptionne de celle qui paie est un contrôle classique ; vos ensembles d’autorisations le permettent.
Non. La réception met à jour les quantités de la commande, débloque la facturation et crée des enregistrements d’immobilisation sur les lignes marquées — mais le coût n’atteint votre grand livre que lorsque la facture fournisseur rapprochée est comptabilisée. Conséquence : une livraison que vous avez oublié de réceptionner ne vous coûte rien dans les comptes, mais elle bloque silencieusement la facture.
Sur la commande elle-même — les quatre unités d’équipement d’accueil de Meridian apparaissent dans la liste associée Immobilisations du bon de commande de rénovation du hall, chacune au statut En construction et liée à sa ligne de commande.
Commencez par défaire le côté facture — le rapprochement vérifie toujours les quantités réceptionnées actuelles ; une réception dont dépend une facture ne peut donc pas simplement disparaître. Rouvrez ou corrigez la facture, puis cliquez sur Annuler la réception, puis refaites correctement les deux.
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