Fenêtre d’analyse budgétaire
Le pire moment pour découvrir un dépassement budgétaire, c’est le message d’erreur qui s’affiche une fois le bon de commande entièrement saisi. Le bouton Analyse budgétaire du formulaire de bon de commande répond à la question pendant que vous le rédigez encore : compte tenu des lignes affichées à l’écran à cet instant — ni encore enregistrées, ni encore comptabilisées —, où ce bon de commande laisserait-il le budget de chaque compte ?
Accès nécessaire. Toute personne qui peut ouvrir le bon de commande peut y lancer l’Analyse budgétaire : elle se contente de lire le budget et ne modifie rien. La création et la modification des bons de commande nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2 ; les budgets qu’elle contrôle sont gérés par les titulaires d’Accounting Admin v2 ou d’Accounting Controller v2.
Utilisation
Rédigez votre bon de commande, puis cliquez sur Analyse budgétaire
Le bouton se trouve dans l’en-tête du formulaire du bon de commande et s’active dès que celui-ci comporte une entité et au moins une ligne avec un compte général. Il analyse exactement ce qui est affiché à l’écran, modifications non enregistrées comprises.
Lisez les cartes de verdict
Quatre cartes récapitulatives donnent l’essentiel : Ce BC (son total), Budget disponible, Solde après BC et Statut global. Lorsque l’entité applique les contrôles budgétaires, un badge Contrôles budgétaires appliqués vous indique qu’un verdict rouge signifie bloqué, et pas seulement déconseillé.
Examinez le tableau par compte
Une ligne par compte général concerné par le bon de commande : Compte général · Lignes · Montant du BC · Budget effectif · Engagé · Disponible · Solde après · Statut. Le statut de chaque ligne est l’un des suivants : Dans le budget, Proche de la limite (il resterait moins de 10 % du budget effectif), Dépassement budgétaire ou Sans budget (aucune ligne budgétaire ne régit ce compte).
Aperçu du bon de commande d’entretien de Meridian
Lorsque Meridian a rédigé le bon de commande Sterling Janitorial de 9 600 $ sur une ligne Other Operating Expenses toute neuve (60 000 $ de budget effectif, rien d’engagé), le tableau de la fenêtre affichait :
| Compte général | Lignes | Montant du BC | Budget effectif | Engagé | Disponible | Solde après | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Other Operating Expenses | 1 | 9 600 $ | 60 000 $ | 0 $ | 60 000 $ | 50 400 $ | Dans le budget |
Les cartes récapitulatives racontaient la même histoire en résumé — Ce BC 9 600 $, Budget disponible 60 000 $, Solde après BC 50 400 $, Statut global Dans le budget — et le bon de commande a été comptabilisé quelques minutes plus tard sans incident. Notez que « Solde après » est un simple calcul sur les chiffres à l’instant présent : il ne devient réel qu’à la comptabilisation de ce bon de commande, et d’autres bons de commande comptabilisés avant lui peuvent le modifier.
Lire le statut global
| Verdict | Signification | Que faire |
|---|---|---|
| Dans le budget | Chaque compte tient dans son budget | Comptabilisez en toute confiance |
| Couverture partielle | Certains comptes n’ont pas de ligne budgétaire | Sans problème si ces comptes sont volontairement hors budget |
| Dépassement budgétaire — Avertissement | Ne tient pas dans le budget, l’entité n’applique pas les contrôles | Il serait comptabilisé, mais c’est justement l’avertissement qui compte : parlez-en au contrôleur de gestion |
| Dépassement budgétaire — Bloqué | Ne tient pas dans le budget, l’entité applique les contrôles | Réduisez, financez ou faites remonter avant de comptabiliser (voir les options de contrôle budgétaire) |
| Sans budget | Aucun budget comptabilisé ne couvre cette entité et la date du bon de commande | Vérifiez qu’un budget existe, qu’il est comptabilisé et que sa Date de début et sa Date de fin encadrent la date du bon de commande |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire plutôt |
|---|---|---|
| Considérer le verdict vert du matin comme valable toute la journée | L’aperçu ne réserve rien : d’autres bons de commande comptabilisés entre-temps consomment le même Disponible | Relancez l’analyse juste avant de comptabiliser : c’est un clic sur le même formulaire |
| Laisser les comptes généraux vides sur les lignes en brouillon « pour l’instant » | Le bouton reste désactivé, ou ces lignes sont exclues de l’analyse | Affectez d’abord son compte général à chaque ligne : l’analyse (comme la comptabilisation qui suivra) en a besoin |
| Interpréter Couverture partielle comme un échec | Cela signifie seulement que certains comptes n’ont pas de ligne budgétaire, ce qui est souvent voulu | Vérifiez que les comptes non couverts doivent bien rester hors budget ; sinon, ajoutez des lignes au budget |
| Ignorer Proche de la limite parce que ce n’est pas rouge | Il resterait moins de 10 % de marge : le prochain bon de commande sur ce compte sera celui qui sera bloqué | Lancez la discussion sur un ajustement tant que c’est encore jaune |
Pour aller plus loin
- Contrôle budgétaire sur les bons de commande : ce qui se passe au moment de la comptabilisation.
- Analyse budgétaire des bons de commande : la même fenêtre, dans le contexte des comptes fournisseurs.
- Rapports de consommation budgétaire : la vue permanente, entre deux achats.
Questions fréquentes
Non, c’est un simple aperçu. Rien n’est engagé tant que le bon de commande n’est pas comptabilisé. Deux brouillons vérifiés dans la même heure peuvent tous deux sembler « dans le budget » ; celui qui est comptabilisé en second affronte le contrôle réel, compte tenu de ce que le premier a engagé.
Comptabiliser ce bon de commande laisserait moins de 10 % du budget effectif de ce compte. C’est le signal « engagez la discussion dès maintenant » : le prochain bon de commande sur ce compte sera celui qui sera bloqué.
Toute personne qui rédige le bon de commande : les chiffres budgétaires sont lisibles par tous les rôles comptables, précisément pour que la personne qui dépense puisse voir le plafond avant de l’atteindre.
Il lui faut quelque chose à analyser : une Entité sur le bon de commande et au moins une ligne avec un Compte général. Renseignez-les et le bouton s’active ; son info-bulle (« Analyser la disponibilité budgétaire de ce bon de commande ») vous confirme que vous êtes au bon endroit.
Non. Elle lit les lignes telles qu’elles apparaissent à l’écran, modifications non enregistrées comprises, et n’écrit rien nulle part. Fermez la fenêtre : le bon de commande comme le budget sont exactement dans l’état où ils étaient. C’est l’un des rares outils entièrement sans conséquence.
L’enregistrement de budget lui-même est la réponse permanente : ses lignes portent en temps réel les valeurs Montant disponible, % d’utilisation et Dépassement budgétaire, recalculées à chaque comptabilisation (voir Rapports de consommation budgétaire). La fenêtre reprend ces mêmes chiffres, projetés sur un bon de commande précis.
Cet article vous a-t-il été utile ?