Transactions de retenue à la source et reporting
Une Transaction de retenue à la source est l’enregistrement d’audit d’un montant retenu unique côté achats — un enregistrement par taux déclenché, pour chaque ligne de facture. C’est l’équivalent, pour la retenue, d’un enregistrement Taxe de ligne source : créée automatiquement par le moteur, elle est la base sur laquelle sont établis vos déclarations et vos reversements de TDS/IRRF.
Accès nécessaire. Ce sont des enregistrements d’audit générés par le système. Tout ensemble d’autorisations REDA Financials AI permet de les consulter (dans la limite des enregistrements que votre rôle peut voir) ; aucun n’est créé ni modifié manuellement.
Un exemple concret : Meridian Properties India Pvt Ltd comptabilise une facture d’audit et de conseil de 100 000 ₹ émise par Sharma & Associates LLP. La règle de TDS sur les honoraires professionnels se déclenche au taux de 10 %, si bien qu’une Transaction de retenue à la source apparaît — 10 000 ₹, pointant vers le taux de 10 % et la ligne d’honoraires. Au moment de la déclaration, cet enregistrement est l’entrée de la déclaration de TDS de Meridian et le fondement du certificat que Sharma & Associates reçoit pour faire valoir son crédit d’impôt.
Ce que contient chaque enregistrement
| Champ | Ce qu’il enregistre |
|---|---|
| Numéro de transaction | Nom attribué automatiquement — vous ne le définissez jamais |
| Montant | Le montant retenu pour ce taux sur cette ligne — toujours dans la devise de la facture |
| Taux de retenue | L’enregistrement de taux exact qui s’est déclenché (et, à travers lui, la règle, la section et le pourcentage du taux) |
| Ligne de facture d’achat | La ligne de facture dont il provient |
| Facture d’achat | La facture — renseignée automatiquement à partir de la ligne, pour un reporting direct, sans passer par la ligne |
Depuis une Transaction de retenue à la source, vous accédez à tout ce dont vous avez besoin pour une déclaration : la section (194C, IRRF…), le fournisseur, le paiement, le taux et le montant. Notez qu’il s’agit uniquement d’enregistrements côté achats — les factures de vente et les écritures comptables n’en comportent jamais, et la retenue côté ventes est enregistrée, elle, au moyen des encaissements.
Pourquoi « un enregistrement par taux » est important
Une règle peut comporter plusieurs taux Toujours, et chacun d’eux se déclenche simultanément sur la même ligne — le schéma propre aux régimes dans lesquels un seul paiement est soumis à un ensemble de contributions (le trio PIS / COFINS / CSLL du Brésil en est l’exemple classique). Configurez une règle de cette façon et une ligne de facture produit une Transaction de retenue à la source par contribution, chacune pointant vers son propre taux. La facture affiche la retenue combinée ; les enregistrements de transaction permettent de déclarer chaque composante séparément, ce qui correspond exactement à la manière dont vous devez les déclarer. L’Inde est, par comparaison, le cas simple : un seul taux de TDS se déclenche, un seul enregistrement apparaît.
Gérées par le moteur, créées à la comptabilisation
Comme les enregistrements d’audit côté taxe, les Transactions de retenue à la source sont créées par le moteur lorsque la facture est comptabilisée — vous ne les ajoutez pas manuellement, et tant que la facture est en brouillon, la retenue n’existe que sous forme d’aperçu à l’écran. À la comptabilisation, elles sont cumulées dans le Montant de retenue de chaque ligne de facture et dans la retenue totale de la facture, ce qui fait du solde dû le montant net.
Le cycle de vie suit celui de la facture. Décomptabilisez la facture et ses Transactions de retenue à la source sont supprimées et les montants des lignes remis à zéro, de même que les enregistrements de taxe et les écritures comptables ; comptabilisez-la à nouveau et tout est recalculé selon les règles en vigueur. Une correction n’est donc jamais une modification d’une Transaction de retenue à la source — c’est une modification de la facture (la règle, la classification du fournisseur, la ligne) suivie d’une nouvelle comptabilisation.
Reporting et reversement
Les Transactions de retenue à la source sont la base des deux obligations que vous avez envers l’administration fiscale :
| Besoin | Comment les enregistrements y répondent |
|---|---|
| Déclarations périodiques (par ex. déclarations de TDS) | Regroupez les transactions par section et par période pour totaliser les montants retenus, par fournisseur |
| Reversement | Le total retenu sur une période correspond au montant que vous versez à l’administration fiscale — ce qui solde le compte Retenue à la source à payer |
| Certificats fournisseurs | Les montants retenus de chaque fournisseur justifient le certificat que vous lui délivrez |
Le reversement lui-même est un paiement effectué selon votre calendrier déclaratif habituel — débit Retenue à la source à payer, crédit banque — et les Transactions de retenue à la source de la période constituent les documents de travail derrière ce montant unique. En Inde, ce cycle est généralement mensuel, avec des déclarations trimestrielles et un certificat (tel que le formulaire 16A, qui porte le Code d’article de la règle) remis à chaque fournisseur ; les autres juridictions diffèrent par la fréquence, mais pas par la structure.
Où les consulter
Les Transactions de retenue à la source apparaissent dans la vue Retenue à la source de la facture comptabilisée — un enregistrement par montant retenu, chacun traçable jusqu’au taux et à la ligne exacts — et alimentent les totaux de retenue de la facture. Pour le travail de période, établissez un rapport sur ces enregistrements regroupés par section, fournisseur et période — cette vue constitue votre déclaration. (La retenue côté ventes est enregistrée différemment, au moyen des encaissements — voir Retenue à la source côté ventes (via l’encaissement).)
Pour aller plus loin
- Retenue à la source côté achats (TDS sur les factures) — le processus qui crée ces enregistrements.
- Règles et taux de retenue à la source — les règles derrière chaque transaction.
- Comprendre la retenue à la source — les notions que traduisent ces enregistrements.
- Exonérations de retenue à la source — pourquoi certains paiements n’ont aucun enregistrement.
Questions fréquentes
Non — ce sont des enregistrements côté achats (l’impôt que vous retenez). La retenue côté ventes (lorsque le client pratique une retenue sur le paiement qu’il vous verse) est enregistrée, elle, au moyen d’encaissements de type « Retenue reçue ».
Elles sont gérées par le moteur — pour modifier un montant retenu, décomptabilisez la facture, corrigez ce qui a déterminé le calcul (la règle, la classification du fournisseur, la ligne), puis comptabilisez-la à nouveau ; le moteur recrée les enregistrements. Le total de la retenue, le net à payer et le grand livre restent ainsi cohérents.
Toujours dans la devise de la facture — même lorsque le seuil de la règle était libellé dans une autre devise pour la comparaison. Ce que vous avez retenu sur une facture en dollars est un montant en dollars ; la conversion n’a jamais servi qu’à déterminer si la règle s’appliquait.
Non. Les écritures comptables peuvent porter une taxe sur les ventes ou sur les achats (voir Comment la taxe est calculée sur un document), mais la retenue ne s’applique qu’aux factures d’achat. Si vous devez enregistrer une retenue en dehors d’une facture, il s’agit d’une écriture manuelle sur le compte Retenue à la source à payer — sans enregistrement d’audit du moteur ; privilégiez donc le processus de la facture.
Établissez un rapport sur les Transactions de retenue à la source, regroupées par section et par période (et par fournisseur). Les totaux correspondent à ce que vous déclarez et reversez ; chaque enregistrement renvoie à sa facture et à son taux pour vérification.
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