Comprendre les bons de commande
Un bon de commande (BC) est la promesse d’achat formelle de votre entreprise : nous commandons ces articles, à ces prix, auprès de ce fournisseur. Il intervient avant toute facture et tout paiement — et c’est précisément ce qui fait sa force. Le bon de commande engage le budget avant que l’argent ne soit dépensé, fournit à la réception une liste de contrôle de ce qui doit arriver et donne à l’équipe des comptes fournisseurs une référence pour vérifier chaque facture fournisseur. Cet article explique le cycle de vie du bon de commande dans REDA Financials et la façon dont les commandes sont liées aux budgets, aux marchandises, aux immobilisations et aux factures.
Accès requis. Tout ensemble d’autorisations REDA Financials permet de consulter les bons de commande ; les créer, les modifier et les comptabiliser exige l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables et responsables des comptes fournisseurs) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de les consulter, mais pas de les modifier.
Exemple concret : la rénovation du hall d’entrée
Meridian Properties US LLC a rénové le hall d’entrée de sa tour de New York. L’équipe immobilière a établi un bon de commande auprès d’Apex Construction Co comportant deux lignes : les travaux de construction (48 000 $) et quatre équipements d’accueil (5 000 $ chacun). Engagement total : 68 000 $.
Le cycle de vie du bon de commande
| Étape | Ce qui se passe |
|---|---|
| 1. Brouillon | Vous constituez la commande : fournisseur, livraison prévue, lignes avec quantités et prix. Tout est modifiable ; rien n’est engagé. |
| 2. Comptabilisé | La commande est émise. Les lignes sont verrouillées (plus aucune modification sans réouverture), le budget est engagé (si le bon de commande est lié à un budget) et le bon de commande peut être envoyé au fournisseur au format PDF. L’approbation fonctionne comme pour les factures : la comptabilisation exige un Statut d’approbation Approuvé ou Non requise — le bouton Soumettre pour approbation lance le circuit de validation de votre organisation. |
| 3. Réception | Les marchandises ou les services arrivent — parfois en une seule fois, parfois en plusieurs fois. Chaque réception met à jour le Statut de réception : Non réceptionné → Partiellement réceptionné → Entièrement réceptionné. |
| 4. Facturation | Les factures fournisseur arrivent et sont rapprochées des lignes du bon de commande — jamais au-delà de ce qui a été réceptionné et pas encore facturé. |
| 5. Annulé (si nécessaire) | L’annulation d’un bon de commande comptabilisé libère son engagement budgétaire et enregistre définitivement un motif d’annulation. |
Les totaux cumulés qui racontent l’histoire
Un bon de commande comptabilisé assure son propre suivi grâce à trois montants que vous pouvez lire d’un coup d’œil dans le panneau de surbrillance :
- Montant net total — l’engagement : tout ce qui a été commandé, après remises. (68 000 $ ici.)
- Solde total à réceptionner — ce qui n’est pas encore arrivé. (0,00 $ — Apex a tout livré.)
- Solde total à facturer — ce qui est arrivé mais n’a pas encore été facturé. (20 000 $ — Apex n’a pour l’instant facturé que les travaux de construction.)
Lorsque les deux soldes atteignent zéro, l’histoire du bon de commande est terminée : tout ce qui a été commandé est arrivé, et tout ce qui est arrivé a été facturé.
Contrôle budgétaire : la dépense est vérifiée avant d’avoir lieu
Liez un bon de commande à un budget et REDA Financials le fait respecter au moment de la comptabilisation. Chaque ligne du bon de commande consomme le budget disponible sur la ligne budgétaire correspondante ; si une ligne devait porter la dépense au-delà du montant disponible, la comptabilisation est bloquée — le champ Contrôle budgétaire vous indique où vous en êtes (l’exemple ci-dessus affiche Sans budget car ce bon de commande n’était pas lié à un budget). Les administrateurs peuvent lever un blocage dans des cas exceptionnels avec Contourner les contrôles budgétaires.
L’astuce réside dans ce qui se passe ensuite : lorsqu’une facture rapprochée est comptabilisée, le montant engagé se convertit en dépense réelle — le solde disponible du budget ne compte pas deux fois le même montant. Le mécanisme complet, y compris la fenêtre d’analyse, est décrit dans Analyse budgétaire des bons de commande.
La réception — et l’origine des immobilisations
Cliquez sur Réceptionner les marchandises sur un bon de commande comptabilisé et enregistrez la quantité arrivée pour chaque ligne. Deux choses se produisent :
- La quantité réceptionnée de la ligne et le Statut de réception du bon de commande sont mis à jour — les livraisons partielles sont tout à fait normales.
- Les lignes marquées Créer une immobilisation génèrent automatiquement des enregistrements d’immobilisation — un par unité réceptionnée — au statut En construction. C’est ainsi que sont nées les quatre immobilisations d’équipement d’accueil de Meridian (visibles dans l’onglet Immobilisations du bon de commande), prêtes à être capitalisées une fois la facture finale comptabilisée.
Procédure complète : Réceptionner des lignes de bon de commande (immobilisations).
Rapprochement des factures : le rapprochement à trois voies
Lorsque la facture de 48 000 $ d’Apex Construction est arrivée, le comptable fournisseurs de Meridian l’a rapprochée de la ligne de construction du bon de commande. REDA Financials vérifie chaque rapprochement :
- Quantité : vous ne pouvez pas facturer plus que ce qui a été réceptionné et pas encore facturé. Une facture portant sur des marchandises jamais arrivées est bloquée net.
- Prix : le prix unitaire de la ligne de facture doit correspondre à celui de la ligne du bon de commande.
- Tolérance : votre entité peut autoriser un petit pourcentage de surfacturation (la Tolérance de surfacturation (%)) pour tenir compte des arrondis et des frais de transport — tout ce qui le dépasse est bloqué.
Vous pouvez partir de l’un ou l’autre côté : le bouton Nouvelle facture du bon de commande crée une facture pré-remplie (voir Créer une facture d’achat à partir d’un bon de commande), ou bien vous rapprochez une facture existante grâce à son action Rapprocher au bon de commande (voir Rapprochement des lignes bon de commande / facture d’achat).
Une chose qu’un bon de commande ne fait pas
Pour aller plus loin
- Créer un bon de commande — établissez pas à pas le bon de commande de la rénovation du hall.
- Lignes de bon de commande et produits — quantités, prix, affectation aux comptes généraux et l’option Créer une immobilisation.
- Réceptionner des lignes de bon de commande (immobilisations) — enregistrez les livraisons, créez des immobilisations.
- Analyse budgétaire des bons de commande — le contrôle budgétaire en détail.
- Créer une facture d’achat à partir d’un bon de commande — transformez la commande en facture en un clic.
Questions fréquentes
Un bon de commande comptabilisé est un engagement émis — le fournisseur a peut-être déjà commencé à l’exécuter, et du budget a été engagé sur celui-ci. Pour modifier la commande, remettez-la au statut Brouillon, modifiez-la, puis comptabilisez-la à nouveau (une nouvelle approbation peut être requise, selon les règles de votre organisation).
Vous facturez plus que ce qui a été réceptionné et pas encore facturé sur cette ligne. Vérifiez deux choses : la réception a-t-elle bien été enregistrée (Réceptionner les marchandises) ? Une partie de cette ligne a-t-elle déjà été facturée sur une facture antérieure ? Le Solde à facturer du bon de commande indique exactement ce qui reste facturable.
Non — le lien Budget est facultatif (le bon de commande de l’exemple affiche Contrôle budgétaire : Sans budget). Mais lorsqu’un budget est lié, ses contrôles s’appliquent automatiquement, et vos rapports budgétaires offrent une visibilité sur l’engagé par rapport au réel. De nombreuses organisations exigent un budget pour les projets d’investissement et laissent les bons de commande opérationnels courants sans lien budgétaire.
La fenêtre Réceptionner les marchandises ne vous permet pas d’enregistrer plus que ce qui a été commandé — elle s’arrête sur un message indiquant la ligne où la quantité reçue dépasse la quantité commandée. Réglez d’abord les véritables surlivraisons avec le fournisseur (renvoyez l’excédent ou modifiez la commande pour qu’elle corresponde à la réalité), puis enregistrez la réception. Le rapprochement des factures protège le paiement de la même manière : les factures sont vérifiées par rapport aux quantités réceptionnées et non facturées et à la tolérance de votre entité.
Oui — Nouvelle facture sur le bon de commande crée une facture d’achat pré-remplie avec le fournisseur et les lignes facturables, déjà rapprochées. Vous vérifiez, ajustez selon ce que le fournisseur a réellement facturé, puis comptabilisez. Voir Créer une facture d’achat à partir d’un bon de commande.
Cet article vous a-t-il été utile ?