Écritures comptables récurrentes
Chaque mois, les mêmes 2 500 $ d’assurance payée d’avance passent en charges. Chaque mois, quelqu’un pourrait saisir cette écriture — ou un modèle récurrent pourrait la générer selon un calendrier, parfaitement, indéfiniment. Les modèles récurrents sont la même fonctionnalité qui automatise les factures de vente récurrentes ; appliqués aux écritures comptables, ils automatisent le rythme régulier de la comptabilité de fin de période.
Accès nécessaire. Créer et planifier des modèles récurrents nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 peuvent consulter les modèles, mais ni les créer ni les planifier.
Mettre en place un modèle
Créez le modèle avec Type de document = Écriture comptable
Depuis l’onglet Modèles récurrents. Choisissez l’entité et — facultativement — un Type d’écriture pour les écritures générées (Ajustement pour un schéma de provision mensuelle, par exemple) ; laissé vide, les écritures générées portent le type Récurrent. Le type de document se verrouille une fois enregistré.
Ajoutez des lignes de modèle équilibrées
Les lignes portent le Compte général, le Débit ou le Crédit, un Centre de coûts facultatif, un Compte, une Entité de ligne qui remplace celle de l’en-tête (oui — les écritures intersociétés récurrentes fonctionnent) et des descriptions. Le modèle impose la même discipline qu’une véritable écriture : « Le débit total (…) doit être égal au crédit total (…) », et un modèle actif exige au moins une ligne.
Planifiez-le et passez-le en Actif
Fréquence (de quotidienne à annuelle), Date de début et une fin — par date, par nombre d’occurrences, ou sans fin. Décidez de la Comptabilisation auto : désactivée, chaque exécution crée un Brouillon à relire ; activée, l’écriture générée se comptabilise immédiatement — réservez cela aux montants qui ne varient jamais.
Le modèle, champ par champ
| Champ | Ce qu’il contrôle |
|---|---|
| Type de document | Écriture comptable pour l’objet de cet article (la même fonctionnalité de modèle génère aussi des factures et des commandes). Verrouillé après l’enregistrement : « Le type de document ne peut pas être modifié une fois un modèle récurrent enregistré. » |
| Type d’écriture | Le Type apposé sur les écritures générées — Ajustement pour les schémas de provision de fin de période, Intersociétés pour les refacturations entre entités. Laissé vide, les écritures générées portent le type Récurrent. |
| Entité / Grand livre | Les livres dans lesquels s’inscrivent les écritures générées. |
| Fréquence | Quotidienne · Hebdomadaire · Bimensuelle · Mensuelle · Trimestrielle · Semestrielle · Annuelle. |
| Date de début / Date de fin / Occurrences | Quand le rythme commence et comment il s’arrête — par date, par nombre, ou sans fin. |
| Date de prochaine exécution / Date de dernière exécution / Nombre de générés | Le suivi propre au modèle — où en est le calendrier, tenu à jour automatiquement. |
| Comptabilisation auto | Désactivée : chaque exécution livre un Brouillon à relire. Activée : l’écriture générée se comptabilise immédiatement. |
| Description / Référence | Reportés sur chaque écriture générée. |
Les lignes de modèle reflètent les lignes d’écriture : Compte général, Débit ou Crédit, Compte facultatif (client/fournisseur), Centre de coûts, Description — et une Entité au niveau de la ligne qui remplace celle de l’en-tête, ce qui rend possibles les écritures comptables intersociétés récurrentes.
Les règles que respectent les modèles
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Un modèle récurrent d’écriture comptable actif doit avoir au moins une ligne. » | Un modèle vide ne peut rien générer — ajoutez les lignes avant de l’activer. |
| « Le débit total (…) doit être égal au crédit total (…). Écart : … » | Les modèles imposent l’équilibre dès le départ, de sorte que chaque écriture générée naît équilibrée. |
| « Le type de document ne peut pas être modifié une fois un modèle récurrent enregistré. » | Un modèle d’écriture reste un modèle d’écriture — créez-en un nouveau pour un autre type de document. |
| « Aucune période comptable ouverte trouvée pour la date de génération et l’entité. » | Une exécution est tombée dans une période qui n’existe pas encore ; cette exécution échoue proprement et est journalisée. Générez la période et l’exécution suivante se déroule. |
Chaque exécution
- Crée une écriture nommée d’après le modèle (« <Modèle>-3 »), datée de la date de génération, dans la période à laquelle cette date correspond, avec les lignes copiées du modèle.
- La relie au modèle — la liste des documents générés du modèle constitue l’historique complet.
- Avance la Date de prochaine exécution, incrémente le Nombre de générés et se désactive lui-même lorsque la condition de fin est atteinte.
- Avec la Comptabilisation auto activée, l’écriture franchit immédiatement tous les contrôles de comptabilisation ; un échec défait toute la génération et est journalisé pour l’administrateur.
La génération est effectuée par le planificateur de transactions récurrentes que votre administrateur exécute (cadence et journaux dans la Console d’administration financière) : Lot de transactions récurrentes.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Comptabilisation auto sur un schéma à montant variable | Le chiffre du modèle se comptabilise au grand livre à chaque période, juste ou faux | La Comptabilisation auto est réservée aux montants qui ne varient jamais ; sinon, laissez chaque exécution livrer un Brouillon pour la modification du seul chiffre qui change |
| Oublier de créer les périodes de l’année suivante | L’exécution de janvier échoue (« Aucune période comptable ouverte trouvée… ») et attend | Demandez à l’administrateur de générer les périodes de la nouvelle année avant le changement d’année |
| S’attendre à ce que les provisions générées s’extournent d’elles-mêmes | La Date d’extourne est une décision propre à chaque écriture — le modèle n’en définit pas | Relisez chaque brouillon d’Ajustement généré, donnez-lui sa Date d’extourne, puis comptabilisez |
| Retirer un modèle en le supprimant | L’historique de génération et la traçabilité disparaissent avec lui | Mettez-le en pause via Statut = Brouillon, ou laissez la Date de fin / le nombre d’occurrences le retirer — l’historique reste |
| Un seul modèle pour un travail « à peu près mensuel » | Les écritures qui exigent un jugement à chaque période sont générées sans lui | Les modèles pour le rythme régulier ; le clonage pour les quasi-répétitions |
Pour aller plus loin
- Extourner des écritures comptables — à associer aux modèles de type Ajustement pour des provisions qui se résorbent d’elles-mêmes.
- Cloner une écriture comptable — la répétition sans calendrier.
- Lot de transactions récurrentes — la mécanique.
Questions fréquentes
Définissez le Type d’écriture du modèle sur Ajustement et donnez à chaque écriture générée sa Date d’extourne lorsque vous relisez le brouillon — le lot d’extourne automatique s’occupe du reste. (Une boucle provision-extourne entièrement automatique exige cette unique intervention manuelle par cycle, à dessein : la date d’extourne est une décision propre à chaque écriture.)
Cette exécution échoue proprement et est journalisée (« Aucune période comptable ouverte trouvée pour la date de génération et l’entité. ») — générez la période et l’exécution suivante se déroule. Rien n’est laissé à moitié créé.
Remettez son Statut sur Brouillon pour le mettre en pause (réactivez-le à tout moment) ; laissez-le atteindre sa Date de fin ou son nombre d’occurrences pour le retirer. Dans les deux cas, l’historique reste sur le modèle.
Oui — les écritures générées sont des écritures comptables ordinaires. Les brouillons se modifient librement (c’est le workflow de relecture) ; les écritures comptabilisées suivent le parcours habituel rouvrir, corriger, recomptabiliser. Dans les deux cas, le lien vers le modèle est conservé.
Le nom du modèle suivi d’un numéro d’exécution — « Amortissement mensuel de l’assurance-3 » pour la troisième exécution — datées de la date de génération, dans la période à laquelle cette date correspond. La liste des documents générés du modèle les rassemble toutes, de sorte que l’historique complet est à un clic.
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