Configurer un fournisseur
Un fournisseur est un compte auprès duquel vous achetez. Sa configuration ressemble beaucoup à celle d’un client, avec une dimension supplémentaire qu’il vaut la peine de bien comprendre : la retenue à la source. Dans plusieurs pays, lorsque vous payez certains fournisseurs, vous devez retenir une partie du paiement et la reverser à l’administration fiscale pour le compte du fournisseur. C’est sur le compte du fournisseur que vous indiquez à REDA comment procéder. Nous allons configurer Apex Consulting Pvt Ltd, un cabinet de conseil indien dont les honoraires sont soumis au TDS — l’exemple idéal pour voir ces champs en action.
Accès requis. Un compte fournisseur est l’enregistrement Compte standard de Salesforce ; les fournisseurs sont donc généralement configurés par les utilisateurs disposant de l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 ou par un Accounting Admin v2. L’autorisation de créer ou de modifier le compte lui-même provient de l’accès de votre profil Salesforce à l’objet Compte, et non des ensembles d’autorisations financiers de REDA.
Pas à pas — Apex Consulting Pvt Ltd
Ouvrez le compte et définissez le Type financier sur Fournisseur
Saisissez le nom et l’adresse de la société. La valeur Fournisseur rend le compte utilisable sur les factures d’achat, les décaissements, les avoirs fournisseur et les bons de commande — et l’exclut des recherches côté ventes. Utilisez la raison sociale exacte du fournisseur, telle qu’elle figure sur ses factures : la capture des factures par OCR de REDA associe les factures numérisées aux fournisseurs par leur nom ; un nom fidèle garantit donc des correspondances automatiques.
Définissez le Territoire et la Juridiction fiscale sur Inde
Le Territoire regroupe le fournisseur pour le reporting ; la Juridiction fiscale indique au moteur de taxes où il est établi.
Saisissez le Numéro d’immatriculation fiscale (GSTIN)
Le numéro de GST d’Apex, par ex. 27AAAAA0000A1Z5 — nécessaire pour votre crédit de taxe déductible et imprimé sur les documents.
Saisissez l’ID du contribuable / PAN
Le PAN du fournisseur, par ex. ABCDE1234F. C’est un point capital pour les fournisseurs : il conditionne le taux de retenue. Lorsque l’ID du contribuable est vide, REDA n’applique que les taux de retenue marqués Sans identifiant fiscal — les taux par défaut pénalisants que la loi fiscale réserve aux bénéficiaires non documentés — au lieu des taux normaux. Renseignez-le toujours.
Définissez la Classification du bénéficiaire sur Société
Société / Personne physique / non-résident. Elle sélectionne la bonne tranche de taux — par ex., en Inde, la section 194C est à 2 % pour une société mais à 1 % pour une personne physique, et une classification non-résident fait appliquer les règles propres aux non-résidents, comme la section 195. Si elle est laissée vide, REDA traite le bénéficiaire comme une société. Apex est une société.
Choisissez le Profil fiscal de partie
Le comportement fiscal du fournisseur (une entreprise indienne immatriculée). Le moteur de taxes l’utilise de la même manière que pour les clients.
Définissez la Règle de retenue à la source (achats) sur India TDS 194J
La section 194J couvre les honoraires professionnels (10 % ; la variante pour services techniques est à 2 %). Cette règle se renseigne automatiquement sur les nouvelles factures d’achat d’Apex et pilote le calcul. (Laissez-la vide pour les fournisseurs sur lesquels vous ne pratiquez pas de retenue.)
Enregistrez les exonérations de retenue, le cas échéant
Si Apex détient un certificat de non-retenue au titre de la section 197, cochez Exonéré de retenue (achats), enregistrez la référence du certificat et renseignez la date Validité d’exo. de retenue (achats). REDA ne retient alors rien tant que le certificat est valide — et revient automatiquement au taux standard dès que la date de facture dépasse sa date d’expiration.
Définissez la Condition de paiement par défaut
Ici, 2/10 Net 30 : échéance à 30 jours, avec un escompte de 2 % si vous payez sous 10 jours. Voir Conditions de paiement. (Si aucune condition n’est définie nulle part, REDA applique par défaut un délai générique de 30 jours.)
Définissez la Langue du PDF / les Paramètres régionaux du PDF, activez Financièrement actif, puis enregistrez
Pour Apex : en / en_IN. Financièrement actif confirme que le compte est ouvert aux opérations.
Le résultat — enregistrez une facture, la retenue est gérée
Vous recevez d’Apex une facture de conseil de ₹100 000. Sélectionnez le fournisseur sur une facture d’achat : REDA reprend la condition de paiement, le traitement fiscal et la règle TDS 194J — puis calcule les 10 % (₹10 000) à retenir. La comptabilisation sépare ce que vous devez au fournisseur de ce que vous devez à l’administration fiscale :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Honoraires (charge) | 100 000 | |
| Fournisseurs (dû à Apex) | 90 000 | |
| TDS / retenue à la source à payer (due à l’administration fiscale) | 10 000 |
Vous paierez ₹90 000 à Apex et reverserez ₹10 000 au titre du TDS — et comme vous avez saisi le PAN, c’est bien le taux correct de 10 %, et non le taux pénalisant sans PAN. Ni le taux, ni la règle, ni la répartition n’ont été saisis à la main : tout provient du compte du fournisseur. Le formulaire affiche un aperçu de la retenue en temps réel pendant la saisie, mais les montants ne sont réellement inscrits dans les comptes qu’à la comptabilisation de la facture — la dette envers le fournisseur est créditée nette de la retenue, la part retenue étant créditée au compte de retenue à payer de l’entité. (Ce compte se définit sur l’entité ; la comptabilisation est bloquée avec un message explicite s’il est manquant. Tout le mécanisme est détaillé dans Retenue à la source côté achats (TDS sur les factures).)
Quelques points à ne pas manquer
- Type financier = Fournisseur (ou Client et fournisseur), sinon le compte n’apparaîtra pas sur les documents d’achat.
- Saisissez le PAN / l’identifiant fiscal — s’il est vide, le taux par défaut pénalisant s’applique.
- Choisissez la règle de retenue adaptée à l’activité du fournisseur — 194C (entrepreneurs), 194J (honoraires professionnels), etc. Une mauvaise règle retient au mauvais taux.
- Renseignez toujours le certificat d’exonération et sa date de validité lorsque vous cochez Exonéré de retenue (achats) — c’est indispensable pour l’audit, et la date de validité vous maintient en conformité lorsque le certificat expire.
Pour aller plus loin
- Créer une facture d’achat — enregistrez la première facture de votre nouveau fournisseur.
- Grand livre fournisseur — tout ce que vous lui devez et lui avez payé, au même endroit.
- Retenue à la source côté achats (TDS sur les factures) — seuils, bases, certificats et reversement.
- Présentation de l’OCR — envoyez par e-mail la facture PDF d’un fournisseur et laissez REDA préparer la facture d’achat.
Questions fréquentes
Oui — laissez vides la Règle de retenue à la source et les champs d’exonération. Pour un fournisseur sur lequel vous ne pratiquez pas de retenue, il suffit du Type financier, du Territoire, de la Juridiction fiscale, d’un Profil fiscal de partie et d’une condition de paiement.
Le Numéro d’immatriculation fiscale (GSTIN/TVA) sert à la conformité en matière de taxe sur les ventes / TVA et aux crédits de taxe déductible. L’ID du contribuable / PAN sert à la retenue à la source — il détermine le taux de retenue. Un fournisseur peut avoir les deux, et ce sont des numéros différents.
Cochez Exonéré de retenue (achats), saisissez la référence du certificat et renseignez Validité d’exo. de retenue (achats) avec la date d’expiration du certificat. REDA cesse toute retenue tant que le certificat est valide, puis reprend automatiquement le taux standard — nul besoin de noter un rappel dans votre agenda. (L’exonération est totale ou nulle : pour un certificat de retenue réduite, configurez plutôt une règle de retenue au taux du certificat.)
Un seul. Définissez le Type financier sur Client et fournisseur et renseignez à la fois les champs de vente et les champs d’achat. Vous pourrez alors lui adresser des factures et recevoir les siennes depuis le même enregistrement.
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