Créer une écriture comptable
Le contrôleur de gestion de Meridian doit transférer 1 150 $ de frais de sécurité vers le compte de réparations — enregistrés au mauvais endroit le mois dernier. C’est l’écriture classique à deux lignes. Voici le formulaire, de haut en bas.
Accès requis. Créer, modifier et comptabiliser des écritures comptables nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les écritures, mais pas de les créer ni de les comptabiliser.
L’en-tête
Entité et date
Les livres de qui, et quand. La Date d’écriture détermine automatiquement la période comptable — datez l’écriture au moment où l’événement a eu lieu, pas au moment où vous la saisissez. Le Nom de l’écriture comptable reste grisé : le numéro provient de la séquence de documents de l’entité à l’enregistrement.
Type
Standard pour des corrections comme celle-ci. Choisissez Ajustement pour les régularisations de fin de période — le formulaire exigera alors une Date d’extourne (voir Extourner des écritures comptables).
Référence et description
La description est le témoignage de l’écriture — dans un an, « Reclassement des frais de sécurité vers les réparations — juillet » répond à l’auditeur avant qu’il ne pose la question. Meridian saisit aussi une référence (RECLASS-2026-07) pour le renvoi vers les dossiers de travail.
Ce que le système renseigne pour vous
| Champ | Comment il est déterminé | Pouvez-vous le modifier ? |
|---|---|---|
| Nom de l’écriture comptable | Numéro suivant de la séquence de documents Écriture comptable de l’entité (Meridian : MJE001001, MJE001002…) ; le formulaire affiche l’indication Attribué automatiquement | Non, lorsqu’une séquence existe — « Le numéro de document est attribué automatiquement par la séquence configurée et ne peut pas être modifié. » Sans séquence, vous saisissez le numéro, et « Un document avec ce numéro existe déjà pour cette entité. Les numéros de document doivent être uniques par entité. » protège contre les doublons. |
| Période comptable | À partir de la Date d’écriture ; recalculée si vous changez la date d’un brouillon ou videz le champ | Oui, mais elle doit contenir la date d’écriture et appartenir au territoire de l’entité. S’il n’en existe aucune : « Aucune période comptable trouvée pour la date d’écriture …. Veuillez vous assurer qu’une période comptable existe pour cette date. » |
| Grand livre | Le Grand livre par défaut de l’entité, renseigné lorsque le champ est vide ou lorsque vous changez l’Entité | Oui, vers un autre grand livre actif |
| Type | Standard par défaut | Oui — sauf D’extourne, réservé aux véritables extournes |
| Taux de change (multidevise) | Renseigné automatiquement à la comptabilisation de l’écriture, à partir des tables de taux à la date d’écriture | Selon la configuration — la plupart des utilisateurs n’y touchent jamais |
Les lignes
Ligne 1 — où va la valeur
Compte général : Réparations et entretien — Bâtiments. Débit : 1 150,00. Chaque ligne ne prend qu’un seul côté — saisissez un débit ou un crédit, toujours positif ; l’autre champ est ignoré sur la ligne.
Ligne 2 — d’où elle vient
Compte général : le compte de charges de sécurité. Crédit : 1 150,00. Le panneau d’équilibre passe au vert : Différence 0,00 $. Facultatif par ligne : un Centre de coûts (dimension), un Compte (le client ou le fournisseur que la ligne concerne) et sa propre description. + Ajouter une ligne pour les écritures qui en nécessitent plus de deux.
Enregistrer le brouillon ou Comptabiliser
Enregistrer le brouillon la met de côté sans conséquence ; Comptabiliser enregistre et comptabilise en une seule étape atomique — si la comptabilisation échoue à ses contrôles, rien n’est laissé à moitié enregistré. La comptabilisation écrit une transaction comptable par ligne. (Liste complète des contrôles dans Comptabiliser et décomptabiliser des écritures.)
À quoi ressemble le reclassement de Meridian une fois comptabilisé
L’écriture terminée — MJE001003, référence RECLASS-2026-07 — transfère les 1 150 $ en une paire équilibrée :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Réparations et entretien — Bâtiments | 1 150,00 $ | |
| Compte de charges de sécurité | 1 150,00 $ | |
| Total | 1 150,00 $ | 1 150,00 $ |
Le total général des charges est inchangé — la valeur a été déplacée entre comptes de charges, ce qui est exactement la définition d’un reclassement. En cas de succès, la notification indique « Écriture comptable comptabilisée avec succès. » (ou « Écriture comptable enregistrée en brouillon. » pour le bouton plus prudent), et la liste Transactions comptables de l’écriture affiche une ligne de grand livre par ligne d’écriture.
Si le formulaire vous bloque
Les messages sont précis, et chacun indique sa propre solution :
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Chaque ligne d’écriture comptable doit avoir exactement un seul des champs Débit ou Crédit renseigné avec un montant positif. » | Une ligne a les deux côtés, aucun, ou un montant négatif. Un seul côté par ligne, toujours positif. |
| « Le total des débits doit être égal au total des crédits avant la comptabilisation. » | Vérifiez la Différence dans le panneau — l’infobulle du bouton Comptabiliser (« Les débits doivent être égaux aux crédits avant la comptabilisation ») vous dit la même chose. |
| « Le compte général est obligatoire sur chaque ligne d’écriture comptable. » | Il manque le compte sur une ligne — chaque débit et chaque crédit doit avoir une destination. |
| « Le compte général est inactif et ne peut pas recevoir de nouvelles comptabilisations. Sélectionnez un compte général actif ou contactez votre administrateur. » | Le compte a été désactivé ; choisissez-en un actif. |
| « Ce compte général appartient à une autre entité. Utilisez un compte général global (sans restriction d’entité) ou un compte affecté à la même entité que cette ligne. » | Le compte est rattaché au plan comptable d’une autre société. |
| « Ce centre de coûts appartient à une autre entité. Utilisez un centre de coûts global (sans restriction d’entité) ou un centre affecté à la même entité que ce document. » | Même discipline, version dimension. |
| « Le compte est inactif. Supprimez la référence au compte ou sélectionnez un compte actif. » | Le client ou le fournisseur indiqué sur une ligne est désactivé. |
| « La date de l’écriture doit être comprise dans la période comptable sélectionnée. Corrigez la date ou videz le champ Période comptable pour que le système la dérive automatiquement. » | Corrigez la date, ou videz la période et laissez-la se recalculer. |
| « Aucune période comptable trouvée pour la date d’écriture …. Veuillez vous assurer qu’une période comptable existe pour cette date. » | La période n’existe pas encore ; un administrateur la génère. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | Faites plutôt ceci |
|---|---|---|
| Saisir un montant négatif pour signifier « l’autre côté » | La ligne est refusée ; un signe moins est un crédit déguisé | Mettez le montant dans l’autre colonne |
| Charger un CSV par-dessus des lignes à moitié saisies | Le chargement remplace toutes les lignes de la grille — l’avertissement est sérieux | Terminez dans le tableur et chargez une seule fois ; ou saisissez tout à la main |
| Remettre la Description à plus tard | « Plus tard » n’arrive jamais, et l’écriture comptabilisée se verrouille avec son silence | Rédigez le témoignage avant de comptabiliser — quoi, quelle période, pourquoi |
| Choisir la Période comptable à la main | Une période non concordante est refusée ; une période du mauvais territoire aussi | Renseignez la Date d’écriture et laissez la période se déterminer d’elle-même |
| Utiliser une écriture pour ce qui dispose d’un document | Le grand livre auxiliaire perd la balance âgée, l’imputation et le traitement des taxes | Les factures d’achat, les factures de vente et les paiements passent par leurs propres écrans |
Pour aller plus loin
- Lignes d’écriture (débit et crédit) — toutes les règles qu’une ligne respecte.
- Comptabiliser et décomptabiliser des écritures — ce que fait réellement Comptabiliser.
- Cloner une écriture comptable — le raccourci pour une écriture similaire.
Questions fréquentes
Les entités dotées d’une séquence de documents pour les écritures comptables attribuent les numéros automatiquement et les verrouillent (« Le numéro de document est attribué automatiquement par la séquence configurée et ne peut pas être modifié. »). La numérotation sans rupture est une fonction d’audit, pas une limitation.
Absolument — autant de lignes que nécessaire, tant que l’ensemble de l’écriture est équilibré. Une écriture de paie peut débiter cinq comptes de charges et créditer deux comptes de passif dans un même document.
Celle de la période corrigée, si elle est encore ouverte — une erreur de juin corrigée en juin garde les rapports de juin exacts. Si les comptes de cette période sont clôturés, datez-la dans la période ouverte en cours ; des comptes clôturés ne sont jamais réécrits (les contrôles de comptabilisation l’imposent).
Un lien facultatif vers le client ou le fournisseur que la ligne concerne — il associe un tiers à la ligne du grand livre pour le reporting. Il ne crée pas de document client ou fournisseur ; les soldes des grands livres auxiliaires proviennent toujours des factures et des paiements.
Le bouton Comptabiliser enregistre et comptabilise en une seule étape tout-ou-rien : si un contrôle de comptabilisation échoue, rien n’est validé — ni brouillon orphelin, ni lignes à moitié enregistrées. Corrigez le problème signalé et cliquez de nouveau sur Comptabiliser, ou utilisez Enregistrer le brouillon pour mettre d’abord votre travail de côté.
Les administrateurs peuvent étendre le formulaire : des champs d’en-tête et des colonnes de ligne supplémentaires (champs de taxe, liens bancaires, dimensions personnalisées) peuvent être activés par organisation. Le noyau — Compte général, Débit, Crédit, Compte, Centre de coûts, Description — est toujours présent ; le reste reflète votre configuration.
Accounting Controller et Accounting Admin — les écritures s’inscrivent directement dans le grand livre, elles restent donc entre les mains des personnes responsables des comptes. Les utilisateurs AP, AR et Read Only peuvent consulter les écritures comptables, mais ni les créer ni les modifier.
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