Retenue à la source côté achats (TDS sur les factures)
La retenue côté achats est le cas courant : c’est vous qui retenez un impôt sur un paiement à un fournisseur — un sous-traitant indien (TDS 194C), un prestataire de services brésilien (IRRF), un non-résident — et qui le reversez à l’administration fiscale pour son compte. Cet article suit une facture de sa saisie jusqu’à son paiement.
Accès nécessaire. Saisir et comptabiliser des factures avec retenue nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les factures, mais pas de les comptabiliser ; la configuration des règles de retenue sous-jacentes est une tâche d’Accounting Admin ou de Controller.
Le processus, de bout en bout
Les contrôles (pourquoi la retenue peut ne pas s’appliquer)
Pour chaque ligne, le moteur exécute une série de vérifications dans l’ordre — chacune peut désactiver la retenue pour cette ligne, avec son propre motif :
| Contrôle | Retenue ignorée lorsque… |
|---|---|
| Interrupteur général | Le champ Retenue activée (achats) de l’entité est désactivé — rien n’est calculé du tout |
| Règle déterminée | Aucune règle sur la ligne (Remplacement de règle de retenue) ni sur le compte du fournisseur — la ligne est traitée comme exonérée |
| Exonération | Le fournisseur est marqué exonéré de retenue et la date de la facture se situe dans la période de validité de l’exonération (voir Exonérations de retenue à la source) |
| Date d’effet | La règle n’est pas en vigueur à la date de la facture |
| Périmètre de régime du payeur | Le régime de votre entité est hors du périmètre de la règle (le cas du PCC brésilien) |
| Périmètre de type de bénéficiaire | La classification du fournisseur est hors du périmètre de la règle (Personnes physiques uniquement / Sociétés uniquement / Non-résidents uniquement) |
| Seuil | La ligne est inférieure au seuil par paiement de la règle — comparé dans la devise de la règle, la ligne étant convertie à la date du document lorsque les devises diffèrent |
| Correspondance du taux | Aucun taux de la règle ne correspond à la classification du fournisseur |
Un contrôle fonctionne en sens contraire : une règle dont le Côté applicable est Ventes ne peut pas du tout être utilisée sur une facture d’achat — en attribuer une déclenche une erreur au lieu d’être discrètement ignorée, car il s’agit d’une erreur de configuration et non d’une exonération légitime.
Sur quoi s’applique le pourcentage
La base est le sous-total hors taxes de la ligne — quantité × prix, moins la remise de la ligne. Trois ajustements :
- Les lignes TTC sont d’abord ramenées au hors taxes. Si le prix d’une ligne inclut la taxe, la taxe calculée est déduite avant la retenue, de sorte que la base est véritablement hors taxes.
- Base taxe comprise, sur la règle, réintègre la taxe de la ligne, pour les juridictions qui pratiquent la retenue sur le montant taxes comprises.
- Les lignes nulles ou négatives sont ignorées — la retenue s’applique aux montants effectivement à payer.
La retenue est ensuite égale à base × taux, arrondie à deux décimales au demi supérieur — le même arrondi que celui du moteur de taxes.
Exemple chiffré : une facture de sous-traitant (TDS 194C en Inde)
Vous recevez d’un sous-traitant une facture de 100 000 ₹. Le TDS 194C s’applique au taux de 2 % pour une société (la ligne franchit le seuil de 30 000 ₹ de la section). L’aperçu affiche une retenue de 2 000 ₹ et un net à payer de 98 000 ₹. À la comptabilisation, le grand livre enregistre :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Charge | 100 000,00 ₹ | |
| Comptes fournisseurs (net dû au fournisseur) | 98 000,00 ₹ | |
| Retenue à la source à payer (due à l’administration fiscale) | 2 000,00 ₹ |
La charge de 100 000 ₹ est constatée en totalité ; 98 000 ₹ sont dus au fournisseur ; et 2 000 ₹ restent au compte Retenue à la source à payer jusqu’à ce que vous les reversiez.
Puis le paiement
| Événement | Écriture |
|---|---|
| Payer le sous-traitant | Débit Comptes fournisseurs 98 000 ₹ / Crédit Banque 98 000 ₹ |
| Reverser le TDS à l’administration fiscale | Débit Retenue à la source à payer 2 000 ₹ / Crédit Banque 2 000 ₹ |
Le sous-traitant reçoit 98 000 ₹ et un certificat de TDS pour les 2 000 ₹ retenus, qu’il impute sur son propre impôt.
Remplacements par ligne et taux multiples
Une ligne de facture peut remplacer la règle de retenue par défaut du fournisseur — utile lorsqu’un même fournisseur assure différentes prestations (une facture de sous-traitance relevant de la section 194C, une ligne de conseil distincte relevant de la section 194J). Et lorsqu’une règle comporte plusieurs taux Toujours, plusieurs retenues peuvent s’appliquer simultanément à une même ligne (la logique de sélection des taux est décrite dans Règles et taux de retenue à la source).
Les détails de comptabilisation à connaître
- Un seul compte de destination. Le crédit de retenue est toujours comptabilisé sur le compte Retenue à payer par défaut de l’entité — il peut apparaître sous forme d’un crédit par ligne ou d’un seul crédit consolidé, selon le mode de comptabilisation de votre territoire, mais dans les deux cas le détail par taux et par ligne se trouve dans les enregistrements Transaction de retenue à la source.
- Les avoirs fournisseur jouent en sens contraire. Un avoir fournisseur fonctionne dans le sens opposé — l’avoir débite le compte Retenue à la source à payer, ce qui dénoue la retenue sur les montants crédités.
- La décomptabilisation la supprime. Rouvrir une facture supprime ses Transactions de retenue à la source et remet à zéro les montants de retenue des lignes (ainsi que les enregistrements de taxe et les écritures comptables). La comptabilisation suivante recalcule l’ensemble selon les règles alors en vigueur.
Deux garde-fous de configuration peuvent bloquer une comptabilisation, chacun avec un message précis :
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Impossible de comptabiliser la facture avec retenue à la source : l'entité … n'a pas de compte général de retenue à payer par défaut configuré. Définissez… avant de comptabiliser. » | L’argent retenu doit avoir sa place dans vos livres — votre administrateur définit une fois pour toutes le compte Retenue à payer par défaut de l’entité. |
| « Erreur du moteur de retenue à la source : … » | Le calcul de la retenue lui-même a échoué — le détail joint en indique la raison ; corrigez la configuration qu’il désigne, puis comptabilisez à nouveau. |
Pour aller plus loin
- Comprendre la retenue à la source — les concepts qui sous-tendent la retenue côté achats.
- Règles et taux de retenue à la source — les règles et les taux qui la pilotent.
- Transactions de retenue à la source et reporting — les enregistrements d’audit qu’elle crée.
- Exonérations de retenue à la source — les fournisseurs exclus de la retenue.
- Retenue à la source sur les factures d’achat — la retenue sur une facture d’achat.
Questions fréquentes
Vous voyez un aperçu en direct pendant que vous modifiez la facture — c’est voulu, afin que le net à payer soit visible avant que vous ne validiez quoi que ce soit. Les montants enregistrés sont écrits lors de la comptabilisation : c’est à ce moment que les Transactions de retenue à la source, les montants des lignes et les écritures du grand livre sont créés, et l’info-bulle affichée à l’écran l’indique précisément (« Retenue à la source calculée à l'enregistrement/comptabilisation. »).
Non — la charge est constatée en totalité. La retenue réduit ce que vous payez au fournisseur (la dette fournisseur), le montant retenu devenant une dette envers l’administration fiscale. Le fournisseur reste crédité du montant total grâce à son certificat.
L’un des contrôles l’a écartée : retenue désactivée sur l’entité, aucune règle attribuée, fournisseur exonéré, montant sous le seuil, ou hors du périmètre de la règle (régime / type de bénéficiaire / date d’effet). Parcourez dans l’ordre le tableau des contrôles ci-dessus — et, dans les configurations multidevises, n’oubliez pas que le seuil est comparé dans la devise de la règle.
En reversant les montants retenus à l’administration fiscale à l’échéance — par un paiement (ou une écriture comptable) qui débite Retenue à la source à payer et crédite la banque. Les enregistrements Transaction de retenue à la source étayent votre déclaration.
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