Créer un encaissement
Corvus Consulting LLP, locataire de Meridian Properties, vient de payer son loyer de juin — 9 000 $ par virement ACH, repéré ce matin dans le flux bancaire. Enregistrons-le. Ce pas-à-pas saisit un encaissement à partir de zéro ; si vous préférez partir de la facture elle-même, l’action Recevoir un paiement d’une facture de vente préremplit pour vous l’essentiel de ce formulaire.
Accès requis. La création, la modification et la comptabilisation des encaissements nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Receivable v2 (gestionnaires et responsables des comptes clients) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les encaissements, mais pas de les créer ni de les comptabiliser.
Ouvrir le formulaire
Accédez à l’onglet Encaissements et cliquez sur Nouveau. Le formulaire d’encaissement s’ouvre avec trois boutons en haut à droite — Annuler, Enregistrer le brouillon (conserver un encaissement inachevé sans toucher aux comptes) et Comptabiliser (l’enregistrer en une seule fois). Un panneau Récapitulatif de l’encaissement, à droite, suit le montant au fil de la saisie.
Remplir le formulaire
Laissez le Type sur « Encaissement »
C’est le cas ordinaire de l’argent qui arrive en banque. Les autres types ont leurs propres articles : Retenue reçue et Remboursement.
Choisissez l’Entité — et laissez le formulaire vous aider
Choisissez Meridian Properties US LLC et trois champs se remplissent d’eux-mêmes : la devise (USD), le Compte bancaire (le compte par défaut de l’entité — First National Bank - Operating) et le Compte de trésorerie (le compte général de cette banque). Ne modifiez la banque que si l’argent est réellement arrivé ailleurs.
Choisissez le Client
Corvus Consulting LLP. Le client compte au-delà de la simple tenue des registres : cet encaissement ne pourra jamais être imputé qu’aux factures de ce client.
Date d’encaissement et Montant
La date d’arrivée de l’argent (02/07/2026) et le montant réellement arrivé en banque (9 000,00). La période comptable est attribuée automatiquement à partir de la date — vous la verrez sur l’enregistrement une fois sauvegardé.
Mode de paiement et Référence
Comment l’argent est arrivé — ici ACH ; les choix sont Chèque, Virement bancaire, ACH, Carte de crédit, Espèces, Retenue à la source reçue et Autre. Puis la Référence : l’identifiant réel (numéro de chèque, confirmation de virement ou identifiant de transaction). Elle est obligatoire, et c’est sur elle que s’appuiera le rapprochement bancaire — Meridian utilise ACH-20260702-CORV, repris directement du flux bancaire.
Compléments facultatifs
Une Description destinée aux humains (« Loyer de juin 2026 - Suite 1201 »), un Centre de coûts si votre reporting ventile la trésorerie par dimension, un lien Facture d’origine si ce paiement se rapporte à une facture précise, et la case Imputation auto de l’encaissement si vous voulez que le système l’impute aux factures ouvertes dès sa comptabilisation (de la plus ancienne à la plus récente — voir Imputation automatique des encaissements).
Tous les champs du formulaire — la référence
| Champ | Obligatoire ? | Rôle |
|---|---|---|
| Type | Oui (Encaissement par défaut) | Encaissement = argent arrivé sur un compte bancaire · Retenue reçue = un certificat de retenue à la source (son propre article) · Remboursement = argent rendu à un client, initié depuis un avoir |
| Entité | Oui | Dans les comptes de quelle entité l’encaissement est enregistré ; la choisir remplit automatiquement la Devise, le Compte bancaire (celui par défaut de l’entité) et le Compte de trésorerie (le compte général de cette banque) |
| Devise | Automatique | Suit l’entité ; sélectionnable parmi les devises actives dans les organisations multidevises — les imputations exigent ensuite que la devise de l’encaissement et celle de la facture concordent |
| Client | Oui | Qui a payé — doit être un compte de classe client ; les imputations sont limitées aux factures de ce client |
| Date d’encaissement | Oui | Date d’arrivée de l’argent ; détermine la Période comptable (recalculée si vous modifiez la date sur un brouillon) |
| Montant | Oui | Exactement ce qui est arrivé en banque — brut, avant tous frais prélevés par la banque |
| Mode de paiement | Oui | Chèque · Virement bancaire · ACH · Carte de crédit · Espèces · Retenue à la source reçue · Autre |
| Nom de l’encaissement | Automatique | Numéroté à partir de la séquence d’encaissements de l’entité lors de l’enregistrement ; verrouillé lorsqu’une séquence existe |
| Compte bancaire / Compte de trésorerie | Oui pour le type Encaissement | Où l’argent est arrivé, et son pendant dans le grand livre ; la banque doit appartenir à l’entité de l’encaissement. Les encaissements de type Retenue reçue doivent laisser la banque VIDE |
| Centre de coûts | Non | Marquage de dimension pour les organisations qui ventilent la trésorerie par centre de coûts |
| Référence | Oui | L’identifiant externe — numéro de chèque, confirmation de virement ou identifiant de transaction, utilisé pour le rapprochement bancaire. C’est la meilleure clé du rapprochement automatique |
| Description | Non | La note destinée aux humains — ce que représente cet argent |
| Facture d’origine | Non | La facture précise que le client dit régler — l’imputation automatique la solde en premier |
| Imputation auto de l’encaissement | Non | Imputer aux factures ouvertes dès la comptabilisation, de la plus ancienne à la plus récente (détails) |
| Exiger la concordance des dimensions | Non | Limiter les imputations aux soldes de factures relevant de la dimension de cet encaissement |
Comptabiliser l’encaissement
Cliquez sur Comptabiliser. REDA Financials enregistre l’encaissement, le numérote à partir de la séquence d’encaissements de l’entité, attribue la période comptable à partir de la date et comptabilise l’argent :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Trésorerie et équivalents de trésorerie | 9 000,00 $ | |
| Dépôts et acomptes reçus des clients | 9 000,00 $ |
Le crédit reste sur le compte d’attente des dépôts — sans être encore rattaché à aucune facture —, c’est pourquoi l’encaissement tout juste comptabilisé affiche Trésorerie non imputée 9 000,00 $. L’imputer à la facture de juin de Corvus fait l’objet de l’article suivant : Imputer des encaissements aux factures. (Meridian a imputé celui-ci en totalité — voici l’enregistrement après coup.)
Les règles qui gardent les encaissements propres
Chaque garde-fou ci-dessous figure avec le message exact que vous pouvez rencontrer et, à côté, la solution :
| Le message | Que faire |
|---|---|
| « Le compte bancaire est obligatoire pour les encaissements de type Reçu. » | Un encaissement de type Encaissement est un dépôt en banque — choisissez la banque qui l’a reçu. |
| « Le compte bancaire doit être vide pour le type Retenue reçue. Les reçus de retenue représentent des certificats fiscaux, pas des dépôts bancaires. » | Les certificats ne passent jamais par une banque — videz le champ. |
| « La date de l'encaissement doit être comprise dans la plage de dates de la période comptable sélectionnée. » | La date et la période ne concordent pas (généralement après une modification de la date) — laissez la période se recalculer ou choisissez la bonne. |
| « La période comptable doit appartenir au même territoire que l'entité de l'encaissement. » | Vous avez choisi la période d’un autre territoire — videz le champ et laissez le système la déterminer. |
| « Le compte bancaire doit appartenir à la même entité que l'encaissement. » | Chaque entité a ses propres comptes bancaires ; choisissez l’un des comptes de cette entité. |
| « Le compte de trésorerie sélectionné appartient à une autre entité. Choisissez un compte général global (sans entité) ou un compte correspondant à l'entité de cet encaissement. » | Même discipline, côté grand livre. |
| « Le client doit être un compte de type Client ou Client et fournisseur. Les encaissements exigent des comptes de classe client. » | Le compte est uniquement fournisseur — corrigez son Type financier ou choisissez le bon tiers. |
| « L'entité exige un compte général de trésorerie non imputée par défaut pour comptabiliser un encaissement. Configurez-le dans la configuration de l'entité. » | Lacune de configuration ponctuelle ; votre administrateur ajoute le compte d’attente sur l’entité. |
| « Un document avec ce numéro existe déjà pour cette entité… » | La numérotation manuelle a produit un doublon — avec une séquence configurée, cela n’arrive jamais. |
| « La retenue côté ventes n'est pas activée pour cette entité. Activez Retenue activée (ventes) sur l'entité avant de comptabiliser un reçu de retenue reçue. » | Les encaissements de type Retenue reçue nécessitent l’activation de ce paramètre sur l’entité — voir Retenue à la source sur les encaissements. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Déduire du montant les frais du prestataire de paiement | Le relevé affiche le montant brut et des frais séparés ; le rapprochement ne peut rapprocher ni l’un ni l’autre | Enregistrez le montant brut ; les frais deviennent un ajustement ou une écriture créée par une règle |
| Saisir une Référence fictive | Rend définitivement impossible le rapprochement automatique par correspondance exacte | Copiez l’identifiant réel de la banque depuis le flux |
| Antidater dans une période clôturée | L’imputation ou la comptabilisation sera refusée par le contrôle de clôture | Datez les encaissements du jour d’arrivée de l’argent ; si cette période est clôturée, adressez-vous à votre contrôleur de gestion |
| Comptabiliser avant d’avoir confirmé qui a payé | Un paiement mal attribué oblige à annuler l’imputation, à le réattribuer, et produit un relevé embarrassant | Enregistrez un brouillon pour les virements non identifiés ; comptabilisez une fois l’origine confirmée |
| Un seul encaissement pour tous les chèques d’une journée | La banque affiche un dépôt ; vos comptes affichent cinq encaissements — ou pire, l’inverse | Un encaissement par chèque, regroupés dans un dépôt bancaire qui correspond au bordereau de remise |
Pour aller plus loin
- Imputer des encaissements aux factures — la seconde moitié de ce processus.
- Imputation automatique des encaissements — pour vous passer de l’imputation manuelle.
- Comprendre les encaissements — les concepts qui sous-tendent le formulaire.
- Annuler et rembourser des encaissements — lorsqu’un élément a été mal enregistré.
Questions fréquentes
Comptabiliser lorsque vous êtes sûr de vous — c’est le cas de la plupart des encaissements. Enregistrer le brouillon lorsqu’un point doit d’abord être confirmé ; les brouillons n’ont aucun effet comptable et peuvent être modifiés ou supprimés librement. Seuls les brouillons peuvent être supprimés — les encaissements comptabilisés doivent être annulés à la place.
Les numéros proviennent de la séquence de documents de l’entité, ce qui les rend continus et uniques — si une séquence est configurée, le champ du numéro est verrouillé (« Le numéro de document est attribué automatiquement par la séquence configurée et ne peut pas être modifié. »).
La devise de l’encaissement suit celle de l’entité (les organisations multidevises peuvent choisir parmi les devises actives). Pour imputer un encaissement à une facture, les deux doivent être dans la même devise — le système l’impose au moment de l’imputation.
Oui — l’action Recevoir un paiement sur une facture de vente comptabilisée ouvre ce même formulaire, prérempli avec le client, le montant et la facture liée comme Facture d’origine. Pour les situations de point de vente, une facture de type Encaissement va plus loin : sa comptabilisation crée et impute automatiquement son propre encaissement.
Le montant de l’encaissement au fil de la saisie — un simple contrôle de cohérence pour vérifier que ce que vous avez saisi correspond au flux bancaire avant de valider. Contrairement aux factures, il n’y a ni lignes ni taxes à totaliser ; un encaissement, c’est un seul montant.
Cochez la case lorsque l’argent doit simplement régler les factures ouvertes les plus anciennes du client — le cas courant pour les locataires réguliers. Laissez-la décochée lorsque vous avez besoin de garder la main : imputations partielles, factures contestées, ou paiement à valoir que le client souhaite laisser en compte. Détails dans Imputation automatique des encaissements.
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