Types de documents pris en charge
Six types de documents sortent du moteur PDF de REDA Financials — cinq documents de transaction, plus le relevé de compte. Chacun porte l’identité visuelle de votre entité et une mise en page adaptée à sa fonction. En voici le catalogue.
Accès requis. Toute personne qui peut ouvrir un enregistrement comptabilisé peut générer son PDF. La configuration des mises en page — les Modèles de PDF — nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 ; les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les modèles, mais pas de les modifier.
| Source | Titre imprimé | Particularités de la mise en page |
|---|---|---|
| Facture de vente | FACTURE | Tableau des lignes (Description, Qté, Prix unitaire, Montant — plus les colonnes Remise et Taxe le cas échéant), bloc des totaux, et un tableau Détail des taxes récapitulant chaque taxe appliquée — la section que recherche le comptable de votre client. |
| Avoir | AVOIR | Même structure que la facture, avec un titre sans équivoque — et il peut avoir son propre modèle (un slogan différent, par exemple), distinct de celui des factures. |
| Encaissement | REÇU | Compact : parties, date, montant, moyen de paiement — une preuve de paiement, pas une facture. |
| Décaissement | BON DE PAIEMENT | Comprend un tableau Détail de remise — une ligne par facture réglée par le paiement (n° de facture, date, montant, montant imputé, remise) — pour que l’équipe comptes clients de votre fournisseur puisse rapprocher le paiement sans avoir à vous écrire. |
| Bon de commande | BON DE COMMANDE | Adressé au Fournisseur ; présente les quantités et les prix avec des totaux estimés — un document d’engagement, pas un document fiscal, donc sans détail des taxes. |
| Relevé de compte | Relevé de compte | Généré par le bouton Exporter en PDF de l’écran Relevé de compte : solde d’ouverture, chaque facturation et chaque paiement, jusqu’au solde de clôture, en respectant vos filtres d’entité et de dates en cours. Conçu pour l’impression — il s’ouvre pour être imprimé ou enregistré, plutôt que d’être joint à un enregistrement. |
Chaque mise en page en détail
Les factures et les avoirs ont la structure la plus complète. Prenons MSI001021 de Meridian — la facture de 9 800 $ adressée à NovaTech : sous l’en-tête et le grand titre FACTURE se trouvent le bloc Facturer à, le tableau des lignes (#, Description, Qté, Prix unitaire, Montant — avec les colonnes Remise et Taxe lorsqu’elles s’appliquent), puis les totaux : Sous-total, Remise éventuelle, Taxe, Total. En dessous, le tableau Détail des taxes liste chaque taxe par son nom avec son montant taxable, son taux et son montant de taxe, jusqu’à une ligne Taxe totale — la section que le comptable d’un client lit en premier. Un encadré Livrer à n’apparaît que si le compte client possède réellement une adresse de livraison, et une section Notes imprime le contenu du champ Description du document. Un avoir présente la même structure sous un titre AVOIR, habillé par son propre modèle de type Avoir.
Les reçus et les bons de paiement n’ont pas de tableau des lignes (un paiement est un montant unique, pas une liste d’articles) : leur corps se compose donc des parties, du montant et des lignes de détail configurées par votre administrateur (moyen de paiement, numéro de chèque, compte bancaire…). Le bon de paiement ajoute le tableau Détail de remise : une ligne par facture réglée par le paiement — Facture n°, Date de facture, Montant de la facture, Imputé, Remise — dans l’ordre où les imputations ont été effectuées (date d’imputation la plus ancienne en premier), pour que l’équipe comptes clients du fournisseur puisse rapprocher le paiement ligne par ligne.
Le bon de commande remplace Facturer à par un intitulé Fournisseur (le document est adressé au fournisseur), supprime la colonne de taxe de ses lignes et totalise en Sous-total, Taxe et Total — la taxe et le total restant des estimations jusqu’à l’arrivée de la facture réelle du fournisseur.
Le relevé de compte se lit comme un relevé bancaire pour un seul client : l’encadré du compte, la Période, une ligne « Filtré par » qui reprend vos filtres du grand livre, quatre chiffres de position — Total en attente, Paiements non imputés, Avoirs non imputés, En cours net — puis un Solde d’ouverture, chaque transaction avec ses colonnes Frais et Paiements, et le Solde de clôture. Il imprime aussi un petit horodatage de génération, pour que le lecteur sache exactement à quel moment cet instantané a été pris.
Ce qu’ils ont tous en commun
- L’en-tête de l’entité — logo, raison sociale, adresse, identifiant fiscal — issu de l’identité visuelle par entité.
- Le bloc Facturer à, y compris l’immatriculation fiscale du client lorsqu’elle est configurée — indispensable dans les juridictions GST/TVA.
- Une présentation pilotée par le modèle — couleurs, polices, format de page, pied de page, conditions — issue du modèle retenu, avec une présentation par défaut intégrée et soignée lorsqu’aucun modèle n’existe.
- Des lignes de détail supplémentaires, que votre administrateur ajoute par type de document — voir Colonnes de PDF configurables par l’administrateur.
Pour aller plus loin
- Générer des PDF — les trois modes de génération.
- Configuration des modèles de PDF — un modèle par type de document, par entité.
- PDF de facture de vente — le processus de la facture de bout en bout.
Questions fréquentes
Non — les écritures relèvent de la tenue interne des comptes, pas des documents destinés aux clients. Les six types ci-dessus sont les documents qui sortent de votre organisation.
C’est voulu — un reçu prouve qu’un montant est arrivé à une date donnée, par un moyen de paiement donné. Si vous voulez davantage (compte bancaire, factures imputées), votre administrateur peut ajouter des champs aux lignes de détail du PDF du reçu en quelques minutes : Colonnes de PDF configurables par l’administrateur.
Le relevé s’affiche dans votre navigateur pour être imprimé ou enregistré, plutôt que d’être joint à l’enregistrement du compte — un relevé est une réponse à un instant donné, régénérée à partir du grand livre chaque fois que nécessaire.
Du champ Description du document — ce que votre équipe y a saisi s’imprime sous Notes. Description vide, pas de section Notes : la mise en page n’imprime jamais de cadres vides.
L’encadré Livrer à ne s’imprime que lorsque le compte client possède une adresse de livraison enregistrée. Pour les activités de services (comme les factures de loyer de Meridian), il n’y a généralement rien à corriger — il n’y a rien à livrer.
Un bon de commande est un engagement, pas un document fiscal — les montants de taxe qui font foi arrivent avec la facture du fournisseur. Le bon de commande imprime sa taxe et son total estimés pour que les deux parties connaissent la dépense prévue, et laisse le détail des taxes au document qui le porte légalement.
Cet article vous a-t-il été utile ?