Imputer des avoirs
Un avoir comptabilisé est une promesse : le client détient chez vous une valeur de 1 200 $. Imputer cet avoir, c’est rattacher cette promesse à une facture précise — l’avoir de NovaTech se pose sur sa facture de mars, le solde de cette facture baisse de 1 200 $, et la piste documentaire des deux documents dit exactement ce qui s’est passé. Voici comment procéder, et comment le système garantit que tout reste exact.
Accès nécessaire. L’imputation des avoirs nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Receivable v2 (comptables clients et leurs responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 et Read Only v2 peuvent consulter les avoirs et leurs imputations, mais pas les imputer.
Imputer un avoir
Ouvrez l’avoir comptabilisé et choisissez Imputer un avoir
(Dans les actions de l’enregistrement — regardez dans le menu déroulant ▼.) L’écran d’imputation liste les factures comptabilisées du client qui présentent un solde ouvert, avec une zone de montant par ligne — le même principe que pour l’imputation d’un encaissement.
Répartissez le crédit
Indiquez quelle part du crédit va à quelle facture — la totalité à une seule, ou répartie sur plusieurs. Vous ne pouvez pas répartir plus que le Crédit restant de l’avoir, et aucune facture ne peut passer sous zéro : « Le montant imputé … dépasse le crédit disponible » / « … dépasse le solde dû de la facture » sont des blocages stricts.
Imputez — et vérifiez le résultat où vous voulez
Chaque répartition devient un enregistrement d’imputation d’avoir. Sur la facture, l’Avoir imputé augmente et le solde dû diminue ; sur l’avoir, Imputé aux factures augmente et le Crédit restant diminue. Les deux enregistrements renvoient à l’imputation depuis leur onglet Imputations — les auditeurs peuvent remonter la chaîne dans les deux sens.
L’imputation NovaTech, en chiffres
Voici comment se présente, des deux côtés, l’avoir de 1 200 $ de Meridian (MCM001001) imputé à la facture de mars de 9 800 $ de NovaTech (MSI001021) :
| Avant imputation | Après imputation de 1 200 $ | |
|---|---|---|
| Facture MSI001021 — Solde dû | 9 800,00 $ | 8 600,00 $ |
| Facture MSI001021 — Avoir imputé | 0,00 $ | 1 200,00 $ |
| Avoir MCM001001 — Imputé aux factures | 0,00 $ | 1 200,00 $ |
| Avoir MCM001001 — Crédit restant | 1 200,00 $ | 0,00 $ — ENTIÈREMENT UTILISÉ |
Le relevé de NovaTech raconte désormais toute l’histoire en deux lignes : une facture de 9 800 $ et un avoir de 1 200 $ imputé sur celle-ci, soit 8 600 $ restant à payer. C’est la version professionnelle de « nous avons corrigé la facture ».
Ce que contient un enregistrement d’imputation
Chaque répartition est conservée dans son propre petit enregistrement — utile à savoir pour un audit ou un import :
| Champ | Ce que c’est |
|---|---|
| Avoir | L’avoir qui accorde le crédit. |
| Facture de vente | La facture qui le reçoit. |
| Montant imputé (obligatoire) | La part du crédit que cette répartition transfère. |
| Date d’imputation (obligatoire) | La date à laquelle la répartition a été faite — pour la traçabilité. |
Remarquez ce qui manque : contrairement à une imputation d’encaissement, il n’y a pas de champ Période comptable — comme une imputation d’avoir ne comptabilise rien au grand livre, elle n’a aucune période où tomber. La date de comptabilisation de l’avoir a déjà déterminé la période à laquelle appartient la comptabilité.
Laisser l’avoir s’imputer automatiquement
- Comptabiliser et imputer depuis l’écran de l’avoir : enregistrer et comptabiliser l’avoir dès sa création déclenche une imputation automatique, Facture d’origine en premier.
- Case Imputation auto de l’avoir : la cocher sur un avoir comptabilisé impute le crédit en commençant par la facture la plus ancienne (un numéro de Priorité d’imputation sur une facture la fait passer devant), uniquement pour la même entité et le même client.
- Répartition par produit : cocher Rapprocher les lignes à l’imputation limite le crédit aux factures contenant les mêmes produits que les lignes de l’avoir — utile lorsqu’un service précis a été surfacturé sur plusieurs mois.
- Lot planifié : les administrateurs peuvent planifier un passage qui impute automatiquement chaque avoir comptabilisé disposant d’un crédit restant — voir Lots d’imputation automatique.
L’ordre d’imputation automatique mérite d’être connu précisément, car c’est ainsi que le système décide où atterrit un crédit important : les factures dotées d’un numéro de Priorité d’imputation passent en premier (le plus petit numéro l’emporte), puis le reste de la plus ancienne à la plus récente selon la date de facture. Si l’avoir porte un lien Facture d’origine, cette facture est réglée avant toute autre. Seules les factures comptabilisées du même client et de la même entité présentant un solde ouvert sont candidates — et cocher Concordance des dimensions limite en outre le crédit aux factures relevant du même centre de coûts que l’avoir. Le passage planifié (la carte Lot d’imputation automatique des avoirs dans les paramètres REDA) recherche simplement chaque avoir comptabilisé disposant d’un crédit non imputé et applique cette même logique à chacun.
Les garde-fous
| Règle | Pourquoi |
|---|---|
| Même client sur l’avoir et la facture | Le crédit appartient à celui à qui il a été accordé |
| Même entité (imputation inter-entités refusée) | Les livres de chaque société soldent leurs propres documents ; le règlement au niveau du groupe passe par la trésorerie — voir Règlement clients entre entités |
| Les deux documents au statut Comptabilisé | Un document en brouillon n’a aucun solde à déplacer |
| La cible est de type Facture ou Encaissement | Un crédit ne peut pas être imputé à un autre crédit |
| Verrou Facture d’origine | Tant que l’avoir est lié à une facture précise, il ne s’impute qu’à celle-ci — « Videz le champ Facture d’origine sur l’avoir pour l’imputer à d’autres factures. » |
| Même grand livre ; dimensions concordantes lorsque c’est exigé | La répartition reste cohérente avec la segmentation de vos livres |
Les messages exacts, et que faire
Les garde-fous ci-dessus se manifestent par ces messages — sur l’écran d’imputation, et à l’identique pour les imports et les intégrations :
| Le message | Que faire |
|---|---|
| « L’avoir doit être au statut Comptabilisé pour imputer le crédit. » | Comptabilisez d’abord l’avoir — un brouillon ne porte aucun crédit. |
| « La facture cible doit être au statut Comptabilisé pour recevoir le crédit. » | Comptabilisez la facture — une facture en brouillon n’a aucun solde à compenser. |
| « Le crédit ne peut être imputé qu’à des documents de type Facture ou Reçu. » | Vous avez choisi un autre avoir comme cible — un crédit vient en déduction de montants facturés, pas d’autres crédits. |
| « L’avoir et la facture doivent avoir le même client. » | L’avoir de NovaTech ne pourra jamais solder une facture de Brightline — aucune exception. |
| « L’avoir et la facture doivent appartenir à la même entité. L’imputation d’avoir inter-entités n’est pas prise en charge. » | Les avoirs ne franchissent jamais les frontières entre sociétés. Si un règlement au niveau du groupe est nécessaire, il passe par les encaissements — voir Règlement clients entre entités. |
| « Cet avoir est lié à une facture spécifique (facture d’origine). Le crédit ne peut être imputé qu’à cette facture. Videz le champ Facture d’origine sur l’avoir pour l’imputer à d’autres factures. » | La surprise la plus fréquente — levez le verrou sur l’avoir si le crédit doit être libre. |
| « Le montant imputé ({0}) dépasse le crédit disponible sur l’avoir ({1}). » | Vous ne pouvez pas répartir plus que le Crédit restant — réduisez le montant. |
| « Le montant imputé ({0}) dépasse le solde dû de la facture ({1}). » | Une facture ne peut pas passer sous zéro — imputez le solde et gardez le reste pour plus tard. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | Que faire à la place |
|---|---|---|
| Chercher les écritures au grand livre de l’imputation | Il n’y en a aucune — la comptabilité a eu lieu à la comptabilisation de l’avoir ; vous conclurez à une panne alors que tout fonctionne | Auditez la comptabilisation de l’avoir pour le côté grand livre ; auditez les imputations pour savoir quelle facture a absorbé le crédit |
| Imputer un avoir de correction à une autre facture « parce qu’elle est plus ancienne » | Le client rapproche son avoir de mars d’une facture de janvier — les relevés ne concordent plus avec sa propre comptabilité | Respectez le lien Facture d’origine pour les corrections ; réservez les avoirs libres (sans lien) à l’imputation par ancienneté |
| Enregistrer la compensation par une écriture comptable au lieu d’une imputation | Le grand livre double la réduction déjà opérée par l’avoir — les comptes clients sont faussés du montant de l’avoir | Utilisez toujours l’écran d’imputation ; il déplace les soldes sans toucher deux fois au grand livre |
| Imputer automatiquement un avoir destiné à une facture en litige | L’ordre par ancienneté envoie le crédit sur la mauvaise facture, et le litige reste ouvert | Laissez Imputation auto de l’avoir décochée et répartissez à la main — ou définissez délibérément la Priorité d’imputation de la facture |
| Vouloir tomber pile à zéro — refuser de laisser du Crédit restant | Forcer les derniers centimes sur une facture qui ne les doit pas déclenche le contrôle du solde dû | Laissez le reliquat en Crédit restant pour la prochaine facture, ou remboursez-le |
Changer d’avis
Supprimez l’imputation d’avoir (depuis la liste Imputations de l’un ou l’autre document) et la répartition est défaite : le solde dû de la facture est rétabli, tout comme le Crédit restant de l’avoir. Comme les imputations ne portent aucune écriture au grand livre qui leur soit propre, il n’y a rien d’autre à nettoyer.
Pour aller plus loin
- Remboursement d’un avoir — lorsqu’il ne reste plus rien à quoi l’imputer.
- Comprendre les avoirs — la comptabilité qui a déjà eu lieu.
- Imputer des encaissements aux factures — le pendant trésorerie de cet écran.
Questions fréquentes
Ouvrez l’avoir : le Récapitulatif de l’avoir affiche d’un coup d’œil Imputé aux factures / Remboursé / Crédit restant, et l’onglet Imputations (Imputations d’avoir) liste chaque facture cible avec son montant et sa date. Depuis une facture, le même onglet répond à la question inverse.
Vérifiez les garde-fous dans l’ordre — le plus souvent, l’avoir porte encore un verrou Facture d’origine qui pointe vers une autre facture. Videz ce champ sur l’avoir et réessayez.
Oui — une facture de 9 800 $ peut absorber un avoir de 1 200 $ et un paiement de 8 600 $. Le solde de la facture reflète simplement les deux : Total − Trésorerie reçue − Avoir imputé.
Imputez ce qui peut l’être et laissez le reste en Crédit restant pour de futures factures — ou remboursez le reliquat en argent (Remboursement d’un avoir). Combiner les deux convient aussi.
Aucune — un enregistrement d’imputation n’a pas de champ de période comptable, car il ne crée aucune écriture au grand livre. C’est la comptabilisation de l’avoir qui a porté la comptabilité, dans la propre période de l’avoir. La Date d’imputation de l’enregistrement est une date de documentation, pas une date comptable.
La Facture d’origine d’abord (si l’avoir en référence une), puis les factures dotées d’un numéro de Priorité d’imputation (le plus petit d’abord), puis le reste de la plus ancienne à la plus récente selon la date de facture — toujours même client, même entité, comptabilisées, avec un solde ouvert.
Traitez les imputations selon le principe « supprimer puis refaire » : supprimez l’imputation (les soldes sont rétablis instantanément des deux côtés, et il n’y a aucune écriture au grand livre à nettoyer) puis créez-en une nouvelle avec le bon montant. La piste d’audit reste ainsi simple.
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