Annulation en masse
Un import a été exécuté deux fois. Un lot de migration a atterri dans la mauvaise entité. Tout un mois de documents de test doit disparaître des livres — proprement, avec des motifs, et non par des suppressions. L’annulation en masse, c’est le même outil Mise à jour groupée des statuts, pointé sur Annulé, avec un champ de plus qui compte davantage que tous les autres : le motif.
Accès requis. L’annulation en masse exige le même ensemble d’autorisations que l’annulation d’un seul enregistrement : Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2 pour les factures d’achat, les bons de commande et les décaissements ; Accounts Receivable v2 ou Accounting Admin v2 pour les factures de vente ; Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 pour les écritures comptables. L’ensemble Read Only v2 ne permet pas d’annuler.
L’exécution
Sélectionnez sans complaisance, avec précision
L’annulation défait une comptabilité bien réelle — la sélection doit donc faire ses preuves. Filtrez la vue de liste jusqu’à obtenir exactement le lot erroné (l’horodatage de l’import en double, la mauvaise entité) et passez chaque ligne en revue avant de la cocher.
Statut cible : Annulé — et rédigez un vrai motif
Choisir Annulé fait apparaître le champ Motif d’annulation sur les documents qui en enregistrent un (factures de vente et factures d’achat, y compris leurs types d’avoir). Un seul motif s’applique à toute l’exécution — et c’est exactement ce qu’il faut, car une annulation en masse doit constituer un seul événement : « Import en double du 02/07 — lot extourné. » Les documents de trésorerie et les écritures comptables s’annulent sans motif enregistré ; envisagez une note sur les enregistrements si le contexte n’est pas évident.
Appliquez, et rendez compte de chaque enregistrement
Pour chaque enregistrement, toute la logique d’annulation s’exécute : transactions comptables supprimées, imputations défaites (les paiements et les avoirs redeviennent disponibles), document figé avec son motif et sa date. Le rapport de résultat vous indique exactement lesquels ont été annulés et lesquels ont été refusés — avec des motifs sur lesquels agir.
Lire le récapitulatif d’une exécution d’annulation — un exemple chez Meridian
La contrôleuse de gestion de Meridian Properties Group nettoie un lot qu’un import a créé en double. Elle filtre la vue de liste sur l’ensemble dupliqué et lance l’outil ; le récapitulatif indique « 12 sélectionnés : 8 Brouillon, 3 Comptabilisé, 1 Annulé ». Cette seule ligne lui apprend déjà trois choses :
- 1 Annulé : cet enregistrement se trouve déjà là où elle envoie tout le reste — il sera ignoré sans être modifié et signalé comme déjà au statut cible. Quelqu’un s’en est occupé avant elle ; aucun mal.
- 3 Comptabilisé : chacun de ces enregistrements exécutera toute sa logique d’annulation — transactions comptables supprimées, imputations défaites, motif et date apposés.
- 8 Brouillon : ces enregistrements méritent une pause — un brouillon n’a jamais touché les livres, si bien qu’un brouillon en double peut souvent être simplement supprimé plutôt qu’annulé. C’est sur cette ligne de récapitulatif qu’elle décide s’ils ont vraiment leur place dans l’exécution.
Elle saisit le motif — « Import en double du 02/07 — lot extourné » — et applique. Les vignettes de l’écran de résultat (Mis à jour / Déjà au statut cible / Échec) rendent compte de chaque enregistrement, et tout ce qui a été refusé revient sous forme de lien, avec son motif exact dans le tableau des échecs, les doublons regroupés.
Ce que change l’annulation, document par document
| Document | Ce que fait son annulation |
|---|---|
| Factures de vente (y compris les avoirs) | Transactions comptables supprimées, imputations défaites (les paiements et les avoirs redeviennent disponibles), motif d’annulation et date d’annulation enregistrés. Ensuite, la facture est figée : « Les factures de vente annulées ne peuvent pas être modifiées. » |
| Factures d’achat (y compris les avoirs fournisseur et les factures de charges) | Le pendant côté fournisseurs — transactions supprimées, motif et date apposés, puis « Les factures d'achat annulées ne peuvent pas être modifiées. » |
| Décaissements | La comptabilisation du paiement est extournée — mais les numéros de chèque consommés à la comptabilisation ne sont jamais restitués ; une réémission prend le numéro suivant. Voir Annuler un décaissement. |
| Écritures comptables | Selon la description même de l’action : « Annuler cette écriture comptable. Les transactions comptables sont supprimées et l'écriture devient immuable jusqu'à sa réouverture. » |
| Bons de commande | L’annulation libère l’engagement budgétaire de la commande — le montant qu’elle réservait sur le budget redevient disponible. |
Les refus, mot pour mot
Un enregistrement qui ne peut pas être annulé vous dit exactement pourquoi — avec le même message que lors d’une annulation à l’unité :
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Veuillez indiquer un motif d'annulation de cette facture. » | Les factures et les avoirs enregistrent un motif d’annulation — saisissez-en un dans le champ Motif d’annulation avant d’appliquer. |
| « Veuillez indiquer une date d'annulation. » | L’annulation doit savoir à quel jour elle se rattache — indiquez la date. |
| « Impossible d'annuler une facture de vente avec des paiements ou avoirs imputés. Inversez d'abord les imputations. » | Les dépendances se défont dans l’ordre : supprimez les imputations, puis relancez l’annulation sur cet enregistrement. |
| « Impossible de décomptabiliser ou d'annuler cette facture de vente car son encaissement généré automatiquement n'a pas pu être supprimé : {0} » | Une facture de vente au comptant va de pair avec son propre encaissement ; tout ce qui bloque l’encaissement (le motif cité) bloque la facture. Réglez d’abord ce point. |
| « Cet encaissement ne peut pas être décomptabilisé ni annulé car il est rapproché. Supprimez d'abord le rapprochement. » | L’argent rapproché avec la banque est protégé — annulez délibérément son rapprochement dans le rapprochement bancaire avant de toucher à l’encaissement. |
| « Posted entries dated on or before the closure date cannot be unposted. » | Des livres clôturés protègent aussi leur contenu contre les nettoyages en masse — rouvrez-les délibérément, ou laissez l’historique tel quel. |
Revenir en Brouillon plutôt qu’annuler ?
Si les documents sont fondamentalement justes mais nécessitent une correction (mauvaise période, mauvais compte), passez-les plutôt en masse au statut Brouillon — transactions supprimées, documents modifiables, rien de figé. Réservez Annulé aux documents qui n’auraient jamais dû exister ; réservez Brouillon aux documents qui doivent exister autrement.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire plutôt |
|---|---|---|
| Annuler à partir d’une sélection faite à l’œil, sans filtre | Une seule ligne cochée par erreur annule un document parfaitement correct — de la vraie comptabilité, défaite par accident | Construisez un filtre qui correspond exactement au lot erroné (horodatage de l’import, mauvaise entité), vérifiez chaque ligne, puis sélectionnez |
| Annuler alors que Brouillon était la bonne cible | Des documents fondamentalement corrects sont figés pour toujours à cause d’une date ou d’un compte qui pouvait être corrigé | Annulez ce qui n’aurait jamais dû exister ; renvoyez en Brouillon ce qui doit exister autrement |
| Lancer l’annulation sans plan pour les paiements libérés | Annuler des factures réglées libère la trésorerie qui les avait réglées — de l’argent non imputé que personne n’attend | Décidez avant l’exécution où doivent aller les paiements et avoirs libérés ; imputez-les ou remboursez-les juste après |
| Un motif d’annulation vague ou vide | Les factures en exigent un (« Veuillez indiquer un motif d'annulation de cette facture. »), et un motif vague ne vaut guère mieux — les audits butent sur « pourquoi ? » | Une phrase précise qui nomme l’événement : ce qui s’est passé, quand, et ce que cette exécution y fait |
| Tenter d’« annuler » en supprimant | Les documents comptabilisés refusent la suppression — et s’ils l’acceptaient, votre piste d’audit aurait des trous là où se trouvait de l’argent | Annulez avec un motif ; le document reste archivé comme preuve de la correction |
Pour aller plus loin
- Présentation des mises à jour en masse — l’outil, avec captures d’écran.
- Comptabiliser et annuler une facture d’achat — ce que signifie l’annulation sur un seul document.
- Annuler un décaissement — les particularités côté paiement (numéros de chèque !).
Questions fréquentes
Non — une exécution, un motif, et c’est voulu : une annulation en masse doit constituer un seul événement explicable. Les enregistrements qui nécessitent des explications individuelles méritent des annulations individuelles.
Mêmes règles que pour une annulation à l’unité — le rapport cite chaque motif. Un classique : un paiement ne peut pas simplement disparaître tant que des éléments en dépendent ; défaites d’abord les dépendances, puis relancez les retardataires.
Il n’existe pas de suppression en masse des documents comptabilisés — et c’est voulu. Les enregistrements comptabilisés sont conservés pour toujours, annulés ou non ; cette permanence constitue votre piste d’audit. Seuls les brouillons jamais comptabilisés peuvent être supprimés.
Les factures de vente et les factures d’achat, y compris leurs types avoir et avoir fournisseur — le motif et la date d’annulation sont apposés sur chaque document annulé. Les documents de trésorerie et les écritures comptables s’annulent sans motif enregistré ; donnez donc le contexte dans une note sur l’enregistrement lorsqu’il n’est pas évident.
Rien — il est signalé comme déjà au statut cible et laissé entièrement intact : son motif et sa date d’annulation d’origine sont conservés. C’est ce saut qui rend sûre la relance d’une annulation partiellement en échec.
Chaque annulation est consignée dans le Journal d’audit — l’action, qui l’a effectuée, quand, et sur quel enregistrement — et chaque facture annulée porte en évidence son motif et sa date d’annulation. Une annulation en masse, c’est une série d’annulations ordinaires, entièrement tracées.
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