Coordonnées de paiement sur les PDF
Le moyen le plus sûr d’être payé en retard, c’est une facture qui n’indique pas comment payer. Le panneau Informations de paiement y remédie : un bloc permanent d’instructions de règlement — nom de la banque, compte, références de virement, voire un code QR de paiement — imprimé sur chaque document généré à partir de ce modèle. Rédigez-le une fois ; chaque facture le porte.
Accès requis. La configuration des modèles nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les modèles, mais pas de les modifier.
Mise en place
Ouvrez le modèle de l’entité et renseignez Informations de paiement
C’est un champ de texte enrichi du modèle de PDF — mise en forme, tableaux, liens et images (un code QR à scanner pour payer) fonctionnent tous. Celui de Meridian indique : Paiement par ACH ou virement : First National Bank — Exploitation · Compte 4400187233 · Indiquez votre numéro de facture avec chaque paiement.
Laissez Afficher les informations de paiement activé
Le panneau s’imprime lorsqu’un modèle est retenu, que le champ a un contenu et que l’option est activée. Il s’affiche sous la forme d’une section « Informations de paiement » mise en évidence après les totaux — là où le regard du lecteur se pose juste après avoir vu ce qu’il doit.
Où le panneau s’imprime
Le panneau s’affiche sous son propre titre Informations de paiement, sur un fond ombré — la couleur secondaire du modèle — placé après les totaux et le détail des taxes, exactement là où un lecteur qui vient de voir le montant cherche ce qu’il doit en faire. Il s’imprime sur chaque document que le moteur génère à partir du type de ce modèle : factures, avoirs, reçus, bons de paiement, bons de commande. Il ne s’imprime pas sur le relevé de compte — un relevé récapitule de nombreux documents, qui ont chacun déjà porté leurs instructions. Le champ lui-même est spacieux : jusqu’à 8 000 caractères de texte mis en forme, largement de quoi faire figurer côte à côte des blocs de règlement nationaux et internationaux.
Trois conditions doivent toutes être réunies pour que le panneau apparaisse, ce qui sert aussi de liste de dépannage :
| Condition | Comment vérifier |
|---|---|
| Un modèle a été retenu | La ligne Modèle de l’écran de génération en nomme un — un Par défaut en italique désigne la mise en page intégrée, qui n’a aucun panneau |
| Le champ a un contenu | Ouvrez ce modèle et regardez Informations de paiement — n’oubliez pas que les modèles de repli de territoire ont eux aussi besoin du bloc, pas seulement le modèle phare de votre entité |
| Afficher les informations de paiement est activé | L’option se trouve avec les autres cases à cocher d’affichage et de masquage du modèle ; elle est activée au départ, mais vérifiez qu’elle n’a pas été décochée |
Remarques de conception
- Il est propre à chaque modèle — et c’est exactement ce qu’il faut : chaque entité (et chaque région, via les modèles de territoire) a ses propres banques, de sorte que les instructions suivent automatiquement la hiérarchie des modèles. Les factures américaines portent des coordonnées bancaires américaines ; les factures britanniques, celles de Barclays.
- C’est du texte fixe, délibérément. Le panneau imprime ce que vous avez écrit — il ne lit pas les enregistrements de comptes bancaires ; relisez-le donc chaque fois que vos dispositions bancaires changent. (Les équipes de trésorerie le préfèrent ainsi : ce qui s’imprime sur les factures ne change que par une modification explicite.)
- Indiquez-leur la référence. La ligne la plus précieuse de toutes est « indiquez votre numéro de facture » — c’est elle qui permet à l’imputation des encaissements de prendre quelques secondes au lieu d’un travail d’archéologie.
- Des besoins différents selon le type de document : les factures reçoivent les instructions de règlement complètes ; un modèle de reçu laisse généralement le champ vide (le client a déjà payé) ; le modèle de bon de paiement peut plutôt porter votre contact pour les avis de paiement.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Changer de compte bancaire dans la configuration bancaire et considérer que c’est terminé | Le panneau est un texte fixe — il continue d’imprimer l’ancien compte sur chaque nouvelle facture, et les clients continuent d’y verser leurs paiements | Inscrivez « mettre à jour Informations de paiement sur chaque modèle concerné, régénérer une épreuve » dans la liste de contrôle du changement de banque elle-même |
| Rédiger le bloc une seule fois et oublier les modèles de repli | Les entités servies par un modèle de territoire impriment le panneau de ce modèle — des coordonnées vides ou erronées, précisément sur les documents que personne ne relit | Tenez à jour Informations de paiement sur les modèles de territoire avec le même soin que sur ceux des entités |
| Copier les instructions de la facture sur tous les types de modèles | Un reçu qui explique comment payer à un client qui a déjà payé fait négligé ; un bon de commande portant vos propres coordonnées bancaires, c’est pire | Adaptez par type — bloc de règlement complet sur les factures, vide (ou une ligne de contact) sur les reçus et les bons de paiement |
| Omettre l’instruction de référence | Des paiements arrivent sans correspondre à aucune facture, et quelqu’un reconstitue l’intention du payeur par une archéologie d’e-mails | Faites de « Indiquez votre numéro de facture avec chaque paiement » la seule ligne que vous ne supprimez jamais |
| Diffuser un code QR que personne n’a scanné | Un code mal généré ou périmé envoie les payeurs dans une impasse — avec votre nom dessus | Régénérez un document et testez la lecture du code sur papier et à l’écran avant le déploiement |
Pour aller plus loin
- Configuration des modèles de PDF — le reste du modèle.
- Colonnes de PDF configurables par l’administrateur — faire apparaître des champs d’enregistrement (comme la banque de l’encaissement) au lieu d’un texte fixe.
- PDF de facture de vente — là où votre client voit le panneau.
Questions fréquentes
Le panneau lui-même est un texte fixe. Pour imprimer un champ de l’enregistrement (par exemple, le compte bancaire réel de l’encaissement), votre administrateur l’ajoute aux champs de détail PDF du document — voir Colonnes de PDF configurables par l’administrateur. De nombreuses organisations utilisent les deux : les champs pour les faits, le panneau pour les instructions.
Oui — le champ est en texte enrichi, il suffit donc de coller une image. Générez un document et testez la lecture du code avant de le déployer.
Trois conditions doivent être réunies : un modèle a été retenu (la mise en page par défaut intégrée n’a pas de panneau), le champ n’est pas vide et Afficher les informations de paiement est activé. L’écran de génération indique le modèle retenu — commencez par là.
Les instructions suivent le modèle ; le levier est donc le choix du modèle : les modèles associés à une langue ou à des paramètres régionaux se différencient automatiquement selon la langue du client et, pour un cas véritablement ponctuel, renseignez le champ Modèle PDF du document lui-même avec un modèle portant le bloc spécial.
Non — le relevé reprend son identité visuelle, ses conditions et son pied de page d’un modèle de type Relevé, mais les informations de paiement restent sur les documents de transaction eux-mêmes. Chaque facture figurant sur le relevé a déjà été envoyée avec ses instructions.
Les fichiers déjà générés restent tels qu’ils ont été émis. Les nouvelles générations impriment immédiatement le nouveau bloc ; régénérer un document existant ajoute une nouvelle version avec le panneau mis à jour — et son lien public, s’il existe, sert cette version la plus récente.
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