Identité visuelle par entité
Chaque PDF s’ouvre sur un en-tête : logo, nom de la société, adresse, identifiant fiscal. Ce bloc appartient à l’entité — la société juridique qui émet le document — et non à un modèle. Configurez-le une fois par entité, et chaque document que cette entité générera lui appartiendra, correctement et légalement. Dans un groupe comme celui de Meridian, cela représente quatre en-têtes tenus à jour à quatre endroits, et jamais confondus.
Accès requis. La configuration de l’identité visuelle d’une entité nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les entités, mais pas de les modifier.
Les champs d’en-tête (sur l’Entité)
| Champ | Sur le PDF |
|---|---|
| URL du logo | Le logo, en haut à gauche. Doit être une URL d’image accessible publiquement (un lien public de fichier Salesforce ou votre CDN). Un modèle peut le remplacer pour des documents particuliers. |
| Nom de la société (PDF) | Le nom imprimé — à utiliser lorsque le nom légal à imprimer diffère du nom de l’enregistrement de l’entité ; s’il est vide, c’est le nom de l’entité qui s’applique. |
| Adresse de la société (PDF) | Le bloc d’adresse, sauts de ligne conservés — le siège social, exactement tel qu’il doit s’imprimer. |
| Identifiant fiscal | Imprimé tel que saisi — tapez donc la ligne complète : « GSTIN: 27AAHCM8756Q1Z5 » ou « Tax ID 87-4412906 ». C’est ici que vous satisfaites aux juridictions qui imposent les numéros d’immatriculation sur les factures. |
Sur le document, le bloc d’en-tête se lit de haut en bas : logo, nom de la société imprimé, sous-titre d’en-tête du modèle (s’il est défini), bloc d’adresse, puis identifiant fiscal — et la mise en page maintient le logo aux proportions d’un en-tête, quelle que soit la taille de l’image source. Le côté client est lui aussi pris en charge : son Numéro d’immatriculation fiscale et son ID du contribuable — tenus à jour sur le compte du client — s’impriment sous Facturer à. Une facture soumise à la GST ou à la TVA exige les numéros des deux parties, et elle les obtient (l’option Afficher les identifiants fiscaux d’un modèle peut masquer les deux côtés lorsque les numéros d’immatriculation n’ont pas leur place sur le document).
Deux autres façons dont l’entité influe sur le document
- La colonne de remise n’apparaît qu’à bon escient. Les PDF de facture n’affichent les colonnes de remise et la ligne du total des remises que si un Compte général de remise sur ventes est configuré sur l’entité — une entité qui n’accorde jamais de remise n’imprime jamais de colonnes de remise vides, sur aucune facture.
- Le code devise est automatique. Dans les configurations multidevises, les montants portent la devise propre au document, et sinon le code devise de l’entité — les documents américains de Meridian indiquent USD, ses documents britanniques GBP, sans rien à configurer par modèle.
Entité ou modèle : qui gère quoi
Une répartition claire, qui mérite d’être bien assimilée :
- Identité visuelle de l’entité = identité de l’émetteur. Qui émet ce document — logo, nom, adresse, immatriculation. Elle change lorsque la société change.
- Modèle = présentation. Couleurs, polices, sous-titres, instructions de paiement, sections. Il change lorsque la charte graphique ou la politique change. (Configuration des modèles de PDF.)
- Même sans aucun modèle, l’identité visuelle de l’entité s’affiche — l’identité n’est jamais facultative.
Liste de contrôle de l’identité visuelle d’une nouvelle entité
Renseignez les quatre champs d’en-tête
URL du logo (vérifiez qu’elle s’ouvre dans une fenêtre de navigation privée — public signifie public), nom à imprimer, adresse, ligne d’identifiant fiscal.
Générez un document et relisez-le avec l’œil d’un régulateur
Comptabilisez une facture de test (ou choisissez-en une déjà comptabilisée), lancez Générer le PDF, puis vérifiez : le bon logo, la bonne raison sociale, la bonne adresse, un numéro d’immatriculation présent et exact.
Ajoutez ensuite le modèle
Couleurs de la marque, sous-titre, coordonnées de paiement, conditions — les documents de l’entité sont fonctionnels dès l’étape 2 ; le modèle les met à votre image.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Une URL du logo qui exige une connexion pour être affichée | Une image que vous seul pouvez atteindre ne se chargera ni pour le PDF ni pour le client — le document part sans logo | Utilisez un lien véritablement public (un lien public de fichier Salesforce ou votre CDN) et testez-le dans une fenêtre de navigation privée |
| Saisir uniquement le numéro brut dans Identifiant fiscal | Il s’imprime exactement tel que saisi — un « 27AAHCM8756Q1Z5 » sans libellé ne dit rien au lecteur ni au régulateur | Saisissez la ligne imprimée complète : « GSTIN: 27AAHCM8756Q1Z5 », « Tax ID 87-4412906 » |
| Négliger l’identité visuelle de l’entité parce que « le modèle gère la présentation » | Les modèles mettent en forme ; ils n’identifient pas. Sans les champs de l’entité, même un document superbement mis en forme ne porte ni la raison sociale, ni l’adresse, ni l’immatriculation de l’émetteur | Renseignez d’abord les quatre champs d’en-tête, ajoutez les modèles ensuite — la liste de contrôle ci-dessus, dans cet ordre |
| S’attendre à ce que les numéros fiscaux sous Facturer à proviennent de votre entité | Cela n’arrivera jamais — les numéros de l’acheteur se trouvent sur le compte du client, et un champ vide reste vide | Tenez à jour le Numéro d’immatriculation fiscale et l’ID du contribuable sur les comptes clients, en particulier dans les juridictions soumises à la GST ou à la TVA |
| Corriger une adresse erronée en modifiant le document d’un PDF déjà envoyé | Les anciens fichiers sont la trace de ce qui a été émis ; l’erreur se trouve dans l’entité, et chaque document futur la reproduira | Corrigez l’Adresse de la société (PDF) de l’entité, puis régénérez ce qui doit encore être envoyé |
Pour aller plus loin
- Configuration des modèles de PDF — la couche de présentation.
- Hiérarchie des modèles — comment les modèles d’entité et les modèles régionaux interagissent.
- Comprendre les entités — les enregistrements sur lesquels tout cela repose.
Questions fréquentes
Le PDF ramène les logos à une taille d’en-tête raisonnable ; fournissez une image nette, aux dimensions raisonnables (les logos rectangulaires et larges donnent le meilleur rendu). Si le résultat ne convient pas, l’image source est généralement en cause — remplacez l’URL et régénérez le PDF.
Non — les fichiers générés sont des traces historiques et restent tels qu’ils ont été émis. Les nouvelles générations (et les régénérations) reprennent immédiatement la nouvelle identité visuelle.
La personne qui gère les enregistrements d’entité — en pratique, votre Accounting Admin. Traitez l’identifiant fiscal avec soin : il s’imprime sur des documents légaux exactement tel qu’il a été saisi.
La colonne et le total des remises n’apparaissent que si un Compte général de remise sur ventes est configuré sur l’entité (et que le modèle ne masque pas la ligne de remise). Si votre entité n’accorde jamais de remise, une facture épurée, sans cette colonne, est le résultat voulu.
Document par document, non — mais modèle par modèle, oui : le champ Remplacement d’URL du logo d’un modèle se substitue au logo de l’entité pour tout ce que ce modèle met en forme. Associez le document particulier à ce modèle et vous obtenez votre logo différent.
Sur le compte du client — dans les champs Numéro d’immatriculation fiscale et ID du contribuable. L’identifiant propre à l’entité est distinct et s’imprime dans l’en-tête. Si les deux sont renseignés et que rien ne s’imprime pourtant, c’est que l’option Afficher les identifiants fiscaux du modèle est désactivée.
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