Lot de traitement OCR
Le tapis roulant derrière la réception des documents. La carte : « Traite automatiquement les documents entrants via l'extraction par IA et crée des factures d'achat. S'exécute toutes les 15 minutes lorsqu'il est actif. »
Accès nécessaire. Le démarrage et l’arrêt des tâches par lots nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2. Les ensembles Accounting Controller v2 et Read Only v2 permettent d’ouvrir la console pour consulter les résultats ; les ensembles Accounts Payable v2 et Accounts Receivable v2 ne la voient pas, mais ils traitent depuis la boîte de réception OCR les factures en brouillon que produit la boucle.
L’essentiel
- Un processeur de file, pas une tâche nocturne : cette carte fonctionne différemment — vous cliquez sur Démarrer et elle s’exécute en cycle toutes les 15 minutes, en vidant la boîte de réception OCR ; Arrêter suspend les nouveaux cycles (le travail en cours se termine).
- Ce que fait chaque cycle : il fait passer les documents en attente de la boîte de réception par l’extraction par IA (fournisseur, dates, montants, lignes), les associe à vos données de référence et crée des factures d’achat en brouillon à vérifier.
- Visibilité sur la file : la carte affiche le pipeline — en attente, en extraction, en erreur — si bien qu’un coup d’œil suffit pour savoir si la réception des documents s’écoule normalement.
- Consomme des crédits de documents IA : chaque document traité puise dans le quota mensuel de votre plan (visible dans l’onglet Abonnement).
Ce que fait avancer la boucle — le cycle de vie d’un document
Chaque document que traite la boucle vit sur un enregistrement de la boîte de réception OCR dont le Statut indique exactement où il en est. Les définitions du système lui-même :
| Statut | Signification | Qui intervient |
|---|---|---|
| En attente | Reçu (généralement par e-mail), en attente du prochain cycle de 15 minutes | Personne — la boucle le prend en charge |
| En cours de traitement / Extraction | L’IA au travail — première lecture effectuée, extraction complète en cours | Personne |
| Extrait | Données prêtes ; confiance inférieure au seuil de création automatique — en attente d’une intervention humaine | L’équipe des comptes fournisseurs vérifie via Créer une facture |
| Créé | Une facture d’achat en brouillon existe, liée sur l’enregistrement | Le processus habituel des comptes fournisseurs prend le relais |
| Erreur | Le traitement a échoué ; le motif est conservé sur l’enregistrement | Corrigez la cause, puis cliquez sur Retraiter |
| Vérifié / Rejeté | Marqueurs de suivi pour les éléments vérifiés par un humain et ceux écartés délibérément | Selon la convention de votre équipe |
La boucle traite la file du plus ancien au plus récent, un document à la fois — un document en échec est marqué Erreur avec son motif, et la boucle passe au suivant. Une mauvaise numérisation ne bloque jamais la file.
Lire les compteurs de file de la carte
Les compteurs File de documents de la carte — en attente | extraction | erreurs — sont le tableau de bord à distance de la file : un administrateur voit le travail en attente et les échecs qui s’accumulent sans ouvrir l’onglet Boîte de réception OCR. Un compteur En attente qui diminue régulièrement est bon signe. L’arrêt est sans risque, et le bouton le dit : « Arrêtez la boucle de traitement OCR. Les documents en attente resteront dans la file jusqu'au redémarrage du traitement. » — rien n’est perdu ; la file attend simplement.
Dépannage de la boucle
| Symptôme | Cause probable → action |
|---|---|
| La file grossit, rien n’est traité | Le processeur est arrêté — cliquez sur Démarrer. S’il est démarré mais bloqué, consultez la dernière entrée du journal d’audit pour connaître l’erreur. |
| Tout passe en erreur en même temps | Généralement le plafond de documents : le quota mensuel d’IA est épuisé — « La limite mensuelle de traitement de documents par IA est atteinte. Veuillez contacter votre administrateur. » Vérifiez-le dans l’onglet Abonnement. |
| Des erreurs comme « Le service IA est temporairement limité en débit. Veuillez réessayer dans quelques instants. » | Des conditions passagères côté service IA — vos documents ne sont pas en cause. Retraitez-les après une courte attente. |
| « La clé d'API IA n'est pas configurée. Veuillez activer votre licence REDA Financials AI. » | L’organisation n’a pas de licence IA active — un administrateur active la clé dans l’onglet Abonnement. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Attendre que les enregistrements En attente avancent alors que la boucle est arrêtée | Rien ne se traite tout seul — la file grossit en silence et les fournisseurs commencent à relancer | Vérifiez la carte ; cliquez sur Démarrer — elle se replanifie toute seule toutes les 15 minutes |
| Abaisser le seuil de création automatique pour réduire la file de vérification | Les extractions à faible confiance deviennent des factures en brouillon sans vérification — les erreurs se déplacent en aval, dans les comptes fournisseurs | Gardez un seuil de vérification qui a du sens ; la vue Awaiting Review existe pour que les lectures douteuses passent sous des yeux humains |
| Ignorer le compteur d’erreurs pendant des semaines | La plupart des erreurs se règlent en un clic tant qu’elles sont récentes ; les anciennes deviennent de l’archéologie pendant que de vraies factures restent impayées | Jetez chaque jour un coup d’œil à la vue Errors (ou au compteur de la carte) — voir Retraiter les extractions en échec |
| Faire passer des relevés et des reçus par l’adresse de réception | Ils consomment le quota mensuel et sont refusés à l’extraction — seules les factures fournisseurs passent par le pipeline aujourd’hui | Envoyez les factures fournisseurs ; tenez la correspondance générale à l’écart de la boîte mail de réception |
| Confondre extraction et comptabilisation | Personne ne vérifie, les erreurs atteignent le grand livre tardivement, la confiance dans la fonctionnalité s’érode | Chaque facture créée est volontairement au statut Brouillon — vérifiez-la par rapport au document avant de la comptabiliser |
Exploitation au quotidien
La plupart des organisations la démarrent et la laissent tourner — avec une actualisation toutes les 15 minutes, une facture reçue par e-mail devient un brouillon prêt à être vérifié avant même que le café ne soit passé. Les documents en erreur restent visibles dans la boîte de réception avec leurs motifs, prêts à être retraités après correction. Exécuter maintenant force un cycle immédiat.
Pour aller plus loin
- Présentation de l’OCR — le pipeline de bout en bout.
- Créer une facture à partir de l’OCR — le processus de vérification.
- Présentation du planificateur d’opérations — la console.
Questions fréquentes
La boucle de traitement ne tourne pas. C’est une boucle Démarrer/Arrêter, pas une tâche à heure fixe quotidienne — cliquez sur Démarrer sur la carte et la file se vide au rythme du cycle de 15 minutes. Un élément En attente est normal pendant quelques minutes ; s’ils s’accumulent, c’est que la boucle est arrêtée.
Non — le texte du bouton lui-même l’explique : « Arrêtez la boucle de traitement OCR. Les documents en attente resteront dans la file jusqu'au redémarrage du traitement. » Le travail en cours se termine, rien n’est perdu, et Démarrer reprend exactement là où la boucle s’était arrêtée.
Jamais — les factures créées sont toujours des brouillons, et les garde-fous habituels de la comptabilisation (périodes, approbations, votre clic) s’interposent entre l’extraction et le grand livre. L’IA saisit ; vous décidez.
Non — elle s’exécute dans un contexte système, sans consommer de siège. Ce que le plan IA décompte, c’est le volume de documents : chaque document traité est décompté du quota mensuel commun à toute l’organisation, visible dans l’onglet Abonnement.
Sa confiance d’extraction a atteint le Seuil de création auto OCR du territoire (80 % par défaut) : une facture d’achat en brouillon a donc été créée automatiquement et l’enregistrement est passé directement à Créé. La facture reste un brouillon — vérifiez-la avant de la comptabiliser.
Aujourd’hui : factures fournisseurs → factures d’achat. L’enregistrement de réception réserve d’autres types (Reçu de dépense, Relevé bancaire) à des phases ultérieures — considérez-les comme une feuille de route, pas comme des fonctionnalités. Les documents qui ne sont pas des factures sont refusés à l’extraction : « Le document chargé ne semble pas être une facture. »
Cet article vous a-t-il été utile ?