Créer un avoir fournisseur
Un fournisseur vous a adressé un avoir — il reste à l’enregistrer. Ce pas-à-pas crée un avoir fournisseur à partir du cas réel de Meridian : Summit HVAC Inc a facturé 300 $ de trop sur une facture de maintenance et a émis l’avoir SH-CM-114. Vous découvrez les avoirs ? Commencez par Comprendre les avoirs fournisseur.
Accès nécessaire. La création, la modification et la comptabilisation de ces documents nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et leurs responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 peuvent les consulter, mais pas les créer ni les comptabiliser.
Choisir votre point de départ
| Point de départ | Quand |
|---|---|
| À partir de la facture à corriger — ouvrez-la et cliquez sur Créer un avoir fournisseur | Le crédit porte sur une facture précise (une surfacturation, un retour sur cette facture). Le fournisseur et le contexte sont repris, et les deux documents restent liés. |
| À partir de zéro — onglet Factures d’achat → Nouveau → Type de facture = Avoir fournisseur | Un crédit général qui ne se rattache à aucune facture précise — une ristourne annuelle, un geste commercial. |
Remplir l’avoir
En-tête : le même formulaire, à une différence près
L’avoir utilise le formulaire de facture d’achat que vous connaissez. Définissez (ou vérifiez) Type de facture = Avoir fournisseur, choisissez le Fournisseur et l’Entité, saisissez la date de l’avoir du fournisseur et indiquez le numéro de cet avoir dans Référence — SH-CM-114 dans le cas de Meridian. Une Description claire vous servira plus tard : « Avoir pour visite de maintenance surfacturée (SH-8802) ».
Lignes : activez l’interrupteur de crédit
Ajoutez une ligne par article crédité, exactement comme sur l’avoir du fournisseur — produit, quantité et prix unitaire, tous positifs. Activez ensuite l’interrupteur Ligne de crédit à côté du numéro de ligne : son badge passe à Avoir fournisseur, la ligne devient négative et les totaux suivent. Meridian a saisi une seule ligne : maintenance CVC, quantité 1, prix unitaire 300, interrupteur activé → total −300 $.
Vérifiez que le total est négatif, puis comptabilisez
Le Récapitulatif de la facture doit afficher un total négatif — un avoir qui n’est pas négatif ne sera pas comptabilisé. Cliquez sur Enregistrer le brouillon s’il doit être vérifié, ou sur Comptabiliser pour inscrire le crédit dans vos comptes. La comptabilisation débite le compte fournisseurs (vous devez moins) et crédite les comptes de charges d’origine.
Utilisez le crédit
Un avoir comptabilisé constitue un crédit disponible. Imputez-le tout de suite (Imputer l’avoir fournisseur), laissez-le s’imputer automatiquement (Imputation auto de l’avoir) ou conservez-le comme Crédit restant pour les factures à venir. Détails : Imputer des avoirs fournisseur.
Les champs qui comptent — aide-mémoire
| Champ | Obligatoire ? | Rôle |
|---|---|---|
| Type de facture | Oui — Avoir fournisseur | Ce qui fait de ce document un crédit plutôt qu’une facture ; il impose le total négatif |
| Entité | Oui | Dans quels comptes figure le crédit — l’avoir ne peut jamais compenser que les factures de cette entité |
| Fournisseur | Oui | Qui a émis l’avoir ; les imputations sont limitées aux factures de ce fournisseur |
| Date de facture | Oui | La date de l’avoir du fournisseur ; la Période comptable en découle automatiquement |
| Date d’échéance | Oui (suggérée automatiquement) | Proposée par défaut d’après la condition de paiement du fournisseur ; modifiable, mais jamais antérieure à la Date de facture |
| Référence | Recommandé | Le numéro de l’avoir du fournisseur (SH-CM-114) — le lien vers ses propres documents |
| Description | Non | Le pourquoi, pour les humains : « Avoir pour visite de maintenance surfacturée (SH-8802) » |
| Ligne : Produit | Oui, sur chaque ligne | Ce qui est crédité — le même catalogue que pour les factures |
| Ligne : Compte général | Oui | Où atterrit la correction — utilisez le compte sur lequel la charge d’origine a été enregistrée ; il doit être actif |
| Ligne : Quantité / Prix unitaire | Oui | Tous deux saisis en positif, exactement comme sur l’avoir du fournisseur |
| Ligne : interrupteur Ligne de crédit | Oui, pour en faire un crédit | Change le signe de la ligne — le badge affiche Avoir fournisseur et les totaux deviennent négatifs |
| Ligne : Profil de taxe | Si la facture d’origine comportait des taxes | Extourne la taxe au prorata, sur les mêmes comptes de taxe |
| Ligne : Centre de coûts | Non | Marquage de dimension, si votre reporting analyse les coûts par dimension |
Les messages que vous pourriez rencontrer — mot pour mot
| Le message | Ce qu’il signifie |
|---|---|
| « L’avoir fournisseur doit avoir un total négatif. Utilisez des lignes Is_Credit pour produire un montant total négatif. » | Aucune ligne n’a l’interrupteur de crédit activé (ou trop peu) — le total global de l’avoir doit être inférieur à zéro pour qu’il soit comptabilisé. |
| « La quantité doit être supérieure à zéro lorsqu’elle est renseignée. » | Ne saisissez pas de valeurs négatives pour forcer le signe — les quantités restent positives ; c’est l’interrupteur qui gère le crédit. |
| « Le compte général est inactif et ne peut pas recevoir de nouvelles comptabilisations. Sélectionnez un compte actif ou réactivez celui-ci. » | Le compte de la facture d’origine a été désactivé depuis — choisissez le compte actif qui le remplace. |
| « L’entité est inactive et ne peut pas recevoir de nouvelles transactions. Sélectionnez une entité active ou contactez votre administrateur pour la réactiver. » | L’entité est désactivée — c’est une question de configuration, pas une correction de données. |
| « La date de la facture doit être comprise dans la plage de dates de la période comptable sélectionnée. » | La date et la période ne concordent pas (en général après une modification de la date sur un brouillon) — laissez la période se recalculer. |
| « La date d’échéance ne peut pas être antérieure à la date de la facture. Vérifiez les conditions de paiement et la date d’échéance. » | Un crédit ne peut pas arriver à échéance avant d’exister — corrigez la date erronée. |
| « Les factures d’achat annulées ne peuvent pas être modifiées. » | Un avoir annulé est figé pour toujours — créez-en un nouveau si le crédit reste valable. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | Que faire à la place |
|---|---|---|
| Saisir des quantités ou des prix négatifs | La validation les refuse — et cela masque ce qui a réellement été crédité | Des nombres positifs, interrupteur de crédit activé ; le signe, c’est le rôle de l’interrupteur |
| Enregistrer le crédit sur un compte générique | La charge d’origine reste surévaluée tandis qu’un autre compte devient négatif | Reprenez les comptes généraux de la facture d’origine — partez de cette facture avec Créer un avoir fournisseur |
| Saisir l’avoir du fournisseur comme une facture négative de type Facture | Le document ne se comportera pas comme un crédit — pas de suivi du Crédit restant, pas d’imputations d’avoir | Type de facture = Avoir fournisseur, toujours |
| Omettre la Référence | Quand le relevé du fournisseur arrive, personne ne peut rapprocher votre crédit de son avoir | Enregistrez le numéro de son avoir — c’est la clé commune |
| Laisser l’avoir en Brouillon après la vérification | Un crédit en brouillon est invisible pour les imputations et les lots de paiements — vous paierez le montant brut | Comptabilisez-le, puis imputez-le avant la prochaine exécution du lot de paiements |
Pour aller plus loin
- Imputer des avoirs fournisseur — utiliser le crédit.
- Comprendre les avoirs fournisseur — le concept et le traitement comptable.
- Comptabiliser et annuler une facture d’achat — les règles de cycle de vie que les avoirs partagent.
Questions fréquentes
Non — gardez une quantité et un prix positifs et activez l’interrupteur Ligne de crédit. L’interrupteur gère le signe, et la validation veille au respect de la règle : les quantités et les prix eux-mêmes doivent toujours être des nombres positifs.
Saisissez ce qu’indique l’avoir du fournisseur : quantité 2 au prix unitaire de la chaise, interrupteur de crédit activé. L’avoir n’a pas besoin de reproduire toute la ligne d’origine — seulement la part créditée.
Oui — si l’achat d’origine comportait des taxes, l’avoir du fournisseur les extourne généralement au prorata, et les lignes de l’avoir calculent la taxe de la même façon que les factures. Alignez-vous sur les montants de taxe de l’avoir du fournisseur ; l’extourne est comptabilisée sur les mêmes comptes de taxe.
Rouvrez-le en Brouillon (ses écritures comptables sont supprimées et ses éventuelles imputations défaites), corrigez-le, puis comptabilisez-le à nouveau. Les avoirs comptabilisés et annulés ne peuvent jamais être supprimés — un avoir erroné qui ne devrait pas exister du tout est annulé, avec un motif, et demeure un enregistrement figé.
Toute personne disposant de l’ensemble d’autorisations Accounts Payable ou Accounting Admin — comme pour les autres documents d’achat. Accounting Controller n’a qu’un accès en lecture seule aux transactions de la comptabilité auxiliaire.
Une fois comptabilisé et imputé, oui — les factures créditées affichent un solde dû plus faible, et le lot propose donc moins de trésorerie. Un avoir comptabilisé mais non imputé ne réduit encore rien ; imputez-le d’abord (voir Imputer des avoirs fournisseur).
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