Créer un lot de paiements
Quand vient le moment de payer tout le monde — l’émission hebdomadaire des chèques, le règlement de fin de mois —, vous ne créez pas les paiements un par un. Un lot de paiements regroupe de nombreux paiements fournisseurs en une seule unité auditable, créée en un seul parcours guidé. Cet article vous guide pas à pas dans l’assistant de lot et montre à quoi ressemble le lot terminé.
Accès requis. La création et la comptabilisation de ces lots nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (gestionnaires et responsables des comptes fournisseurs) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de les consulter, mais pas de les créer ni de les comptabiliser.
L’assistant en trois étapes
Étape 1 — Choisir les factures à payer
L’assistant liste vos factures comptabilisées non réglées, filtrables par entité, fournisseur et dates d’échéance. Cochez ce que ce lot doit régler — pour le lot de juin de Meridian : la facture de mai de CityClean et les factures de mai et de juin de Hudson Elevator.
Étape 2 — Vérifier les paiements proposés
L’assistant regroupe votre sélection en paiements — un paiement par fournisseur (ou par combinaison fournisseur-dimension si la correspondance des dimensions est activée). Les trois factures de Meridian sont devenues deux paiements : CityClean 2 200 $ et Hudson 1 900 $ couvrant deux factures. Les escomptes pour paiement anticipé sont suggérés automatiquement pour les factures encore dans leur délai d’escompte — ajustez-les ou supprimez-les, et affinez les montants, avant de continuer.
Étape 3 — Créer le lot
Définissez la date de paiement, le compte bancaire et le mode de paiement du lot, puis confirmez. REDA Financials crée le lot, génère chaque paiement déjà comptabilisé, attribue les numéros de chèque lorsque le mode est Chèque, impute chaque paiement à ses factures et présente les résultats — paiements créés, imputations effectuées et tout ce qui n’a pas pu être traité, avec la raison.
Ce que vous obtenez
- L’enregistrement du lot porte l’identité de l’exécution — référence (« June 2026 payment run »), date, banque, mode, total et nombre.
- Chaque paiement qu’il contient est lié au lot et se comporte normalement — vous pouvez l’ouvrir, imprimer son PDF d’avis de paiement, consulter ses imputations.
- Les factures payées affichent des soldes réglés, exactement comme si elles avaient été payées une par une.
Lire l’enregistrement du lot
| Champ | D’où il provient | Ce qu’il vous indique |
|---|---|---|
| Entité | Votre filtre de l’étape 1 | La comptabilité depuis laquelle ce lot a payé — une seule entité par lot |
| Date du lot | Étape 3 | La date de paiement apposée sur chaque paiement du lot |
| Référence du lot | Étape 3 | Le nom lisible du lot — dans dix-huit mois, « June 2026 payment run » parlera bien plus qu’un simple numéro |
| Compte bancaire / Compte de trésorerie | Étape 3 | Le compte unique d’où est sorti tout l’argent du lot, et son équivalent dans le grand livre |
| Mode de paiement | Étape 3 | Un seul mode par lot — avec Chèque, le lot consomme des numéros de chèque |
| Montant total | Calculé | La sortie de trésorerie totale du lot — le chiffre à confronter à ce que vous aviez prévu |
| Nombre d’enregistrements / Nombre de brouillons | Calculé | Combien de paiements le lot contient, et combien (le cas échéant) ne sont pas encore comptabilisés |
| Statut | Actions par lots | Brouillon · Comptabilisé · Annulé — le cycle de vie propre au lot (voir Comptabilisation et annulation par lots) |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Lancer le lot avant d’imputer les avoirs fournisseur | Le lot paie le montant brut alors que du crédit reste inutilisé — de la trésorerie décaissée que vous ne deviez pas | Passez d’abord en revue la vue de liste des avoirs fournisseur non imputés (Imputer des avoirs fournisseur) |
| Survoler les escomptes suggérés à l’étape 2 | Accepter un escompte hors de son délai vous vaut un appel du fournisseur ; supprimer un escompte acquis fait perdre de l’argent | Contrôlez chaque suggestion au regard de la date de facture et du délai d’escompte des conditions avant de confirmer |
| Inclure une facture contestée « pour la traiter plus tard » | Le lot la comptabilise immédiatement comme payée — plus tard, il faudra annuler un paiement | Décochez-la à l’étape 1 ; elle reste fidèlement dans la balance âgée jusqu’à sa résolution |
| Confirmer sans vérifier le total du lot | La totalité du montant sort d’un seul compte bancaire à une seule date — c’est la banque qui constate le découvert, pas vous | Comparez le total de l’étape 2 au solde disponible du compte avant de créer le lot |
| Relancer toute la sélection après des échecs partiels | Les paiements réussis restent valables — tout relancer paie ces factures deux fois | Lisez le rapport de fin de traitement et lancez un lot complémentaire uniquement pour le reliquat en échec |
Pour aller plus loin
- Exécution d’un lot de paiements — mener le processus sur de nombreux fournisseurs, et les décisions de l’étape 2.
- Comptabilisation et annulation par lots — les changements de statut à l’échelle du lot et l’annulation en cascade.
- Escomptes de règlement et conditions — les escomptes que suggère l’assistant.
Questions fréquentes
La correspondance des dimensions. Lorsque l’option Exiger la correspondance des dimensions est activée, les factures portant des dimensions de coût différentes (par exemple, des centres de coûts différents) sont payées séparément, afin que les dimensions de chaque paiement restent cohérentes. Désactivez l’option à l’étape 2 pour regrouper les factures en un seul paiement par fournisseur.
Seules les factures comptabilisées présentant un solde dû apparaissent. Les brouillons, les factures en attente d’approbation, les factures entièrement réglées et les avoirs fournisseur ne sont pas éligibles. Vérifiez aussi vos filtres d’entité et de date.
Le rapport de fin de traitement nomme chaque échec et sa cause (par exemple, un lot de chèques qui a épuisé le stock de chèques de la banque en cours de lot). Corrigez la cause, puis lancez un nouveau lot pour le reliquat uniquement : les paiements réussis restent valables.
Oui : l’assistant crée chaque paiement déjà comptabilisé, avec ses imputations effectuées et (pour les lots de chèques) son numéro de chèque attribué. C’est pourquoi l’étape 2 est le moment de vérifier. Il existe bien des lots contenant des paiements en brouillon mis en attente (le champ Nombre de brouillons les comptabilise), libérés plus tard via Actions par lots — voir Comptabilisation et annulation par lots.
Les mêmes personnes que celles qui peuvent créer des paiements : les ensembles d’autorisations Accounts Payable ou Accounting Admin. Accounting Controller est en lecture seule sur les transactions de la comptabilité auxiliaire : les contrôleurs vérifient le lot, ils ne le lancent pas.
Sur les imputations de chaque paiement, sous forme de montants de remise : la facture est soldée intégralement, la trésorerie sort pour le montant net et l’escompte est comptabilisé sur votre compte d’escomptes sur achats. Le mécanisme est détaillé dans Escomptes de règlement et conditions.
Cet article vous a-t-il été utile ?