Comprendre les avoirs fournisseur
Il arrive que ce soit le fournisseur qui vous doive quelque chose. Des marchandises ont été retournées, une facture était trop élevée ou une ristourne a été convenue — et le fournisseur émet un avoir. Dans REDA Financials, cet avoir est un avoir fournisseur : une facture d’achat dont le Type de facture est Avoir fournisseur et dont le total est négatif, puisqu’il réduit ce que vous devez. Cet article explique le fonctionnement des avoirs fournisseur, la façon dont leur crédit est utilisé et pourquoi ils se comportent différemment des factures ordinaires.
Accès nécessaire. Tous les ensembles d’autorisations REDA Financials permettent de consulter les avoirs fournisseur ; pour les créer, les modifier et les comptabiliser, il faut l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et leurs responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 peuvent les consulter, mais pas les créer ni les comptabiliser.
Un exemple concret
Meridian Properties US LLC a reçu de Summit HVAC Inc une facture de maintenance de 3 600 $ — mais 300 $ de ce montant correspondaient à une surfacturation. Summit a émis l’avoir SH-CM-114. Le comptable fournisseurs de Meridian l’a saisi comme avoir fournisseur :
Pourquoi le total doit être négatif
Le rôle d’un avoir est de réduire votre dette envers le fournisseur ; REDA Financials exige donc que son total soit inférieur à zéro — un avoir dont le total est positif ne pourra pas être comptabilisé. Vous ne saisissez pas pour autant de nombres négatifs. Sur chaque ligne de l’avoir, vous activez l’interrupteur Ligne de crédit (le badge à côté du numéro de ligne passe de Charge à Avoir fournisseur) : la quantité et le prix unitaire restent positifs, et l’interrupteur change le signe de la ligne pour vous.
Lorsque l’avoir est comptabilisé, les écritures comptables sont le miroir de celles d’une facture — pour le crédit de 300 $ de Meridian :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Comptes fournisseurs — dettes commerciales (vous devez 300 $ de moins) | 300,00 $ | |
| Réparations et entretien — Bâtiments (le coût d’origine diminue d’autant) | 300,00 $ |
Comment le crédit est utilisé : les imputations
Un avoir comptabilisé est une réserve de crédit qui attend d’être utilisée. Vous l’utilisez en l’imputant aux factures ouvertes du fournisseur — cliquez sur Imputer l’avoir fournisseur sur l’avoir (ou partez de la facture) et choisissez les factures que le crédit règle et le montant affecté à chacune. Meridian a imputé la totalité des 300 $ à la facture initiale de 3 600 $ : seuls 3 300 $ ont donc été payés par chèque.
L’avoir tient lui-même le compte de son crédit :
- Crédit total — la valeur totale de l’avoir.
- Imputé aux factures — le montant utilisé jusqu’ici.
- Crédit restant — ce qui reste disponible à imputer. Le panneau Récapitulatif de l’avoir fournisseur l’affiche sous forme de barre d’utilisation.
Laisser REDA Financials l’imputer pour vous
Au lieu de choisir les factures à la main, cochez Imputation auto de l’avoir sur un avoir comptabilisé. REDA Financials répartit automatiquement le crédit sur les factures ouvertes du fournisseur, en commençant par la plus ancienne, jusqu’à épuisement du crédit — la même logique « premier entré, premier sorti » que partout ailleurs dans l’application. Consultez Imputer des avoirs fournisseur pour la voie manuelle comme pour la voie automatique.
Deux façons d’en créer un
- À partir de zéro : nouvelle facture d’achat → Type de facture = Avoir fournisseur → ajoutez des lignes de crédit. Consultez Créer un avoir fournisseur.
- À partir de la facture à corriger : ouvrez la facture d’origine et cliquez sur Créer un avoir fournisseur — le fournisseur et le contexte sont repris, vous n’avez donc qu’à saisir les lignes de crédit. Les deux documents sont en outre liés pour la piste d’audit.
Où l’avoir apparaît dans les comptes fournisseurs
Un avoir comptabilisé modifie discrètement plusieurs éléments que vous verrez ailleurs :
- Sur les factures qu’il crédite : chaque imputation réduit le solde dû de la facture et apparaît sous Avoir imputé dans le Récapitulatif de la facture correspondante — ainsi, une facture de 3 600 $ avec 300 $ de crédit d’avoir ne demande plus que 3 300 $ de trésorerie.
- Dans la balance âgée fournisseurs : les avoirs affichent une Tranche d’ancienneté vide — un crédit n’est pas une facture qui arrive à échéance ; il ne passe donc jamais « en retard ». Les factures qu’il règle, en revanche, sortent de leurs tranches à mesure que le crédit est imputé.
- Dans les lots de paiements : l’exécution du lot sélectionne les factures à leur solde réduit — c’est pourquoi imputer les avoirs avant l’exécution est la règle d’or.
- Sur l’enregistrement de la facture d’origine : les avoirs créés à partir d’une facture apparaissent dans sa liste associée Avoirs fournisseur, ce qui garde la correction et sa cause visiblement liées.
Cycle de vie et corrections
Les avoirs fournisseur suivent le même cycle Brouillon → Comptabilisé → Annulé que les autres documents d’achat :
| Statut | Signification | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Brouillon | En cours de préparation — aucun effet comptable, aucun crédit utilisable | Le modifier librement, le supprimer s’il n’a pas lieu d’exister |
| Comptabilisé | Le crédit figure dans vos comptes et peut être imputé | L’imputer ; le rouvrir en Brouillon pour le corriger (les écritures et les éventuelles imputations sont défaites automatiquement) |
| Annulé | Le document est annulé, avec un motif obligatoire — ses écritures sont supprimées, ses imputations défaites | Rien — l’enregistrement est figé définitivement : « Les factures d’achat annulées ne peuvent pas être modifiées. » |
Deux remarques propres aux avoirs :
- La décomptabilisation ou l’annulation d’un avoir défait automatiquement toutes les imputations qu’il avait effectuées — les factures créditées retrouvent leur solde.
- Un avoir annulé conserve définitivement son motif et sa date d’annulation, et ne peut être ni modifié ni supprimé — les avoirs comptabilisés ne peuvent pas non plus être supprimés ; une correction passe toujours par une réouverture ou une annulation.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Enregistrer comme avoir le remboursement en espèces d’un fournisseur | L’avoir crée un crédit à utiliser sur de futures factures — mais l’argent est déjà revenu ; vous le compteriez deux fois | Un remboursement est un événement bancaire ; un avoir sert à un crédit qui vient compenser des factures |
| Laisser des avoirs non imputés pendant des mois | Les soldes dus restent bruts, les lots de paiements règlent le montant brut, et le crédit tombe dans l’oubli | Imputez rapidement — ou cochez Imputation auto de l’avoir et laissez le crédit s’utiliser tout seul |
| S’attendre à ce que le crédit d’un avoir passe d’une de vos sociétés à une autre | Les imputations ne franchissent jamais les limites d’une entité — le crédit reste bloqué là où il a été enregistré | Enregistrez l’avoir dans l’entité qui a reçu l’avoir du fournisseur à l’origine |
| Corriger un avoir comptabilisé en comptabilisant un second avoir, de sens opposé | Deux documents erronés expliquent désormais une seule correction — une source de confusion permanente | Rouvrir l’avoir en Brouillon, le corriger, le comptabiliser à nouveau |
Pour aller plus loin
- Créer un avoir fournisseur — le guide pas à pas.
- Imputer des avoirs fournisseur — imputation manuelle et automatique.
- Comprendre les factures d’achat — le concept parent.
- Comprendre les avoirs — l’équivalent côté clients.
Questions fréquentes
Au moins une ligne (en général toutes) doit être une ligne de crédit — utilisez l’interrupteur à côté du numéro de ligne pour que son badge affiche Avoir fournisseur. Gardez une quantité et un prix unitaire positifs ; l’interrupteur gère le signe. Si le total global de l’avoir reste positif, il ne sera pas comptabilisé.
Pas au moyen d’un avoir fournisseur — le crédit d’un avoir ne peut être imputé qu’aux factures du même fournisseur. Si un fournisseur vous rembourse réellement de l’argent, enregistrez plutôt ce remboursement dans votre processus bancaire et demandez à votre comptable comment il souhaite classer l’écriture.
Les imputations d’avoirs sont limitées aux documents de la même entité. Chaque société juridique règle ses propres dettes fournisseurs ; le règlement entre sociétés passe par la trésorerie. Consultez Règlement fournisseurs entre entités.
Imputez ce qui peut l’être — le reste demeure en Crédit restant sur l’avoir, visible dans le Récapitulatif de l’avoir fournisseur. Utilisez-le sur la prochaine facture du fournisseur, ou laissez Imputation auto de l’avoir l’utiliser automatiquement à mesure que de nouvelles factures sont comptabilisées.
C’est voulu — les tranches d’ancienneté suivent les factures qui arrivent à échéance, et un avoir est l’inverse d’une facture. Les avoirs affichent une tranche vide et n’apparaissent jamais en retard ; leur effet sur la balance âgée est indirect, via les soldes de factures qu’ils réduisent.
Les ensembles d’autorisations Accounts Payable ou Accounting Admin, comme pour tous les documents d’achat. Accounting Controller n’a qu’un accès en lecture seule aux transactions de la comptabilité auxiliaire — il permet de consulter les avoirs, pas de les créer.
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