Lot de ventilation des charges

Guide d’exploitation 5 min de lecture Mis à jour en juillet 2026

Le guide d’exploitation du partage des coûts sans intervention : les factures d’achat comptabilisées marquées pour la ventilation automatique voient leurs écritures comptables intersociétés générées pendant la nuit.

Pour y accéder. Ouvrez le Lanceur d’applications (l’icône en grille en haut à gauche de n’importe quelle page) → REDA Financials Admin → l’onglet Console d’administration financière → l’onglet Opérations, puis repérez la carte Lot de ventilation automatique des charges.
Accès requis. La planification et l’exécution de ce lot nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ; l’ensemble Accounting Controller v2 donne lui aussi accès à la console. Les ensembles Accounts Payable v2 et Accounts Receivable v2 ne la voient pas — tous les autres utilisateurs ne rencontrent que les ventilations que produit le lot.

Ce qu’indique la carte : « Ventile automatiquement les charges des factures d’achat comptabilisées marquées Ventilation automatique. Utilise la liste de ventilation des charges affectée pour créer des lots de ventilation et comptabiliser des écritures intersociétés. Une facture par lot pour isoler les erreurs. »

Ce qui entre dans le périmètre — et ce que crée une exécution

Question	Réponse
Quelles factures sont éligibles ?	Les factures d’achat comptabilisées marquées Auto Allocate Expenses et auxquelles une Liste de répartition des charges est affectée. Tout le reste est ignoré — le lot fonctionne strictement sur activation explicite.
Qu’est-ce qui est créé ?	Un lot de ventilation comptabilisé par facture, ainsi que l’écriture comptable intersociétés qui transfère le coût entre les entités — à l’identique de ce que produirait une exécution manuelle de Ventiler les charges.
Peut-il s’exécuter deux fois sur la même facture ?	Non — chaque facture traitée reçoit un horodatage, si bien qu’elle n’est jamais ventilée automatiquement deux fois.
Que se passe-t-il si une facture échoue ?	Rien d’autre n’est affecté : une facture d’achat par périmètre de traitement signifie que l’échec est isolé et que la file continue.
Où apparaissent les résultats ?	Dans l’entrée d’audit de l’exécution (éléments traités / réussis / en échec, avec leurs motifs) et dans l’onglet Répartitions de la facture elle-même.

La carte Lot de ventilation automatique des charges développée dans l’onglet Opérations, avec un badge Non planifié, les statistiques d’exécution, un panneau Planification quotidienne avec une Heure d’exécution et un bouton Planifier, et un panneau Exécution manuelle avec un bouton Exécuter maintenant.

Le partage des coûts sans intervention ne demande qu’une seule décision à l’opérateur — l’heure d’exécution nocturne. Tout le reste a été décidé en amont, avec l’indicateur de ventilation de la facture et sa Liste de répartition des charges.

Planifier le lot

Chaque jour, après le lot de transactions récurrentes (les factures partagées qu’il traite sont généralement générées à partir de modèles) et avant l’instantané de balance âgée. Grâce à l’isolement à raison d’une facture par périmètre, une seule facture défectueuse ne bloque jamais la file.

Une nuit en pratique — la facture partagée de Meridian

L’entité de groupe de Meridian Properties Group reçoit une facture récurrente de services partagés dont chacune des quatre entités pays doit supporter une quote-part. La configuration a été faite une seule fois, sur le modèle récurrent : la bonne Liste de répartition des charges associée, l’indicateur Auto Allocate Expenses coché. Dès lors, chaque mois raconte la même histoire — le lot de transactions récurrentes génère et comptabilise la facture d’achat en début de nuit ; un peu plus tard, ce lot la reprend, crée le lot de ventilation et comptabilise l’écriture comptable intersociétés qui inscrit la quote-part de chaque entité dans ses propres livres, à l’aide des comptes de créance et de dette intersociétés. La facture reçoit son horodatage de traitement ; l’onglet Répartitions montre ce qui a été créé. S’il manquait à l’entité brésilienne ses comptes intersociétés, seule la ventilation de cette facture échouerait — nommée, avec son motif, dans l’entrée d’audit — tandis que toutes les autres factures de la file seraient traitées normalement.

La configuration se fait au niveau des données, pas dans la console. La carte n’a rien d’autre à configurer que sa planification. La véritable configuration se trouve sur les modèles récurrents de vos coûts partagés : associez-leur la bonne liste de ventilation et marquez-les, une seule fois — chaque future facture hérite des deux.

Erreurs courantes à éviter

Erreur	Pourquoi c’est un problème	À faire à la place
Marquer des factures sans leur affecter de liste de ventilation	Le lot n’a pas de recette — la facture est ignorée nuit après nuit	Les deux moitiés, toujours : l’indicateur et la Liste de répartition des charges
S’attendre à ce que les factures en brouillon soient ventilées	Seules les factures d’achat comptabilisées entrent dans le périmètre	Comptabilisez d’abord (ou laissez les modèles en Comptabilisation auto s’en charger) ; la ventilation suit
Laisser des entités bénéficiaires sans comptes intersociétés	L’écriture intersociétés ne peut pas être comptabilisée ; la facture échoue avec une erreur de compte	Configurez dès le départ les comptes de créance et de dette intersociétés de chaque entité — c’est du modèle global de l’Onglet Configuration financière que les nouvelles entités en héritent
Marquer à nouveau une facture déjà traitée pour « la relancer »	L’horodatage de traitement protège contre une double ventilation — c’est voulu	Ajustez via les enregistrements de ventilation eux-mêmes, et non en forçant une nouvelle exécution
Le planifier avant le lot de transactions récurrentes	Les factures partagées de la nuit n’existent pas encore ; la ventilation attend une journée entière	Les transactions récurrentes d’abord, la ventilation ensuite — la génération avant la répartition

Même résultat que la voie manuelle. Le lot produit exactement ce que produirait une personne cliquant sur Ventiler les charges : un lot de ventilation comptabilisé et son écriture comptable intersociétés. L’automatisation change ici le moment où le travail est effectué, jamais ce qui est comptabilisé.

Surveiller le lot

Tout est au vert lorsque : la carte affiche Planifié, l’horodatage de la dernière exécution se situe dans la plage attendue et l’icône de résultat est informative. Dans tous les autres cas, cliquez sur Voir le journal d’audit — l’enregistrement de l’exécution indique les éléments traités / réussis / en échec, avec un motif pour chaque échec. Les échecs citent leur facture ; les causes classiques sont une liste de ventilation dont les pourcentages ne totalisent plus correctement, ou une entité bénéficiaire mal configurée pour l’intersociétés.

Dépannage

Symptôme	Cause probable → action
Facture ignorée chaque nuit	Elle n’est pas marquée Auto Allocate Expenses, aucune liste ne lui est affectée, ou elle porte déjà son horodatage de traitement. Ces trois éléments sont visibles sur la facture.
Erreurs de compte intersociétés dans le journal	Il manque à une entité bénéficiaire ses comptes Dette IC par défaut / Créance IC par défaut — renseignez-les sur l’entité, puis cliquez sur Exécuter maintenant.

Pour aller plus loin

Lot de ventilation des charges — ce que fait le lot, en détail.
Onglet Opérations — la console.
Journalisation d’audit — lire l’historique des exécutions.

Questions fréquentes

C’est un isolement délibéré des erreurs : un échec sur une facture fournisseur partagée n’affecte jamais la suivante. La description de la carte le dit elle-même — « Une facture par lot pour isoler les erreurs. » Pour les comptabilisations intersociétés, la fiabilité l’emporte sur le débit brut.

Trois causes possibles, toutes visibles sur la facture elle-même : elle n’est pas réellement marquée Auto Allocate Expenses, aucune Liste de répartition des charges ne lui est affectée, ou elle porte déjà son horodatage de traitement d’une exécution précédente.

Il manque à une entité bénéficiaire ses comptes de dette et de créance intersociétés par défaut, si bien que sa quote-part de l’écriture ne peut pas être comptabilisée. Renseignez-les sur l’entité et cliquez sur Exécuter maintenant — seule la facture en échec doit être rattrapée.

Non — le lot produit le même lot de ventilation comptabilisé et la même écriture comptable intersociétés qu’une exécution manuelle. Dans les deux cas, vérifiez l’onglet Répartitions de la facture.

Dans les listes de ventilation des charges — les recettes qu’applique le lot. Consultez Configurer les règles de ventilation pour les créer et Exécuter la ventilation automatique pour le comportement complet.

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