Comprendre les factures d’achat

Une facture d’achat est l’enregistrement de l’argent que votre société doit à un fournisseur — une facture fournisseur saisie dans REDA Financials. Elle est au cœur de votre processus de comptes fournisseurs : chaque facture fournisseur, chaque dépense directe et chaque avoir que vous accorde un fournisseur est saisi sous la forme d’une facture d’achat. Cet article explique ce qu’est une facture d’achat, les trois types que vous utiliserez, comment elle évolue au cours de sa vie, du brouillon au paiement, et comment elle garantit l’exactitude de vos comptes à chaque étape.

Ce qu’enregistre une facture d’achat

Dans REDA Financials, chaque facture d’achat répond à cinq questions :

• À qui devons-nous de l’argent ? — au Fournisseur (le compte du fournisseur).
• Laquelle de nos sociétés le doit ? — l’Entité. Si votre organisation gère plusieurs sociétés juridiquement distinctes dans REDA Financials, chaque facture appartient à une seule d’entre elles. Chez Meridian Properties Group, par exemple, une facture de nettoyage pour la tour de New York appartient à Meridian Properties US LLC.
• À quoi correspond-elle ? — aux lignes de facture, chacune renvoyant à un produit ou à un service et au compte de charges sur lequel il doit être enregistré.
• Quand ? — la Date de facture (la date figurant sur la facture du fournisseur) et la Date d’échéance (la date à laquelle le paiement est attendu — proposée automatiquement d’après les conditions de paiement du fournisseur).
• Combien ? — les totaux : sous-total, taxe, éventuelle retenue à la source, et le Montant total de la facture final.

Une facture d’achat comptabilisée et entièrement payée — la facture mensuelle de nettoyage de CityClean Services pour Meridian Properties US LLC. L’en-tête indique qui, quelle société, quand et combien ; le panneau Récapitulatif de la facture, à droite, montre d’un coup d’œil qu’il ne reste rien à payer — réglée à 100 %.

Les trois types de facture

Lorsque vous créez une facture d’achat, votre premier choix porte sur le Type de facture. Il indique à REDA Financials de quel type de document il s’agit et modifie le comportement du système :

Un exemple concret chez Meridian Properties US LLC, qui gère une tour commerciale à New York :

• La facture mensuelle de nettoyage de CityClean Services (2 200 $) est saisie comme une Facture — elle est payée par chèque quelques semaines plus tard.
• La facture mensuelle d’électricité de MetroPower Utilities (3 400 $) est réglée par prélèvement automatique ; elle est donc saisie comme une Charge — sa comptabilisation enregistre en même temps le coût et le paiement bancaire.
• Lorsque Summit HVAC Inc a surfacturé 300 $ sur une facture de maintenance, il a émis un avoir — saisi comme un Avoir fournisseur de −300 $ et imputé sur sa facture ouverte.

Une facture de type Charge : la facture d’électricité mensuelle de Meridian. Comme le fournisseur d’électricité prélève automatiquement le paiement sur le compte bancaire, la comptabilisation de cette facture enregistre le coût et génère le paiement en une seule étape — vous le voyez sous Auto Disbursements dans les listes associées.

Le cycle de vie de la facture : Brouillon → Comptabilisé → Annulé

Chaque facture d’achat porte un Statut qui détermine ce que vous pouvez en faire :

Ce qui se passe lors de la comptabilisation

La comptabilisation est le moment où la tenue des comptes a lieu. Lorsque vous faites passer une facture de Brouillon à Comptabilisé, REDA Financials crée automatiquement des écritures comptables équilibrées dans votre grand livre. Pour la facture de nettoyage de CityClean ci-dessus, la comptabilisation enregistre :

Deux points méritent d’être soulignés :

• Le côté charge provient du Compte général de chaque ligne de facture — une même facture peut donc répartir les coûts sur plusieurs comptes (par exemple, les réparations du bâtiment sur une ligne et les fournitures sur une autre).
• Le côté passif est porté automatiquement au compte fournisseurs de votre entité. Vous ne comptabilisez jamais la dette fournisseur à la main. (Une facture peut remplacer ce compte dans des cas particuliers grâce à son champ Compte fournisseurs.)

Vous pouvez examiner les écritures exactes créées par n’importe quelle facture en ouvrant ses Transactions comptables depuis les liens rapides des listes associées. Si des taxes s’appliquent aux lignes, les montants de taxe sont également comptabilisés sur leurs propres comptes de taxe — voir Taxe sur les factures d’achat et profils fiscaux.

Le contrôle d’approbation

Indépendamment du Statut, chaque facture possède un Statut d’approbation — Non requise, En attente, Approuvé ou Rejeté. Une facture ne peut être comptabilisée que si son statut d’approbation est Approuvé ou Non requise. Votre organisation peut ainsi exiger une validation des factures avant qu’elles n’atteignent les comptes, sans bloquer la saisie quotidienne.

Comment une facture suit son propre paiement

Une fois comptabilisée, une facture d’achat tient le compte de tout ce qui la règle :

• Solde dû de la facture — ce qui reste impayé, une fois chaque paiement et chaque crédit d’avoir pris en compte.
• Onglet Imputations — affiche chaque paiement et chaque avoir fournisseur imputé à cette facture, avec les dates et les montants.
• Tranche d’ancienneté — la facture se classe automatiquement en Payé, Courant, 1-30, 31-60, 61-90 ou 90+ jours de retard, et se signale comme en retard une fois la date d’échéance passée. Ces champs alimentent en temps réel vos rapports de balance âgée fournisseurs.
• Panneau Récapitulatif de la facture — la carte située à droite de la page d’enregistrement affiche d’un coup d’œil le pourcentage réglé, le montant payé, les crédits d’avoir imputés et le solde restant dû.

Chez Meridian, la facture de rénovation du hall d’Apex Construction Co (48 000 $) a été payée en partie par un virement de 24 000 $ — son enregistrement affiche donc un Solde dû de la facture de 24 000 $, une barre de progression réglée à 50 % et le virement listé sous Imputations.

Comment une facture rejoint le budget

Une facture d’achat peut être rattachée à un Budget — exactement comme un bon de commande. Le champ Budget de la facture pointe vers l’un de vos budgets comptabilisés (seuls les budgets comptabilisés sont éligibles) et détermine la ligne budgétaire par rapport à laquelle le coût de la facture est mesuré. Une facture peut rejoindre son budget de deux façons, et toutes deux garantissent des chiffres justes :

• Une facture rapprochée d’un bon de commande hérite du budget du bon de commande et de sa ligne budgétaire. Lors de la comptabilisation du bon de commande, sa valeur a été réservée en tant qu’engagement ; lors de la comptabilisation de la facture rapprochée, cet engagement se convertit en dépense réelle — le même argent, compté une seule fois. Elle ne consomme pas le budget une seconde fois.
• Une facture de dépense directe — sans bon de commande derrière elle — porte son propre Budget. Chaque ligne trouve sa ligne budgétaire d’après son compte de charges et ses dimensions (son Centre de coûts et toute autre étiquette suivie par votre administrateur), et la comptabilisation inscrit le réel directement sur cette ligne.

Le contrôle budgétaire suit donc le chemin du bon de commande à la facture : l’engagement est cumulé lors de la comptabilisation du bon de commande, le réel lors de la comptabilisation de la facture, et chacun aboutit sur la bonne ligne budgétaire. Chez Meridian, le bon de commande de nettoyage de façade de Sterling Facility Services a engagé son budget dès son émission ; la facture rapprochée de chaque intervention a ensuite transformé cet engagement en dépense réelle, au fil de la facturation. Une facture de services publics directe sans bon de commande — l’électricité MetroPower de Meridian — trouve au contraire sa propre ligne budgétaire et inscrit elle-même le réel.

Tant que la facture est en Brouillon, tout reste souple : changez le compte de charges ou une dimension d’une ligne, et la facture retrouve la bonne ligne budgétaire ; changez le Budget de l’en-tête, et ses lignes se réalignent sur le nouveau. Une fois la facture comptabilisée, le Budget est verrouillé — le réel est déjà cumulé — ; pour le modifier, vous devez donc d’abord rouvrir la facture en brouillon (ou l’annuler). Le fonctionnement du contrôle lui-même est décrit dans Analyse budgétaire des bons de commande.

Se repérer dans la page d’enregistrement

Ouvrez n’importe quelle facture d’achat et vous trouverez toute son histoire organisée en onglets :

Les boutons d’action en haut de la page s’adaptent au type et au statut de la facture — par exemple, Rapprocher au bon de commande apparaît sur les documents de type Facture, et Ventiler les charges devient disponible une fois la facture comptabilisée.

Numérotation automatique

Les noms de facture comme MPI001008 sont attribués automatiquement à partir des Séquences de documents de votre entité — chaque entité numérote ses propres factures d’achat de façon indépendante, avec un préfixe et un numéro séquentiel configurés par votre administrateur. Le numéro de facture du fournisseur se saisit dans le champ Référence : vous pouvez ainsi toujours retrouver une facture par l’un ou l’autre numéro.

Qui peut travailler avec les factures d’achat

L’accès est contrôlé par les ensembles d’autorisations que votre administrateur attribue :

• Accounts Payable et Accounting Admin peuvent créer, comptabiliser et annuler des factures d’achat.
• Accounting Controller et Read Only peuvent les consulter, mais ne peuvent rien modifier — le contrôleur examine les comptabilités auxiliaires et travaille au niveau des écritures comptables.
• Les utilisateurs Accounts Receivable travaillent côté clients et ne gèrent pas les documents fournisseurs.

Voir Attribution des ensembles d’autorisations pour une vue d’ensemble complète.

Pour aller plus loin

1. Créer une facture d’achat — la procédure pas à pas.
2. Taxe sur les factures d’achat et profils fiscaux — comment les montants de ligne et les taxes sont calculés.
3. Comptabiliser et annuler une facture d’achat — le cycle de vie en détail.
4. Comprendre les décaissements — comment les factures sont payées.
5. Comprendre les avoirs fournisseur — la gestion des avoirs accordés par les fournisseurs.
6. Rapprochement des lignes bon de commande / facture d’achat — le rapprochement à trois voies avec les bons de commande.

Questions fréquentes