Cloner les budgets pour l’année suivante
Le budget de l’année prochaine part rarement d’une page blanche : il part de celui de cette année, ajusté à la lumière de ce que vous avez appris. La méthode pratique dans REDA Financials : créer le budget vide de la nouvelle année, reporter les lignes (l’import CSV rend l’opération indolore), ajuster, puis comptabiliser. Quinze minutes, passées pour l’essentiel à réfléchir aux montants plutôt qu’à les saisir.
Accès nécessaire. La création et la modification des budgets et de leurs lignes, ainsi que leur comptabilisation, nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les budgets, mais pas de les modifier.
La méthode de fin d’année
Créer le nouveau budget vide
Nouveau budget : même entité et même type, un nom qui désigne la nouvelle année (Budget d’exploitation 2027) et — le détail qui compte — une Date de début au 1er janvier 2027 et une Date de fin au 31 décembre 2027, car les achats de l’année prochaine trouvent ce budget lorsque leur date tombe dans cette plage. Renseignez aussi Exercice = 2027 comme libellé de reporting, par souci d’ordre, mais ce sont les dates qui pilotent la correspondance.
Reporter les lignes
Constituez votre feuille de lignes à partir du budget de cette année (sa liste Lignes budgétaires s’exporte proprement ; vous pouvez aussi partir du bouton Télécharger le modèle du formulaire), ajustez les montants dans le tableur — c’est là que s’appliquent la hausse de 4 % de l’énergie et des fluides et la leçon des réparations de mars — puis cliquez sur Choisir un fichier CSV pour les charger. Les comptes sont reconnus par leur nom ; l’import remplace les lignes que contenait le brouillon.
Vérifier, approuver, comptabiliser — avant le 1er janvier
Les montants Engagé et Réel partent de zéro (l’historique n’est jamais copié : il appartient à l’ancienne année). Comptabilisez dès l’approbation obtenue, afin que le premier bon de commande de janvier ait déjà son plafond. L’ancien budget ne demande aucune cérémonie : il prend simplement fin avec sa plage de dates, et son enregistrement — plan initial, ajustements, résultat — reste intact pour toujours.
Concrètement : après le transfert de 15 000 $ effectué en mars des Honoraires professionnels vers les Réparations — voir Écritures budgétaires (ajustements) — la feuille de travail de l’exercice 2027 de Meridian part de la réalité ajustée, et non de l’estimation de janvier :
| Compte général | Budgété (exercice 2026) | Budget effectif (exercice 2026) | Point de départ (exercice 2027) |
|---|---|---|---|
| Réparations et entretien — Bâtiments | 120 000 $ | 135 000 $ | 135 000 $ — la leçon des réparations, déjà chiffrée |
| Honoraires juridiques et de conseil | 30 000 $ | 15 000 $ | 15 000 $ — la surestimation de l’an dernier n’est pas reconduite |
| Énergie et fluides — Bâtiments | 45 000 $ | 45 000 $ | 46 800 $ — la hausse tarifaire de 4 % appliquée (45 000 $ × 1,04) |
Les autres lignes sont reportées à leur montant effectif jusqu’à ce que la revue en décide autrement. Chaque montant de la nouvelle feuille est une décision : c’est une qualité de la méthode, pas une charge.
Ce qui repart de zéro — et ce qui n’est jamais copié
| Dans le budget de la nouvelle année | |
|---|---|
| Lignes et montants | Ce que dit votre feuille revue : chaque nouveau Montant budgété est la dotation initiale de la nouvelle année |
| Montant engagé / Montant réel | Zéro. L’historique appartient aux enregistrements de l’ancienne année et y reste |
| Augmentations / Diminutions approuvées | Zéro : les ajustements de l’an dernier étaient les décisions de l’an dernier ; leurs leçons vivent dans les montants que vous avez choisis |
| Statut / Statut d’approbation | Brouillon, non approuvé : la nouvelle promesse obtient sa propre approbation avant d’être comptabilisée |
| Écritures budgétaires | Aucune : l’historique des ajustements ne passe jamais d’un budget à l’autre |
| Notes | Ce que vous y écrivez : l’endroit idéal pour consigner « reporté au montant effectif de l’exercice 2026 » ou « montant ponctuel supprimé » |
Le chevauchement de janvier, maîtrisé
- Les deux budgets peuvent être comptabilisés en même temps : ils n’entrent pas en conflit tant que leurs plages de dates ne se chevauchent pas, car chaque transaction est régie par le budget dont la plage Date de début – Date de fin couvre sa propre date. Les derniers bons de commande de décembre sont contrôlés par rapport au budget 2026 ; le premier bon de commande de janvier, par rapport à celui de 2027.
- Les factures des bons de commande de l’an dernier continuent de liquider les lignes budgétaires de l’an dernier par le lien avec la ligne de bon de commande, même lorsqu’elles arrivent en janvier : le registre des engagements suit la promesse, pas le calendrier.
- Ne retirez (annulez) l’ancien budget qu’une fois arrivées ses dernières factures rapprochées : l’annulation sert à empêcher de nouvelles références, pas à clôturer l’année.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est pénalisant | À faire plutôt |
|---|---|---|
| Copier le Budgété de l’an dernier au lieu du Budget effectif | Chaque ajustement — les leçons durement acquises de l’année — est écarté sans que personne ne s’en aperçoive | Exportez ou lisez la colonne Budget effectif pour constituer votre feuille de départ |
| Comptabiliser le nouveau budget sans modifier les anciennes dates | Les plages de dates de deux budgets se chevauchent sur la même période ; on ne sait plus lequel régit un achat | Définissez une nouvelle Date de début et une nouvelle Date de fin (du 1er janvier au 31 décembre de la nouvelle année) avant de comptabiliser ; mettez aussi à jour le libellé Exercice, par souci de cohérence |
| Attendre janvier pour comptabiliser | Les premiers bons de commande de l’année se comptabilisent avec « Aucune ligne budgétaire trouvée » : sans contrôle, par accident | Approuvez et comptabilisez en décembre, pour que le premier jour ait déjà son plafond |
| Annuler l’ancien budget le 1er janvier | Les bons de commande de décembre attendent encore des factures, et leur liquidation a besoin des lignes de l’ancien budget | Ne le retirez qu’après l’arrivée des dernières factures rapprochées |
| Reporter tels quels des montants ponctuels | La rénovation du hall de l’an dernier ne finance rien cette année : de l’argent disponible que personne n’a prévu | Mettez à zéro les montants ponctuels dans la feuille ; indiquez pourquoi dans les Notes de la ligne |
Pour aller plus loin
- Créer des budgets et des lignes budgétaires — les mécanismes évoqués ici.
- Rapports de consommation budgétaire — exploiter cette année pour chiffrer la suivante.
- Clôturer les comptes — la fin d’exercice avec laquelle cette démarche s’articule.
Questions fréquentes
La voie fiable et toujours disponible est la méthode ci-dessus : un budget vide, puis les lignes en CSV. Il se trouve que c’est aussi le meilleur processus : l’étape du tableur est celle où se construit la réflexion sur l’année suivante, et l’import garantit que vous avez revu chaque montant sur lequel vous vous engagez.
C’est une question de politique (« report ») plutôt que de système : REDA Financials ne reporte pas les soldes automatiquement. Si votre organisation pratique le report, ajoutez le montant à la ligne de la nouvelle année et consignez la justification dans les Notes de la ligne.
Réglez la Date de début et la Date de fin sur la durée de votre exercice, par exemple du 1er avril 2026 au 31 mars 2027. La correspondance se fait sur les dates réelles : tout achat daté dans cette période trouve le budget, quelle que soit l’année civile dans laquelle il tombe. Un exercice décalé ne demande rien de particulier ; le champ Exercice n’est qu’un libellé (écrivez « 2026 », « Ex. 26-27 », comme votre équipe le lit) et n’a aucune incidence sur la correspondance.
Jamais : l’historique des ajustements appartient au budget qu’il a ajusté et y reste, de façon permanente. Ce qui se reporte, c’est leur résultat : en partant des montants du Budget effectif pour votre feuille, les modifications approuvées sont déjà intégrées aux nouveaux montants budgétés, et la nouvelle année démarre avec un historique vierge.
La feuille de calcul, oui ; le budget, entité par entité. Chaque entité a son propre budget, dans sa propre devise fonctionnelle, et le compte général de chaque ligne doit être global ou appartenir à cette entité. La méthode CSV rend les copies par entité peu coûteuses : la réflexion se transfère, l’enregistrement non.
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