Configuration des modèles
Un modèle récurrent comporte trois volets de décisions — identité, lignes, planification — et un cycle de vie régi par deux règles qu’il vaut mieux connaître avant de commencer. Voici la référence de configuration, illustrée par le modèle « Loyer mensuel Corvus » de Meridian.
Accès nécessaire. Créer et configurer des modèles récurrents nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les modèles, mais pas de les modifier.
Identité
- Type de document — Facture de vente / Facture d’achat / Bon de commande / Écriture comptable. Verrouillé une fois enregistré (« Le type de document ne peut pas être modifié une fois un modèle récurrent enregistré. ») — un modèle de loyer ne peut pas devenir un modèle d’écriture ; créez-en un nouveau.
- Entité, tiers, grand livre — à qui appartiennent les livres et (pour les factures et les bons de commande) à quel client ou fournisseur se rapporte chaque copie.
- Nom et description — rédigez-les pour le collègue qui tombera dessus dans deux ans : « Loyer mensuel Corvus — Suite 1201 ».
- Particularités selon le type : les modèles de facture de vente proposent les types Facture ou Encaissement (pas d’avoirs) ; les modèles d’écriture portent un Type d’écriture (Ajustement pour les schémas de régularisation) et acceptent des entités au niveau des lignes pour les écritures intersociétés récurrentes.
Lignes
Les lignes du modèle reflètent celles du document — produits, quantités, prix, comptes généraux, profils de taxe, dimensions (pour les lignes d’écriture : débits et crédits, qui doivent s’équilibrer : « Le débit total (…) doit être égal au crédit total (…) »). La règle d’or : le modèle doit être comptabilisable tel quel — tout ce dont le document généré a besoin, le modèle le porte.
Planification
| Champ | Décision |
|---|---|
| Fréquence | Quotidienne · Hebdomadaire · Bimensuelle · Mensuelle · Trimestrielle · Semestrielle · Annuelle |
| Date de début | La première date de génération — c’est aussi l’ancre du rythme (commencez le 1er et les exécutions mensuelles restent le 1er) |
| Date de fin / Occurrences | La façon dont le modèle prend fin : une date, un nombre (12 pour un contrat d’un an), ou ni l’un ni l’autre (jusqu’à sa désactivation) |
| Comptabilisation auto | Désactivée = brouillons à relire (position par défaut) ; Activée = les documents générés se comptabilisent d’eux-mêmes — à réserver aux modèles d’une fiabilité à toute épreuve |
Cycle de vie
Brouillon → construire librement
Les modèles démarrent en brouillon ; ajoutez des lignes, ajustez la planification : rien n’est généré.
Actif → en service
L’activation exige des lignes (« Un modèle récurrent d’écriture comptable actif doit avoir au moins une ligne. ») — ensuite, le lot de nuit respecte la Date de prochaine exécution. Modifier un modèle actif est autorisé et n’affecte que les exécutions futures.
Suspendu ou retiré
Retour à Brouillon = suspendu (réactivable à tout moment ; les exécutions manquées pendant la suspension peuvent être rattrapées avec le sélecteur Date d’exécution du lot). Condition de fin atteinte = retiré, avec un historique intact dans les listes de documents générés du modèle.
Construire « Loyer mensuel Corvus » de A à Z
Voici toute la configuration, décision par décision, telle que la contrôleuse de gestion de Meridian l’a réellement réalisée :
Identité
Type de document Facture de vente (choisi avec soin — il se verrouille à l’enregistrement), Entité Meridian Properties US LLC, Client Corvus Consulting, nom « Loyer mensuel Corvus — Suite 1201 ». Trente secondes, mais trente secondes dont un futur collègue lui sera reconnaissant.
Des lignes comptabilisables telles quelles
Une ligne : le produit de loyer, quantité 1, 9 000,00 $, compte général de produits, profil de taxe. Elle la vérifie par rapport au bail, car c’est exactement cette ligne que portera chaque facture générée, jusqu’à ce qu’elle modifie le modèle.
Planification
Fréquence Mensuelle, Date de début le 1er (ce qui ancre chaque exécution future au 1er), pas de date de fin — le bail se renouvelle automatiquement. Comptabilisation auto désactivée pour le premier trimestre ; elle l’activera une fois que trois brouillons d’affilée n’auront nécessité aucune retouche.
Activer
Brouillon → Actif. Le modèle affiche désormais Date de prochaine exécution = le 1er à venir, et le lot de nuit en a la charge à partir de là. Le Nombre de générés commence son décompte dès la première génération.
Les champs qui se tiennent à jour d’eux-mêmes
| Champ | Qui le renseigne | Comment le lire |
|---|---|---|
| Date de prochaine exécution | Le lot, après chaque génération (et en avançant au fil des rattrapages) | « Ce qui va se passer ensuite » — le champ le plus utile de l’enregistrement |
| Date de dernière exécution | Le lot | La date de la dernière génération — une valeur ancienne sur un modèle Actif vous signale qu’il faut vérifier la carte du planificateur |
| Nombre de générés | Le lot, qui l’incrémente à chaque génération | La progression par rapport aux Occurrences — « 9 sur 12 » vous indique que le contrat d’un an entre dans son dernier trimestre |
| Documents générés (listes associées) | Chaque exécution, qui relie chaque document au modèle | L’historique complet de ce que le modèle a produit — les réponses aux questions d’audit se trouvent ici, et non dans la mémoire de quelqu’un |
Messages que vous pourriez rencontrer
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Le type de document ne peut pas être modifié une fois un modèle récurrent enregistré. » | Le seul choix irréversible. Mauvais type ? Désactivez ce modèle et créez le bon — l’historique reste là où il doit être. |
| « Un modèle récurrent d’écriture comptable actif doit avoir au moins une ligne. » | L’activation exige un document générable. Ajoutez les lignes, puis activez. |
| « Le débit total (…) doit être égal au crédit total (…) » | Les modèles d’écriture doivent être équilibrés avant de pouvoir générer — corrigez les lignes ; l’écart vous est indiqué en clair. |
| « Aucun modèle actif n’arrive à échéance au plus tard à cette date. Le lot s’exécutera mais ne générera aucun document. » | Affiché lors d’une exécution manuelle depuis la carte du planificateur — ce n’est pas une erreur de configuration ; il n’y a tout simplement encore rien à échéance. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Activer avec des lignes provisoires « à corriger plus tard » | Le lot ne sait pas qu’elles sont provisoires — il les génère, peut-être dès ce soir | Construisez des lignes complètes et comptabilisables au statut Brouillon ; n’activez que ce qui pourrait être généré correctement dès maintenant |
| Une Date de début en milieu de mois pour un accord facturé le 1er du mois | La date de début ancre le rythme — chaque exécution tombera le 17, pour toujours | Ancrez délibérément : commencez le jour où le rythme doit se répéter |
| Aucune condition de fin sur un contrat à durée déterminée | Le 13e mois d’un contrat de 12 mois génère une facture que personne n’a demandée | Renseignez les Occurrences (12) ou une Date de fin dès la création, pendant que vous avez le contrat sous les yeux |
| Modifier un modèle Actif pendant un litige « juste pour ce mois-ci » | Les exécutions futures héritent définitivement de la modification | Ajustez le brouillon généré pour traiter l’exception ; réservez les modifications du modèle aux changements permanents |
| Oublier de vérifier que la séquence de documents de l’entité couvre le nouveau volume | Les documents générés sont numérotés à partir des séquences de l’entité comme tous les autres — les surprises de configuration apparaissent à 01:00 | Vérifiez que la numérotation et les périodes sont en place avant la première exécution planifiée ; ou déclenchez une exécution manuelle et inspectez le résultat |
Pour aller plus loin
- Planificateur de lots récurrents — ce qui exécute la planification que vous venez de définir.
- Présentation des modèles récurrents — les quatre types de documents comparés.
- Écritures comptables récurrentes — les détails propres aux écritures comptables.
Questions fréquentes
La date de génération comme date du document (la période en découle), les lignes et les tiers du modèle, un nom dérivé du modèle, et le lien retour vers le modèle. La numérotation séquentielle provient comme d’habitude des séquences de documents de l’entité.
Sans aucune restriction — Corvus pourrait avoir un modèle « loyer » (mensuel) et un modèle « stationnement » (trimestriel). Des modèles distincts valent mieux qu’un seul modèle que vous modifiez sans cesse.
L’exécution de ce modèle revient proprement en arrière et est journalisée (le lot isole les échecs modèle par modèle) ; le reste de la génération de la nuit se poursuit. Corrigez la cause — le plus souvent une période manquante — puis rattrapez avec Exécuter maintenant.
Oui — repassez-le au statut Brouillon. Sa Date de prochaine exécution reste figée là où elle était ; à la réactivation, tout ce qui est arrivé à échéance pendant la suspension est dû maintenant, et la prochaine exécution le rattrape. Si vous ne voulez pas de ce rattrapage, reportez délibérément la Date de prochaine exécution avant de réactiver le modèle.
Jamais. Les documents générés sont des enregistrements ordinaires et autonomes ; la modification du modèle change ce que produiront les exécutions futures. C’est pourquoi les revues trimestrielles des modèles coûtent peu : il n’y a aucun risque rétroactif.
Accounting Admin et Accounting Controller disposent de droits complets de création et de modification sur les modèles récurrents et leurs lignes ; Accounts Payable, Accounts Receivable et Read Only les voient en lecture seule.
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