Créer un compte bancaire
Un enregistrement de compte bancaire est le pont entre deux mondes : le compte réel ouvert dans votre banque et le compte de trésorerie de votre grand livre. Chaque paiement, chaque encaissement, chaque relevé et chaque rapprochement franchit ce pont — c’est donc l’un des premiers éléments qu’une nouvelle entité configure, et il mérite d’être configuré avec soin. Voici le compte First National Bank - Operating de Meridian, champ par champ.
Accès requis. La création et la modification des comptes bancaires exigent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 utilisent les comptes au quotidien, mais ne peuvent ni en créer ni les modifier.
L’essentiel
| Champ | Que saisir |
|---|---|
| Nom de la banque / Type de compte | L’établissement, et Compte courant / Épargne / Carte de crédit / Marché monétaire. |
| Numéro de compte (4 derniers) | Exactement quatre chiffres — l’identifiant sûr, affiché partout. Saisissez le numéro de compte complet et les quatre derniers chiffres se déduisent d’eux-mêmes ; ou saisissez seulement les quatre. |
| Entité | L’entité dans les livres de laquelle figure ce compte. Une entité par compte, comme dans la réalité. |
| Compte général | Le compte de trésorerie du grand livre que représente cette banque — chaque comptabilisation passant par cette banque y est enregistrée. Le compte d’exploitation de Meridian est associé à Cash and Cash Equivalents. |
| Code de devise | La devise du compte — elle fait loi pour tout ce qui touche à la banque : relevés, dépôts, rapprochements et documents rapprochés doivent tous la respecter. |
Tout le reste de l’enregistrement
Au-delà de l’essentiel, l’enregistrement porte les paramètres opérationnels — aucun n’est obligatoire le premier jour, tous se révèlent rentables par la suite :
| Champ | À quoi il sert |
|---|---|
| Numéro de compte (complet) | Facultatif — enregistré si vous le souhaitez ; les quatre derniers chiffres en sont déduits automatiquement. |
| Code guichet / routing | L’identifiant d’acheminement de la banque, pour vos archives. |
| Compte général d’ajustement | Le compte de contrepartie par défaut prérempli sur les écritures d’ajustement de rapprochement — faites-le pointer vers les frais bancaires avant votre première clôture mensuelle. |
| Fenêtre de rapprochement IA (jours) (10 par défaut) | Selon les termes mêmes du système : « Combien de jours avant/après la date d'une ligne de relevé bancaire rechercher des transactions correspondantes lors du rapprochement par IA. La valeur par défaut est de 10 jours. Augmentez-la pour les comptes aux délais de compensation plus longs. » La même fenêtre pilote la passe par plage de dates du rapprochement automatique. |
| Création auto des rapprochements (désactivée par défaut) | Lorsqu’un rapprochement de ce compte est approuvé, le brouillon de la période suivante se crée de lui-même. |
| Premier / Dernier / Prochain numéro de chèque · Description du stock de chèques | La plage du stock de chèques, si ce compte émet des chèques — consultez Stock de chèques et impression de chèques. |
| Solde actuel / Date du dernier rapprochement | Tenus à jour par les rapprochements terminés — consultez-les, ne les saisissez pas. |
| Actif (activé par défaut) | Les comptes inactifs refusent les nouveaux relevés (« Le compte bancaire est inactif. »). |
En faire le compte par défaut de l’entité
Renseignez cet enregistrement dans le champ Compte bancaire par défaut de l’entité : chaque nouvel encaissement et chaque nouveau décaissement en sont alors préremplis (ainsi que de son compte général comme compte de trésorerie) — le réglage le plus pratique de tout le module Banque. Le texte d’aide du champ le dit exactement : « Compte bancaire par défaut de cette entité. Renseigné automatiquement sur les nouveaux encaissements et décaissements. Le compte général du compte bancaire détermine le compte de trésorerie par défaut. » Les entités qui ont plusieurs comptes choisissent celui qui sert le plus.
Le compte d’exploitation de Meridian, tel que configuré
Le compte que vous retrouverez tout au long de cette base de connaissances, exactement tel que Meridian l’a configuré :
| Paramètre | Valeur chez Meridian | Le bénéfice |
|---|---|---|
| Nom de la banque / Type de compte | First National Bank - Operating, Compte courant | Le compte du quotidien pour les encaissements de loyers et les paiements fournisseurs |
| Entité / Compte général | Meridian Properties US LLC / Cash and Cash Equivalents | Chaque encaissement, paiement et rapprochement de cette banque passe par ce seul compte général |
| Code de devise | USD | Relevés, dépôts, rapprochements et documents rapprochés y sont tous soumis |
| Compte bancaire par défaut de l’entité | Cet enregistrement | Les nouveaux encaissements et paiements arrivent préremplis — banque et compte de trésorerie à la fois |
| Compte général d’ajustement | Bank Charges and Fees | L’ajustement de 45 $ de frais de service de juillet est arrivé avec son compte de contrepartie déjà renseigné |
| Fenêtre de rapprochement IA (jours) | 10 (la valeur par défaut) | Les lignes de relevé s’apparient à des documents distants de dix jours au plus — assez pour les chèques, assez serré pour éviter les mauvais voisins |
| Stock de chèques | 5001–6000 chargé | Les paiements par chèque se numérotent d’eux-mêmes — consultez Stock de chèques et impression de chèques |
| Création auto des rapprochements | Activée, une fois que le premier rapprochement a fixé le rythme | Dès lors, chaque approbation mensuelle génère d’elle-même le brouillon de rapprochement de la période suivante |
À configurer dès maintenant
- Stock de chèques (Premier/Dernier/Prochain numéro de chèque) si vous imprimez des chèques — consultez Stock de chèques et impression de chèques.
- Compte général d’ajustement — le compte de charges par défaut prérempli sur les ajustements de rapprochement (frais bancaires) ; il vous épargne une recherche chaque mois.
- Fenêtre de rapprochement IA (jours) (10 par défaut) — l’écart de date maximal entre une ligne de relevé et une opération des livres pour qu’elles restent candidates au rapprochement ; augmentez-la pour les comptes où les opérations mettent du temps à passer en banque.
- Création auto des rapprochements — lorsque le rapprochement d’un mois est approuvé, le brouillon du mois suivant se crée de lui-même. Meridian l’active une fois que le premier rapprochement a fixé le rythme.
Les règles qui maintiennent les comptes bancaires en ordre
Les voici mot pour mot, avec la correction en regard :
| Le message | Ce qu’il signifie / que faire |
|---|---|
| « Le numéro de compte (4 derniers) doit comporter exactement 4 chiffres. » | L’identifiant sûr est strict : quatre chiffres, ni plus ni moins, sans lettres. Ou saisissez le numéro de compte complet et laissez les quatre derniers chiffres se déduire d’eux-mêmes. |
| « L'entité ou le compte général de ce compte bancaire est inactif. Remplacez-les par des enregistrements actifs. » | Un compte bancaire en service ne peut pas reposer sur des fondations retirées — faites-le pointer vers une entité active et un compte général actif. |
| « Le code de devise doit correspondre à la devise par défaut de l'organisation en mode mono-devise. » | Les comptes en devise étrangère relèvent des organisations multidevises. En mode mono-devise, chaque compte fonctionne dans l’unique devise de l’organisation. |
| « Le compte bancaire est inactif. » | Ce que répond un compte inactif lorsqu’un import de relevé tente de l’atteindre. Réactivez-le en connaissance de cause, ou acceptez que son historique soit clos. |
| « Le compte bancaire doit appartenir à la même entité que l'encaissement. » | Le garde-fou que vous rencontrerez de l’autre côté, sur les documents : chaque société a ses propres comptes bancaires, choisissez donc le compte de cette entité. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Deux comptes bancaires partageant un même compte général | Le rapprochement compare chaque banque à son compte général — deux banques sur un même compte, et aucune ne se rapproche jamais proprement | Un compte bancaire, un compte général de trésorerie dédié, toujours |
| Changer le Compte général en cours de vie | L’historique est comptabilisé sur l’ancien compte, les comptabilisations futures sur le nouveau — la chaîne de rapprochement chevauche un compte général devenu orphelin | Traitez le Compte général comme un réglage définitif. Un véritable changement de banque implique un nouvel enregistrement de compte bancaire |
| Repousser le Compte général d’ajustement « à plus tard » | Rien ne casse — jusqu’à la première clôture mensuelle, où chaque ajustement de frais exige de rechercher le compte à la main | Deux clics à la création : faites-le pointer vers votre compte de frais bancaires |
| Se tromper de Code de devise à la création | La devise est la valeur de référence et fait loi pour chaque relevé, dépôt et rapprochement en aval | Définissez-le sur la devise du compte réel et vérifiez-le avant le premier import |
| Désactiver un compte en plein cycle de rapprochement | Les imports de relevés commencent à échouer (« Le compte bancaire est inactif. ») alors que le mois n’est prouvé qu’à moitié | Terminez d’abord le dernier rapprochement, puis désactivez — le compte se retire sur un dernier mois propre |
Pour aller plus loin
- Configuration d’un compte bancaire — chaque paramètre en détail.
- Importer des relevés bancaires — le premier relevé.
- Comprendre le rapprochement — là où tout mène.
Questions fréquentes
Techniquement possible, pénible en pratique — le rapprochement compare la banque à son compte général, et deux banques sur un même compte général signifient qu’aucune ne se rapproche proprement. Un compte bancaire, un compte général : c’est la règle à conserver.
Dans les organisations multidevises, oui — définissez le Code de devise du compte sur EUR, et toute l’activité bancaire de ce compte se déroule en EUR. Les documents doivent être dans la devise du compte pour être rapprochés de ses relevés.
Les utilisateurs Accounting Admin et Accounting Controller — la banque relève de ceux qui tiennent les comptes. Les comptables fournisseurs et clients utilisent les comptes tous les jours, mais ne les modifient pas.
À voir d’un coup d’œil l’état de santé du compte, tenu à jour par le système : les deux champs se mettent à jour lorsqu’un rapprochement est terminé. Entre deux fins de mois, ils sont légitimement en retard sur le solde en temps réel du compte général, du montant de tout ce qui n’a pas encore été rapproché — lisez-les comme « la dernière position prouvée ».
Oui — Carte de crédit est l’un des quatre types de compte, aux côtés de Compte courant, Épargne et Marché monétaire. L’émetteur de la carte envoie des relevés et votre grand livre tient un compte correspondant : le même mécanisme d’import, d’appariement et de rapprochement s’applique donc sans changement.
Le poste de pilotage bancaire : l’outil Importer le relevé intégré directement à la page, plus les listes associées Relevés bancaires, Rapprochements, Règles de correspondance et Configurations de flux bancaire. Votre premier import de relevé n’est qu’à un défilement — consultez Importer des relevés bancaires.
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