Cloner une facture d’achat
La facture de CityClean est la même chaque mois. Au lieu de la ressaisir, ouvrez la facture du mois dernier, cliquez sur Cloner avec les lignes, modifiez les dates et la référence, comptabilisez — c’est fait en moins d’une minute. Cet article explique ce que le clonage copie, ce qu’il ne copie volontairement pas, et quand un modèle récurrent est l’outil le plus adapté.
Accès nécessaire. Créer, modifier et comptabiliser la copie nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter, mais ni de créer ni de comptabiliser.
Fonctionnement
Ouvrez la facture à répéter et cliquez sur Cloner avec les lignes
Le bouton se trouve dans l’en-tête de l’enregistrement — disponible quel que soit le statut, car le clonage lit l’original sans le modifier. Même les documents annulés peuvent être clonés : c’est précisément ainsi que l’on réémet un document annulé par erreur.
Vérifiez la copie pré-remplie
Un nouveau brouillon s’ouvre avec tout ce qui est repris — fournisseur, entité, type, description, et chaque ligne avec son produit, son compte général, ses quantités, ses prix et ses centres de coûts —, tandis que ce qui doit être nouveau vous est laissé : les nouvelles dates et une nouvelle référence. La copie reçoit son propre numéro de document à l’enregistrement ; rien ne la relie aux paiements ni à l’historique de l’original.
Ajustez, puis choisissez Enregistrer le brouillon ou Comptabiliser
Modifiez la date de facture, le nouveau numéro de facture du fournisseur dans le champ Référence et les montants qui diffèrent cette fois-ci — puis comptabilisez lorsque vous êtes prêt. À partir de là, c’est une facture ordinaire, avec un cycle de vie ordinaire.
Ce qui est repris — et ce qui repart de zéro
| Repris de l’original | Nouveau sur la copie |
|---|---|
| Entité, fournisseur et Type de facture | Numéro de document — attribué à partir de la séquence de documents de l’entité lors de l’enregistrement de la copie |
| Description et texte de la Référence (à remplacer) | Statut — toujours Brouillon, entièrement modifiable, quel que soit le statut de l’original |
| Chaque ligne : produit, compte général, description, quantité, prix unitaire, remise, profil fiscal, centre de coûts | Dates — vous saisissez la nouvelle Date de facture (qui détermine la période comptable) et la Date d’échéance |
| Rien d’autre — et c’est voulu | Historique — aucune écriture comptable, aucun paiement ni aucune imputation, aucun rapprochement avec un bon de commande, aucune décision d’approbation, aucune piste d’audit autre que la sienne |
La taxe et la retenue à la source se comportent comme sur n’importe quel brouillon : le formulaire en affiche un aperçu en direct pendant que vous modifiez la copie, mais les montants enregistrés et leurs enregistrements justificatifs sont écrits lorsque la copie est comptabilisée — rien n’est hérité de la comptabilisation de l’original.
Exemple concret : une minute chez Meridian
La facture d’entretien ménager de CityClean est le cas typique. La facture de mars MPI001008 — 2 200 $, comptabilisée et payée — est enregistrée. Quand la facture papier du mois suivant arrive, le comptable ouvre MPI001008, clique sur Cloner avec les lignes et, sur le nouveau brouillon, modifie exactement trois choses : la Date de facture, remplacée par la date figurant sur la nouvelle facture, la Date d’échéance qui en découle, et la Référence, remplacée par le nouveau numéro de facture de CityClean. La ligne de 2 200 $, son compte général et son centre de coûts sont repris tels quels. Il comptabilise — terminé. La copie est comptabilisée dans sa propre période (à partir de juillet 2026, puisque les comptes de Meridian sont clôturés jusqu’à fin juin), porte son propre numéro et démarre sa propre vie dans la balance âgée et les lots de paiements.
La copie doit quand même franchir tous les contrôles
Le clonage supprime la saisie, pas les contrôles. Lorsque la copie est comptabilisée, elle est soumise aux mêmes contrôles qu’une facture créée de zéro — notamment ceux-ci, mot pour mot :
| Le message | Ce que cela signifie sur un clone |
|---|---|
| « La date de la facture doit être comprise dans la plage de dates de la période comptable sélectionnée. » | Vous avez modifié la date, mais la période n’a pas suivi — resélectionnez la période ou corrigez la date. |
| « La date d’échéance ne peut pas être antérieure à la date de la facture. Vérifiez les conditions de paiement et la date d’échéance. » | La date d’échéance copiée est antérieure à votre nouvelle date de facture — saisissez la vraie date indiquée sur la facture du fournisseur. |
| « Le compte général est inactif et ne peut pas recevoir de nouvelles comptabilisations. Sélectionnez un compte actif ou réactivez celui-ci. » | L’original était correct à l’époque — mais une ligne clonée peut pointer vers un compte retiré depuis. Choisissez le compte actif qui l’a remplacé. |
| « L’entité est inactive et ne peut pas recevoir de nouvelles transactions. Sélectionnez une entité active ou contactez votre administrateur pour la réactiver. » | Même principe au niveau de la société — d’anciens documents peuvent faire référence à des entités qui n’enregistrent plus de transactions. |
Les bons cas d’usage
- Factures mensuelles quasi identiques — même fournisseur, mêmes lignes, nouveau mois.
- Réémission après une annulation — clonez la facture annulée, corrigez ce qui était erroné, comptabilisez la copie corrigée.
- Un modèle que vous ajustez — un fournisseur, de nombreux biens immobiliers : clonez et changez le centre de coûts.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Comptabiliser avec la Référence copiée | Deux factures revendiquent le même numéro de facture fournisseur — les contrôles de doublons comme les relevés fournisseur deviennent trompeurs | Remplacez-la toujours par le numéro de la nouvelle facture avant de comptabiliser |
| Laisser l’ancien centre de coûts sur un clone « modèle » | La charge atterrit sur le mauvais bien ou le mauvais service, et chaque rapport par dimension hérite de l’erreur | Intégrez le changement de centre de coûts à votre routine de clonage |
| Cloner tous les mois au lieu d’utiliser un modèle | Chaque mois dépend de la mémoire de quelqu’un — et du choix du bon original | Configurez une fois pour toutes un modèle récurrent ; laissez le système générer le document de chaque période |
| S’attendre à ce que le clone d’une facture liée à un bon de commande soit rapproché | La copie n’a aucun lien avec le bon de commande — comptabilisée sans rapprochement, elle échappe entièrement aux contrôles de rapprochement à trois voies | Rapprochez à nouveau la copie avec Rapprocher au bon de commande avant de comptabiliser |
Qui peut cloner
Le clonage suit la même limite que la création de toute facture d’achat (voir Accès nécessaire ci-dessus). L’action Cloner avec les lignes crée un nouveau document : un rôle en lecture seule peut donc ouvrir et lire n’importe quelle facture, mais pas la cloner.
Pour aller plus loin
- Créer une facture d’achat — le parcours à partir de zéro.
- Modèles récurrents de factures d’achat et de bons de commande — pour une véritable répétition.
Questions fréquentes
Non — la copie démarre sa propre vie en tant que brouillon et passe par le circuit d’approbation qu’exige votre organisation, comme tout nouveau document.
Pas du tout — le clone n’est qu’un brouillon. Supprimez-le. L’original n’est jamais affecté par le clonage.
Le clonage copie le contenu propre du document, pas ses liens de règlement. Rapprochez à nouveau la copie d’un bon de commande si elle en facture un — le rapprochement doit de toute façon être validé par rapport aux quantités reçues actuelles.
Le paramétrage des lignes qui les produit — profils fiscaux, montants, fournisseur — est copié, et le formulaire affiche un aperçu du résultat en direct pendant que vous modifiez la copie. Les montants enregistrés et leurs enregistrements justificatifs sont écrits lorsque la copie elle-même est comptabilisée, calculés selon les règles en vigueur à sa date, et non à celle de l’original.
Oui — le clonage lit l’original sans le modifier, quel que soit son statut. Les factures comptabilisées, payées, voire annulées se clonent toutes sans difficulté ; les écritures, les paiements et l’historique de l’original ne sont jamais affectés.
Non — le clone copie fidèlement les quantités et les prix du mois dernier, et il n’a aucun moyen de savoir que le fournisseur les a augmentés. Lire la nouvelle facture papier ligne par ligne vous revient ; le clone vous épargne seulement la saisie.
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