Lot de ventilation automatique
Les coûts partagés méritent une répartition automatique. Lorsqu’une facture fournisseur comptabilisée est marquée pour la ventilation automatique, le Lot de ventilation automatique des charges nocturne la répartit entre les entités à l’aide de la Liste de ventilation des charges affectée à la facture — pourcentages appliqués, lot de ventilation créé, écritures intersociétés comptabilisées — sans que personne ne touche à une calculatrice.
Accès requis. La console d’administration est un écran réservé aux administrateurs : l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 y accède entièrement, et Accounting Controller v2 peut également l’ouvrir. Les ensembles Accounts Payable v2 et Accounts Receivable v2 ne la voient pas — la planification de ce lot est une tâche Core/Admin.
Comment les pièces s’assemblent
Une liste de ventilation définit la répartition
« Assurance groupe : États-Unis 60 %, Royaume-Uni 25 %, Inde 15 % » — tenue une seule fois sous forme de liste (Configurer les règles de ventilation).
La facture est explicitement activée
Une facture d’achat comptabilisée, marquée Auto Allocate Expenses et à laquelle sa liste de ventilation est affectée, rejoint la file. (La ventilation manuelle, par l’action Ventiler les charges de la facture, reste disponible pour les cas ponctuels — voir Exécuter la ventilation automatique.)
Le lot de 07:00 se charge de la comptabilité
Selon les propres termes de la carte : « Utilise la liste de ventilation des charges affectée pour créer des lots de ventilation et comptabiliser des écritures intersociétés. Une facture par lot pour isoler les erreurs. » Chaque entité reçoit sa quote-part du coût ; les soldes intersociétés enregistrent qui doit quoi à qui — la même rigueur intersociétés que les écritures comptables intersociétés, générée pour vous.
La carte de l’onglet Opérations
« Lot de ventilation automatique des charges » dans l’onglet Opérations : la planification (07:00 par défaut), le dernier résultat, un compteur d’éléments en attente (« 2 factures d’achat sont en attente de ventilation automatique et seront traitées à la prochaine exécution. ») et Exécuter maintenant. Une facture par transaction signifie qu’une ventilation défaillante ne bloque jamais les autres — les échecs sont journalisés individuellement, avec leurs motifs.
La carte, champ par champ
Comme toute automatisation, celle-ci se pilote depuis une carte de l’onglet Opérations de la console d’administration. Voici ce que vous y trouverez :
| Élément | Ce qu’il indique / fait |
|---|---|
| Titre et description | « Lot de ventilation automatique des charges » — « Ventile automatiquement les charges des factures d’achat comptabilisées marquées Ventilation automatique. Utilise la liste de ventilation des charges affectée pour créer des lots de ventilation et comptabiliser des écritures intersociétés. Une facture par lot pour isoler les erreurs. » |
| Badge de statut | Planifié / Non planifié — indique si l’exécution quotidienne est activée |
| Prochaine exécution planifiée / Dernière exécution | Le moment de la prochaine exécution et celui de la dernière ; une organisation neuve affiche « Aucune exécution enregistrée pour le moment » |
| Résultat de la dernière exécution | Succès, Échec partiel (certaines factures ventilées, d’autres journalisées en échec) ou Échec |
| Compteur d’éléments en attente | « {n} factures d’achat sont en attente de ventilation automatique et seront traitées à la prochaine exécution. » — le volume de votre file en un coup d’œil |
| Planification quotidienne | Une Heure d’exécution au format 24 heures (07:00 par défaut ; le fuseau horaire par défaut de l’organisation s’applique) avec les boutons Planifier / Replanifier / Déprogrammer. La tâche planifiée apparaît sous le nom « REDA Expense Auto-Allocation Daily » |
| Exécution manuelle | Exécuter maintenant déclenche immédiatement un passage unique — utile après avoir marqué une facture pour laquelle vous ne voulez pas attendre la nuit |
| Voir le journal d’audit | Chaque exécution consigne un récapitulatif ; les échecs sont détaillés un par un, avec leurs motifs |
Un exemple de répartition chez Meridian
Meridian Properties Group assure l’ensemble du groupe par une seule police, facturée à l’entité américaine. La liste de ventilation prévoit États-Unis 60 %, Royaume-Uni 25 %, Inde 15 %. La prime de juin arrive sous la forme d’une facture fournisseur de 12 000 $ ; elle est comptabilisée et porte l’indicateur Auto Allocate Expenses, avec la liste affectée. À 07:00, le lot la prend en charge :
| Entité | Quote-part | Charge qu’elle supporte après l’exécution |
|---|---|---|
| Meridian US (a payé la facture) | 60 % | 7 200,00 $ — sa propre quote-part ; les 4 800 $ restants sortent via les écritures intersociétés |
| Meridian UK | 25 % | 3 000,00 $ — comptabilisés dans ses livres, avec une dette envers l’entité américaine |
| Meridian India | 15 % | 1 800,00 $ — de même, le solde intersociétés enregistrant qui doit quoi à qui |
À 07:01, l’enregistrement du lot de ventilation existe, les écritures intersociétés sont comptabilisées et la ventilation de la facture est terminée — le même résultat que le contrôleur de gestion construisait à la main chaque mois, désormais traçable de la facture à la liste, puis aux écritures.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Marquer la facture mais oublier de lui affecter la liste de ventilation | Le lot a des pourcentages à appliquer mais aucune politique à lire — la facture échoue lors de son exécution et attend dans le journal d’audit | Marquez la facture et affectez-lui la liste en même temps ; le compteur d’éléments en attente confirme qu’elle est entrée dans la file |
| S’attendre à ce que les factures en brouillon soient ventilées | Le lot ne lit que les factures au statut Comptabilisé — un brouillon reste entièrement en dehors de la file | Comptabilisez d’abord ; la ventilation est une répartition postérieure à la comptabilisation, pas une étape de saisie |
| Laisser s’appliquer des pourcentages obsolètes | Le groupe a changé de configuration en mars ; la liste répartit toujours comme en janvier — chaque exécution nocturne aggrave l’erreur | Revoyez les listes de ventilation lorsque des entités arrivent, partent ou changent de taille ; le lot n’est qu’une arithmétique fidèle, rien de plus |
| Ignorer les résultats « Échec partiel » | L’échec d’une facture est isolé par conception — mais elle reste non ventilée jusqu’à ce que quelqu’un en lise la raison | Traitez tout résultat autre que Succès comme une tâche à faire : ouvrez Voir le journal d’audit, corrigez la cause, puis cliquez sur Exécuter maintenant |
Pour aller plus loin
- Comprendre la ventilation des charges — le concept de bout en bout.
- Configurer les règles de ventilation — concevoir la répartition.
- Planificateur d’opérations — là où se trouve la carte.
Questions fréquentes
L’automatique pour les coûts partagés permanents (assurance, logiciels, frais de siège) : marquez une fois chaque type de facture récurrente, puis n’y pensez plus. La manuelle pour les cas ponctuels, où une personne doit choisir la liste et vérifier la répartition d’un coup d’œil avant sa comptabilisation.
Oui : le lot de ventilation et ses écritures sont des enregistrements ordinaires ; l’extourne suit les procédures habituelles des écritures et des ventilations. Corrigez la liste avant de relancer l’exécution, sinon la même répartition reviendra le lendemain.
Pour isoler les erreurs : chaque facture est ventilée dans sa propre transaction, si bien qu’une configuration défaillante (une liste manquante, une période clôturée) échoue seule et est journalisée seule — les neuf autres factures de la file sont tout de même ventilées cette nuit-là.
Non : il s’agit d’un passage unique sur tout ce qui est en attente à cet instant ; la planification quotidienne reste active. Si une exécution est déjà en cours, la carte refuse d’en démarrer une seconde, pour éviter tout doublon.
Cliquez sur Voir le journal d’audit, sur la carte. Chaque exécution consigne un récapitulatif — factures traitées, échecs avec leurs motifs — et les lots de ventilation et écritures générés renvoient à leurs factures d’origine, pour une traçabilité au niveau de chaque enregistrement.
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