Remboursement d’un avoir
Parfois, un crédit ne peut pas être utilisé. Un locataire déménage avec un crédit de 1 500 $ à son dossier et aucune facture à venir pour l’absorber — le seul règlement honnête consiste à lui rendre l’argent. Dans REDA Financials, un remboursement est lancé depuis l’avoir et enregistré comme un encaissement négatif spécial : ainsi, le crédit, l’argent sortant et le relevé bancaire concordent, sans aucun élément en suspens.
Accès requis. Lancer et comptabiliser le remboursement exige l’ensemble d’autorisations Accounts Receivable v2 (agents et responsables des comptes clients) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 et Read Only v2 peuvent consulter les avoirs et les encaissements, mais pas les rembourser.
Émettre un remboursement
Partir de l’avoir comptabilisé
Ouvrez l’avoir dont le crédit n’a pas été utilisé et choisissez Lancer un remboursement (dans les actions de l’enregistrement). Les remboursements ne démarrent qu’ici — depuis un avoir au statut Comptabilisé qui présente un solde restant ; les contrôles le disent textuellement : « Le remboursement n'est disponible que pour les avoirs comptabilisés. », « Cet avoir n'a pas de solde non imputé à rembourser. »
Vérifier l’encaissement de remboursement prérempli
REDA Financials ouvre un encaissement avec Type = Remboursement et tout ce qui est logique déjà renseigné : le Montant est négatif — le crédit restant de l’avoir précédé d’un signe moins (l’argent sort), la Facture d'origine pointe vers l’avoir, et la référence et la description nomment l’avoir (« Refund for MCM001001 »). Choisissez comment l’argent sort (mode de paiement) et depuis quel compte bancaire.
Le comptabiliser
Le remboursement se comptabilise comme n’importe quel encaissement — simplement en miroir : la trésorerie quitte la banque, et l’imputation sur l’avoir consomme son crédit restant. Le récapitulatif de l’avoir affiche désormais le montant sous Remboursé, et le Crédit restant tombe à zéro.
Ce que le préremplissage renseigne — la référence
L’encaissement de remboursement arrive en grande partie rédigé pour vous. Savoir exactement ce qui a été renseigné (et pourquoi) accélère l’étape de vérification :
| Champ de l’encaissement de remboursement | Prérempli avec | Pourquoi |
|---|---|---|
| Type | Remboursement | Indique qu’il s’agit d’argent qui sort, avec les contrôles propres aux remboursements activés. |
| Montant | Le crédit non imputé de l’avoir, en négatif (un crédit de 1 500 $ préremplit −1 500,00) | Négatif = sortant. La comptabilisation refuse un montant positif sur un encaissement de type Remboursement. |
| Facture d'origine | L’avoir | Le lien indéfectible — chaque remboursement remonte au crédit qu’il reverse. |
| Référence | « Refund for MCM001001 » (le numéro de votre avoir) | Remplacez-la ou complétez-la par l’identifiant bancaire réel une fois le virement émis — le rapprochement s’appuie dessus. |
| Description | « Customer refund — Credit Memo MCM001001 » | La note lisible par un humain ; modifiable librement. |
| Client, Entité, Devise | Repris de l’avoir | Le remboursement paie le même client depuis la banque de la même société. |
Il vous reste à choisir le Mode de paiement (comment l’argent sort — chèque, virement bancaire, ACH) et à confirmer le Compte bancaire d’où il part ; la banque par défaut de l’entité est proposée. Vous pouvez aussi réduire le montant pour un remboursement partiel — par exemple −500,00 sur un crédit de 1 500 $ — tant qu’il reste négatif et dans la limite du crédit restant.
Comment le remboursement consomme le crédit
Voici la partie astucieuse, et elle explique ce que vous verrez ensuite sur les enregistrements. Lorsque l’encaissement de remboursement est comptabilisé et imputé, il crée une imputation négative sur l’avoir lui-même — visible dans le lien rapide Imputations d'encaissement de l’avoir. C’est cette imputation négative qui fait évoluer le récapitulatif de l’avoir : pour le crédit de 1 500 $ du locataire sortant —
| Récapitulatif de l'avoir | Avant le remboursement | Après comptabilisation du remboursement |
|---|---|---|
| Crédit total | 1 500,00 $ | 1 500,00 $ |
| Imputé aux factures | 0,00 $ | 0,00 $ |
| Remboursé | 0,00 $ | 1 500,00 $ |
| Crédit restant | 1 500,00 $ | 0,00 $ — ENTIÈREMENT UTILISÉ |
Imputé et Remboursé sont suivis séparément à dessein : un avoir peut être en partie imputé et en partie remboursé, et le récapitulatif montre toujours quelle voie a suivie chaque dollar.
Ce que montrent les livres
Un remboursement est un encaissement négatif : les écritures de l’encaissement changent donc de côté — de l’argent qui sort au lieu d’entrer :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Comptabilisation de l’encaissement de remboursement (l’argent sort) | ||
| Acomptes et avances reçus des clients | 1 500,00 $ | |
| Trésorerie et équivalents de trésorerie | 1 500,00 $ | |
Combiné à la comptabilisation propre de l’avoir (qui avait déjà réduit les produits et la créance client), l’état final est exactement le bon : le client est soldé, votre trésorerie est allégée de 1 500 $, et chaque étape a son propre document correspondant à un événement réel — avoir émis, argent restitué.
Les garde-fous
- Les remboursements remontent toujours à des avoirs. « Un encaissement de remboursement doit référencer une facture d'origine. Les remboursements ne peuvent être émis que sur un avoir. » — vous ne pouvez pas créer d’encaissements négatifs isolés.
- Le montant doit être négatif (« Le montant du remboursement doit être négatif. ») et ne peut pas dépasser le crédit restant de l’avoir.
- Les remboursements partiels sont acceptés — remboursez une partie, conservez le reste comme crédit pour de futures factures ; le récapitulatif suit séparément Imputé / Remboursé / Restant.
- Remboursement erroné ? Un remboursement est un encaissement : les outils de correction sont donc ceux des encaissements — décomptabiliser tant qu’il est récent, ou annuler par extourne : Annuler et rembourser des encaissements.
Les messages exacts, et que faire
| Le message | Que faire |
|---|---|
| « Le remboursement n'est disponible que pour les avoirs comptabilisés. » | Comptabilisez d’abord l’avoir — un brouillon ne porte aucun crédit à reverser. |
| « Le remboursement n'est disponible que pour les enregistrements de type Avoir. » | Vous avez lancé l’action depuis une facture ordinaire — les remboursements reversent des crédits, pas des factures. |
| « Cet avoir n'a pas de solde non imputé à rembourser. » | Le crédit est déjà entièrement imputé ou remboursé — vérifiez le Crédit restant dans le récapitulatif. |
| « Le montant du remboursement doit être négatif. » | Quelqu’un a changé le signe — un remboursement, c’est de l’argent qui sort ; gardez le signe moins. |
| « Un encaissement de remboursement doit référencer une facture d'origine. Les remboursements ne peuvent être émis que sur un avoir. » | Les encaissements négatifs isolés sont refusés — partez de l’avoir pour que le lien soit renseigné pour vous. |
| « Les encaissements de remboursement ne peuvent être créés que pour des avoirs. La facture d'origine sélectionnée n'est pas un avoir. » | Le lien Facture d'origine pointe vers une facture ordinaire — faites-le pointer vers l’avoir à rembourser. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Enregistrer le remboursement par une écriture manuelle sur la trésorerie | Aucun lien avec le client, aucun lien avec l’avoir, le Crédit restant de l’avoir ne baisse jamais — le crédit semble inutilisé pour toujours | Utilisez toujours Lancer un remboursement depuis l’avoir ; chaque lien est renseigné pour vous |
| Comptabiliser le remboursement sans jamais envoyer l’argent | Les livres disent que le client a été payé ; la banque dit le contraire — le rapprochement signale un encaissement sans ligne de relevé | Traitez la comptabilisation et le virement réel comme une seule tâche ; reportez la confirmation de la banque dans la Référence |
| Rembourser alors que le client a des factures ouvertes | L’argent quitte votre banque alors que le client vous doit encore — vous avez financé dans les deux sens | Imputez le crédit d’abord aux factures ouvertes ; ne remboursez qu’un véritable excédent |
| Rendre le montant positif « parce que c’est un encaissement » | La comptabilisation est refusée (« Le montant du remboursement doit être négatif. ») — et si elle ne l’était pas, les livres montreraient de l’argent qui entre | Conservez le montant négatif prérempli ; le négatif est tout l’intérêt |
| Rembourser la totalité du crédit alors que seule une partie doit être restituée | Le reste du crédit était réservé à la facture du mois prochain — il n’y a désormais plus rien à imputer | Réduisez le montant prérempli ; les remboursements partiels sont pris en charge et le récapitulatif suit la répartition |
Pour aller plus loin
- Comprendre les avoirs — d’où provient le crédit remboursable.
- Imputer des avoirs — le premier choix, généralement le meilleur.
- Annuler et rembourser des encaissements — corriger un remboursement mal enregistré.
Questions fréquentes
L’imputation, lorsque la relation client se poursuit — elle règle la valeur sans déplacer d’argent : pas de frais bancaires, pas de fonds en transit. Le remboursement, lorsqu’il n’y a rien sur quoi imputer (locataire parti, compte en cours de clôture) ou que le client demande expressément l’argent.
Le processus de remboursement part d’un avoir, ce qui garantit que chaque paiement sortant est documenté. Pour un simple trop-perçu enregistré en Trésorerie non imputée, la voie la plus propre consiste à le laisser au compte du client pour sa prochaine facture ; s’il doit être restitué, votre comptable peut émettre un document de crédit conformément à votre politique, puis rembourser à partir de celui-ci.
Le Récapitulatif de l'avoir distingue les deux : « Imputé aux factures » et « Remboursé ». L’encaissement de remboursement lui-même figure dans les enregistrements associés de l’avoir, lié via son champ Facture d'origine.
Oui — réduisez le montant prérempli à la part remboursée (en le gardant négatif). Le reste demeure en Crédit restant, prêt à être imputé à de futures factures. Le récapitulatif montre la répartition : Imputé aux factures, Remboursé et Restant, chacun suivi séparément.
Non — les encaissements comptabilisés ne se suppriment jamais (« Les encaissements comptabilisés ou annulés ne peuvent pas être supprimés. Annulez plutôt l'encaissement. »). Décomptabilisez-le pour le remettre en Brouillon s’il n’a pas été rapproché, ou annulez-le — l’extourne rétablit le Crédit restant de l’avoir. Voir Annuler et rembourser des encaissements.
Les encaissements mesurent l’argent qui arrive — l’argent qui sort est donc enregistré comme un encaissement négatif. Le signe détermine tout : la comptabilisation change de côté (la trésorerie est créditée, et non débitée), et le contrôle « Le montant du remboursement doit être négatif. » garantit qu’aucun remboursement n’est jamais comptabilisé comme une rentrée d’argent.
Les mêmes rôles que ceux qui travaillent sur les encaissements : Accounts Receivable et Accounting Admin. Accounting Controller et Read Only peuvent consulter les encaissements de remboursement, mais ne peuvent ni les créer ni les comptabiliser.
Cet article vous a-t-il été utile ?