Concepts clés et terminologie

Cet article explique les concepts fondamentaux et la terminologie que vous rencontrerez dans l’ensemble de REDA Financials AI. Que vous soyez un professionnel de la comptabilité ou un administrateur système qui configure la plateforme pour la première fois, comprendre ces notions de base vous aidera à naviguer dans l’application en toute confiance.

Structure organisationnelle

REDA Financials organise votre activité selon une hiérarchie à trois niveaux : les Territoires contiennent des Entités, et les Entités détiennent toutes les transactions financières. Comprendre cette hiérarchie est la première étape de la configuration du système.

Territoire

Un Territoire représente une région géographique ou réglementaire — généralement un pays. Les territoires sont organisés en une hiérarchie à deux niveaux : un territoire parent (p. ex. « Asie-Pacifique ») peut contenir des territoires enfants (p. ex. « Inde », « Singapour »). Chaque territoire possède un Code de territoire unique (p. ex. IN, US) et un Code complet généré par le système qui inclut celui de son parent (p. ex. APAC-IN).

Les territoires remplissent deux rôles importants :

• Ils délimitent les Périodes comptables — chaque territoire a son propre jeu de périodes ouvertes et clôturées, de sorte que votre filiale indienne peut clôturer ses comptes indépendamment de vos activités américaines.
• Ils portent les paramètres de politique d’entreprise régionaux, par exemple l’activation de la comptabilisation groupée, la génération des instantanés de balance âgée et les seuils de confiance OCR.

Entité

Une Entité représente une société ou une filiale juridique. C’est le concept le plus important de REDA Financials — chaque transaction financière appartient à exactement une entité.

Chaque entité possède ses propres :

• Devise fonctionnelle — la devise dans laquelle l’entité présente ses comptes (p. ex. INR pour une filiale indienne, USD pour une filiale américaine)
• Base comptable — Engagement ou Espèces (voir Comptabilité d’engagement ou de trésorerie ci-dessous)
• Comptes généraux par défaut — un jeu d’une vingtaine de comptes par défaut (collectif clients, collectif fournisseurs, trésorerie, produits, charges, escompte, retenue à la source, intersociétés, report à nouveau, etc.) appliqués automatiquement aux transactions lorsqu’aucun compte n’est indiqué
• Territoire — le territoire auquel l’entité appartient, qui détermine son calendrier de périodes comptables
• Mois de début d’exercice — les entités peuvent avoir des exercices différents (p. ex. avril–mars en Inde, janvier–décembre aux États-Unis)

Données de référence

Les données de référence sont les briques auxquelles toutes les transactions font référence. Vous les configurez une fois et les réutilisez sur chaque facture, encaissement, bon de commande et écriture comptable.

Produit

Un Produit représente un bien, un service, un abonnement, un article numérique ou un actif immobilisé que votre organisation achète ou vend. Les produits font le lien entre ce que vous négociez et la façon dont cela est enregistré dans vos livres. Lorsque vous sélectionnez un produit sur une ligne de facture ou de bon de commande, le système renseigne automatiquement :

• Compte général de produits par défaut — le compte général à créditer lors des ventes (p. ex. « Ventes de produits »)
• Compte général de charges par défaut — le compte général à débiter lors des achats (p. ex. « Coût des marchandises vendues »)
• Unité de mesure — la façon dont le produit est mesuré (Unité, Heure, Jour, Mois, Kilogramme, etc.)
• Prix catalogue — le prix unitaire standard (modifiable sur chaque ligne)
• Description — préremplit la description de la ligne sur les documents

Chaque produit a un Type :

• Biens — articles physiques
• Service — main-d’œuvre, conseil, assistance
• Abonnement — accès récurrent limité dans le temps
• Numérique — logiciels, licences, contenus téléchargeables
• Actif — dépenses d’investissement qui créent une Immobilisation lors de leur réception sur un Bon de commande
• Autre

Les produits peuvent être restreints à un Territoire ou à une Entité donnés, afin que les produits propres à une région ou à une filiale n’apparaissent que sur les documents concernés. Chaque produit possède également un Code produit unique, utilisé pour les imports de données et les intégrations.

Client et fournisseur

Les Clients et les Fournisseurs sont stockés sous forme d’enregistrements Compte Salesforce standard. Le même Compte peut être à la fois client (vous lui vendez) et fournisseur (vous lui achetez). Les Comptes portent des Profils fiscaux et des Règles de retenue à la source qui déterminent le traitement de la taxe et de la retenue sur leurs transactions.

Condition de paiement

Une Condition de paiement définit l’échéance du paiement et l’existence éventuelle d’un escompte pour paiement anticipé. Chaque condition précise :

• Jours nets — le nombre de jours après la date de facture au terme duquel le paiement est dû (p. ex. 30 pour « net 30 »)
• Jours d’escompte — la fenêtre pendant laquelle l’escompte pour paiement anticipé s’applique (p. ex. 10 jours)
• Pourcentage d’escompte — l’escompte accordé pour paiement anticipé (p. ex. 2 %)

Par exemple, une condition « 2/10 net 30 » signifie que le client bénéficie d’un escompte de 2 % s’il paie sous 10 jours ; sinon, le montant total est dû à 30 jours. Les Conditions de paiement sont attribuées aux clients et aux fournisseurs et calculent automatiquement la date d’échéance de chaque facture.

Concepts du grand livre

Compte général

Un Compte général est une catégorie de votre plan comptable. Chaque transaction financière dans REDA Financials est enregistrée sur un ou plusieurs comptes généraux.

Chaque compte général a trois propriétés qui le définissent :

• Type — l’une des cinq classifications : Actif, Passif, Capitaux propres, Produits des activités ordinaires ou Charge. Le type détermine l’état financier sur lequel le compte apparaît (bilan ou compte de résultat).
• Sous-type — une classification plus précise au sein du type (p. ex. Actifs courants, Immobilisations, Passifs non courants). Les sous-types suivent les normes de classification IFRS.
• Solde normal — Débit ou Crédit. Il est défini automatiquement par le système en fonction du type de compte. Les comptes d’actif et de charges ont un solde normal débiteur ; les comptes de passif, de capitaux propres et de produits ont un solde normal créditeur.

Compte collectif

Un Compte collectif est un compte général marqué comme compte de synthèse ou compte d’en-tête. Vous ne pouvez pas comptabiliser de transactions directement sur un compte collectif — il n’existe qu’à des fins de reporting. Les sous-comptes du même groupe reçoivent les comptabilisations effectives, et leurs soldes sont agrégés dans le compte collectif sur les états financiers.

Les exemples courants sont le « Collectif clients » et le « Collectif fournisseurs ». Le système gère ces comptes automatiquement lors de la comptabilisation des factures et des paiements.

Solde normal

Chaque compte général possède un Solde normal — le côté (Débit ou Crédit) sur lequel le solde du compte augmente normalement. C’est un concept fondamental de la comptabilité en partie double :

Dans REDA Financials, le Solde normal est défini automatiquement lorsque vous choisissez le type de compte — vous n’avez jamais à le renseigner manuellement.

Débit et crédit

Le Débit et le Crédit sont les deux côtés de toute écriture comptable. Dans REDA Financials, chaque document comptabilisé produit un ou plusieurs enregistrements de Transaction comptable, chacun portant soit un montant au débit, soit un montant au crédit (jamais les deux). La règle d’or de la comptabilité en partie double s’applique : le total des débits doit toujours être égal au total des crédits pour chaque document comptabilisé.

Si vous découvrez la comptabilité, voyez les choses ainsi : lorsque votre société reçoit de l’argent, le compte de trésorerie est débité (il augmente) et un autre compte est crédité (pour équilibrer l’écriture). Lorsque votre société règle une facture, le compte de trésorerie est crédité (il diminue) et le compte de charges ou le compte fournisseurs est débité.

Période comptable

Une Période comptable est une fenêtre de temps (généralement un mois) au sein d’un exercice. Chaque période est définie par une Date de début, une Date de fin et un Numéro de période (1–12). Les périodes sont rattachées à un Territoire, ce qui permet à différentes régions d’avoir des calendriers fiscaux différents.

Les Périodes comptables ne portent pas elles-mêmes de statut ouvert/clôturé. La clôture des périodes est gérée par trois champs de date « clôturé jusqu’au » sur chaque Entité :

• Fournisseurs clôturés jusqu’au — bloque la comptabilisation des documents fournisseurs (Factures d’achat, Décaissements, Avoirs fournisseur) datés au plus tard à cette date
• Clients clôturés jusqu’au — bloque la comptabilisation des documents clients (Factures de vente, Encaissements, Avoirs) datés au plus tard à cette date
• Grand livre clôturé jusqu’au — bloque la comptabilisation des Écritures comptables datées au plus tard à cette date

La clôture suit une séquence précise : les comptes fournisseurs se clôturent d’abord, puis les comptes clients, puis le grand livre. La date « Grand livre clôturé jusqu’au » ne peut avancer qu’après que les dates fournisseurs et clients ont déjà été avancées à cette date.

Grand livre

Un Grand livre est un conteneur de Transactions comptables. C’est là que vivent vos écritures comptabilisées. Chaque organisation possède un grand livre de transactions par défaut, et les entités peuvent éventuellement avoir leur propre grand livre par défaut.

Les grands livres sont particulièrement importants pour les Immobilisations : chaque immobilisation peut tenir plusieurs règles d’amortissement, chacune comptabilisée dans un grand livre différent (p. ex. amortissement comptable, amortissement fiscal, amortissement IFRS). Vous pouvez ainsi suivre différents plans d’amortissement côte à côte sans qu’ils interfèrent entre eux.

Exercice et clôture annuelle

Un Exercice est le cycle comptable de 12 mois de votre organisation. Chaque entité peut démarrer son exercice n’importe quel mois — par exemple en avril en Inde ou en janvier aux États-Unis.

À la fin d’un exercice, le processus de Clôture annuelle reporte les soldes du bilan et remet à zéro les comptes du compte de résultat (produits et charges). Le résultat net de l’exercice (bénéfice ou perte) est transféré sur le compte général Report à nouveau. REDA Financials automatise ce processus en générant les écritures comptables de clôture nécessaires.

Comptabilisation et transactions

Cycle de vie du statut des documents

Presque tous les documents financiers de REDA Financials (factures, écritures comptables, bons de commande, paiements) suivent le même cycle de vie de statut — les Encaissements sont la seule exception, traitée ci-dessous :

• Brouillon — le document est en cours de préparation. Vous pouvez modifier librement tous les champs et ajouter, modifier ou supprimer des lignes. Aucun impact sur le grand livre.
• Comptabilisé — le document a été finalisé. Les Transactions comptables sont créées dans le grand livre. Le document est verrouillé contre la plupart des modifications.
• Annulé — le document a été annulé. Toutes les Transactions comptables associées sont extournées. Le document est définitivement verrouillé.

Le passage de Brouillon à Comptabilisé s’appelle la Comptabilisation. Le passage de Comptabilisé à Annulé s’appelle l’Annulation. Les deux actions se déclenchent en modifiant le champ Statut du document.

Comptabilisation

La Comptabilisation est l’acte de finaliser un document financier et d’enregistrer son impact dans le grand livre. Lorsque vous comptabilisez un document (en faisant passer son statut de Brouillon à Comptabilisé), le système, automatiquement :

1. Valide le document (écritures équilibrées, comptes généraux valides, période comptable ouverte, etc.)
2. Crée un ou plusieurs enregistrements de Transaction comptable — les écritures de débit et de crédit immuables qui constituent votre grand livre
3. Verrouille le document pour empêcher toute modification ultérieure

Toute comptabilisation dans REDA Financials passe par un Moteur de comptabilisation unique et centralisé. Quel que soit le module dans lequel vous travaillez — comptes clients, comptes fournisseurs, Écritures comptables ou Immobilisations — c’est le même moteur qui crée les Transactions comptables. Cela garantit la cohérence sur l’ensemble de la plateforme.

Transaction comptable

Une Transaction comptable (AT) est une écriture individuelle de débit ou de crédit dans le grand livre. Ces enregistrements sont le fondement de vos données financières — tout, dans REDA Financials, produit en définitive des Transactions comptables.

Caractéristiques principales :

• Immuable — une fois créée, une Transaction comptable ne peut jamais être modifiée ni supprimée par aucun utilisateur, quel que soit son ensemble d’autorisations. C’est un contrôle d’audit fondamental.
• Toujours équilibrée — pour chaque document comptabilisé, le total des débits est égal au total des crédits.
• Traçable — chaque AT renvoie à son document source (la facture, l’encaissement ou l’écriture comptable qui l’a créée) et enregistre le type de source, l’entité, le compte général, la date de transaction et l’utilisateur qui l’a comptabilisée.

Chaque Transaction comptable a un Type de transaction :

• Originale — l’écriture principale créée lors de la comptabilisation d’un document
• Extourne — une écriture égale et de sens opposé créée lorsqu’un document est annulé ou extourné

Annulation

L’Annulation annule un document comptabilisé. Lorsque vous annulez un document, le système supprime ses Transactions comptables d’origine — ce qui retire effectivement l’impact du document du grand livre. Le document lui-même reste dans le système avec le statut Annulé à des fins d’audit, mais il n’affecte plus aucun solde de compte.

L’annulation n’est autorisée que lorsque la date de transaction est postérieure à la date « clôturé jusqu’au » de l’entité. Si la période a été clôturée, vous devez utiliser une Extourne à la place (qui crée de nouvelles écritures égales et de sens opposé, datées dans une période encore ouverte).

Séquence de documents

Une Séquence de documents assure la numérotation automatique et séquentielle de vos documents financiers. Chaque séquence est configurée par entité et par type de document, et peut comporter un préfixe, un format de numéro et une composante d’année facultative.

Par exemple, Meridian Properties Group India pourrait numéroter ses factures de vente MI-IN-SI-2026-0001, MI-IN-SI-2026-0002, et ainsi de suite. La séquence s’incrémente automatiquement à chaque création d’un nouveau document.

Documents sources

Les documents sources sont les enregistrements financiers que vous créez et manipulez au quotidien. Chaque type de document source a un rôle précis et, une fois comptabilisé, génère des Transactions comptables dans le grand livre.

Comptes clients (AR)

Facture de vente

Une Facture de vente enregistre un produit acquis auprès d’un client. Elle peut être de deux types :

• Facture — une facture de vente standard (p. ex. vous avez livré des biens ou des services et facturez le client)
• Encaissement — une vente au comptant, dont le paiement est reçu au moment de la transaction

Une fois comptabilisée, une Facture de vente débite le compte collectif clients et crédite le compte de produits (en comptabilité d’engagement). Elle peut porter des lignes de taxe, une retenue à la source et des dimensions personnalisées.

Avoir

Un Avoir réduit le montant dû par un client. Dans REDA Financials, un Avoir est un type particulier de Facture de vente (dont le type est « Avoir »). Il inverse les écritures comptables d’une facture — en créditant le compte clients et en débitant les produits. Les Avoirs peuvent être imputés aux Factures de vente en cours pour réduire leur solde.

Encaissement

Un Encaissement enregistre une somme reçue d’un client. Une fois comptabilisé, il débite le compte de trésorerie/banque et crédite le compte collectif clients. Les Encaissements peuvent être imputés à une ou plusieurs Factures de vente pour régler les soldes en cours.

Comptes fournisseurs (AP)

Bon de commande

Un Bon de commande (PO) est un engagement d’acheter des biens ou des services auprès d’un fournisseur. Contrairement aux factures et aux encaissements, un Bon de commande comptabilisé ne crée pas de Transactions comptables dans le grand livre — il engage plutôt le budget (si les contrôles budgétaires sont activés) et sert de base à la réception des biens et au rapprochement avec les Factures d’achat.

Facture d’achat

Une Facture d’achat enregistre une obligation de payer un fournisseur. Elle peut être de trois types :

• Facture — une facture fournisseur rapprochée d’un Bon de commande
• Charge — une charge directe non liée à un Bon de commande (p. ex. services publics, fournitures de bureau)
• Avoir fournisseur — une note de crédit d’un fournisseur qui réduit le montant que vous devez

Une fois comptabilisée, une Facture d’achat débite le compte de charges (ou de stock) et crédite le compte collectif fournisseurs.

Décaissement

Un Décaissement enregistre un paiement effectué à un fournisseur. Une fois comptabilisé, il débite le compte collectif fournisseurs et crédite le compte de trésorerie/banque. Les Décaissements peuvent être créés individuellement ou dans le cadre d’un lot de paiements qui traite plusieurs paiements fournisseurs à la fois.

Avoir fournisseur

Un Avoir fournisseur est une note de crédit d’un fournisseur qui réduit le montant que vous devez. Dans REDA Financials, un Avoir fournisseur est un type particulier de Facture d’achat (dont le type est « Avoir fournisseur »). Il peut être imputé aux Factures d’achat en cours pour réduire leur solde.

Écriture comptable

Une Écriture comptable (JE) est un ajustement comptable manuel. Contrairement aux factures et aux encaissements, qui génèrent automatiquement leurs écritures, une écriture comptable vous laisse définir vous-même les lignes exactes de débit et de crédit. Ses usages courants sont les charges à payer de fin de période, les reclassements, les transferts intersociétés et les corrections.

Chaque Écriture comptable contient une ou plusieurs Lignes d’écriture, chacune avec un compte général et un montant soit au débit, soit au crédit. Le total des débits doit être égal au total des crédits pour que l’écriture puisse être comptabilisée.

Imputations et règlements

Imputation

Une Imputation est l’acte de rattacher un paiement ou un crédit à une facture pour régler (totalement ou partiellement) le solde en cours. REDA Financials suit quatre types d’imputation :

• Imputation d’encaissement — imputer un paiement client à une Facture de vente
• Imputation d’avoir — imputer un Avoir à une Facture de vente
• Imputation de décaissement — imputer un paiement fournisseur à une Facture d’achat
• Imputation d’avoir fournisseur — imputer un Avoir fournisseur à une Facture d’achat

Chaque imputation enregistre le montant imputé et crée les Transactions comptables appropriées pour refléter le règlement dans le grand livre.

Solde restant dû

Le Solde restant dû (aussi appelé « Solde dû ») d’une facture est le montant qui reste impayé. Il est calculé comme le total de la facture moins tous les paiements et crédits qui lui ont été imputés. Lorsque le solde restant dû atteint zéro, la facture est entièrement réglée.

Multidevise

Architecture de devises à trois niveaux

Lorsque votre organisation opère en plusieurs devises, REDA Financials utilise un modèle à trois niveaux :

1. Devise du document — la devise dans laquelle la facture ou la transaction est libellée (p. ex. une facture de vente adressée à un client britannique peut être en GBP)
2. Devise de l’entité — la devise fonctionnelle de l’entité propriétaire de la transaction (p. ex. INR pour Meridian Properties Group India)
3. Devise société — la devise de reporting du groupe, utilisée pour le reporting consolidé (p. ex. USD)

Lorsque la devise du document diffère de celle de l’entité, le système convertit automatiquement les montants à l’aide des taux de change. Les livres de votre entité sont ainsi toujours tenus dans sa devise fonctionnelle, tandis que les montants d’origine de la transaction sont conservés pour référence.

Taux de change

Un Taux de change est le facteur de conversion entre deux devises à une date donnée. REDA Financials utilise des taux de change datés — le taux appliqué à une transaction dépend donc de la date de la transaction. Les taux peuvent être tenus manuellement ou synchronisés automatiquement depuis un fournisseur externe (p. ex. Open Exchange Rates).

Concepts de taxe

Moteur de taxes

REDA Financials comprend un Moteur de taxes à trois couches qui calcule les taxes sur les factures et les bons de commande :

1. Données de référence fiscales — les Juridictions (pays/régions où les taxes s’appliquent), les Types de taxe (p. ex. TVA standard, TVA réduite, GST) et les Opérations fiscales (le type de transaction qui déclenche la taxation)
2. Règles de taxe — les règles de calcul qui combinent une juridiction, un type de taxe et un taux pour déterminer le montant de taxe à appliquer. Une même règle peut avoir plusieurs composants (p. ex. CGST + SGST en Inde).
3. Profils fiscaux — attribués aux clients et aux fournisseurs pour déterminer les règles de taxe applicables à leurs transactions selon la juridiction et le type de biens ou de services

Les montants de taxe sont calculés au niveau de la ligne et stockés sous forme d’enregistrements de Taxe de ligne source. Lorsqu’un document est comptabilisé, chaque composant de taxe est enregistré comme une ligne de Transaction comptable distincte avec son propre compte général.

Retenue à la source (WHT / TDS)

La Retenue à la source (aussi appelée TDS — Tax Deducted at Source, en Inde et dans les régimes similaires) est une taxe prélevée sur un paiement avant qu’il ne parvienne au bénéficiaire. Dans REDA Financials :

• Retenue côté achats — prélevée lorsque vous payez un fournisseur (sur la Facture d’achat)
• Retenue côté ventes — prélevée par votre client lorsqu’il vous paie (sur l’Encaissement)

Les Règles de retenue à la source définissent les taux et les seuils, et les Transactions de retenue à la source suivent chaque prélèvement à des fins de reporting et de conformité.

Comptabilité d’engagement ou de trésorerie

La Base comptable détermine le moment où les produits sont reconnus dans vos livres. REDA Financials prend en charge deux méthodes, configurées par entité :

• Comptabilité d’engagement (norme IFRS / GAAP) — les produits sont reconnus lorsqu’ils sont acquis, indépendamment de la date de réception du paiement. La comptabilisation d’une Facture de vente enregistre immédiatement le produit.
• Comptabilité de trésorerie — les produits sont différés jusqu’à la réception du paiement. La comptabilisation d’une Facture de vente place le montant sur un compte de produits constatés d’avance ; le produit n’est reconnu que lorsqu’un Encaissement est imputé à la facture.

Concepts d’immobilisations

Immobilisation

Une Immobilisation est un actif corporel à long terme détenu par la société — équipements, véhicules, bâtiments ou mobilier, par exemple. Dans REDA Financials, les immobilisations sont créées par le processus de réception des Bons de commande et suivent un cycle de vie défini :

• En construction — l’actif a été reçu mais n’est pas encore immobilisé (en attente de la facture définitive et de la confirmation du coût)
• Actif — l’actif a été immobilisé et s’amortit
• Totalement amorti — l’actif a atteint la fin de sa durée d’utilité mais reste en service
• Déprécié — la valeur de l’actif a été ramenée en dessous de sa valeur comptable (selon IAS 36)
• Cédé — l’actif a été vendu, mis au rebut ou transféré hors de la société

Amortissement

L’Amortissement est la répartition systématique du coût d’un actif sur sa durée d’utilité. Chaque immobilisation porte une Méthode d’amortissement (héritée par défaut de son Type d’actif, modifiable par immobilisation) :

• Linéaire
• Amortissement dégressif
• Dégressif double
• Valeur résiduelle comptable (bloc)
• Immédiat / charge intégrale
• Unités de production (plan saisi manuellement)
• Manuel (le comptable construit le plan)
• Sans amortissement (terrains et autres actifs non amortissables)

Lorsqu’une immobilisation est activée, REDA génère son plan d’amortissement sous forme de lignes de Registre d’immobilisations à partir de la méthode, de la convention, de la durée d’utilité et de la valeur résiduelle. Un lot quotidien comptabilise ensuite chaque ligne dans le grand livre à son échéance — l’amortissement de la période arrive ainsi automatiquement dans les livres.

Concepts budgétaires

Budget

Un Budget définit les dépenses prévues pour une entité, un exercice et un type de budget (Fonctionnement, Investissement ou Projet). Chaque budget contient des Lignes budgétaires qui allouent des montants à des comptes généraux précis.

REDA Financials suit quatre montants sur chaque Ligne budgétaire :

• Budgété — le montant prévu
• Engagé — le montant engagé par des Bons de commande approuvés (mis à jour automatiquement lors de la comptabilisation d’un bon de commande)
• Réel — le montant dépensé via des Factures d’achat comptabilisées (mis à jour automatiquement lors de la comptabilisation d’une facture d’achat)
• Disponible — Budgété moins Engagé moins Réel — le montant encore disponible à dépenser

Lorsque les Contrôles budgétaires sont activés (configurés au niveau de l’entité), le système bloque les Bons de commande qui dépasseraient le budget disponible.

Concepts bancaires

Compte bancaire

Un Compte bancaire dans REDA Financials représente un compte bancaire ou un compte de carte de crédit réel. Il est relié à un compte général de trésorerie et à une entité. Les comptes bancaires servent au rapprochement, au traitement des paiements et à l’import des relevés.

Rapprochement bancaire

Le Rapprochement bancaire consiste à faire correspondre les transactions de votre système comptable avec les lignes de votre relevé bancaire. REDA Financials utilise un moteur de rapprochement automatique en trois passes, propulsé par l’IA :

1. Par référence — rapproche d’après les numéros de référence des factures ou des encaissements
2. Par plage de dates — rapproche les transactions comprises dans une fenêtre de dates
3. Par montant — rapproche d’après les montants des transactions

Les éléments non rapprochés peuvent être examinés et rapprochés manuellement. Le système apprend de vos habitudes de rapprochement manuel pour améliorer la précision des rapprochements automatiques futurs.

Transactions intersociétés

Lorsque deux entités de votre organisation traitent entre elles — par exemple, l’Entité A paie une facture pour le compte de l’Entité B — on parle de Transaction intersociétés. REDA Financials génère automatiquement les Transactions comptables de contrepartie sur les créances intersociétés et les dettes intersociétés afin que les livres des deux entités restent équilibrés.

Le règlement intersociétés exige un consentement bilatéral — les deux entités doivent avoir l’indicateur de règlement inter-entités activé sur le document concerné. Sur les Écritures comptables, le système vérifie que les débits et les crédits s’équilibrent au niveau de l’entité pour chaque entité référencée dans les lignes.

Concepts de la plateforme

Ensembles d’autorisations

REDA Financials est livré avec cinq ensembles d’autorisations qui contrôlent ce que chaque utilisateur peut voir et faire. Plutôt que de créer des profils personnalisés, vous attribuez un ou plusieurs ensembles d’autorisations à chaque utilisateur :

• Accounting Admin — accès complet à chaque objet, champ et fonctionnalité de REDA Financials ; configure les entités, le grand livre, les taxes, les territoires, les périodes et les paramètres de l’application
• Accounting Controller — accès complet au grand livre, aux écritures, à la banque, au rapprochement, aux budgets, aux immobilisations, à la balance âgée et aux données de référence ; accès en lecture aux comptes clients et fournisseurs
• Accounts Receivable — gère les factures de vente, les avoirs, les encaissements et les imputations
• Accounts Payable — gère les bons de commande, les factures et avoirs fournisseur, et les paiements
• Read Only — accès en lecture seule à toutes les données ; conçu pour les directeurs financiers, les dirigeants, les auditeurs externes et les responsables de la conformité

Séparation des tâches (SoD)

La Séparation des tâches est un contrôle interne qui empêche une seule personne de traiter les deux côtés d’une transaction. Dans REDA Financials, les droits d’écriture sont répartis entre les ensembles — Accounts Payable et Accounts Receivable sont des périmètres distincts, et la banque et le rapprochement relèvent de l’Accounting Controller — de sorte que la personne qui rapproche les relevés bancaires n’a pas à être celle qui crée les factures ou traite les paiements. Les Transactions comptables comptabilisées sont en lecture seule pour tous les ensembles : personne ne peut modifier le grand livre directement.

Listes de champs configurables et dimensions

REDA Financials fait un usage intensif des listes de champs configurables à des fins d’extensibilité — des listes nommées qu’un administrateur peut modifier sans code. Trois types façonnent un document source :

• Liste de dimensions — des dimensions comptables personnalisées (p. ex. Propriété, Service, Centre de coûts) qui se propagent jusqu’aux Transactions comptables. Lorsque vous ajoutez un champ à la liste de dimensions, il apparaît automatiquement sur les écritures comptabilisées du grand livre.
• Liste de champs à l’écran — des champs supplémentaires qui apparaissent sur le formulaire Nouveau/Modifier. Utilisez-les pour saisir des données propres au client sans modifier le package installé.
• Liste de colonnes PDF — des colonnes personnalisées ajoutées aux documents PDF par des packages d’extension.

Dimensions de comptabilisation

Une Dimension de comptabilisation est tout champ ajouté à la liste de dimensions d’un document source. Ces dimensions sont automatiquement copiées sur les Transactions comptables résultantes lors de la comptabilisation du document. Vous pouvez ainsi découper et filtrer votre grand livre selon n’importe quelle dimension personnalisée — par exemple afficher toutes les transactions d’une propriété, d’un centre de coûts ou d’un projet donné — sans écrire une ligne de code.

Comptabilisation groupée ou par ligne

Lors de la comptabilisation d’un document, le Moteur de comptabilisation peut créer les Transactions comptables selon deux modes :

• Par ligne (par défaut) — une Transaction comptable par ligne de facture. Offre un maximum de détail et de traçabilité.
• Groupée — les lignes ayant le même compte général et les mêmes dimensions sont consolidées en une seule Transaction comptable. Réduit le volume d’écritures du grand livre pour les documents comportant de nombreuses lignes.

La comptabilisation groupée se contrôle au niveau du territoire et ne s’applique qu’aux documents clients et fournisseurs. Les écritures comptables utilisent toujours la comptabilisation par ligne afin de préserver le détail saisi.

Modèles récurrents

Un Modèle récurrent définit une transaction à générer automatiquement selon un calendrier. REDA Financials prend en charge les modèles récurrents pour les Écritures comptables, les Factures de vente, les Factures d’achat et les Bons de commande. Chaque modèle précise le contenu du document, la fréquence de récurrence et les dates de début/fin. Le système génère automatiquement les nouveaux documents à l’échéance prévue.

Mise à jour groupée des statuts

La Mise à jour groupée des statuts vous permet de modifier le statut de plusieurs documents à la fois — par exemple comptabiliser 50 factures en brouillon en une seule action. Cette fonctionnalité est disponible sur tous les grands types de documents (Écritures comptables, Factures de vente, Factures d’achat, Encaissements, Décaissements, Bons de commande et Lots de ventilation des charges).

Référence rapide : abréviations

Vous rencontrerez ces abréviations dans l’application, les rapports et la documentation :

Prochaines étapes

Pour aller plus loin

1. Votre feuille de route de configuration — mettre ces concepts en séquence de configuration.
2. Conformité et normes — les normes derrière la terminologie.
3. Comprendre les entités — le concept d’entité en profondeur.
4. Comprendre les comptes généraux — les fondations du plan comptable.
5. Fonctionnement de la comptabilisation — la comptabilisation en partie double dans REDA.

Questions fréquentes