Rapprochement et annulation de rapprochement manuels
Une fois que les machines ont fait leur travail, restent les lignes intéressantes : le dépôt à la référence illisible, le paiement passé en banque six semaines en retard, les deux candidats aux montants identiques. La vue à deux volets de l’espace de travail est conçue précisément pour cela — vous, les deux versions de l’histoire, et un rapprochement qui n’est validé que lorsque vous le décidez.
Accès requis. Le rapprochement et l’annulation de rapprochement nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter le rapprochement, mais pas d’effectuer des rapprochements ni de le modifier.
Rapprocher à la main
Choisissez la ligne de relevé
Volet de gauche : Transactions bancaires non rapprochées, avec recherche et filtres (dépôts/paiements, rapprochés/non rapprochés). Sélectionnez la ligne qui demande une explication.
Laissez les candidats se classer d’eux-mêmes
Le volet de droite — Écritures comptables non rapprochées : encaissements, paiements, lignes d’écriture sur le compte général de la banque et dépôts comptabilisés — se trie à nouveau par qualité de correspondance pour la ligne sélectionnée (d’abord les candidats à référence exacte, puis les dates proches, puis le montant seul), avec un compteur « Correspondances suggérées ». Neuf fois sur dix, la bonne réponse est la première ligne.
Préparez, puis appliquez
Sélectionner une ligne + un candidat prépare la paire ; continuez — plusieurs paires peuvent être préparées — puis Appliquer … correspondances les valide toutes d’un coup (tout ou rien, si bien qu’un lot appliqué à moitié ne peut pas exister). Chaque rapprochement marque la ligne Manuel, avec votre nom et l’horodatage : à la question d’audit « qui affirme que ces deux éléments vont ensemble ? », la réponse est toujours vous, de façon tracée.
Lire les deux volets
Chaque volet est une grille de travail, pas une simple liste. Ce que vous indiquent les colonnes :
| Colonne | Ce qu’elle affiche |
|---|---|
| N° LRB | Le numéro propre de la ligne de relevé — l’identifiant que vous retrouverez sur les écritures d’ajustement et dans les pistes d’audit. |
| Date / Description / Montant / Référence / Type | Les faits de la banque tels qu’importés : quand, comment la banque a libellé l’opération, combien (avec son signe), la référence de la banque et le type de transaction. |
| Ancienneté (jours) | Depuis combien de temps l’élément attend — la colonne d’ancienneté qui rend impossible d’oublier les retardataires. |
| Qualité de correspondance | Sur les candidats, une fois une ligne de relevé sélectionnée : Exacte, Plage de dates ou Montant seul — les trois mêmes niveaux qu’utilise le moteur de rapprochement automatique, pour que vous voyiez pourquoi un candidat se classe là où il est. |
| Type de rapprochement / Document rapproché / Source | Sur les lignes rapprochées : comment la paire a été formée (Automatique, Manuel, Par règle, Suggéré par l'IA, Ajustement), quel document l’explique et de quel type de document il s’agit. |
Au-dessus des grilles se trouvent les filtres de travail — dépôts ou paiements ; non rapprochés, rapprochés ou tous — et une zone de recherche pour retrouver un montant ou une référence précis. Le côté comptable puise dans quatre sources de candidats, toutes comptabilisées : les encaissements sur ce compte bancaire (non regroupés dans un dépôt, non rapprochés ailleurs), les décaissements, les lignes d’écriture sur le compte général de la banque (un débit se comporte comme un dépôt, un crédit comme un retrait) et les dépôts bancaires — chaque dépôt étant proposé comme une seule unité, tandis que les encaissements qui le composent restent en dehors de la liste des candidats.
Une ligne de juillet, traitée à la main
Le mois de juillet de Meridian s’est clôturé presque entièrement grâce au Rapprochement automatique — les références étaient propres —, mais son virement est l’exemple parfait du savoir-faire manuel. Prenez la ligne de relevé −10 000,00 $, référence WIRE-ACC-0702, et supposez que la colonne de référence ait été perdue lors de l’export. Sélectionnez la ligne : le côté comptable se trie à nouveau, et le paiement d’acompte de 10 000 $ versé à Apex Construction remonte en tête avec le niveau Montant seul — bon montant, bon sens, aucune référence pour le confirmer. Le libellé indique Apex, le paiement indique Apex, les dates concordent : vous préparez la paire, Appliquer 1 correspondances, et la ligne est expliquée — marquée Manuel, avec votre nom et l’horodatage. Trente secondes, entièrement auditées. C’est exactement le jugement que la machine aurait refusé de porter si un second paiement de 10 000 $ s’était trouvé parmi les candidats — l’ambiguïté est réservée aux humains.
Annuler un rapprochement
L’action de ligne Annuler le rapprochement (ou Annuler le rapprochement de la sélection pour un lot) défait proprement une paire : les marquages de la ligne s’effacent, les liens de rapprochement du document s’effacent, les deux retournent dans leurs files et la Différence est recalculée. Deux protections : une ligne déjà rapprochée le reste jusqu’à ce que vous annuliez délibérément son rapprochement, et une fois le rapprochement au statut Terminé, le rapprochement des lignes est figé — « Impossible de modifier un rapprochement terminé. Rouvrez-le d'abord pour faire des modifications. »
Les règles qui garantissent des rapprochements propres
Le rapprochement écrit des deux côtés de la paire ; les garde-fous sont donc stricts. Les voici mot pour mot, avec la marche à suivre :
| Le message | Ce qu’il signifie / que faire |
|---|---|
| « Cette ligne de relevé est déjà rapprochée. » | Quelqu’un (ou le Rapprochement automatique) est passé avant vous. Si le rapprochement existant est erroné, annulez-le délibérément, puis rapprochez de nouveau. |
| « Une ligne de relevé ne peut correspondre qu'à un seul enregistrement source. Au plus un parmi Encaissement, Décaissement, Ligne d'écriture comptable ou Dépôt bancaire peut être renseigné. » | Un mouvement bancaire, une explication. Plusieurs encaissements réellement déposés ensemble ont leur place dans un dépôt bancaire — le dépôt devient alors l’unique source. |
| « Une ligne de relevé rapprochée doit avoir exactement un enregistrement source lié (encaissement, décaissement, ligne d'écriture comptable ou dépôt bancaire). » | Aucune ligne ne peut être déclarée « terminée » d’un revers de main — rapprochée signifie expliquée par quelque chose de précis. Rapprochez via l’espace de travail et les marquages se renseignent d’eux-mêmes. |
| « Impossible de modifier un rapprochement terminé. Rouvrez-le d'abord pour faire des modifications. » | Le rapprochement et l’annulation de rapprochement sont figés une fois le rapprochement terminé. Rouvrez-le — un acte délibéré et tracé — et les volets reprennent vie. |
| « La devise de l'encaissement doit correspondre à celle du compte bancaire lorsqu'il est rapproché à une ligne de relevé bancaire. » | Un rapprochement affirme « même argent », et l’argent a une devise. La même formulation protège les paiements et les lignes d’écriture. |
| « Un enregistrement ne peut pas être lié à la fois à un dépôt bancaire et à une ligne de relevé bancaire. Il peut être rapproché via un dépôt ou directement, mais pas les deux. » | Un seul chemin par encaissement : via son regroupement de dépôt, ou directement — jamais les deux. |
Les confirmations sont tout aussi explicites : « Éléments rapprochés avec succès. » et « {0} éléments rapprochés avec succès. » lors du rapprochement ; « Correspondance supprimée avec succès. » et « Rapprochement annulé pour {0} éléments. » lors de l’annulation.
Rapprocher une ligne dans une autre devise
Lorsque l’encaissement ou le paiement est dans une devise et le compte bancaire dans une autre, les deux montants affichés à l’écran ne seront pas égaux chiffre pour chiffre — un encaissement de 1 € 000 n’équivaut pas à 1 000 $. Pour vous permettre de comparer ce qui est comparable, chaque encaissement et chaque paiement porte un Montant de rapprochement bancaire : sa valeur convertie dans la devise du compte bancaire (Montant × Taux de change). C’est à ce chiffre converti que la ligne de relevé est réellement rapprochée, si bien qu’une association entre devises que vous faites à la main se cale sur les mêmes dollars que ceux crédités par la banque.
Les petits écarts d’arrondi entre la valeur convertie et le chiffre de la banque sont absorbés automatiquement par la Tolérance de rapprochement du compte — la même tolérance qu’utilisent les passes automatiques. Vous ne faites rien de différent lorsque vous rapprochez à la main ; le montant converti est renseigné pour vous et affiché en lecture seule.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Rapprocher sur le seul montant lorsque deux candidats le partagent | Un rapprochement à pile ou face empoisonne deux mois — cette ligne expliquée à tort, et la véritable contrepartie laissée orpheline, une énigme pour quelqu’un d’autre | Départagez-les avec les dates, les références et la contrepartie figurant dans le libellé — c’est précisément pour cela que ces lignes attendent un humain |
| Rapprocher la ligne de relevé de trois encaissements d’un seul des trois | Les montants diffèrent, donc la validation échoue — et le « correctif » auquel on recourt (modifier les montants) altère les preuves | Regroupez les encaissements dans un dépôt bancaire qui reproduit le bordereau de remise, et rapprochez le dépôt de la ligne |
| Attendre qu’un encaissement en brouillon apparaisse parmi les candidats | Il n’apparaîtra jamais — les brouillons ne sont pas dans les livres, ils ne peuvent donc pas expliquer un mouvement bancaire | Comptabilisez le document ; il rejoint le volet immédiatement |
| Annuler « vite fait » un rapprochement de ligne dans un rapprochement terminé | Bloqué (« Impossible de modifier un rapprochement terminé… ») — et si ce n’était pas le cas, le zéro démontré cesserait silencieusement d’être vrai | Rouvrez d’abord le rapprochement ; la réouverture fait elle-même partie de la piste d’audit |
| Considérer une liste de candidats vide comme une impasse | Le mois reste bloqué sur une ligne dont la réponse n’est pas du tout un rapprochement | Vide signifie l’une de deux choses : comptabilisez le document manquant, ou enregistrez la ligne comme un ajustement — les frais et les intérêts n’allaient jamais avoir de correspondance |
Pour aller plus loin
- Rapprochement automatique par IA — lancez d’abord les machines.
- Terminer un rapprochement — les ajustements et la finalisation.
- Lignes de relevé bancaire — ce que signifient les marquages sur l’enregistrement.
Questions fréquentes
Les dates et les références les départagent (c’est pour cela que le rapprochement automatique a refusé de deviner). Si les deux conviennent vraiment, comparez la contrepartie de chaque document au libellé de la ligne — et renforcez votre rigueur sur les références pour que le mois prochain ne se joue pas à pile ou face.
Non, et à juste titre : un rapprochement affirme « même argent ». Un écart de quelques centimes correspond généralement à des frais déduits par la banque — ne rapprochez rien ; comptabilisez l’écart par un ajustement, ou corrigez le document s’il est tout simplement erroné.
Les candidats sont uniquement des documents comptabilisés — un brouillon n’est pas encore dans les livres, il ne peut donc pas expliquer un mouvement bancaire. Comptabilisez-le d’abord ; il apparaît immédiatement dans le volet de droite.
Rien n’est validé — l’application des correspondances préparées fonctionne en tout ou rien, si bien qu’un lot appliqué à moitié ne peut pas exister. Corrigez ou retirez la paire en échec (le message vous indique quel garde-fou elle a déclenché) et appliquez de nouveau.
Ils reprennent les passes du rapprochement automatique : Exacte — même montant, même date, même référence ou même numéro de chèque ; Plage de dates — même montant dans la fenêtre de rapprochement du compte ; Montant seul — le montant et le sens concordent, rien d’autre ne le confirme. Le niveau vous indique quelle part de votre propre jugement le rapprochement exige.
Non — le rapprochement n’a jamais rien comptabilisé, donc son annulation ne décomptabilise rien. Elle efface les marquages de la ligne et les liens de rapprochement du document ; les deux retournent dans leurs files et la Différence est recalculée. Les documents eux-mêmes restent intacts.
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