Créer un avoir
La facture de loyer de mars de NovaTech est partie avec 1 200 $ de trop. Voici comment le comptable clients de Meridian a émis l’avoir rectificatif — en partant de la facture elle-même, qui est presque toujours le bon point de départ.
Accès nécessaire. La création, la modification et la comptabilisation des avoirs nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Receivable v2 (comptables clients et leurs responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 et Read Only v2 peuvent consulter les avoirs, mais pas les créer ni les comptabiliser.
À partir de la facture à corriger
Ouvrez la facture comptabilisée et choisissez Créer un avoir
L’action se trouve sur la page d’enregistrement de la facture de vente (regardez dans le menu déroulant ▼ si vous ne la voyez pas sous forme de bouton). REDA Financials ouvre un formulaire d’avoir prérempli.
Voyez ce qui a été repris — et ce qui a basculé
Les informations d’en-tête (entité, client, référence, condition de paiement, dimensions) sont copiées depuis la facture ; le Type de facture est défini sur Avoir ; la date du jour devient la date de l’avoir ; le lien Facture d’origine renvoie à la source ; et chaque ligne arrive marquée comme ligne de crédit, ce qui rend le total négatif.
Réduisez les lignes à ce que vous créditez réellement
Une copie complète crédite toute la facture — parfait pour une extourne totale, excessif pour une correction de 1 200 $. Supprimez les lignes facturées correctement et ajustez la quantité ou le prix de la ligne restante pour que le total de l’avoir soit exactement de −1 200,00. Ajoutez une description claire (« Correction — erreur de relevé de compteur sur le loyer de mars 2026 ») ; votre client lit ce document.
Enregistrez — puis laissez l’approbation suivre son cours
Les nouveaux avoirs démarrent avec le Statut d’approbation En attente. Une fois l’avoir approuvé (ou si votre politique le classe en Non requise), comptabilisez-le. La comptabilisation extourne les produits et réduit immédiatement la créance de NovaTech — consultez Comprendre les avoirs pour le traitement comptable.
Ce que l’action copie — et ce qu’elle définit
Savoir exactement ce que fait le préremplissage vous évite de revérifier chaque champ :
| Sur le nouvel avoir | Provenance |
|---|---|
| Entité, Client, Grand livre | Copiés depuis la facture source — un avoir corrige toujours au sein de la même société et pour le même client. |
| Référence, Description, Condition de paiement, dimensions | Copiés, pour que l’avoir porte le même contexte que la facture. Modifiez la description pour indiquer ce qui est corrigé. |
| Type de facture | Forcé à Avoir. |
| Date de facture | La date du jour — la correction appartient à la période au cours de laquelle vous l’émettez, et non à la période de la facture d’origine. |
| Statut | Brouillon, avec le Statut d’approbation En attente — rien n’affecte les comptes avant l’approbation et la comptabilisation. |
| Facture d’origine | Renseignée avec la facture source. Tant que ce champ est renseigné, le crédit ne peut être imputé qu’à cette facture. |
| Lignes | Toutes copiées avec la case Ligne de crédit cochée — les quantités et les prix restent positifs ; c’est cette case qui rend le total négatif. La taxe des lignes est extournée avec elles. |
| Numéro de document | Attribué à l’enregistrement à partir de la séquence de numérotation Avoir propre à l’entité (Meridian : MCM001001, MCM001002…) — distincte de la séquence des factures. |
À partir de zéro (sans facture source)
Un avoir accordé à titre de geste commercial ou une concession négociée peut ne corriger aucune facture précise. Créez une facture de vente manuellement, définissez Type de facture = Avoir, ajoutez des lignes et cochez Ligne de crédit sur chacune (les quantités et les prix restent positifs — c’est la case qui change le signe), laissez Facture d’origine vide pour que le crédit puisse s’imputer n’importe où, et comptabilisez après approbation. Dans les deux cas, le numéro de document provient de la séquence de numérotation Avoir propre à l’entité.
Si la comptabilisation est bloquée
- « L’avoir doit avoir un total négatif. Utilisez des lignes Is_Credit pour produire un montant total négatif. » — au moins une ligne n’est pas marquée comme ligne de crédit, ou une ligne facturée l’emporte sur les crédits. (Les avoirs mixtes sont autorisés — un crédit assorti de petits frais de remise en stock — tant que le net est négatif.)
- « Le total de l’avoir est nul — rien à comptabiliser. » — les lignes s’annulent ; vérifiez les quantités.
- « Ce document exige une approbation avant comptabilisation. » — l’avoir est toujours En attente ; faites-le d’abord approuver.
Quelques contrôles supplémentaires s’appliquent, car un avoir est au fond une facture de vente — la même discipline, avec les messages exacts :
| Le message | Que faire |
|---|---|
| « Le client doit être un compte de type Client ou Client et fournisseur. Le compte sélectionné est un fournisseur — les factures de vente exigent des comptes de classe client. » | Les avoirs, comme les factures, exigent un compte de classe client — corrigez le Type financier du compte ou choisissez le bon tiers. |
| « La date de la facture doit être comprise dans la plage de dates de la période comptable sélectionnée. » | La date et la période ne concordent pas — en général après une modification de la date sur un brouillon ; laissez la période se recalculer. |
| « La facture de vente doit avoir au moins une ligne avant comptabilisation. » | Vous avez supprimé toutes les lignes — un avoir a besoin d’au moins une ligne de crédit pour indiquer ce qui est crédité. |
| « Les factures de vente comptabilisées ne peuvent pas être modifiées. Utilisez l’action Annuler pour inverser, ou attendez l’action d’extourne. » | Une fois comptabilisé, l’avoir est verrouillé comme n’importe quelle facture. Montant erroné ? Annulez-le et émettez-en un nouveau. |
| « Les factures de vente comptabilisées ne peuvent pas être supprimées. Annulez plutôt la facture. » | Seuls les brouillons peuvent être supprimés — un avoir comptabilisé ne disparaît jamais en silence. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Conserver toutes les lignes copiées pour une correction partielle | L’avoir crédite toute la facture — NovaTech récupérerait 9 800 $ au lieu de 1 200 $ | Ne gardez que les lignes à corriger et ajustez la quantité ou le prix à la différence exacte |
| Saisir un prix négatif pour rendre le total négatif | Va à l’encontre de la conception — c’est la case Ligne de crédit qui change le signe ; deux signes négatifs s’annulent et redonnent un montant facturé | Gardez des quantités et des prix positifs ; cochez Ligne de crédit |
| Laisser la description copiée telle quelle | Le client reçoit un AVOIR qui se lit exactement comme la facture — confusion, puis appel téléphonique | Indiquez ce qui est corrigé : « Correction — erreur de relevé de compteur sur le loyer de mars 2026 » |
| Antidater l’avoir à la date de la facture d’origine | La correction tombe dans une période antérieure — peut-être clôturée — et fausse le chiffre d’affaires publié | Laissez la date du jour ; la correction appartient à la période au cours de laquelle vous avez découvert l’erreur |
| Oublier le verrou Facture d’origine sur un avoir accordé à titre de geste commercial | Les imputations sur toute autre facture sont refusées tant que le lien n’est pas supprimé | Pour un crédit libre, laissez vide (ou videz) la Facture d’origine avant de comptabiliser |
Pour aller plus loin
- Imputer des avoirs — mettre le crédit à profit.
- Remboursement d’un avoir — lorsque le client préfère être remboursé en argent.
- Comprendre les avoirs — les concepts et le traitement comptable.
Questions fréquentes
Créditez la différence lorsque la facture est globalement juste (les 1 200 $ de Meridian sur une facture de 9 800 $). Créditez la totalité et réémettez lorsque la facture est fondamentalement erronée — mauvais locataire, mauvais bien, mauvaise période — afin que la facture de remplacement soit propre et se suffise à elle-même.
À deux choses : il documente pourquoi l’avoir existe, et il restreint l’imputation — tant qu’il est renseigné, le crédit ne peut compenser que cette facture. Videz le champ si le crédit doit pouvoir servir sur les autres factures du client.
Non — les modèles récurrents génèrent uniquement des documents de type Facture et Encaissement. Une remise récurrente a sa place sur la facture récurrente (une ligne remisée), et non dans une série d’avoirs.
Oui — émettez l’avoir (videz le lien Facture d’origine si la facture payée ne peut pas l’absorber), puis imputez-le à sa prochaine facture ou remboursez-le en argent. Le crédit existe dans les deux cas ; seul son mode de règlement diffère.
Les avoirs puisent dans leur propre séquence de documents Avoir sur l’entité, distincte de la séquence des factures — les avoirs se reconnaissent ainsi d’un coup d’œil dans les listes, les relevés et les audits. Le numéro est attribué à l’enregistrement.
Oui — les lignes copiées conservent leur traitement fiscal, et la comptabilisation extourne la taxe en même temps que les produits, ce qui maintient votre déclaration fiscale en phase avec la correction. Créditez exactement la ligne taxée que vous corrigez, et la taxe suit automatiquement dans la bonne proportion.
Les avoirs comptabilisés sont verrouillés comme les factures. Si aucun crédit n’a encore été imputé, annulez l’avoir et émettez-en un corrigé. Si une partie du crédit a déjà été imputée, extournez d’abord les imputations — un document sur lequel des montants ont été imputés ne peut pas être annulé.
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