Séquences de documents

Chaque facture de vente, facture d’achat, paiement et écriture comptable a besoin d’un numéro de référence unique — celui que vous citez lorsqu’un client appelle au sujet de « la facture SI-2026-000123 ». Une séquence de documents est la règle qui construit automatiquement ces numéros : elle définit le préfixe, le compteur courant et le format. Vous les configurez une fois par société, puis REDA numérote chaque document pour vous dès sa création, sans aucun doublon. C’est plus important qu’il n’y paraît — dans de nombreux pays, une numérotation séquentielle sans faille est une obligation légale.

Une séquence par société et par type de document

Chaque entité tient ses propres compteurs, avec un compteur distinct pour chaque type de document. Ainsi, la facture de vente SI-2026-000123 de Meridian Properties UK Ltd est numérotée de façon totalement indépendante de la même série chez Meridian Properties US LLC — leurs numéros n’entrent jamais en collision. Des séquences peuvent être configurées pour neuf types de documents : Facture de vente, Facture d’achat, Encaissement, Décaissement, Écriture comptable, Avoir, Avoir fournisseur, Bon de commande et Lot de décaissements — chacun avec sa propre numérotation.

Une règle évite toute ambiguïté : une société ne peut avoir qu’une seule séquence active par type de document. Si vous tentez d’en ajouter une deuxième, REDA refuse — « Une séquence de documents active existe déjà pour cette entité et ce type de document. Désactivez la séquence existante avant d'en créer une nouvelle. » Deux compteurs actifs pour la même série rendraient « le numéro suivant » dénué de sens.

Comment un numéro est construit

Le numéro généré provient d’un petit modèle composé de quatre éléments de base (appelés jetons). Vous les agencez comme votre pays ou votre activité le préfère :

Ainsi, le modèle {PREFIX}{YEAR}-{SEQ:6} avec le préfixe SI- produit SI-2026-000123. (Le :6 signifie « compléter le compteur à 6 chiffres », d’où 000123 plutôt que 123.) Si vous laissez le Format de numéro vide, REDA utilise le modèle standard {PREFIX}{YEAR}{SEQ:6}{SUFFIX} — c’est pourquoi une séquence dotée uniquement du préfixe « MSI » produit d’emblée des numéros comme MSI001001.

Les fautes de frappe ne peuvent pas passer : le modèle est validé dès l’enregistrement. Les trois contrôles, mot pour mot :

Configurer une séquence

Changement d’année — redémarrer ou continuer à compter ?

Deux styles courants ; vous choisissez celui qu’attend votre juridiction :

Pourquoi les numéros n’entrent jamais en collision

Les numéros sont émis dès la création d’un document — le numéro généré devient le nom du document — et trois garde-fous préservent la fiabilité de la série :

• Un numéro à la fois. Le compteur est verrouillé pendant l’attribution d’un numéro : même lorsque de nombreuses personnes (ou une importation en masse) créent des documents au même instant, deux documents ne peuvent pas obtenir le même numéro. Le mécanisme supporte le traitement en masse — mille factures importées sont numérotées aussi efficacement qu’une seule.
• Validation du format à l’enregistrement. Un modèle défectueux (sans {SEQ}, avec une largeur de remplissage incorrecte ou un jeton inconnu) est rejeté lorsque vous enregistrez la séquence, au lieu d’être découvert plus tard sur un document réel.
• Les numéros manuels sont eux aussi contrôlés. Lorsqu’aucune séquence n’existe et qu’un numéro est saisi manuellement, REDA bloque tout de même les doublons — « Un document avec ce numéro existe déjà pour cette entité. Les numéros de document doivent être uniques par entité. » Et lorsqu’une séquence existe, le numéro ne peut pas être altéré : « Le numéro de document est attribué automatiquement par la séquence configurée et ne peut pas être modifié. »

Que se passe-t-il en l’absence de toute séquence ?

Les séquences sont une commodité, pas un passage obligé — mais la solution de repli est explicite. Si une entité n’a aucune séquence active pour un type de document, REDA accepte un numéro saisi manuellement ou, lorsqu’un numéro est indispensable, s’arrête avec le message : « Le numéro de document est obligatoire. Saisissez un numéro manuellement ou configurez une séquence de documents pour cette entité et ce type de document. » En pratique, vous configurerez dès la mise en place de l’entité une séquence pour chaque type de document que la société utilise réellement, et vous ne reverrez plus jamais ce message. Une subtilité à connaître : un document Facture de vente utilise la séquence Avoir lorsqu’il s’agit d’un avoir — chaque enregistrement est numéroté dans la série qui correspond à sa nature réelle.

Le plan de numérotation de Meridian

À titre d’exemple concret, voici comment le groupe pris en exemple numérote les documents de sa société américaine. Toutes les séquences appartiennent à Meridian Properties US LLC ; les lettres initiales « M » proviennent du champ Préfixe :

Simple, lisible et sans ambiguïté au premier coup d’œil — vous reconnaîtrez ces numéros sur les captures d’écran de tout ce centre d’aide. Un groupe qui préfère des numéros intégrant l’année activerait plutôt Inclure l’année et utiliserait un format comme {PREFIX}-{YEAR}-{SEQ:6}.

Pour aller plus loin

1. Créer une entité — la place des séquences dans la configuration.
2. Référence des champs de l’entité — les champs de l’entité liés aux séquences.
3. Paramètres de politique au niveau de l’entité — les autres politiques de l’organisation que vous définissez par entité.
4. Configuration REDA (CMDT) — les paramètres à l’échelle de l’organisation qui influent sur la numérotation.

Questions fréquentes