Comment les valeurs par défaut se propagent aux entités
Vos valeurs comptables par défaut ne produisent aucun effet tant qu’elles n’ont pas atteint une entité — c’est là que les comptes sont réellement utilisés pour la comptabilisation. Cet article explique précisément comment une nouvelle entité obtient ses comptes par défaut : quelles valeurs par défaut sont retenues, comment elles sont copiées et ce que cela implique en pratique. Pour savoir ce que sont les valeurs par défaut, consultez Comprendre les valeurs comptables par défaut.
Accès requis. Tout ensemble d’autorisations REDA Financials permet de consulter les valeurs par défaut qui se propagent aux entités ; leur définition ou leur modification nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2.
Cela se produit une seule fois — à la création
Les valeurs par défaut se propagent à une entité au moment où l’entité est créée. REDA recherche les bonnes valeurs par défaut, copie les comptes sur la nouvelle entité, et dès lors l’entité possède ses propres comptes. Il s’agit d’une copie unique, et non d’un lien dynamique — modifier une valeur par défaut par la suite ne met pas à jour, rétroactivement, les entités qui existent déjà.
Quelles valeurs par défaut sont retenues
REDA choisit l’enregistrement de valeurs par défaut le plus spécifique pour le territoire de l’entité, en remontant la hiérarchie jusqu’à en trouver un :
- Le territoire de l’entité elle-même — si ce territoire possède un enregistrement de valeurs par défaut, c’est lui qui l’emporte.
- Le territoire parent — si le territoire enfant n’a pas d’enregistrement, REDA utilise celui du parent.
- Les valeurs par défaut globales — la solution de repli utilisée lorsque ni le territoire ni son parent n’ont d’enregistrement.
Par exemple : une nouvelle entité en Californie (un territoire enfant des États-Unis) utilise l’enregistrement de valeurs par défaut de la Californie s’il en existe un ; à défaut, celui des États-Unis ; si aucun des deux n’existe, les valeurs par défaut globales.
Si aucun enregistrement n’existe à aucun niveau — ni enregistrement de territoire, ni enregistrement du parent, ni enregistrement global — l’entité est créée avec des comptes par défaut vides, et vous les définissez sur l’entité avant qu’elle puisse comptabiliser.
Un exemple commenté : Meridian Property Group dispose d’un enregistrement de valeurs par défaut global (créé par l’initialisation) et d’un seul enregistrement de valeurs par défaut de territoire, sur le Brésil, où les règles locales exigent des comptes collectifs différents. Lorsque Meridian crée son entité brésilienne, l’enregistrement Brésil est retenu ; lorsqu’elle crée ses entités américaine, britannique et indienne — dont les territoires n’ont pas d’enregistrement de valeurs par défaut propre — c’est l’enregistrement global qui est retenu. Quatre entités, un seul endroit où maintenir la base de référence, une exception régionale délibérée.
L’enregistrement retenu est utilisé dans son intégralité
Comment les comptes sont copiés
Une fois le bon enregistrement retenu, REDA copie chaque compte par défaut sur la nouvelle entité — mais uniquement dans les champs que l’entité ne possède pas déjà. Autrement dit :
- Tout compte que vous définissez vous-même sur la nouvelle entité est conservé.
- Chaque compte que vous avez laissé vide est renseigné à partir de l’enregistrement de valeurs par défaut retenu.
Vous pouvez donc remplacer un compte particulier sur une entité donnée lors de sa création, et REDA renseigne le reste à partir des valeurs par défaut.
L’entité est le niveau qui comptabilise réellement
Il convient d’être précis sur ce que lisent les transactions. Lorsqu’une facture d’achat est comptabilisée, elle crédite le Compte fournisseurs par défaut de l’entité ; lorsqu’un encaissement reste non imputé, il crédite la Trésorerie non imputée par défaut de l’entité. Les enregistrements globaux et de territoire n’existent que pour renseigner ces champs de l’entité lors de sa création — ensuite, l’entité est l’unique source de référence pour ses propres comptabilisations, et toute modification apportée sur l’entité prend effet immédiatement pour ses transactions futures.
L’entité porte également des valeurs par défaut qui n’ont jamais fait partie de l’ensemble global ou de territoire — le Compte bancaire par défaut, les comptes de change réalisé et latent, les comptes de retenue à la source à payer et à recevoir, le compte de compensation des dimensions, ainsi que les comptes de remise sur ventes et d’escompte d’achat. Ils se configurent directement sur chaque entité à mesure que les fonctionnalités correspondantes sont utilisées ; aucun enregistrement de valeurs par défaut ne les fournit.
Après la création
Une fois qu’une entité existe, ses comptes sont les siens. Modifier ensuite une valeur par défaut globale ou de territoire n’affecte que les nouvelles entités créées à partir de ce moment — les entités existantes conservent les comptes qui leur ont été attribués. Pour modifier les comptes d’une entité existante, modifiez-les directement sur l’entité. C’est pourquoi il vaut la peine de bien configurer vos valeurs par défaut avant de créer vos entités.
Pour aller plus loin
- Comprendre les valeurs comptables par défaut — les notions qui sous-tendent les valeurs par défaut.
- Configurer les valeurs comptables par défaut — configurer les valeurs par défaut.
- Comprendre les territoires — l’origine des valeurs par défaut.
- Codes de territoire et codes complets — comment les codes sont construits.
Questions fréquentes
Non. Les valeurs par défaut sont copiées sur une entité au moment de sa création, et l’entité possède ensuite ses propres comptes. Modifier une valeur par défaut change ce dont hériteront les entités futures ; les entités existantes conservent les leurs. Modifiez les comptes d’une entité existante directement sur l’entité.
Non — c’est le point essentiel à retenir. REDA utilise intégralement l’unique enregistrement le plus spécifique ; il ne combine pas les comptes de plusieurs niveaux de territoire. Si un territoire possède son propre enregistrement, renseignez chaque compte que vous voulez qu’il définisse. Les valeurs par défaut globales ne s’appliquent que lorsqu’un territoire (et son parent) n’ont aucun enregistrement.
Oui. Définissez vous-même ce compte sur l’entité lorsque vous la créez — REDA conserve tout compte que vous avez déjà renseigné et ne copie les valeurs par défaut que dans les champs laissés vides.
L’entité est alors créée sans comptes par défaut, et vous devrez les définir sur l’entité avant qu’elle puisse comptabiliser. C’est pourquoi l’initialisation (qui crée vos valeurs par défaut globales) et une revue de ces valeurs doivent précéder la création des entités.
Le plus profond qui existe : l’enregistrement de son propre territoire enfant s’il y en a un ; sinon celui du territoire parent ; sinon l’enregistrement global. La recherche s’arrête à la première correspondance — pour cette entité, un enregistrement de territoire enfant remplace entièrement celui du parent et l’enregistrement global.
Non. Seuls les enregistrements actifs participent à la résolution. Un enregistrement inactif est invisible lors de la création d’une entité — c’est précisément ce qui permet de préparer sans risque de futures configurations sous forme d’enregistrements inactifs et de les activer le moment venu.
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