Lot de ventilation des charges

Administrateur 6 min de lecture Mis à jour en juillet 2026

La ventilation automatique, vue depuis la console Opérations. Sa carte indique : « Ventile automatiquement les charges des factures d’achat comptabilisées marquées Ventilation automatique. Utilise la liste de ventilation des charges affectée pour créer des lots de ventilation et comptabiliser des écritures intersociétés. Une facture par lot pour isoler les erreurs. »

Pour y accéder. Ouvrez le Lanceur d’applications (l’icône en grille en haut à gauche de n’importe quelle page) → REDA Financials Admin → l’onglet Console d’administration financière → Opérations, puis repérez la carte Lot de ventilation automatique des charges pour la planifier, ou cliquez sur Exécuter maintenant.
Accès requis. La planification et l’exécution des traitements par lots nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2. Les ensembles Accounting Controller v2 et Read Only v2 peuvent ouvrir la console pour consulter les résultats ; les ensembles Accounts Payable v2 et Accounts Receivable v2 ne peuvent pas la voir. (Les listes de ventilation qu’applique le lot sont gérées séparément, par les ensembles Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2.)

L’essentiel

Sur activation explicite : seules les factures comptabilisées marquées Auto Allocate Expenses et dotées d’une Liste de répartition des charges entrent dans le périmètre ; tout le reste est ignoré.
Ce qu’il crée : un lot de ventilation comptabilisé par facture, et l’écriture comptable intersociétés qui transfère le coût — à l’identique d’une exécution manuelle de Ventiler les charges.
Isolement des erreurs : une facture par périmètre de traitement — un échec sur une facture fournisseur partagée n’affecte jamais la suivante. Chaque facture traitée reçoit un horodatage, si bien qu’elle n’est jamais ventilée automatiquement deux fois.

La carte Lot de ventilation automatique des charges développée dans l’onglet Opérations, avec un badge Non planifié, les statistiques d’exécution, un panneau Planification quotidienne avec une Heure d’exécution et un bouton Planifier, et un panneau Exécution manuelle avec un bouton Exécuter maintenant.

Le partage des coûts sans intervention ne demande qu’une seule décision à l’opérateur — l’heure d’exécution nocturne. Tout le reste a été décidé en amont, avec l’indicateur de ventilation de la facture et sa Liste de répartition des charges.

Comment le lot décide — la liste de contrôle d’éligibilité

À chaque exécution, le lot sélectionne les lignes de facture qui remplissent les trois conditions. Lorsqu’une ligne que vous pensiez voir ventilée ne l’a pas été, vérifiez-les dans l’ordre :

Condition	Où vérifier	En cas d’échec
La facture est marquée Auto Allocate Expenses et une Liste de répartition des charges lui est affectée	La facture et le détail de ses lignes	Associez la liste et cochez l’indicateur — idéalement sur le modèle récurrent, pour que chaque future facture hérite des deux
La facture est au statut Comptabilisé	Le statut de la facture	Comptabilisez-la ; le lot reprendra la ligne lors de sa prochaine exécution
La ligne ne porte pas encore d’horodatage de traitement	Si une exécution précédente l’a déjà traitée	Déjà ventilée — délibérément, une seule fois et définitivement ; toute modification ultérieure est manuelle

Ce que laisse chaque exécution

Rien de ce que crée le lot n’est un objet spécial ou caché — chaque exécution produit les mêmes enregistrements que si une personne cliquait sur Ventiler les charges :

Enregistrement	Ce que c’est
Un lot de ventilation par facture traitée	Comptabilisé, construit à partir des entités et des pourcentages de la liste — dans l’onglet Répartitions de la facture, comme tout lot manuel.
Une écriture comptable système par lot	De type Répartition des charges : chaque entité bénéficiaire est débitée de sa quote-part, les comptes d’origine sont crédités, et la paire créance/dette intersociétés est enregistrée. Voir Comprendre la ventilation des charges pour le détail de sa structure.
L’horodatage de traitement	La marque « terminé » permanente de chaque ligne traitée — la garantie contre toute double ventilation.
Un résultat journalisé	L’entrée de l’exécution dans le Journal d’audit — nombre d’éléments traités et éventuels échecs avec leurs motifs, accessible depuis la carte Opérations.

L’horodatage de traitement est permanent. Une fois qu’une ligne a été traitée par le lot, son horodatage ne s’efface jamais — même si la facture est ensuite rouverte puis recomptabilisée. C’est voulu : l’automatisation ne touche chaque ligne qu’une seule fois. Toute nouvelle ventilation après correction passe par une action manuelle Ventiler les charges, qui respecte la capacité restante de la ligne.

La chaîne sans intervention, de bout en bout

Chez Meridian Properties Group, les coûts partagés mensuels — assurance du siège, abonnements informatiques — circulent sans aucun clic : la ligne du modèle récurrent porte la liste de ventilation, le lot de transactions récurrentes génère et comptabilise la facture selon la planification, puis ce lot la ventile et comptabilise l’écriture comptable intersociétés. Une fois la chaîne en place, un coût partagé passe de la facture fournisseur aux livres de chaque entité sans intervention — votre seul travail consiste à lire le résultat de l’exécution. Manuel et automatique coexistent sans difficulté : les lignes sans liste sont tout simplement ignorées par le lot (ventilez-les manuellement), et une ligne ventilée manuellement avant que le lot ne l’atteigne est protégée par les contrôles de capacité et l’horodatage de traitement.

Exploiter le lot

Planifiez une heure quotidienne sur la carte, ou cliquez sur Exécuter maintenant après avoir comptabilisé une série de factures fournisseurs partagées. Les résultats sont consignés dans le journal d’audit ; l’onglet Répartitions de la facture indique ce qui a été créé. La configuration se fait au niveau des données, pas dans la console : associez la bonne liste aux coûts partagés récurrents (idéalement sur leurs modèles récurrents) et marquez-les, une seule fois.

Dans l’ordre des traitements nocturnes, planifiez-le après le lot de transactions récurrentes (les factures partagées qu’il traite sont généralement générées à partir de modèles) et avant l’instantané de balance âgée. Grâce à l’isolement à raison d’une facture par périmètre, une seule facture défectueuse ne bloque jamais la file — son échec est journalisé, et l’exécution se poursuit.

Dépannage de l’exécution

Symptôme	Cause probable → action
Une facture est ignorée chaque nuit	Elle n’est pas marquée Auto Allocate Expenses, aucune liste ne lui est affectée, ou elle porte déjà son horodatage de traitement. Ces trois éléments sont visibles sur la facture.
Erreurs de compte intersociétés dans le journal	Il manque à une entité bénéficiaire ses comptes Dette IC par défaut / Créance IC par défaut — renseignez-les sur l’entité, puis cliquez sur Exécuter maintenant.
Un échec cite une facture, les autres ont été traitées sans problème	C’est l’isolement à raison d’une facture d’achat par périmètre qui fonctionne. Corrigez la cause indiquée ; la ligne n’a jamais reçu son horodatage de traitement, donc la prochaine exécution la reprendra.

Associez les listes au bon endroit — sur le modèle. Associer les listes aux factures manuellement, tous les mois, est la configuration qui échoue au troisième mois, quand quelqu’un oublie une ligne. Placez la liste de ventilation une seule fois sur la ligne du modèle récurrent : chaque facture générée en hérite, est comptabilisée, puis ventilée automatiquement. Aucune intervention, de la facture fournisseur à l’écriture intersociétés.

Les corrections ne sont pas retraitées automatiquement. La réouverture d’une facture ventilée revient sur ses ventilations, comme sur tout le reste — mais une fois la facture recomptabilisée, ses lignes portent toujours leur horodatage de traitement, si bien que le lot ne les ventilera pas à nouveau. Ventilez-les à nouveau manuellement via Ventiler les charges. Les échecs sont également ignorés en silence jusqu’à ce que quelqu’un regarde : intégrez le résultat de la dernière exécution affiché sur la carte à la liste de contrôle de clôture mensuelle.

Erreurs courantes à éviter

Erreur	Pourquoi c’est un problème	À faire à la place
Associer les listes aux factures manuellement, tous les mois	Quelqu’un oublie une ligne au troisième mois, et ce coût reste discrètement non partagé	Associez la liste sur la ligne du modèle récurrent — chaque facture générée en hérite
Supposer que le lot retraite les corrections	L’horodatage de traitement est permanent — les factures corrigées ne sont pas ventilées à nouveau automatiquement	Après réouverture et recomptabilisation, ventilez à nouveau manuellement via Ventiler les charges
Ne jamais lire le résultat de l’exécution	Les échecs sont ignorés par conception — en silence, jusqu’à ce que quelqu’un regarde	Examinez le résultat de la dernière exécution affiché sur la carte lors de la clôture mensuelle ; regardez ce qui a échoué, pas ce qui a fonctionné
Modifier les pourcentages d’une liste en cours de mois en attendant un retraitement	Les exécutions lisent la liste telle qu’elle se présente ce jour-là — l’historique n’est jamais retraité	Modifiez les proportions délibérément, avec effet pour l’avenir ; documentez quand et pourquoi

Pour aller plus loin

Exécuter la ventilation automatique — le fonctionnement complet et les questions fréquentes.
Configurer les règles de ventilation — les listes qu’il applique.
Présentation du planificateur d’opérations — la console.

Questions fréquentes

En pratique, oui : toute ligne de facture comptabilisée dotée d’une liste et sans horodatage de traitement entre dans le périmètre. Une vue de liste sur les lignes de facture, filtrée de cette manière, vous sert d’aperçu.

Non — avec une facture d’achat par périmètre de traitement, les échecs sont journalisés et ignorés pendant que l’exécution se poursuit. Corrigez la cause (un compte inactif, une valeur par défaut intersociétés manquante) et la facture sera reprise au passage suivant ; elle n’a jamais reçu son horodatage de traitement.

Chaque exécution lit la liste telle qu’elle se présente ce jour-là — les nouvelles proportions s’appliquent à partir de la ventilation suivante. L’historique n’est jamais retraité automatiquement (et ne doit pas l’être).

Oui — il s’agit d’un lot de ventilation ordinaire. Rouvrez-le au statut Brouillon (son écriture comptable est supprimée automatiquement), ajustez-le et recomptabilisez-le ; ou annulez-le en indiquant un motif. Dans les deux cas, la facture d’origine reste intacte.

La planification se trouve dans l’onglet Opérations de la Console d’administration financière : c’est donc une tâche d’administrateur. Les listes de ventilation elles-mêmes sont gérées par les ensembles d’autorisations Accounts Payable ou Accounting Admin — voir Configurer les règles de ventilation.

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