Retenue à la source sur les encaissements
Dans certains pays, les rôles de la retenue à la source côté achats s’inversent : c’est votre client qui est légalement tenu de retenir une partie de ce qu’il vous doit et de la reverser à l’administration fiscale en votre nom. Vous facturez 100, la banque affiche 90, et les 10 manquants ne sont pas un paiement incomplet — c’est un impôt que le client a payé pour votre compte, attesté par un certificat de retenue à la source. Cet article explique comment l’enregistrer dans REDA Financials pour que rien n’apparaisse comme impayé et que le crédit d’impôt ne soit pas perdu.
Accès nécessaire. Créer et comptabiliser des encaissements nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Receivable v2 (agents et responsables des comptes clients) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 et Read Only v2 peuvent consulter les encaissements, mais pas les créer ni les comptabiliser. La retenue à la source côté ventes doit d’abord être activée sur l’entité par un administrateur.
Un paiement devient deux encaissements
Supposons que l’entité indienne de Meridian facture ₹1,00,000 à un locataire professionnel et que ce locataire, comme la loi l’exige, retienne 10 %. Deux éléments sont arrivés — ₹90 000 d’argent et un certificat de ₹10 000 — vous enregistrez donc deux encaissements :
| Encaissement 1 — l’argent | Encaissement 2 — le certificat | |
|---|---|---|
| Type | Encaissement | Retenue reçue |
| Montant | ₹90 000 | ₹10 000 |
| Mode de paiement | Virement bancaire / ACH / Chèque… | Retenue à la source reçue |
| Compte bancaire | Votre banque — c’est un dépôt | Aucun — c’est un certificat fiscal, pas de l’argent en banque |
| Référence | L’identifiant de la transaction bancaire | Le numéro du certificat |
Imputez les deux à la facture et elle est entièrement soldée : ₹90 000 réglés par l’argent reçu, ₹10 000 réglés par le certificat. Le formulaire vous guide même sur la différence — un encaissement de type Retenue reçue refuse un compte bancaire (« Le compte bancaire doit être vide pour le type Retenue reçue. Les reçus de retenue représentent des certificats fiscaux, pas des dépôts bancaires. »).
Pourquoi la facture ignore tout de la retenue à la source
Vous remarquerez que rien dans cet article ne touche à la facture. C’est voulu : une facture de vente est toujours comptabilisée pour son montant brut — la totalité de la créance de ₹1,00,000 — car c’est ce que le client vous doit légalement. La retenue à la source est constatée côté encaissement, au moment où le client paie effectivement et où le certificat existe comme justificatif. Vous ne facturez jamais net de retenue, ne réduisez jamais le montant de la facture et n’émettez jamais d’avoir pour la part retenue — l’écart n’est pas une réduction de prix, c’est votre propre argent en dépôt auprès de l’administration fiscale.
Saisir l’encaissement du certificat
L’encaissement de type Retenue reçue utilise le même formulaire de création d’encaissement, mais quelques champs s’y comportent différemment :
| Champ | Sur un encaissement de type Retenue reçue |
|---|---|
| Type | Choisissez Retenue reçue — cela modifie le comportement de tous les champs ci-dessous. |
| Montant | Exactement ce qu’indique le certificat — saisi par vous, et non calculé. Il n’y a pas de moteur de règles côté ventes ; c’est le client qui a fait le calcul. |
| Mode de paiement | Retenue à la source reçue. |
| Compte bancaire | Vidé automatiquement et doit rester vide — un certificat n’est pas un dépôt. |
| Compte de trésorerie | Prend par défaut le compte Retenue à recevoir par défaut de l’entité — le compte qui accueille les certificats dans le grand livre. |
| Référence (obligatoire) | Le numéro du certificat — votre piste d’audit, à un clic, au moment de la déclaration. |
| Date d’encaissement | La date du certificat ; la période comptable en découle comme d’habitude. |
Comptabilisez-le, puis ouvrez Imputer un encaissement et imputez-le à la facture précise sur laquelle le client a pratiqué la retenue. Cette dernière étape est toujours manuelle — l’imputation automatique refuse délibérément les encaissements de retenue, car un certificat appartient à une facture particulière, et non à « la plus ancienne, quelle qu’elle soit ».
Où va le montant retenu dans les comptes
L’encaissement du certificat ne touche pas à la trésorerie. Il transfère l’écart vers un compte de retenue à la source à recevoir — un crédit d’impôt que vous ferez valoir sur votre propre dette fiscale lors de votre déclaration :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Comptabilisation de l’encaissement de type Retenue reçue | ||
| Retenue à la source à recevoir | ₹10 000 | |
| Dépôts et acomptes reçus des clients | ₹10 000 | |
| Imputation à la facture | ||
| Dépôts et acomptes reçus des clients | ₹10 000 | |
| Clients — créances commerciales | ₹10 000 | |
Effet net : la créance du client est entièrement soldée, et ₹10 000 figurent désormais à la place comme une créance sur l’administration fiscale. Votre facture a été comptabilisée pour son montant brut depuis le début — rien ne change sur la facture.
Ce qui doit être configuré (une seule fois)
Activer la retenue à la source côté ventes sur l’entité
Le paramètre d’entité Retenue activée (ventes) doit être activé — sans lui, la comptabilisation d’un encaissement de type Retenue reçue est refusée : « La retenue côté ventes n'est pas activée pour cette entité. »
Attribuer à l’entité un compte Retenue à recevoir par défaut
Le compte qui accueille les certificats dans le grand livre : « L'entité exige un compte général de retenue à recevoir par défaut pour comptabiliser un reçu de retenue reçue. » Votre administrateur configure ces deux paramètres dans la configuration de l’entité.
Les règles qui garantissent des encaissements de retenue fiables
Chaque contrôle ci-dessous correspond au message exact que vous pouvez rencontrer, avec la solution en regard :
| Le message | Que faire |
|---|---|
| « La retenue côté ventes n'est pas activée pour cette entité. Activez Retenue activée (ventes) sur l'entité avant de comptabiliser un reçu de retenue reçue. » | Un paramètre d’entité à activer une seule fois — votre administrateur l’active pour les entités situées dans des juridictions qui appliquent la retenue à la source. |
| « L'entité exige un compte général de retenue à recevoir par défaut pour comptabiliser un reçu de retenue reçue. Configurez-le dans la configuration de l'entité. » | Le certificat a besoin de son compte d’accueil dans le grand livre — à configurer une seule fois, en même temps que le paramètre ci-dessus. |
| « Le compte bancaire doit être vide pour le type Retenue reçue. Les reçus de retenue représentent des certificats fiscaux, pas des dépôts bancaires. » | Videz le champ du compte bancaire — le formulaire le fait de lui-même lorsque vous choisissez le type. |
| « WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices. » | L’imputation automatique refuse les certificats par conception — ouvrez l’écran d’imputation et imputez le certificat à sa facture. |
| « L'encaissement et la facture de vente doivent avoir le même client. » | Un certificat règle la facture du client qui a lui-même pratiqué la retenue — jamais celle d’un autre compte. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | Faites plutôt ceci |
|---|---|---|
| Enregistrer uniquement l’argent net reçu et passer à autre chose | La facture conserve un solde ouvert de ₹10 000, vieillit dans la balance âgée comme « en retard », et le crédit d’impôt n’est jamais réclamé | Enregistrez les deux encaissements — l’argent et le certificat — et imputez les deux |
| Facturer le client net de la retenue attendue | Les comptes sous-évaluent le chiffre d’affaires et les créances ; le certificat n’a ensuite plus rien à régler | Facturez toujours en brut ; la retenue est enregistrée au moment du paiement, sur la base de justificatifs |
| Passer l’écart en perte sous forme d’avoir ou de remise | Vous abandonnez de l’argent qui est en réalité récupérable auprès de l’administration fiscale | Un encaissement de type Retenue reçue le transfère vers le compte de retenue à la source à recevoir, où il vient en déduction de votre propre impôt |
| Enregistrer le certificat avant qu’il n’existe | Le compte de retenue à la source à recevoir revendique un crédit que vous ne pouvez pas justifier — un problème d’audit et de déclaration | Attendez le certificat (ou les données de l’administration confirmant la retenue), puis enregistrez-le |
| Saisir une Référence vague sur l’encaissement du certificat | Au moment de la déclaration, personne ne peut relier le solde du grand livre aux certificats détenus | Utilisez le numéro du certificat lui-même comme Référence |
Bonnes habitudes
- Enregistrez le certificat dès son arrivée — jusque-là, la facture affiche un solde ouvert de ₹10 000 et glissera dans la balance âgée comme si elle était impayée.
- Utilisez le numéro du certificat comme Référence — lorsque vous ferez valoir le crédit au moment de la déclaration, la piste entre le grand livre et le certificat sera à un clic.
- Rapprochez périodiquement le compte de retenue à la source à recevoir des certificats détenus et des données de l’administration fiscale (en Inde, la retenue pratiquée par le locataire doit apparaître dans votre Form 26AS).
Pour aller plus loin
- Comprendre la retenue à la source — les deux sens, un seul concept.
- Retenue à la source sur les factures d’achat — lorsque c’est vous qui pratiquez la retenue.
- Imputer des encaissements aux factures — le mécanisme d’imputation utilisé ici.
Questions fréquentes
Demandez le certificat. Une retenue légitime en est accompagnée (et figure dans les données de l’administration fiscale) ; un paiement incomplet, non. Dans tous les cas, enregistrez l’argent effectivement reçu — mais n’enregistrez un encaissement de type Retenue reçue que lorsque vous disposez du certificat comme justificatif.
Non — et vous ne le voudriez pas. L’argent a besoin d’un compte bancaire et apparaîtra sur votre relevé bancaire ; le certificat ne doit pas y figurer (il ne passe jamais par la banque). Deux encaissements distincts garantissent un rapprochement fiable et laissent le crédit d’impôt visible.
C’est votre argent détenu par l’administration fiscale — généralement déduit de votre propre impôt sur le revenu au moment de votre déclaration (votre expert-comptable le solde alors par une écriture comptable). Le solde doit toujours être égal aux certificats que vous détenez mais n’avez pas encore fait valoir.
Les factures de vente au comptant (de type Encaissement) se soldent instantanément d’elles-mêmes et ne peuvent pas accueillir de certificat. Lorsqu’un client pratique une retenue, facturez-le avec un document normal de type Facture et enregistrez les deux encaissements comme indiqué ci-dessus.
Parce que, côté ventes, c’est le client qui fait le calcul — différents clients peuvent vous appliquer des taux, des seuils ou des exonérations différents. Votre rôle repose sur les justificatifs : enregistrez exactement ce qu’indique le certificat. (La retenue côté achats, où c’est vous qui pratiquez la retenue, est le sens doté d’un moteur de règles — voir Retenue à la source sur les factures d’achat.)
Non — il n’a pas de compte bancaire, ne touche pas à la trésorerie et ne correspondra jamais à une ligne de relevé. C’est précisément pour cela qu’il doit être un encaissement distinct de celui de l’argent : les ₹90 000 se rapprochent avec la banque ; les ₹10 000 restent en retenue à la source à recevoir jusqu’à ce que vous les fassiez valoir.
Un seul encaissement de type Retenue reçue pour le total du certificat convient — imputez-le ensuite aux factures qu’il couvre depuis l’écran d’imputation, en saisissant la part retenue sur chaque facture. Les imputations enregistrent la répartition par facture ; la Référence relie toujours l’ensemble à ce certificat unique.
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