Créer une entité
Dans ce guide, nous allons créer une vraie société — Meridian Properties UK Ltd, la société britannique de notre groupe d’exemple — du début à la fin, en expliquant chaque champ au fur et à mesure et pourquoi il existe. Si vous n’avez jamais configuré de société dans un système comptable, pas d’inquiétude : REDA se charge de l’essentiel du travail. Bonne surprise : vous n’aurez pas à saisir à la main la longue liste de comptes généraux dont une société a besoin au quotidien. Si un petit travail préparatoire a été fait au préalable, l’entité en hérite automatiquement dès l’enregistrement.
Accès requis. La création et la modification d’entités nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les entités, mais pas de les créer ni de les modifier.
Ce qu’il faut configurer d’abord (et pourquoi)
Une entité n’existe pas isolément — elle pointe vers quelques éléments qui doivent déjà exister. Voyez cela comme l’aménagement d’une maison : les pièces (comptes, calendrier, région) doivent être en place avant que la société puisse emménager.
| À configurer d’abord | De quoi il s’agit | Pourquoi l’entité en a besoin |
|---|---|---|
| Territoire | Le regroupement par région ou par pays (p. ex. Royaume-Uni) | L’entité appartient à un territoire ; celui-ci ancre le calendrier financier et fournit les comptes hérités. |
| Plan comptable | La liste des comptes sur lesquels l’entreprise comptabilise | Les comptes par défaut de l’entité y sont choisis. |
| Grand livre | Le livre de référence dans lequel les comptabilisations sont enregistrées | Chaque transaction de l’entité est comptabilisée dans son grand livre par défaut. |
| Valeurs comptables par défaut | Les comptes standard définis une fois pour toutes au niveau du territoire | C’est ce dont l’entité hérite ; vous n’avez donc pas à saisir une douzaine de codes de compte. |
L’astuce : les comptes se remplissent à l’enregistrement
Lorsque vous enregistrez une nouvelle entité, REDA recherche discrètement les valeurs comptables par défaut du territoire de l’entité et copie sur la nouvelle entité chaque compte que vous avez laissé vide. Si le territoire lui-même n’a pas de valeurs par défaut, REDA remonte d’un niveau (vers un territoire parent), puis enfin vers une valeur par défaut globale — en retenant la correspondance la plus spécifique qu’il trouve. Point essentiel : il ne remplit que les champs vides ; rien de ce que vous avez saisi vous-même n’est jamais écrasé.
| Hérités automatiquement (si vous les laissez vides) |
|---|
| Clients, Fournisseurs, Trésorerie, Produits, Charges, Report à nouveau, Trésorerie non imputée, Paiements non imputés, Produits constatés d’avance, Gain/perte de change, Créance IC et Dette IC — ainsi que le grand livre et le référentiel de reporting par défaut. |
Pas à pas — créer Meridian Properties UK Ltd
MPG-GB — un code court (sans espaces) qui identifie cette société dans tout le système, apparaît dans la numérotation des documents et sert de clé pour le rapprochement intersociétés. Nom de la société (la raison sociale imprimée sur les PDF) = « Meridian Properties UK Ltd ». Identifiant fiscal = le numéro de TVA, GB416988735. En option, une URL du logo pour des documents à vos couleurs.GBP — la devise locale de la société, celle dans laquelle ses livres sont tenus. (Dans un système mono-devise, elle doit correspondre à la devise de l’organisation ; avec le multidevise activé, il s’agit de la devise fonctionnelle de cette société — voir Comprendre le multidevise.) Choisissez avec soin : ce champ est verrouillé dès que vous commencez à comptabiliser.
Ce que REDA vérifie à l’enregistrement — et pourquoi
Une douzaine de garde-fous assurent la cohérence des livres de vos sociétés. Chacun empêche une erreur précise. Voici ceux que vous rencontrerez en créant une entité :
| Si vous… | Le message exact | Pourquoi REDA vous arrête |
|---|---|---|
Mettez un espace dans le Code d’entité (MPG GB) | « Le code d'entité ne peut pas contenir d'espaces. Utilisez des tirets ou des traits de soulignement comme séparateurs (p. ex. US-01, AU_CORP). » | Le code apparaît dans la numérotation des documents et dans les clés de rapprochement, où les espaces posent problème. |
| Choisissez la base Espèces sans compte de produits constatés d’avance | « Les entités en comptabilité de trésorerie exigent un compte de produits constatés d'avance par défaut. Configurez-le dans la section Comptes généraux par défaut avant d'enregistrer. » | En comptabilité de trésorerie, les factures doivent placer leurs produits quelque part jusqu’à ce que vous soyez payé — sans ce compte, il n’y a nulle part où les mettre. |
| Ne renseignez qu’un seul compte intersociétés | « Les comptes intersociétés doivent être configurés ensemble. Définissez à la fois le compte client IC par défaut et le compte fournisseur IC par défaut, ou laissez les deux vides. Une configuration partielle bloquera la comptabilisation des écritures. » | Les écritures intersociétés nécessitent à la fois un côté créance et un côté dette. |
| Pointez vers un territoire, un grand livre, un référentiel, une juridiction ou un profil fiscal inactif | p. ex. « Le grand livre par défaut est inactif. Sélectionnez un grand livre actif. » — chaque champ de relation a sa propre version | Un enregistrement retiré ne doit pas se trouver au cœur d’une société en activité. Choisissez-en un actif. |
| Faites de l’entité sa propre mère, ou choisissez une entité mère inactive | « L'entité parente doit être active et ne peut pas référencer cette entité elle-même (les hiérarchies de consolidation n'admettent pas d'auto-références). » | Une société ne peut pas être sa propre mère au sein d’un groupe — ce serait une boucle sans sommet. |
| Activez le multidevise sans compte Gain/perte de change par défaut | « Le compte général de gain/perte de change par défaut est obligatoire lorsque le multi-devises est activé. Les écarts de change réalisés et latents ne peuvent pas être comptabilisés sans ce compte. » | Des écarts de change apparaissent sur chaque paiement en devise étrangère — il leur faut un compte d’accueil. Voir Activer le multidevise. |
| Définissez une devise différente de celle de l’organisation dans un système mono-devise | « En mode mono-devise, le code de devise doit correspondre à la devise par défaut de l'organisation. » | Sans le multidevise activé, il n’existe qu’une seule devise dans laquelle tenir les livres. |
Le résultat — tout fonctionne, tout simplement
Enregistrez, et Meridian Properties UK Ltd dispose d’une comptabilité pleinement opérationnelle : ses comptes de comptabilisation du quotidien (hérités), un grand livre, une devise locale, un calendrier financier et une immatriculation fiscale. Voyez ce qui se passe la première fois que vous émettez une vente depuis cette société :
| Vous faites | REDA renseigne automatiquement |
|---|---|
| Créez une facture de vente et choisissez la société britannique | Devise = GBP ; le prochain numéro de facture issu de la séquence de documents de la société britannique ; le compte clients britannique |
| Ajoutez une ligne pour un produit | Le compte de produits, le prix et la TVA correcte associés au produit |
| Comptabilisez-la | Une écriture équilibrée : Débit Clients / Crédit Produits / Crédit TVA — aucun de ces comptes n’a été choisi à la main |
Créez maintenant la société sœur, Meridian Properties US LLC (MPG-US), de la
même manière (Territoire = États-Unis, Devise = USD, base Engagement, exercice commençant en
janvier). Vous disposez désormais d’un groupe de deux sociétés, chacune tenant ses propres livres, prêtes à commercer, à effectuer
des règlements et à être consolidées — et les sociétés indienne et brésilienne suivent exactement la même recette.
Pour aller plus loin
- Référence des champs de l’entité — chaque champ de l’entité, expliqué.
- Comptes généraux par défaut de l’entité — définissez les comptes sur lesquels REDA comptabilise.
- Séquences de documents — attribuez sa numérotation à l’entité.
- Paramètres de politique au niveau de l’entité — ajustez le comportement de l’entité.
- Comprendre les entités — les concepts qui sous-tendent l’enregistrement.
Questions fréquentes
Aucune valeur comptable par défaut n’était configurée pour le territoire de l’entité (ni pour un territoire parent, ni au niveau global). Configurez-les dans Valeurs comptables par défaut — les nouvelles entités en hériteront alors — ou définissez les comptes de l’entité à la main.
Presque tous, à tout moment — nom, comptes, politiques, paramètres fiscaux. Les exceptions : la Devise et la Base comptable sont verrouillées dès que l’entité a des transactions comptabilisées, le Mois de début d’exercice est verrouillé dès que des périodes comptables existent pour le territoire de l’entité, et le Code d’entité ne peut plus être modifié une fois des transactions comptabilisées. Définissez-les correctement dès le départ.
Le Nom de l’entité est le libellé que vous voyez dans REDA ; le Nom de la société est la raison sociale imprimée sur les documents PDF (factures, relevés). Ils sont souvent identiques, mais le Nom de la société vous permet d’imprimer la dénomination sociale exacte.
Uniquement si vous avez un groupe et souhaitez un reporting consolidé. Une société autonome laisse le champ Entité mère vide.
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