Créer une facture à partir de l’OCR
Un élément OCR au statut Extrait, c’est l’IA qui vous dit : « voici ma meilleure lecture — à vous de décider ». L’étape Créer une facture transforme cette lecture en facture d’achat en brouillon, sous vos yeux : le formulaire s’ouvre prérempli, vous vérifiez par rapport au document, corrigez ce qui doit l’être, puis enregistrez. Plus rapide que la saisie, plus sûr qu’une automatisation à l’aveugle.
Accès nécessaire. Vérifier les éléments OCR et créer des factures à partir de ceux-ci nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les éléments, mais pas d’agir dessus.
Le processus de vérification
Traitez la liste Awaiting Review
La vue Awaiting Review de la boîte de réception OCR regroupe toutes les extractions situées sous le seuil de création automatique. Ouvrez-en une ; le document joint est juste là pour une vérification côte à côte.
Créer une facture → le formulaire prérempli
Le formulaire de facture d’achat s’ouvre chargé avec l’extraction : fournisseur, entité, dates, référence, devise, lignes avec quantités, prix et affectation comptable suggérée (tirée de votre historique avec ce fournisseur). Tout ce que l’IA n’a pas pu résoudre avec certitude est simplement laissé vide — jamais rempli au hasard avec des données erronées.
Vérifiez comme un professionnel des comptes fournisseurs
La liste de contrôle de trente secondes, face au PDF : le bon fournisseur ? le numéro et la date de facture exacts ? le total juste au centime près ? l’affectation comptable des lignes cohérente ? le profil fiscal, le cas échéant ? Cliquez ensuite sur Enregistrer le brouillon (ou comptabilisez la facture, si elle est prête) — elle suit le processus fournisseurs parfaitement habituel, et l’enregistrement OCR passe à Créé, avec la facture liée.
Ce qui arrive prérempli — et ce qui reste vide
Savoir d’où provient chaque valeur préremplie vous indique où regarder de plus près pendant la vérification :
| Sur le formulaire | Provenance | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Fournisseur | Le nom du fournisseur lu sur le document, associé à vos comptes fournisseurs réels — avec une tolérance aux abréviations et aux variantes de nom | Confirmez qu’il s’agit du bon compte, surtout pour les fournisseurs aux noms proches |
| Entité | La société destinataire nommée sur la facture, associée à vos entités | Critique — une facture enregistrée sur la mauvaise entité, ce sont des comptes faux |
| Numéro de facture, dates, conditions de paiement | Lus directement dans l’en-tête du document | Vérifiez le numéro de facture caractère par caractère : c’est votre protection contre les doublons |
| Devise | La devise détectée sur le document ; à défaut, la devise par défaut de l’entité | Un coup d’œil — important pour les fournisseurs multidevises |
| Lignes : quantités et prix | Lus dans les lignes du document | Recalculez le total par rapport au PDF, au centime près |
| Lignes : Compte général / Produit | Votre propre historique avec ce fournisseur — les choix produit / compte général faits sur ses commandes et factures déjà comptabilisées ; les lignes sans compte général associé se rabattent sur le Compte général de charges par défaut du produit | Contrôle de cohérence de l’affectation ; c’est ici que vos corrections instruisent le système |
| Référence du bon de commande | Une référence de bon de commande détectée est associée, en tenant compte de la devise, à un bon de commande réel | Vérifiez le lien entre les lignes comme pour toute facture rapprochée d’un bon de commande |
| Tout ce qui n’a pas pu être résolu | Laissé vide — un texte que l’IA n’a pas pu associer avec certitude à un enregistrement réel est écarté, jamais inséré sous forme de données erronées | Les champs vides sont d’honnêtes « je ne sais pas » ; remplissez-les vous-même |
Le seuil de confiance : qui saisit, qui vérifie
Chaque extraction porte la note de confiance que l’IA s’attribue elle-même, de 0 à 100. Sur le circuit automatisé par e-mail, cette note est comparée à un seul paramètre — un champ du territoire appelé Seuil de création auto OCR, dont le texte d’aide énonce exactement la règle : « Minimum AI confidence (0-100 %) to auto-create invoices from OCR. Below this threshold, documents require manual review. Default: 80 %. »
- Au seuil ou au-dessus — la facture d’achat en brouillon est créée automatiquement : toujours au statut Brouillon, le Type de facture défini par défaut sur Facture, les lignes dans l’ordre du document, et l’enregistrement OCR passé à Créé, avec la facture liée.
- Sous le seuil — l’enregistrement reste au statut Extrait et apparaît dans la liste Awaiting Review, où il attend une personne et le bouton Créer une facture.
- Résolution — le seuil est recherché en remontant de l’entité du document à son territoire, si bien que chaque territoire peut appliquer son propre seuil. Les chargements depuis le formulaire ne créent jamais rien automatiquement ; une personne est déjà au clavier, donc le formulaire se contente de se préremplir.
Exemple de vérification chez Meridian
Deux documents arrivent le même matin dans la file de Meridian US :
| Document | Confiance | Par rapport au seuil de 80 % | Ce qui se passe |
|---|---|---|---|
| Facture de juin de MetroPower — 4 180,00 $, la douzième facture mensuelle identique | 96 | Au-dessus | Facture d’achat en brouillon créée automatiquement et liée ; elle reçoit son contrôle humain lors de la revue habituelle avant comptabilisation |
| Baxter Facilities Services — toute première facture, 2 730,00 $, numérisée légèrement de travers | 64 | En dessous | Reste au statut Extrait et arrive dans Awaiting Review |
Dana ouvre l’élément Baxter, clique sur Créer une facture et compare le formulaire prérempli au PDF. Le fournisseur a été identifié (elle a créé le compte de Baxter la semaine dernière), le total est juste, mais l’IA a laissé le compte général vide sur une ligne — Baxter est un nouveau fournisseur, il n’existe donc aucun historique sur lequel fonder l’affectation. Elle affecte la ligne à Réparations et entretien, enregistre le brouillon et passe à la suite. Le mois prochain, la deuxième facture de Baxter arrivera avec ce choix déjà suggéré — ses trente secondes d’affectation viennent de devenir une instruction permanente.
Les factures créées automatiquement
Les extractions du circuit e-mail qui atteignent ou dépassent le seuil de confiance se passent du bouton : la facture d’achat en brouillon est créée automatiquement, liée, et c’est terminé. Elles méritent tout de même la même vérification de trente secondes avant la comptabilisation — le seuil détermine qui fait la saisie, pas qui approuve. Le rythme de Meridian : les brouillons créés automatiquement sont contrôlés lors de la revue habituelle avant comptabilisation ; les éléments sous le seuil le sont au moment de Créer une facture.
Garde-fous
- Une facture par document : une fois la facture créée, les actions se retirent — « Une facture d'achat a déjà été créée depuis cet enregistrement de la boîte de réception OCR. » Pas de doublon accidentel dû à un double-clic.
- Brouillons uniquement : la création ne comptabilise jamais ; chaque contrôle (période, approbation, budget, rapprochement à trois voies) continue de s’appliquer à la comptabilisation.
- Extraction erronée ? Ne vous battez pas avec le formulaire — Retraiter relance l’IA (utile après avoir corrigé les données de référence, par exemple en créant le fournisseur manquant), ou corrigez simplement les champs à la main ; vous êtes dans un formulaire de facture ordinaire.
Les messages que vous pouvez rencontrer, mot pour mot
| Le message | Ce qu’il signifie / que faire |
|---|---|
| « Une facture d'achat a déjà été créée depuis cet enregistrement de la boîte de réception OCR. » (notification intitulée « Action non disponible ») | Le garde-fou « une facture par document ». Ouvrez la facture liée depuis l’enregistrement OCR au lieu d’en créer une autre. |
| « Impossible de retraiter — une facture d'achat a déjà été créée depuis cet enregistrement. » | Le même garde-fou, côté Retraiter : une fois qu’une facture existe, relancer l’extraction risquerait de la contredire. Corrigez directement la facture. |
| « Document traité avec succès. Les champs ont été préremplis à partir de l'extraction. » | Le cas nominal sur le canal de chargement — vérifiez, puis enregistrez. |
| « Échec du traitement du document » | L’extraction a rencontré une erreur ; la raison est consignée dans l’enregistrement OCR. Consultez le tableau des erreurs de l’article de présentation pour connaître les messages précis. |
| « Le document chargé ne semble pas être une facture. Veuillez charger un document de facture valide. » | Le contrôle préliminaire a refusé un document qui n’est pas une facture. Seules les factures fournisseurs sont prises en charge à ce jour. |
| « Enregistrement de la boîte de réception OCR introuvable. » | L’enregistrement de la boîte de réception a été supprimé (ou vous n’y avez pas accès) entre sa mise en file d’attente et l’action. Renseignez-vous auprès de votre administrateur. |
Quand la facture est arrivée avec un XML structuré
Si le document du fournisseur comprenait un XML de facture électronique structuré, les valeurs préremplies que vous vérifiez ne proviennent pas de la lecture d’une page — elles viennent directement des champs de données étiquetés du XML, exacts par construction. En pratique, les chiffres de l’en-tête et les totaux arrivent donc déjà justes, et il reste peu de choses à corriger lors de la vérification. Vous confirmez et créez la facture de la même manière ; il y a simplement moins à corriger. En l’absence de XML, le processus de vérification est exactement celui décrit plus haut, à partir de ce que l’IA a lu sur le PDF. Consultez XML de facture électronique structuré pour savoir comment la boîte de réception choisit sa source.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Saisir la facture à la main parce que l’extraction comportait une lacune | L’enregistrement OCR reste au statut Extrait, avec Créer une facture toujours actif — un collègue qui traite la file plus tard peut créer une seconde facture, en doublon | Passez toujours par Créer une facture et comblez les lacunes dans le formulaire prérempli ; l’enregistrement passe à Créé et le garde-fou prend le relais |
| Ne vérifier que le total de l’en-tête | Un total juste avec une mauvaise affectation des lignes enregistre la charge sur le mauvais compte — et apprend à l’IA la mauvaise affectation pour le mois suivant | Ajoutez les comptes généraux des lignes à la liste de contrôle de trente secondes ; c’est la partie dont les effets se cumulent |
| Comptabiliser les brouillons créés automatiquement sans passe de vérification | Le seuil détermine qui fait la saisie, pas qui approuve — une lecture erronée avec une confiance de 85 % peut tout de même atteindre le grand livre | Appliquez aux brouillons créés automatiquement, au moment de la comptabilisation, le même contrôle que celui que reçoivent les brouillons vérifiés au moment de leur création |
| Créer la facture avant de créer un fournisseur manquant | Vous choisissez le fournisseur à la main cette fois-ci, mais l’extraction ne l’a jamais associé — aucun historique ne se constitue pour la fois suivante | Créez d’abord le compte fournisseur, puis cliquez sur Retraiter : l’association aboutit et l’historique commence à se constituer |
| Laisser vieillir la file Awaiting Review | Les éléments sous le seuil sont de vraies factures fournisseurs avec de vraies échéances — elles n’entrent dans la balance âgée fournisseurs qu’une fois créées | Traitez la vue Awaiting Review chaque jour, comme une boîte aux lettres |
Qui peut le faire
Traiter la file et créer des factures nécessite un accès en modification à la boîte de réception OCR (l’ensemble d’autorisations Accounts Payable ou Accounting Admin, comme indiqué en haut de cet article). Créer la facture elle-même exige aussi d’être un utilisateur disposant d’une licence REDA Financials, comme pour tout document comptable.
Pour aller plus loin
- Créer une facture d’achat — le formulaire dans lequel vous effectuez la vérification.
- Retraiter les extractions en échec — le circuit de relance.
- Boîte de réception OCR et file de documents — la file d’où part ce processus.
Questions fréquentes
Il s’agit probablement d’un nouveau fournisseur : aucun compte n’existe (ou le nom diffère au point d’être méconnaissable). Créez le compte fournisseur, puis cliquez sur Retraiter — l’association aboutit, et l’extraction pourra aussi s’appuyer sur son historique la prochaine fois.
Oui — vous êtes dans le formulaire habituel ; modifiez ce que vous voulez. La détection privilégie l’entité nommée sur la facture, mais c’est vous qui décidez dans quels livres elle est enregistrée.
Une référence de bon de commande détectée est associée au bon de commande réel pendant l’extraction ; vérifiez le lien entre les lignes dans le formulaire comme pour toute facture rapprochée d’un bon de commande — les règles du rapprochement à trois voies s’appliquent à la comptabilisation, comme toujours.
Oui. Le garde-fou ne retire l’action qu’une fois qu’une facture d’achat existe réellement et qu’elle est liée à l’enregistrement OCR. Si vous abandonnez le formulaire prérempli, l’enregistrement reste au statut Extrait et Créer une facture reste disponible.
Non. Qu’elle soit créée automatiquement ou après vérification, la facture obtenue est toujours au statut Brouillon — périodes, approbations et tous les autres contrôles de comptabilisation s’interposent entre l’extraction et le grand livre. L’IA saisit ; vous décidez.
La facture créée est une facture d’achat ordinaire, qui existe indépendamment. Mais gardez le fichier source joint : c’est votre justificatif d’audit, et il est lié à la facture dès sa création précisément pour que les vérificateurs puissent comparer côte à côte le document et le brouillon.
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