Planificateur de transactions récurrentes
Le guide d’exploitation du lot qui transforme les modèles récurrents en documents. Les utilisateurs conçoivent les modèles ; vous veillez à ce que le moteur tourne.
Accès nécessaire. La planification et l’exécution de ce lot nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ; l’ensemble Accounting Controller v2 donne lui aussi accès à la console. Les ensembles Accounts Payable v2 et Accounts Receivable v2 ne la voient pas — tous les autres utilisateurs ne rencontrent que les documents que génère le lot.
Les commandes de la carte
| Commande / affichage | Rôle ou information affichée |
|---|---|
| Pastille de statut | Planifié ou Non planifié — indique si la génération a lieu sans votre intervention. |
| Prochaine exécution planifiée | Le moment où se déclenchera le prochain passage automatique. |
| Dernière exécution | L’horodatage et le résultat — Info (sans erreur), Avertissement (partiel), Critique (en échec). |
| Voir le journal d’audit | L’enregistrement complet de l’exécution : éléments traités / réussis / en échec, avec un motif pour chaque échec. |
| Planifier / Replanifier | Choisir l’heure d’exécution quotidienne. |
| Déprogrammer | Suspendre l’automatisation jusqu’à une nouvelle planification. |
| Exécuter maintenant | Un passage de génération immédiat et ponctuel. |
Ce que fait une exécution
Repère les modèles à échéance
Deux conditions définissent « à échéance » : le modèle est au statut Actif, et sa Date de prochaine exécution est égale ou antérieure à aujourd’hui. Les modèles au statut Brouillon ou Terminé ne sont jamais touchés.
Génère chaque document
Daté du jour de l’exécution, dans la bonne période comptable, avec les lignes copiées depuis le modèle et une date d’échéance calculée selon les jours de paiement du modèle — et relié à son modèle. Un seul document par modèle et par date : les doublons sont donc impossibles, même si le lot venait à s’exécuter deux fois.
Comptabilise quand c’est demandé
Les modèles avec Comptabilisation auto voient leurs documents comptabilisés dans la foulée. Si la comptabilisation devait échouer, toute la génération de ce modèle est abandonnée — aucun brouillon incomplet — et l’échec est consigné, avec son motif, dans l’entrée d’audit de l’exécution.
Fait avancer le calendrier
La Date de prochaine exécution de chaque modèle traité avance selon sa fréquence, les compteurs sont mis à jour, et les modèles qui atteignent leur date de fin ou leur nombre maximal d’occurrences passent à Terminé.
Planifier le lot
Chaque jour, tôt le matin — après la synchronisation des taux de change, pour que les documents en devise étrangère reçoivent le taux du jour, et avant les lots d’imputation automatique, pour que ce qu’il génère puisse être imputé la nuit même. Utilisez Exécuter maintenant lorsque des utilisateurs activent des modèles qu’ils veulent voir générés immédiatement.
Un matin en pratique — le premier du mois chez Meridian
Meridian Properties Group émet ses factures clients récurrentes à partir de modèles. À l’aube du 1er juillet, le lot s’exécute : il repère chaque modèle Actif dont la Date de prochaine exécution est le 1er juillet ou antérieure, génère les factures de vente correspondantes, datées du 1er juillet, dans la période 2026-07, comptabilise celles dont le modèle porte la Comptabilisation auto, et fait passer la Date de prochaine exécution de chaque modèle au 1er août. Un modèle échoue — le problème de période de son entité est détaillé dans l’entrée d’audit — et seule la génération de ce modèle est abandonnée ; le reste de la facturation est déjà en comptabilité avant même que l’équipe des comptes clients ne s’installe à son poste. Le propriétaire du modèle corrige la cause, l’administrateur clique sur Exécuter maintenant, et la dernière facture rejoint les autres.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire plutôt |
|---|---|---|
| S’attendre à ce que le lot comble un trou après avoir été déprogrammé | Il génère pour la date d’exécution et fait avancer les calendriers — les dates manquées restent manquées | Créez les documents de rattrapage par clonage, puis laissez le calendrier reprendre son cours |
| Le planifier avant la synchronisation des taux de change | Les documents en devise étrangère sont générés avec le taux de la veille | La synchronisation des taux de change en premier dans l’ordre nocturne, ce lot ensuite |
| Corriger vous-même, à partir du journal, les problèmes de données des modèles | Les motifs d’échec sont généralement des problèmes de modèle (une période clôturée pour un modèle en comptabilisation auto, un produit manquant) qui se reproduiront au cycle suivant | Transmettez le motif au propriétaire du modèle ; corrigez le modèle, pas le symptôme |
| Hésiter à utiliser Exécuter maintenant par crainte des doublons | Les nouveaux modèles attendent sans être générés pendant que vous attendez l’exécution de la nuit | Utilisez Exécuter maintenant sans hésiter — la règle d’un seul document par modèle et par date est garantie par conception |
| Juger l’exécution selon le principe « pas de nouvelles, bonnes nouvelles » | Un résultat Avertissement avec trois modèles abandonnés ressemble trait pour trait, de loin, à un succès | Jetez chaque jour un coup d’œil au résultat de la Dernière exécution ; ouvrez Voir le journal d’audit pour tout résultat autre qu’Info |
Surveiller le lot
Au vert signifie : la carte affiche Planifié, l’horodatage de la dernière exécution se situe dans la plage attendue et l’icône de résultat est informative. Dans tous les autres cas, cliquez sur Voir le journal d’audit — l’enregistrement de l’exécution indique les éléments traités / réussis / en échec, avec un motif pour chaque échec. Une habitude utile : les motifs d’échec qui y figurent sont généralement des problèmes de modèle (une période clôturée pour un modèle en comptabilisation auto, un produit manquant) — transmettez-les au propriétaire du modèle plutôt que de corriger les données vous-même.
Dépannage
| Symptôme | Cause probable → action |
|---|---|
| « Rien n’a été généré » | Le modèle n’est pas au statut Actif, ou sa Date de prochaine exécution n’est pas arrivée à échéance — vérifiez le modèle avant le lot. |
| Échecs de comptabilisation automatique dans le journal | Généralement une période clôturée ou une validation en échec — la génération a été proprement abandonnée ; corrigez la cause, puis cliquez sur Exécuter maintenant. |
| Documents manquants pour des dates antérieures | Le lot était déprogrammé pendant ces dates ; il ne rattrape pas les dates manquées. Les utilisateurs créent les documents de rattrapage par clonage. |
Pour aller plus loin
- Lot de transactions récurrentes — ce que fait le lot, en détail.
- Onglet Opérations — la console.
- Journalisation d’audit — lire l’historique des exécutions.
Questions fréquentes
L’exécution suivante génère pour sa date d’échéance et fait avancer le calendrier — elle ne rattrape pas chaque période manquée. Créez manuellement les éventuels documents de rattrapage (le clonage rend l’opération rapide), puis laissez le calendrier reprendre son cours.
Non — le lot s’exécute une fois par jour pour tous ; c’est la fréquence propre à chaque modèle qui détermine si aujourd’hui est son jour. L’heure de la journée importe rarement pour les documents comptables : ce sont les dates, et non les horodatages, qui pilotent la comptabilité.
Non. Par conception, la génération produit un seul document par modèle et par date : un deuxième passage le même jour ne trouve donc plus rien à faire pour les modèles déjà traités.
Le modèle demandait la Comptabilisation auto et la comptabilisation aurait échoué — généralement à cause d’une période clôturée ou d’une validation. Plutôt que de laisser un brouillon incomplet, le lot abandonne proprement la génération et consigne le motif. Corrigez la cause, puis cliquez sur Exécuter maintenant.
Les exécutions planifiées s’effectuent dans le contexte du processus automatisé de la plateforme — elles ne consomment aucun siège utilisateur, et les entrées d’audit indiquent le processus automatisé comme auteur de l’opération.
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