Export PDF et Excel
Les états financiers se partagent — avec le conseil d’administration, la banque, l’auditeur, le tableur. Dès qu’un rapport a été lancé et a renvoyé des données, trois boutons d’export apparaissent à côté de Lancer le rapport : Exporter en PDF, Exporter en CSV, Exporter en Excel. Même moteur, mêmes chiffres, trois publics. (Pas de rapport à l’écran, pas de boutons — et changer de Type de rapport efface le résultat : exportez donc avant de changer.)
Accès requis. Tout ensemble d’autorisations REDA Financials permet d’ouvrir l’onglet Centre financier, de lancer un état financier et de l’exporter ; le contenu d’un export se limite aux enregistrements que votre rôle peut lire.
Choisir le format
| Format | Caractéristiques | À privilégier pour… |
|---|---|---|
| Qualité présentation : le papier à en-tête de votre entité (logo, nom, adresse), une section de page soignée par période et par entité, un pied de page « Confidentiel » et une mention « Généré par ». S’ouvre dans un nouvel onglet, prêt à être enregistré ou imprimé. | Les dossiers du conseil d’administration, les banques, les auditeurs — partout où le document représente la société | |
| Excel | Un classeur mis en forme : en-têtes aux couleurs de la marque, montants négatifs en rouge, volets figés, véritable mise en forme des nombres. La balance générale conserve ses quatre colonnes de solde. | Les collègues qui liront les chiffres et les retravailleront légèrement |
| CSV | Des lignes brutes précédées d’un en-tête de métadonnées (rapport, entités, dates, devise, référentiel, horodatage). La balance générale y est aplatie en mouvement net par entité. | L’alimentation d’outils — modèles de consolidation, BI, scripts |
Le PDF en détail
Exporter en PDF ouvre le document dans un nouvel onglet du navigateur (pas de notification de téléchargement — l’onglet est le résultat), prêt à être enregistré ou imprimé. La mise en page est au format portrait, avec une section de page soignée par combinaison de période et d’entité — un compte de résultat sur deux périodes et deux entités arrive sous la forme de quatre pages d’état bien ordonnées plutôt que d’une grille illisible. L’en-tête porte le papier à en-tête de l’entité — logo, raison sociale, adresse, issus de l’identité visuelle de l’entité — et le pied de page porte « Confidentiel » et une mention « Généré par … » qui indique l’utilisateur et la date : qui l’a produit, et quand, sur le document lui-même.
Le CSV en détail
Le CSV se télécharge sous le nom Trial_Balance.csv, Income_Statement.csv, etc. ; il est conçu pour les machines, avec une attention pour les humains — sa première ligne consigne le périmètre complet avant qu’aucun chiffre n’apparaisse :
- Ligne de métadonnées — type de rapport, entités, plages de dates, devise, référentiel (« Taxonomie » si aucun n’a été sélectionné) et horodatage de génération. Votre périmètre, par écrit.
- Une ligne vide, puis les en-têtes — « Code de compte », « Nom du compte », une colonne de montant par période et par entité, et les colonnes « Total » et « Écart » lorsque l’exécution les comportait.
- Lignes de groupe et de compte, en retrait pour montrer la hiérarchie, jusqu’à la ligne Total général qui clôt le fichier.
Le fichier Excel en détail
Exporter en Excel télécharge un classeur mis en forme (Trial_Balance.xls, etc.) : lignes d’en-tête bleu marine, montants négatifs en rouge, volets d’en-tête figés pour que les colonnes restent en place pendant le défilement, et véritable mise en forme des nombres. La balance générale conserve sa présentation complète en quatre colonnes par entité — Solde d’ouverture, Débit de la période, Crédit de la période, Solde de clôture — et les lignes de total général et d’écart sont reprises partout où l’écran les affichait. Le CSV et l’Excel confirment par une notification de succès ; le PDF s’ouvre simplement.
Bon à savoir
- Les exports respectent exactement l’état des filtres — entités, périodes, libellés, dimensions, mode de devise, référentiel. Configurez une fois ; chaque format raconte la même histoire.
- Les noms de fichier suivent le rapport (Trial_Balance.xls, Income_Statement.csv) — attribuez un libellé à vos plages de dates et les en-têtes de colonne se passent d’explication.
- Le papier à en-tête du PDF provient de l’identité visuelle de l’entité — le même bloc d’identité que celui de vos factures.
- Les relevés de compte sont distincts : un relevé de compte client ou fournisseur s’exporte depuis l’écran Relevé de compte, pas d’ici.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Envoyer le CSV au conseil d’administration | C’est le format machine — sans mise en forme, et la balance générale y est aplatie en mouvement net par entité | Le PDF pour représenter la société, l’Excel pour les collègues qui travaillent les chiffres, le CSV pour les outils |
| Relancer le rapport des mois plus tard en s’attendant à retrouver le fichier du trimestre précédent | Les états financiers sont calculés en temps réel ; des écritures tardives dans des périodes ouvertes modifient légitimement une nouvelle exécution | Exportez et archivez à chaque clôture — la mention de génération du PDF prouve ce qui a été communiqué, et quand |
| Changer de Type de rapport avant d’exporter | Le changement efface le résultat affiché à l’écran, et les boutons d’export avec lui | Exportez d’abord ; les boutons n’existent que tant qu’un rapport contenant des données est affiché à l’écran |
| Exporter des exécutions comparatives avec des plages sans libellé | Des colonnes de simples dates obligent le destinataire à deviner quelle période est laquelle | Attribuez un libellé aux plages de dates (« T1 », « T2 ») — les libellés deviennent les en-têtes de colonne dans tous les formats |
| Modifier les chiffres exportés « juste pour faire propre » | Le fichier ne correspond plus au grand livre, et l’écart refait surface au pire moment — devant un auditeur | Corrigez la présentation à la source : un référentiel de reporting vous fournit la mise en page, de sorte que l’export ne nécessite aucune retouche manuelle |
Pour aller plus loin
- Filtres et dimensions des rapports — la configuration que capturent les exports.
- Tableaux de bord direction / clients / fournisseurs — des vues toujours disponibles, par opposition aux exports à un instant donné.
- Identité visuelle par entité — le papier à en-tête du PDF.
Questions fréquentes
Le classeur utilise un format de tableur largement compatible, que certaines versions d’Excel accueillent avec un avertissement de compatibilité ; le contenu s’ouvre sans problème. Enregistrez-le ensuite au format .xlsx si vos outils le préfèrent.
Le CSV est le format machine — la balance générale y est aplatie en un seul montant de mouvement net par entité pour faciliter l’import. Les humains obtiennent la présentation en quatre colonnes dans Excel et dans le PDF.
Les exports se font à la demande depuis le Centre financier. Pour un envoi planifié, créez le rapport Salesforce équivalent (types de rapports du package) et utilisez les abonnements aux rapports — outil différent, même grand livre.
Ils n’existent que tant qu’un rapport contenant des données est affiché à l’écran. Si vous avez changé de Type de rapport (ce qui efface le résultat), modifié les filtres, ou si l’exécution a renvoyé « Aucune donnée trouvée pour les paramètres sélectionnés », il n’y a encore rien à exporter — relancez d’abord le rapport.
Oui — les exports capturent l’état complet de l’exécution : entités, grands livres, périodes et libellés, référentiel, filtres de dimension, mode de devise, suppression des soldes nuls, et les colonnes Total et Écart lorsque l’exécution les comportait. Ce que vous avez configuré, chaque format le restitue.
Oui — le PDF s’affiche dans un nouvel onglet du navigateur pour une consultation immédiate, et vous l’enregistrez ou l’imprimez depuis cet onglet. Le CSV et l’Excel se téléchargent directement et confirment par une notification.
Cet article vous a-t-il été utile ?