Comprendre les valeurs comptables par défaut
Les valeurs comptables par défaut sont l’ensemble des comptes généraux que REDA Financials utilise automatiquement lors de la comptabilisation — votre compte collectif clients, votre compte collectif fournisseurs, la trésorerie, les comptes de repli pour les produits et les charges, le compte de change, et d’autres encore. Vous les définissez une seule fois, et chaque entité que vous créez en hérite. Cet article explique pourquoi c’est important, comment fonctionnent les valeurs par défaut aux niveaux global et territoire, et quels comptes, exactement, reçoivent une valeur par défaut.
Accès requis. Tous les ensembles d’autorisations REDA Financials permettent de consulter vos valeurs par défaut ; leur définition ou leur modification nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2.
Pourquoi les valeurs comptables par défaut existent
La raison est la standardisation. Chaque transaction comptable doit savoir quels comptes collectifs et comptes de passage utiliser — et vous ne voulez pas que chaque entité (ou chaque utilisateur) en décide de son côté. En définissant les valeurs par défaut une seule fois, au niveau le plus élevé, vous obtenez :
- Cohérence. Chaque entité comptabilise les créances, les dettes, la trésorerie, le change et les opérations intersociétés sur le même type de compte, de sorte que vos comptes et vos consolidations concordent.
- Rapidité. Les nouvelles entités sont prêtes à effectuer des transactions immédiatement — leurs comptes par défaut sont renseignés pour vous, au lieu d’être configurés manuellement à chaque fois.
- Moins d’erreurs. La comptabilisation dispose toujours d’un compte correct sur lequel se replier : les transactions n’échouent pas et n’aboutissent pas au mauvais endroit parce que quelqu’un a oublié d’associer un compte.
Deux niveaux : global et territoire
Les valeurs par défaut sont définies à deux niveaux, afin que vous puissiez standardiser l’ensemble de l’organisation tout en permettant des différences régionales :
- Valeurs par défaut globales — un ensemble unique, valable pour toute l’organisation, qui s’applique partout par défaut. C’est votre base de référence.
- Valeurs par défaut de territoire — un ensemble facultatif par territoire, pour les régions qui ont besoin de comptes différents (un autre compte de trésorerie ou de taxe, par exemple). Les valeurs par défaut d’un territoire priment sur les valeurs globales, et celles d’un territoire enfant priment sur celles de son parent.
Lorsque vous créez une entité, REDA détermine ses valeurs par défaut en partant de la correspondance la plus spécifique — territoire enfant, puis territoire parent, puis global — et copie les comptes obtenus sur l’entité. Dès lors, l’entité comptabilise sur ses propres comptes. Le mécanisme est détaillé dans Comment les valeurs par défaut se propagent aux entités.
Tous les comptes par défaut, expliqués
Voici l’ensemble complet des comptes (et des deux paramètres) couverts par les valeurs par défaut — et l’endroit exact où REDA utilise chacun d’eux.
Comptes collectifs
| Valeur par défaut | Description et utilisation |
|---|---|
| Compte clients par défaut | Votre compte collectif clients — débité à chaque facture de vente que vous comptabilisez. |
| Compte fournisseurs par défaut | Votre compte collectif fournisseurs — crédité à chaque facture d’achat (facture fournisseur) que vous comptabilisez. |
| Compte de trésorerie par défaut | Le compte de trésorerie / banque par défaut — débité lorsque vous enregistrez un encaissement, crédité lorsque vous enregistrez un décaissement. |
Comptes de repli pour les produits et les charges
| Valeur par défaut | Description et utilisation |
|---|---|
| Compte de produits par défaut | Le compte de produits de repli utilisé pour une ligne de facture de vente lorsque son produit n’a pas de correspondance de compte général spécifique — afin que les produits aboutissent toujours sur un compte pertinent. |
| Compte de charges par défaut | Le compte de charges de repli utilisé pour une ligne de facture d’achat lorsque son produit n’a pas de correspondance de compte général spécifique. |
Acomptes et montants non imputés
| Valeur par défaut | Description et utilisation |
|---|---|
| Trésorerie non imputée par défaut | Un compte de passif crédité lorsqu’un encaissement client est comptabilisé sans être imputé à une facture — c’est-à-dire un acompte ou un dépôt client que vous lui devez sous forme de biens ou de services. |
| Paiements non imputés par défaut | Un compte d’actif débité lorsqu’un paiement fournisseur est comptabilisé sans être imputé à une facture fournisseur — c’est-à-dire un acompte versé à un fournisseur. |
Constatation différée (entités en comptabilité de trésorerie)
| Valeur par défaut | Description et utilisation |
|---|---|
| Compte de produits constatés d’avance | Un compte de passif courant pour les produits facturés mais pas encore acquis (paiement pas encore reçu). Utilisé lorsque la Base comptable de l’entité est Espèces. Sur une facture de vente d’une entité en comptabilité de trésorerie, le moteur de comptabilisation enregistre le produit sur ce compte à la date de facture et ne le transfère vers le compte de produits que lorsque l’encaissement est imputé. |
Une particularité à connaître : la valeur par défaut des produits constatés d’avance ne figure pas sur le formulaire Valeurs comptables par défaut globales. Si vous gérez des entités en comptabilité de trésorerie, renseignez leur Compte de produits constatés d’avance directement sur l’entité (le système l’exige : « Les entités en comptabilité de trésorerie exigent un compte de produits constatés d’avance par défaut. Configurez-le dans la section Comptes généraux par défaut avant d’enregistrer. »).
Clôture, change et intersociétés
| Valeur par défaut | Description et utilisation |
|---|---|
| Report à nouveau par défaut | Le compte de capitaux propres sur lequel la clôture annuelle reporte le résultat net de l’exercice. |
| Gain/perte de change par défaut | Le compte sur lequel sont comptabilisés les gains et pertes de change — utilisé dans les opérations multidevises. |
| Créance IC par défaut | Le compte des créances intersociétés générées automatiquement lorsque vous comptabilisez une écriture comptable intersociétés. |
| Dette IC par défaut | Le compte des dettes intersociétés générées automatiquement en même temps que la créance lors d’une comptabilisation intersociétés. |
Grand livre et référentiel
Deux des valeurs par défaut ne sont pas des comptes généraux — elles déterminent où et selon quelles règles une entité établit ses états :
| Valeur par défaut | Description et utilisation |
|---|---|
| Grand livre par défaut | Le grand livre de transactions sur lequel les nouvelles entités comptabilisent par défaut. |
| Référentiel de reporting par défaut | La norme de reporting par défaut (IFRS, US GAAP ou des normes comptables locales) selon laquelle les nouvelles entités établissent leurs états financiers. |
Définir et vérifier vos valeurs par défaut
Les valeurs par défaut se gèrent à deux endroits, correspondant aux deux niveaux :
- Valeurs par défaut globales — dans l’onglet Configuration financière de la Console d’administration financière, sous Valeurs comptables par défaut globales. C’est là que vous vérifiez les comptes renseignés par l’initialisation et que vous modifiez ceux de votre choix. Consultez Configurer les valeurs comptables par défaut.
- Valeurs par défaut de territoire — dans l’onglet Gestion des territoires, utilisez l’action Valeurs par défaut d’un territoire pour définir les comptes qui doivent différer pour cette région. Si vous ne la renseignez pas, le territoire utilise simplement les valeurs par défaut globales.
Pour aller plus loin
- Configurer les valeurs comptables par défaut — configurez les valeurs par défaut.
- Comment les valeurs par défaut se propagent aux entités — suivez les valeurs par défaut jusqu’aux enregistrements.
- Comprendre les territoires — là où les valeurs par défaut sont ancrées.
- Créer et gérer des territoires — construisez votre hiérarchie.
Questions fréquentes
Non. Les valeurs par défaut sont copiées sur une entité au moment de sa création, puis l’entité dispose de ses propres comptes. Modifier une valeur par défaut par la suite n’affecte que les nouvelles entités créées à partir de ce moment — les entités existantes conservent les comptes qui leur ont été attribués (vous pouvez les mettre à jour directement sur l’entité). C’est pourquoi il est préférable de vérifier les valeurs par défaut avant de créer des entités.
Uniquement si une région a besoin de comptes différents de votre base globale. De nombreuses organisations fonctionnent entièrement avec les valeurs par défaut globales. Ajoutez des valeurs par défaut de territoire lorsque, par exemple, un pays doit comptabiliser la trésorerie ou la taxe sur un autre compte — l’ensemble du territoire prime alors sur l’ensemble global pour les entités de ce territoire.
C’est précisément le rôle des valeurs de repli Compte de produits par défaut et Compte de charges par défaut. Si le produit d’une ligne ne porte pas sa propre correspondance de compte général, REDA la comptabilise sur le compte de produits ou de charges par défaut, de sorte que la transaction reste équilibrée et se comptabilise sans erreur.
Uniquement pour les entités dont la Base comptable est Espèces. Les entités en comptabilité d’engagement constatent le produit au moment de la facturation ; elles n’utilisent donc pas le compte de produits constatés d’avance. Notez que la comptabilité de trésorerie ne s’applique qu’au côté ventes (comptes clients) — il n’existe pas d’équivalent en charges constatées d’avance, car les achats sont toujours constatés à l’acceptation de la facture.
Elles couvrent l’essentiel, mais l’enregistrement de l’entité comporte quelques valeurs par défaut propres à l’entité qui ne font partie ni de l’ensemble global ni de l’ensemble de territoire — comme le Compte bancaire par défaut, les comptes de change réalisé et latent, les comptes de retenue à la source à payer et à recevoir, et les comptes de remise sur ventes et d’escompte d’achat. Ceux-ci se définissent directement sur chaque entité, à mesure que les fonctionnalités concernées entrent en service.
Oui. La limite d’un enregistrement par périmètre ne s’applique qu’aux enregistrements actifs : vous pouvez donc créer la configuration future sous forme d’enregistrement de valeurs par défaut inactif, la vérifier à votre rythme, puis désactiver l’ancien enregistrement et activer le nouveau lorsque vous êtes prêt. N’oubliez pas qu’elle n’affectera que les entités créées après la bascule.
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