Modèles récurrents de factures d’achat et de bons de commande
La facture d’électricité arrive chaque mois. Le contrat de maintenance est facturé chaque trimestre. La commande d’équipement se renouvelle chaque année. Pour les dépenses qui suivent un rythme, un modèle récurrent enseigne une seule fois le schéma à REDA Financials — fournisseur, lignes, montants, calendrier — et le système génère le document de chaque période en temps voulu, indéfiniment ou jusqu’à ce que vous décidiez d’arrêter.
Accès nécessaire. Créer et modifier des modèles récurrents nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les modèles et tout ce qu’ils ont généré, mais pas de modifier les modèles. Le planificateur qui exécute la génération à l’échelle de l’organisation relève de l’administrateur. Les documents fournisseurs produits par un modèle relèvent du travail ordinaire des comptes fournisseurs, que votre équipe fournisseurs traite comme d’habitude.
Anatomie d’un modèle
Voici le modèle de Meridian pour sa facture d’électricité mensuelle :
| Paramètre | Ce qu’il contrôle |
|---|---|
| Type de document | Ce qui est généré — ici, Facture d’achat ou Bon de commande (le même objet pilote aussi les factures de vente et les écritures comptables récurrentes). Pour les factures, le type de facture d’achat également (Facture ou Charge). |
| Entité et Compte | Laquelle de vos sociétés, et quel fournisseur. |
| Fréquence | Quotidienne · Hebdomadaire · Bimensuelle · Mensuelle · Trimestrielle · Semestrielle · Annuelle. |
| Date de début / Date de fin et Occurrences | Quand la génération commence, et quand elle s’arrête — à une date, après un nombre donné, ou jamais. |
| Jours d’échéance | Les conditions de paiement des documents générés : date d’échéance = date de génération + ce nombre de jours. |
| Comptabilisation auto | Désactivée : les documents arrivent en brouillon pour relecture. Activée : ils se comptabilisent d’eux-mêmes dès leur génération — pilote automatique intégral. |
| Lignes de modèle | Le contenu du document : produit, compte général, quantité, prix, remise et profil de taxe pour chaque ligne — exactement comme des lignes de facture, définies une seule fois. |
| Date de prochaine exécution / Date de dernière exécution | Le pouls du modèle : quand le prochain document doit être généré, et quand le dernier l’a effectivement été. |
| Nombre de générés | Le nombre de documents générés jusqu’ici par le modèle — comparé aux Occurrences lorsque vous l’arrêtez par nombre. |
| Statut | Brouillon (en cours de construction ; rien n’est généré) · Actif (le planificateur l’exécute) · Terminé (achevé ; conservé pour référence). |
Cycle de vie d’un modèle
Brouillon → Actif → Terminé. Un modèle doit d’abord être construit en brouillon — il ne peut être activé qu’une fois doté de lignes, et l’activation les vérifie (produit, quantité et prix positifs sur chaque ligne ; un fournisseur sur le modèle). Une fois le modèle Actif, le planificateur quotidien génère des documents chaque fois que la Date de prochaine exécution arrive à échéance ; chaque exécution avance la date selon la fréquence et incrémente le Nombre de générés. Lorsque la date de fin ou la limite d’occurrences est atteinte, le modèle passe à Terminé. Mettez-le en pause à tout moment en le repassant en Brouillon.
Ce que fait une exécution de génération
- Crée le document daté du jour de génération, dans la période comptable correspondante, avec une date d’échéance calculée selon les Jours d’échéance, et toutes les lignes copiées du modèle.
- Le relie au modèle — la liste Factures d’achat générées (ou Bons de commande générés) constitue votre historique d’audit complet de ce que le modèle a produit.
- Jamais de doublon : un document par modèle et par date, garanti, même si le planificateur s’exécute deux fois.
- Avec la Comptabilisation auto activée, le comptabilise aussi — et si la comptabilisation devait échouer (une période clôturée, un contrôle de validation), toute la génération est défaite plutôt que de laisser un brouillon défectueux.
Un cycle, observé de près
Prenons le modèle ci-dessus le matin où sa Date de prochaine exécution (8 août 2026) arrive à échéance. L’exécution de génération quotidienne :
Construit le document
Une nouvelle facture d’achat pour MetroPower Utilities, datée du 8 août, dans la période comptable d’août (déterminée automatiquement), échéant selon les Jours d’échéance du modèle, avec la ligne d’électricité copiée à l’identique — produit, compte général, quantité, prix, profil de taxe.
La comptabilise — parce que la Comptabilisation auto est activée
Le document se comptabilise immédiatement, avec tous les contrôles de comptabilisation habituels. Et comme ce modèle génère des factures de type Charge, la comptabilisation crée et comptabilise aussi le paiement — le prélèvement automatique est entièrement enregistré, sans intervention.
Met à jour le pouls du modèle
La Date de dernière exécution prend la date du jour, le Nombre de générés augmente d’une unité, la Date de prochaine exécution avance d’un mois, et la nouvelle facture rejoint la liste Factures d’achat générées.
Avant qu’un modèle puisse être activé
L’activation est le moment où le modèle prouve qu’il peut générer des documents valides. Les contrôles, par type de document :
| Type de document | Ce qu’exige l’activation |
|---|---|
| Facture d’achat | Au moins une ligne ; sur chaque ligne, un produit, une quantité supérieure à zéro et un prix supérieur à zéro ; un fournisseur sur le modèle. |
| Bon de commande | La même discipline : fournisseur, ainsi que produit, quantité et prix sur chaque ligne. |
| Écriture comptable / Facture de vente | Leurs propres règles (lignes équilibrées ; client et lignes valorisées) — même principe, autres comptabilités auxiliaires. |
Un modèle qui échoue à ces contrôles reste en Brouillon — mieux vaut bloquer à l’activation que de générer des documents défectueux à 2 h du matin.
Créer un modèle
Deux possibilités : le bouton Nouveau de l’onglet Modèles récurrents (choisissez Type de document = Facture d’achat ou Bon de commande et créez les lignes comme pour n’importe quel document), ou — plus rapide — ouvrez une facture ou un bon de commande existant qui convient déjà et utilisez Cloner avec les lignes vers un modèle. Définissez le calendrier, activez, c’est terminé. Le moteur de génération lui-même est planifié à l’échelle de l’organisation par votre administrateur (voir Planificateur de transactions récurrentes).
Quand le montant varie d’un mois à l’autre
Conservez le modèle, mais laissez la Comptabilisation auto désactivée : le brouillon de chaque mois arrive prérempli, vous corrigez le montant réel d’après la facture, puis vous comptabilisez. C’est toujours plus rapide que de saisir le document — et pour les montants vraiment stables (loyers, abonnements, honoraires forfaitaires), activez la Comptabilisation auto et n’y pensez plus. Pour les factures qui arrivent sous forme de documents (PDF ou numérisation), comparez avec la réception par OCR — de nombreuses équipes utilisent l’OCR pour les factures variables et les modèles pour les factures fixes.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Comptabilisation auto sur une facture dont le montant varie | Le modèle comptabilise les derniers chiffres convenus, pas la réalité de ce mois — les corrections s’accumulent après coup | Laissez la Comptabilisation auto désactivée ; relisez et ajustez chaque brouillon, ce qui reste plus rapide que de le saisir |
| Ni Date de fin ni Occurrences sur un contrat à durée déterminée | Le modèle continue de facturer après la fin du contrat — un pilote automatique sans atterrissage | Définissez la fin en même temps que le début ; le modèle passe de lui-même à Terminé |
| Oublier le modèle après une hausse de prix | Chaque document futur porte l’ancien prix — et, avec la Comptabilisation auto activée, le comptabilise | Intégrez « mettre à jour le modèle » au traitement de toute modification tarifaire d’un fournisseur |
| Laisser les brouillons générés s’accumuler sans relecture | Un brouillon n’est pas une charge dans vos comptes — des charges manquent dans les rapports jusqu’à ce que quelqu’un les comptabilise | Relisez la liste des brouillons à un rythme aussi régulier que celui des modèles qui l’alimentent |
| Réactiver après une pause sans vérifier la Date de prochaine exécution | Le moteur génère pour la date périmée — ou saute ce que vous pensiez qu’il rattraperait | Définissez délibérément la Date de prochaine exécution à chaque réactivation ; rattrapez manuellement les périodes manquées |
Qui peut gérer les modèles
Créer et modifier des modèles récurrents est une fonction réservée au contrôle financier : l’ensemble d’autorisations Accounting Admin ou Accounting Controller. Accounts Payable, Accounts Receivable et Read Only permettent de consulter les modèles et tout ce qu’ils ont généré, sans rien modifier. (Les factures d’achat et bons de commande produits par un modèle relèvent du travail ordinaire des comptes fournisseurs — votre équipe fournisseurs les traite comme d’habitude.) Le planificateur qui exécute la génération à l’échelle de l’organisation relève de l’administrateur.
Pour aller plus loin
- Présentation des modèles récurrents — la fonctionnalité pour tous les types de documents.
- Planificateur de transactions récurrentes — le calendrier du moteur.
- Factures d’achat de type charge — le complément idéal des prélèvements automatiques.
Questions fréquentes
Trois vérifications : le modèle est-il Actif (les brouillons ne s’exécutent pas) ? Sa Date de prochaine exécution est-elle réellement échue ? Et le planificateur des transactions récurrentes, à l’échelle de l’organisation, est-il en marche (un administrateur peut le voir et l’exécuter depuis la console des opérations) ? La Date de dernière exécution du modèle et sa liste de documents générés vous indiquent ce qui s’est réellement passé.
Oui — les documents générés sont des copies indépendantes. Modifiez le modèle (hausse de prix, nouvelle ligne) et seules les générations futures changent.
Rien n’est généré tant qu’il est en Brouillon. Lorsque vous le réactivez, vérifiez la Date de prochaine exécution — définissez-la sur la prochaine date que vous souhaitez réellement ; le moteur ne rattrape pas les périodes manquées (créez les éventuels documents de rattrapage manuellement, ou par clonage).
Celle qui intervient en premier : le modèle passe à Terminé lorsque son Nombre de générés atteint la limite d’occurrences ou que la date de fin est dépassée. Les modèles terminés cessent de générer, mais restent conservés avec leur historique complet.
Oui — le profil de taxe de chaque ligne est copié depuis le modèle, le formulaire affiche un aperçu du résultat, et les montants stockés sont enregistrés lors de la comptabilisation du document généré, exactement comme pour une facture saisie à la main. Un modèle garantit la cohérence du paramétrage, pas un raccourci qui contourne le moteur de taxes.
Non — un modèle appartient à une seule Entité, comme les documents qu’il produit. Le même coût partagé entre trois sociétés implique trois modèles (ou un seul modèle plus une liste de ventilation des charges qui répartit automatiquement le coût comptabilisé).
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