Imputer des avoirs fournisseur
Un avoir fournisseur comptabilisé, c’est du crédit qui attend sur l’étagère. L’imputer, c’est dépenser ce crédit sur les factures ouvertes du fournisseur — et réduire ainsi ce que vous payez réellement. Cet article présente la voie manuelle et la voie automatique, la façon dont l’avoir suit son crédit restant et les règles qui garantissent des imputations propres.
Accès nécessaire. L’imputation de crédit crée des enregistrements de la comptabilité auxiliaire ; elle nécessite donc l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 peuvent consulter les imputations, mais pas en créer ni en supprimer.
Imputation manuelle
Ouvrez l’avoir comptabilisé et cliquez sur Imputer l’avoir fournisseur
L’écran d’imputation liste les factures ouvertes du fournisseur — comptabilisées, présentant un solde dû, dans la même entité.
Répartissez le crédit
Indiquez la part du crédit que reçoit chaque facture. Meridian a imputé la totalité de son crédit Summit HVAC de 300 $ à la facture de maintenance d’origine — la facture de 3 600 $ n’a donc nécessité que 3 300 $ de trésorerie. Vous pouvez répartir un avoir sur plusieurs factures, ou imputer plusieurs avoirs à une même facture.
Confirmez
Les soldes se mettent à jour instantanément : le solde dû des factures diminue, le montant Imputé aux factures de l’avoir augmente et le Crédit restant diminue. Le panneau Récapitulatif de l’avoir fournisseur montre la barre d’utilisation progresser.
Voici le calcul du cas de Meridian, de bout en bout — le schéma que suit toute imputation d’avoir :
| Étape | Document | Effet |
|---|---|---|
| La facture de maintenance de 3 600 $ de Summit est comptabilisée | Facture d’achat | Solde dû 3 600 $ |
| L’avoir de −300 $ est comptabilisé | Avoir fournisseur MVM001001 | Crédit restant 300 $, en attente |
| L’avoir est imputé à la facture | Imputation | Le solde dû de la facture tombe à 3 300 $ ; l’avoir affiche Imputé aux factures 300 $, Crédit restant 0 $ — entièrement utilisé |
| La facture est payée | Décaissement MCD001013 | 3 300 $ de trésorerie — et non 3 600 $ — suffisent à solder intégralement la facture |
Imputation automatique
Cochez Imputation auto de l’avoir sur un avoir comptabilisé et REDA Financials dépense le crédit pour vous, sur les factures ouvertes de ce fournisseur, jusqu’à épuisement du crédit ou jusqu’à ce qu’il ne reste plus aucune facture éligible. Les périodes clôturées des comptes fournisseurs sont respectées tout au long du processus.
L’ordre de consommation. La file d’attente est établie pour vous, dans cet ordre :
- Facture d’origine — si l’avoir désigne la facture à laquelle il se rapporte, cette facture est soldée en premier, avant toute autre.
- Priorité d’imputation — plus le numéro est petit, plus la priorité est élevée. Les factures sans priorité passent en fin de cette étape.
- Date de facture — la plus ancienne d’abord, ce qui est le cas ordinaire lorsque rien de ce qui précède ne s’applique.
Deux paramètres modifient le contenu de la file, plutôt que son ordre :
- Concordance des dimensions — lorsque ce paramètre est activé, seules les factures portant les mêmes dimensions de coût sont éligibles, et chacune n’accepte que le crédit que justifient ses dimensions concordantes. Si rien ne concorde, l’avoir est laissé tel quel plutôt que d’être imputé là où cela arrange.
- Rapprocher les lignes à l’imputation — lorsque ce paramètre est activé, l’avoir est rapproché produit par produit : chaque ligne de l’avoir recherche les lignes de facture portant le même produit et les crédite. Laissez-le désactivé et l’avoir est imputé au niveau de l’en-tête, sur le solde de la facture. Activez-le lorsqu’un crédit porte réellement sur des articles précis — un appareil retourné, un service surfacturé — et que vous voulez que le crédit atterrisse sur le produit dont il provient.
Les règles
| Règle | Pourquoi |
|---|---|
| Même fournisseur | Un avoir est la promesse de ce fournisseur — il ne peut pas compenser les factures d’un autre fournisseur. |
| Même entité | Chacune de vos sociétés règle ses propres dettes fournisseurs. Les soldes entre sociétés passent par la trésorerie — voir Règlement fournisseurs entre entités. |
| Documents comptabilisés uniquement | Un avoir en brouillon ne porte aucun crédit utilisable ; une facture en brouillon n’a rien à solder. |
| Même grand livre | Le crédit et la facture doivent se trouver dans le même grand livre — un avoir enregistré dans un livre ne peut pas régler discrètement un solde tenu dans un autre. |
| Même devise | Lorsque le multidevise est activé, l’avoir et la facture doivent être libellés dans la même devise. Le crédit n’est jamais converti en chemin vers une facture. |
| Pas de remboursement | Le crédit d’un avoir ne fait que compenser des factures. Un fournisseur qui vous rembourse en argent relève d’une opération bancaire, pas d’une imputation d’avoir. |
Suivre le crédit
- Sur l’avoir : le Récapitulatif de l’avoir fournisseur affiche Crédit total, Imputé aux factures et Crédit restant sous forme de barre d’utilisation ; l’onglet Imputations liste chaque imputation.
- Sur chaque facture : le crédit d’avoir imputé apparaît sous Avoir imputé dans le Récapitulatif de la facture, et les imputations sont listées dans son onglet Imputations.
- Crédit non imputé, tous fournisseurs confondus : la vue de liste Avoirs fournisseur (non imputés) affiche chaque avoir disposant encore de crédit à dépenser — à consulter avant tout lot de paiements.
Défaire une imputation
Supprimez la ligne d’imputation (depuis l’onglet Imputations de l’un ou l’autre document) : le solde de la facture est rétabli, tout comme le crédit restant de l’avoir. La réouverture ou l’annulation de l’un ou l’autre document défait automatiquement ses imputations.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | Que faire à la place |
|---|---|---|
| Exécuter le lot de paiements avant d’imputer les avoirs | De la trésorerie sort pour des soldes que le crédit aurait pu couvrir — et le crédit reste inutilisé | Passez en revue la vue de liste Avoirs fournisseur (non imputés) avant chaque lot |
| Attendre que le fournisseur « rembourse » l’avoir | Ce remboursement ne passera jamais par ce document — le crédit d’un avoir ne fait que compenser des factures | Imputez-le à la prochaine facture du fournisseur ; un véritable remboursement en argent s’enregistre côté banque |
| Tenter d’imputer un avoir en brouillon | Un brouillon ne porte aucun crédit utilisable — l’écran d’imputation ne proposera rien | Comptabilisez d’abord l’avoir, puis imputez-le |
| Imputer du crédit à une facture en litige | Le litige englobe désormais le crédit, et revenir en arrière implique de supprimer des imputations plus tard | Imputez aux factures non contestées ; le crédit n’expire pas |
| S’attendre à ce qu’un avoir solde la facture d’une société sœur | Les imputations d’avoir ne franchissent jamais les frontières entre entités — l’écran ne liste tout simplement pas ces factures | Gardez le crédit dans son entité ; les soldes entre sociétés passent par la trésorerie (Règlement fournisseurs entre entités) |
Pour aller plus loin
- Comprendre les avoirs fournisseur — la comptabilité derrière le crédit.
- Créer un avoir fournisseur — l’enregistrement de l’avoir.
- Imputer des décaissements — le pendant trésorerie de ce processus.
Questions fréquentes
Avant — le lot de paiements ne demande alors que le montant net à décaisser. Si la facture a déjà été payée en totalité, imputez plutôt l’avoir à la prochaine facture du fournisseur ; le crédit n’expire pas.
Vérifiez les trois suspects habituels : est-elle au statut Comptabilisé (et non Brouillon) ? présente-t-elle encore un solde dû ? relève-t-elle du même fournisseur et de la même entité que l’avoir ? Si la concordance des dimensions est exigée, un centre de coûts différent l’écarte également.
Rien de particulier — le crédit non imputé est simplement reporté sous la forme d’une dette fournisseur négative à votre bilan jusqu’à son utilisation. Si la relation avec un fournisseur prend fin alors qu’un crédit reste ouvert, demandez-lui de le rembourser et enregistrez ce remboursement côté banque.
Oui — l’imputation de chaque avoir est un enregistrement distinct, et une facture peut sans problème en cumuler plusieurs. Son montant Avoir imputé dans le Récapitulatif de la facture en fait le total, et l’onglet Imputations les liste une à une.
Non — les escomptes de règlement sont enregistrés sur les décaissements (voir Escomptes de règlement et conditions). Un avoir réduit simplement le solde dû ; tout escompte porte sur la part que vous payez encore en trésorerie.
Les ensembles d’autorisations Accounts Payable ou Accounting Admin — les imputations sont des enregistrements de la comptabilité auxiliaire. Accounting Controller peut consulter toutes les imputations, mais n’a qu’un accès en lecture seule aux transactions de la comptabilité auxiliaire.
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