Hiérarchie des modèles
Meridian exploite quatre entités dans quatre pays. Les États-Unis et le Royaume-Uni ont leurs propres modèles de facture ; celui de l’Inde est encore sur la liste des choses à faire. Que se passe-t-il alors lorsque chaque entité génère une facture ? Une résolution à quatre niveaux y répond — le spécifique l’emporte sur le général, et il y a toujours un filet de sécurité.
Accès requis. Toute personne pouvant ouvrir un enregistrement peut le générer et voir quel modèle a été résolu. La configuration des modèles et de leur portée nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 ; les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les modèles, mais pas de les modifier.
Les quatre niveaux
Niveau 1 — Le remplacement propre au document
Si quelqu’un a renseigné le champ Modèle PDF de l’enregistrement, ce modèle l’emporte (tant qu’il est actif). C’est l’exception par document — une mise en page spéciale pour un compte clé.
Niveau 2 — Le modèle de l’entité
Un modèle actif rattaché à l’entité du document, avec le type de document correspondant. C’est lui qui l’emporte au quotidien : les factures de Meridian US portent le modèle Meridian US — Facture de vente.
Niveau 3 — Le modèle du territoire
Pas de modèle d’entité ? Un modèle actif rattaché au territoire de l’entité prend le relais — un seul modèle « Europe » peut habiller toutes les entités européennes jusqu’à ce que chacune ait le sien.
Niveau 4 — Le modèle par défaut intégré
Même sans aucune configuration, vous obtenez un document complet et professionnel à partir de l’identité visuelle de l’entité (l’écran de génération affiche Par défaut comme modèle). Aucune configuration ne peut jamais vous empêcher d’envoyer une facture.
Deux subtilités du niveau 1 sont à connaître avant de vous y fier. D’abord, le remplacement ne compte que tant que son modèle est actif — faites pointer un document vers un modèle désactivé, et la résolution descend discrètement l’échelle comme si le champ était vide. Ensuite, le champ est protégé : il n’accepte que les modèles actifs dont le Type de document correspond à l’enregistrement, de sorte qu’une facture ne peut pas, par erreur, prendre l’apparence d’un reçu. Une facture affiche « Selected template must match Document Type "Sales Invoice" and be active. » (les bons de paiement et les bons de commande nomment leurs propres types) ; sur un encaissement, le refus indique « Le modèle PDF doit être de type "Encaissement". » — une règle qui s’applique même lorsque les enregistrements arrivent par des imports et des intégrations.
L’échelle en action : trois factures Meridian
Même groupe, même jour, trois résolutions différentes :
| Facture | Ce qui est configuré | Ce qu’affiche l’écran de génération |
|---|---|---|
| MSI001021 — NovaTech, 9 800 $, Meridian US | L’entité américaine a son propre modèle de facture | Modèle : Meridian US — Facture de vente (niveau 2 — le modèle de l’entité) |
| Une facture de l’entité indienne de Meridian | Pas encore de modèle d’entité ; le territoire dispose d’un modèle régional de repli | Le modèle de facture du territoire (niveau 3) — un document aux couleurs de la marque, sans attendre la maquette propre à l’entité |
| Une facture dont quelqu’un a renseigné le champ Modèle PDF | Un choix explicite sur le document | Ce modèle, désigné par son nom (niveau 1) — tant qu’il est actif et de type facture |
Et si Meridian créait demain une cinquième entité sans aucune configuration ? Niveau 4 : ses factures seraient tout de même générées, complètes et professionnelles, sur le papier à en-tête de l’entité — la ligne Modèle de l’écran indiquant Par défaut.
Au sein d’un niveau : la correspondance de langue
Lorsque plusieurs modèles existent au même niveau — par exemple des modèles de facture en anglais et en français pour une même entité canadienne — c’est le client qui décide : la génération compare les valeurs Langue et Paramètres régionaux des modèles aux paramètres de langue du client, en privilégiant la correspondance la plus proche (les paramètres régionaux priment sur la langue, qui prime sur l’absence de valeur), puis se rabat sur le modèle marqué Par défaut. Une seule entité, des documents adaptés à chaque client, aucun effort au moment de la facturation.
Plus précisément : les modèles qui correspondent à la fois à la langue et aux paramètres régionaux du compte l’emportent en premier ; à défaut, une correspondance des paramètres régionaux ; à défaut, une correspondance de langue ; à défaut, tous les modèles du niveau restent en lice. Parmi les modèles retenus, Par défaut départage, et parmi plusieurs modèles Par défaut, c’est le plus ancien qui l’emporte. « Le client » désigne le compte auquel le document est adressé — le client sur les factures, les avoirs et les encaissements ; le fournisseur sur les bons de paiement et les bons de commande. Si les paramètres de langue de vos clients ne sont pas tenus à jour, les valeurs des modèles n’ont rien à quoi se comparer et tout le monde reçoit le modèle Par défaut — renseignez la langue des modèles et tenez à jour celle des comptes, ou ne faites ni l’un ni l’autre.
À propos des relevés
Les exports de relevés de compte suivent la même résolution, sans le remplacement par document (un relevé n’est pas un enregistrement) — modèle Relevé de l’entité, puis du territoire, puis la trame par défaut. Il n’y a pas non plus de correspondance de langue : au sein d’un niveau, c’est simplement le modèle Relevé Par défaut (ou le plus ancien) qui l’emporte.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire plutôt |
|---|---|---|
| Utiliser les remplacements par document comme mécanisme d’identité visuelle au quotidien | Chaque nouveau document exige un choix manuel — oubliez-en un et il prend silencieusement le modèle de l’entité ou du territoire à la place | Configurez des modèles d’entité ou de territoire pour le cas général ; réservez le remplacement aux véritables exceptions |
| Oublier un remplacement une fois qu’il est défini | Le document conserve son modèle explicite même après que vous avez créé de meilleurs modèles d’entité — une facture reste figée dans la présentation de l’an dernier | Lorsque vous retirez un modèle, recherchez les documents qui le désignent et videz leur champ Modèle PDF |
| Désactiver un modèle pour « couper » les documents à l’identité de la marque | La résolution ne s’arrête pas — elle passe au niveau suivant, de sorte que l’apparence des documents change sans que personne ne l’ait décidé | Activez d’abord le nouveau modèle ; considérez le champ Actif comme une décision d’aiguillage, et non comme un bouton pause |
| Renseigner la langue des modèles alors que les comptes clients n’ont aucun paramètre de langue | La correspondance n’a rien à comparer — chaque client reçoit le modèle Par défaut et les variantes ne s’impriment jamais | Déployez les données de langue et de paramètres régionaux des comptes en même temps que les modèles renseignés |
| Marquer plusieurs modèles Par défaut dans un même groupe | Le plus ancien l’emporte silencieusement ; six mois plus tard, personne ne sait expliquer pourquoi les documents ont cet aspect | Exactement un modèle Par défaut par entité (ou territoire) et par type de document |
Pour aller plus loin
- Configuration des modèles de PDF — ce que contrôle chaque modèle.
- Identité visuelle par entité — la couche qui s’applique toujours, avec ou sans modèle.
- Générer des PDF — voir la résolution se produire sur l’écran de génération.
Questions fréquentes
L’écran Générer le PDF indique le modèle résolu (ou Par défaut) avant le rendu — générez une fois et lisez la ligne Modèle. Pour une réponse permanente, renseignez explicitement le champ Modèle PDF de l’enregistrement.
D’abord celui qui correspond à la langue du client ; à égalité, celui marqué Par défaut ; parmi plusieurs modèles par défaut, le plus ancien. Conseil pratique : gardez exactement un modèle Par défaut par entité et par type de document, et la question ne se pose jamais.
Parce que chaque document imprimé est celui d’une entité juridique — le papier à en-tête, les mentions fiscales et la langue diffèrent selon la société et le pays. Le niveau territoire vous offre la commodité d’« un modèle pour plusieurs entités » sans prétendre qu’un document global existe.
Le modèle désigné est très probablement inactif — un remplacement inactif est ignoré et la résolution se poursuit en descendant l’échelle. Réactivez le modèle (ou choisissez-en un actif) et générez de nouveau le PDF.
Oui — le bouton, la génération automatique à la comptabilisation et l’action de flux Generate PDF Document appliquent tous la même résolution. Un document produit le même rendu imprimé, quel que soit le chemin qui l’a généré.
Ceux du fournisseur — la correspondance lit toujours le compte auquel le document est adressé. Les clients déterminent les factures, les avoirs et les encaissements ; les fournisseurs, les bons de paiement et les bons de commande.
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